Wiki Movement Brazil User Group/Report/2023/Learning/Funds and Administration
Estudos de Caso
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Primeiro semestre
Certificação Selo Doar 2023
Introdução
Melhorar a performance de atuação da organização é um dos compromissos contínuos do Wiki Movimento Brasil (WMB), que se compromete com a prática da verificação e qualificação da gestão e transparência. Prática essa que é um processo comum entre organizações.
Trata-se de um processo de autoavaliação, com um olhar independente de profissionais de outros setores. A intenção de receber o selo certificador apresenta-se como uma forma de demonstrar para a sociedade um padrão de qualidade verificável, que a iguala às melhores e a difere dos demais.
Portanto, como medida de comparação e credibilidade, o selo facilita a escolha da organização por parte dos financiadores/doadores.
Questão
Desde a formação de sua equipe profissional, em 2020, o WMB mantém um intenso processo de crescimento, o que impõe à equipe lidar com um universo de desafios que, em muitos casos, são completamente novos.
Do ponto de vista administrativo, o WMB necessitava de uma verificação externa para saber se estava adotando boas práticas de gestão e transparência. Além de revisão de processos internos, partiu-se então em busca das melhores certificadoras no país.
No âmbito da estratégia 2023-2025, foram relacionados dois dos pilares que orientam a agência do Wiki Movimento Brasil. São eles: sustentabilidade e aprendizado.
Os objetivos da base da organização são:
- Fomentar uma cultura organizacional de bem-estar;
- Reflexão e acolhimento;
- Desenvolver continuamente as capacidades internas;
- Além de atuar em consonância com o Plano de Diversidade, as práticas colaborativas de Metodologia de Gestão e as normativas de boa governança.
Operacionalização
A operacionalização levou em conta que a estratégia do Movimento Wikimedia 2030 na lusofonia se apoia em dois itens: “aumentar a sustentabilidade do nosso movimento” e “avaliar, iterar e adaptar”, respectivamente.
Para manter um ambiente sustentável em todas suas operações é preciso apresentar e lidar no dia a dia com metas e métricas.
Para os eventuais financiadores/doadores é relevante a demonstração e indícios de que o dinheiro doado será bem administrado.
Para essa tarefa, a agência certificadora selecionada trabalha com a emissão de um “Selo de Gestão, Transparência e Doação”, concedido nas seguintes modalidades: De 43 a 47 pontos: Selo Doar A e de 48 a 52 pontos: Selo Doar A+.
Diante da verificação prévia de 52 pontos que seriam analisados, a meta estabelecida para se obter no WMB é o “Selo Doar A” no ano de 2023 e o “Selo Doar A+” em 2024/2025.
Procedimento e metodologia
Após estudo decidiu-se pela certificação do “Instituto Doar”, que segue padrões nacionais e internacionais, sendo reconhecido pelo setor, por empresas e pelo governo. Deu-se então, início ao preenchimento de diversos relatórios e ao envio dos documentos comprobatórios da rotina administrativa sobre Gestão e Transparência do WMB, conforme os critérios e as categorias da certificadora.
Após um mês de análise por parte da certificadora, o WMB recebeu uma devolutiva informando que a organização obteve 38 pontos, o que inicialmente, não resultaria na aquisição do selo.
Na fase de réplica, a administração enviou novos documentos e esclarecimentos foram realizados, estendendo os prazos de análise e a resposta final.
Resultados
O processo de certificação ocorreu em dois meses e meio. Teve início com a contratação da certificadora, passando pelo envio e análise inicial dos relatórios e documentos comprobatórios até a fase de réplica e esclarecimentos.
No dia 20 de junho de 2023 o WMB recebeu a seguinte mensagem da agência certificadora:
| “ | (...) “Temos o prazer de informar que a sua organização foi aprovada no processo de auditoria do Selo Doar Critérios 2020-23, com 48 pontos de 52 possíveis, qualificando-se como organização certificada com o Selo A+" | ” |
Ou seja, a organização conseguiu cumprir com a meta que foi estabelecida para o ano de 2023.
Análise
Sucessos e insucessos: o caso em questão pode ser considerado um sucesso pela organização ter atingido a meta estabelecida para o ano de 2024/2025 ainda no ano de 2023. O que coloca o WMB no rol das empresas e organizações reconhecidas por boas práticas de gestão e transparência por uma das principais agências do país.
Porém, é preciso atentar-se aos quatro pontos que não foram contemplados, dentre os 52 possíveis e, portanto, precisam ser melhorados. Dentre eles:
- Depois da Assembleia, o principal órgão de gestão da organização é o Conselho de Administração, ou Conselho Deliberativo;
- A organização possui uma base diversificada de recursos, na qual nenhum financiador único representa mais de 40% da receita anual da instituição.
Orientações
Orientação: A avaliação profissional de uma entidade terceira e independente era um dos objetivos do WMB e uma iniciativa realmente positiva.
Se por um lado, o sucesso da obtenção do selo máximo traz orgulho e reflete o cuidado do trabalho administrativo, é preciso avaliar os critérios que não foram pontuados, bem como os critérios que, apesar de receber pontuação, não estão, neste momento, devidamente consolidados ou com o grau de excelência desejado.
Entre os desdobramentos da análise do processo estão: a revisão dos elementos no estatuto e a elaboração do plano de diversidade financeira, previsto para o segundo semestre de 2023.
Legado
Para além dos itens citados que não foram pontuados, a avaliação profissional de uma entidade terceira e independente com a consequente certificação do Selo Doar 2023 permite que a administração do WMB enxergue falhas ou pontos a serem aprimorados, antes não vistos.
São melhorias que podem ser feitas em processos em relação à padronização de procedimentos internos, como o de captação de recursos, para ampliar possibilidades de grupos interessados em financiamento/doação ao WMB, que podem ser pessoas relacionadas diretamente à administração, eventuais parceiros que buscam o mesmo tipo de verificação, respaldo e eficiência administrativa.
Referências documentais
Segundo semestre
Estruturação de um Plano de Diversidade Financeira
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Introdução
Este estudo de caso da gestão de Fundos e Administração aborda a estruturação do Plano de Diversidade Financeira do Wiki Movimento Brasil. Trata-se de um documento que estabelece metas, estratégias e iniciativas de vigência trianual a fim de diversificar e estabilizar as fontes de financiamento da organização. O Wiki Movimento Brasil (WMB) precisa conquistar uma maior variedade e capacidade de captação de recursos a fim de aumentar as chances de obter sucesso em sua missão, bem como garantir a sustentabilidade da manutenção de uma equipe profissional. Desse modo, com esse plano o WMB busca tornar a organização menos suscetível a eventuais vulnerabilidades financeiras e estar preparado a conjunturas políticas desfavoráveis.
Operacionalização
Ao longo do segundo semestre de 2023, a gestão de Fundos e Administração realizou um estudo de diversos planos de diversidade financeira de outras organizações, verificando quais características faziam sentido ao WMB e quais poderiam ser adaptadas ou removidas. Elaborar tal plano de diversificação financeira envolveu ainda compreender a situação financeira atual do WMB, explorar novas possibilidades de fontes de receita, avaliar riscos, criar um plano estratégico detalhado e um sistema para monitorar o desempenho das novas iniciativas. Foi essencial alinhar o plano aos objetivos de longo prazo da organização e buscar cultivar em toda a equipe profissional uma cultura que valorize a busca por oportunidades financeiras diversificadas.
Questão
Em que medida a Wikimedia no Brasil se consolidou como uma infraestrutura básica de compartilhamento e difusão de conhecimento livre para organizações sociais?
Resultados
Como resultado foi estabelecido um documento base que terá vigência até o fim de 2025, mesmo ano em que deverá ser revisado e atualizado. O plano atual divide-se em sete seções, que visam orientar a coordenação da equipe profissional e as gestões de Fundos e de Administração não apenas nos aspectos gerais da busca pela diversidade financeira do WMB, mas também na elaboração, temporalidade de entrega e na atualização dos 8 anexos que compreendem o rol de documentos que regem a política de diversidade financeira da organização. Tais anexos ainda estão em elaboração e aprimoração e deverão ser disponibilizados à equipe profissional no final de janeiro de 2024.
Análise
Em que medida se pode dizer que o caso foi um sucesso? Por quê? Em que medida a Wikimedia no Brasil se consolidou como uma infraestrutura básica de compartilhamento e difusão de conhecimento livre para organizações sociais?
A diversidade financeira é crucial para organizações como o Wiki Movimento Brasil por diversos motivos. Ela ajuda a reduzir riscos ao evitar depender de uma única fonte de receita, tornando a organização mais resiliente em tempos de crise ou de mudanças abruptas e negativas de contexto de financiamento. Além disso, estimula a inovação e o crescimento ao buscar novos financiadores e oportunidades. Atrair novos parceiros e eventuais doadores também se torna mais fácil, e a capacidade de adaptação a mudanças no movimento Wikimedia é fortalecida. Em resumo, um plano de diversidade financeira como o que foi estabelecido oferece estabilidade, impulsiona o crescimento e a capacidade de adaptação do Wiki Movimento Brasil.
Em que medida se pode dizer que o caso não foi um sucesso? Por quê?
A avaliação efetiva do funcionamento e efetividade do plano será colocada à prova em 2024 e 2025.
Orientação
Seguir o plano de diversidade financeira estabelecido em 2023 será essencial para o sucesso das metas estabelecidas pelo Wiki Movimento Brasil. O plano visa proporcionar uma direção clara para a otimização e diversificação de recursos e facilita ainda a avaliação do progresso nessa questão. Além disso, ele ajudará o WMB a resistir a mudanças e incertezas, fornecendo uma base sólida para alcançar metas e enfrentar desafios.
Legado
Um plano de diversidade financeira deve deixar um legado duradouro e significativo para o WMB. Primeiramente, ele estabelece bases sólidas para a estabilidade econômica ao ampliar as fontes de receita e reduzir a dependência de uma única fonte de renda. Esse legado se traduz em resiliência frente aos desafios que o WMB costuma enfrentar, permitindo à referida organização enfrentar tempos difíceis com mais segurança. Além disso, o plano de diversidade financeira deve impulsionar a inovação e o crescimento ao estimular a exploração de novas parcerias e novos doadores. Essa mentalidade inovadora de buscar oportunidades diversas deve permanecer como parte do legado, inspirando o WMB a se manter ágil e adaptável em um ambiente em constante mudança.
Referência documental
- Documento de circulação interna. Não se aplica.
A quais casos independentes este estudo se relaciona? Por quê?
Certificação de boas práticas de gestão e transparência.