Training modules/Keeping events safe/slides/event-organizing-team/pl

Przed wydarzeniem: komitet organizacyjny

• Wyznaczcie osoby odpowiedzialne które będą zajmowały się zgłoszeniami, jeżeli się takie pojawią. Kto jest wyznaczony jako odbierający zgłoszenia? kto je akceptuje? kto rozstrzyga sprawę? kto ma wyprowadzić ewentualnego nękającego? Czy jest wystarczająco dużo osób zdolnych zająć się różnymi sprawami, zanim sytuacja urośnie do większego problemu? To jedno z podstawowych zadań do wykonania w ramach przygotowania do wydarzenia. Ustalenie tych spraw z góry może zrobić dużą różnicę w sytuacji, kiedy problem zaistnieje.
  • Utwórzcie zespół reagujący na nagłe wypadki, który będzie odpowiedzialny za bezpieczeństwo i związane z tym sytuacje. Przed wydarzeniem może to zrobić komitet organizacyjny. Jeżeli wydarzenie jest duże, członkowie zespołu reagującego na nagłe wypadki powinni być obciążeni wyłącznie sprawami związanymi z tym zespołem. Jeżeli wydarzenie jest małe, mogą oni się dodatkowo podjąć załatwiania innych spraw.
  • Upewnijcie się, że zespół reagujący na nagłe wypadki jest odpowiednio duży. Gdyby się okazało, że sprawa dotyczy członka tego zespołu i że trzeba napisać raport, odpowiednio duża liczba członków zmniejszy prawdopodobieństwo wystąpienia konfliktu interesów.
  • O ile to możliwe, podzielcie zespół na przynajmniej dwuosobowe grupy, w których jedna osoba będzie mogła zająć się sprawą, a druga będzie głównym odpowiedzialnym.
  • Zespół powinien być różnorodny. W przypadku małych wydarzeń, kiedy osób organizujących jest za mało, żeby tworzyć zespoły, zespół reagujący na nagłe wypadki powinien składać się z przynajmniej dwóch osób wywodzących się z różnych kultur, mających różne pochodzenie, albo po prostu rozumujących w różny sposób. Pomoże to w uwzględnieniu różnych punktów widzenia w raporcie. Dzięki temu w sytuacji, kiedy osoba zainteresowana miałaby zastrzeżenia co do któregoś autora, będzie mogła skontaktować się z innym.
  • Przypiszcie zadania/obowiązki konkretnym osobom. Czy to w ramach zespołu reagującego na nagłe wypadki czy bez tej formy, każdy powinien wiedzieć co powinien zrobić w sytuacji, gdyby pojawił się problem.
  • Ustalcie łańcuch dowodzenia. Upewnijcie się, że dla każdego jest jasne co ma robić, w jakich sytuacjach i do kogo trzeba się zwrócić.
  • Ustalcie sposób postępowania w sytuacji eskalacji konfliktu. Rozważcie przyspieszoną metodę zgłaszania sprawy większej liczbie członków komitetu organizacyjnego albo ochronie miejsca wydarzenia. Możecie użyć telefonów komórkowych z zestawami słuchawkowymi. Możecie też ustalić hasła, których będziecie używali w miejscach publicznych, gdzie trzeba zachować prywatność i nie dopuścić do sensacji wśród uczestników.
• Przedstawcie skład zespołu reagującego na nagłe wypadki reszcie komitetu organizacyjnego. Uczestnicy powinni łatwo odnaleźć informacje kontaktowe. Jeżeli komitet organizacyjny jest odpowiednio duży, żeby wydzielić z niego zespół reagujący, członkowie komitetu powinni wiedzieć, kto wchodzi w skład tego zespołu. Jest to niezbędne do poradzenia sobie z problemami.
• Postarajcie się, żeby członkowie zespołu reagującego albo komitetu organizacyjnego byli łatwo rozpoznawalni. To może przyspieszyć rozwiązanie problemu i oszczędzić osobom nękanym dodatkowej frustracji. Możliwości jest wiele: kolorowe podkoszulki (inne niż ubrania uczestników), specjalne plakietki oznaczające przynależność do zespołu, inny kolor druku na ubraniach (jeżeli ubrania nie mają wyróżniającego się koloru) czy czapeczki. Jeżeli użyjecie kryterium koloru, upewnijcie się, że są to barwy widoczne dla osób z wadami wzroku.
• Przeprowadźcie odpowiednie szkolenie. Gotowość do szybkiej i adekwatnej reakcji jest kluczowa. Komitet organizacyjny powinien się upewnić, że członkowie zespołu reagującego na nagłe wypadki przeszli odpowiednie szkolenie przed wydarzeniem, tak aby byli dobrze przygotowani i żeby nie dali się ponieść emocjom. Dobrym pomysłem może być przeprowadzenie w danym dniu zespołowej powtórki z wiadomości, przygotowanie krótkich informacji o schemacie postępowania i o kluczowych sprawach. Chociaż Moduł treningowy radzenia sobie z nękaniem online skupia się na kontaktach online, to zawiera też dobre materiały na temat pomagania nękanym i raportowania spraw "w realu".
• Oszacujcie potrzeby co do ochrony miejsca spotkania. Zanim zabukujecie miejsce:
  • Jeżeli wydarzenie - i, co za tym idzie, także miejsce - nie jest dość duże, żeby była wcześniej zorganizowana ochrona, komitet organizacyjny może ocenić ryzyko i ustalić, czy potrzeba wynająć dodatkową ochronę na czas wydarzenia.
  • Jeśli miejsce ma już ochronę, przedyskutuj kwestie dotyczące bezpieczeństwa z odpowiednim pracownikiem lokalu, aby zapewnić, że przestrzeń i zasady odpowiadają potrzebom wydarzenia. Włączanie ich na wczesnym etapie planowania, przed i po rezerwacji miejsca, pozwala na aktywne sprawdzenie takich spraw jak: drogi ewakuacji i plany awaryjne. To z kolei może znacznie pomóc na późniejszym etapie i w trakcie trawnia imprezy.
• Przygotuj ważne informacje, aby były łatwo dostępne podczas imprezy. Mogą to być różne informacje, takie jak szczegóły dotyczące bezpieczeństwa miejsc, dróg ewakuacyjnych, kontaktów do policji i numerów interwencyjnych. Może to pomóc zespołowi ds. reagowania w sytuacjach awaryjnych radzić sobie z problemem szybciej, niż gdyby tego typu informacje nie były łatwo dostępne.
• Zaplanuj układ wydarzeń i sal (na przykład cichy pokój lub toalety w równej odległości od sal dla obu płci). Zapewnij bezpieczną przestrzeń z rozsądną izolacją dźwiękową lub barierami od pozostałej przestrzeni, którą można wykorzystać do zapewnienia spokoju dla osób, które zostały poddane nękaniu. W taki miejscu mogę one się uspokoić i poczuć komfortowo, dzieląc się ważnymi informacjami o zdarzeniu, którego doświadczyły.
• Przejrzyj listę zarejestrowanych. Czasami uczestnicy, którzy nie mają praw brać udziału w wydarzeniu mogą być wykryci już w fazie rejestracji. Pilnowanie listy zarejestrowanych daje możliwość podjęcia działań wcześniej i pomaga uniknąć trudności, które mogą pojawić się na późniejszym etapie. Więcej szczegółów można znaleźć na stronie: "zasady zakazu udziału w wydarzeniach" i na stronie dotyczącej odpowiednich procedur.
• Wymagaj zgody na standardy zachowania i ogólnych zasad (Zasady Przyjaznej Przestrzeni, Kodeks Zachowania i/lub równoważne zasady w lokalnych projektach) podczas procesu rejestracji. Może to też pełnić rolę przypomnienia dla uczestników zasad, których przestrzegania oczekuje się od uczestników.
  • Warto również przygotować drukowane instrukcje bezpieczeństwa, które zawierają również kopię Zasad Bezpiecznej Przestrzeni. Można je rozdawać uczestnikom, razem z pakietem konferencyjnym lub identyfikatorem.
• Powiadamiaj na piśmie każdego potencjalnego użytkownika, którego rejestracja została odrzucona z kopią do co najmniej jeszcze dwóch innych osób.

Wszystkie powyższe kwestie należy wziąć pod uwagę w przypadku dużych imprez. Jeśli organizujesz mniejsze wydarzenie , niektóre z powyższych kroków mogą nie mieć zastosowania lub mogą być niemożliwe. Dokonaj rozsądnego wysiłku, aby w praktyce zastosować wymienione procesy i protokoły; jeśli dojdzie do przypadków nękania będziesz mógł zrobić tylko to, co jest w Twoich możliwościach.