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Durante el evento: Maneras de aceptar informes

La falta de un informe escrito no debe ser una razón para no considerar a un participante afectado. Un informe de acoso debe ser tomado en serio, independientemente del medio utilizado para comunicarlo.

Es muy importante tener un registro oficial por escrito del incidente al que pueda hacerse referencia, darle seguimiento y ser revisado en una fecha posterior. Sin embargo, puede que no sea posible o práctico generar un informe escrito en el mismo momento en que ocurre el hecho.

Un informe verbal puede ser presentado acudiendo a un miembro del equipo de respuesta a emergencias. Si bien los miembros del equipo de respuesta deben ser fácilmente identificables para los participantes, puede que no haya alguno presente al momento en que ocurre un incidente. En ese caso, el denunciante puede alertar a cualquier miembro del equipo organizador del evento que esté a la vista, el cual también debe ser fácil de detectar. El miembro del equipo organizador del evento puede encontrar a un miembro del equipo de respuesta a emergencias que esté disponible para asumir el control y manejar o escalar según corresponda.

Si bien la responsabilidad de manejar un informe recae principalmente en el equipo de respuesta a emergencias, un miembro del equipo organizador del evento debe estar preparado para aceptar un informe urgente, de ser necesario, para proporcionar cierto nivel de alivio inmediato al denunciante. Luego pueden involucrar al equipo de respuesta a emergencias tan pronto como sea posible, de acuerdo con los protocolos de comunicación interna.

En los casos de denuncias verbales, el equipo de respuesta a emergencias debería realizar un registro por escrito tan pronto como el asunto haya terminado, asegurándose de que el informe dé cuenta exacta de la situación, siendo revisada y firmada por la parte denunciante.