Training modules/Keeping events safe/slides/event-organizing-team/el

Πριν από την εκδήλωση: Ομάδα οργάνωσης εκδήλωσης

• Ορίστε αρμόδια άτομα που θα χειριστούν ένα θέμα, εαν αυτό προκύψει. Ποιος θα είναι ο οριζόμενος παροχέας πρώτων βοηθειών; Ποιος θα δέχεται αναφορές; Ποιος αποφαίνεται των αναφορών; Ποιος θα χειρίζεται τα δια ζώσης περιστατικά, όπως η συνοδεία εκτώς φυσικού χώρου; Είναι επαρκής ο αριθμός των μελών της ομάδας, για να είναι σε θέση να αντιμετωπίσει ένα ευρύ φάσμα θεμάτων, πριν και μετά την κλιμάκωσή τους σε σοβαρά περιστατικά; Αυτό είναι ένα από τα βασικά καθήκοντα στο πλαίσιο της προετοιμασίας για μια εκδήλωση και η εκ των προτέρων προετοιμασία μπορεί να κάνει μεγάλη διαφορά στον τρόπο που αντιμετωπίζεται κατάσταση σε φυσικό χώρο και πραγματικό χρόνο.
  • Δημιουργήστε μια ομάδα αντιμετώπισης έκτακτων αναγκών που θα είναι υπεύθυνη για το χειρισμό περιστατικών και ανησυχιών σχετικά με την ασφάλεια. Αυτό μπορεί να γίνει από την ομάδα διοργάνωσης εκδηλώσεων, πριν την εκδήλωση. Εάν η εκδήλωση είναι μεγάλη, ιδανικά τα μέλη της ομάδας αντιμετώπισης έκτακτων αναγκών θα πρέπει να επιφορτιστούν αποκλειστικά με ευθύνες που σχετίζονται με επείγουσες ανάγκες. Αν η εκδήλωση είναι μικρή, τα μέλη της ομάδας έκτακτης ανάγκης ενδέχεται να πρέπει να αναλάβουν διάφορες ευθύνες.
  • Εξασφαλίστε ότι η ομάδα αντιμετώπισης περιστατικών έκτακτης ανάγκης στελεχώνεται επαρκώς. Στην απίθανη περίπτωση αναφοράς περιστατικού που περιλαμβάνει μέλος της ομάδας έκτακτης ανάγκης, η ύπαρξη αρκετών μελών στην ομάδα αντιμετώπισης έκτακτων αναγκών, βοηθάει στην αποφυγή σύγκρουσης συμφερόντων.
  • Όταν αυτό είναι εφικτό, ορίστε την ομάδα αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης σε υπο-ομάδες τουλάχιστον δύο μελών: ένα άτομο που θα χειριστεί το περιστατικό και ένα άτομο που θα αναλάβει τις βασικές ευθύνες του κύριου χειριστή προς την εκδήλωση και τους συμμετέχοντες.
  • Διασφαλίστε ποικιλομορφία στην ομάδα αντιμετώπισης περιστατικών έκτακτης ανάγκης. Σε εκδηλώσεις μικρής κλίμακας, όπου υπάρχουν πολύ λίγοι διοργανωτές για να σχηματίσουν ομάδες, η ομάδα αντιμετώπισης έκτακτων περιστατικών πρέπει να αποτελείται από τουλάχιστον δύο ξεχωριστά άτομα από διαφορετικό υπόβαθρο (πολιτιστικό, εθνικό ή απλά από διαφορετικές σχολές σκέψης). Αυτό θα βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι υπάρχουν επαρκώς διαφοροποιημένοι αποδέκτες των αναφορών, ώστε εάν ένας/μια συμμετέχοντας αισθάνεται άβολα να έρθει σε επαφή με τον/την ένα/μια αποδέκτη με την ανησυχία του, μπορεί να έρθει σε επαφή με την/την άλλο/άλλη.
  • Αναθέστε τα καθήκοντα/τις ευθύνες στα καθορισμένα μέλη της ομάδας. Είτε με τη μορφή μιας ομάδας αντιμετώπισης περιστατικών έκτακτης ανάγκης είτε όχι, κάθε μέλος πρέπει να γνωρίζει τι πρέπει να κάνει εάν προκύψει κάποιο ζήτημα.
  • Δημιουργήστε μια αλυσίδα διοίκησης. Βεβαιωθείτε ότι όλοι είναι σαφείς σχετικά με το τι πρέπει να κάνουν, υπό ποιες συνθήκες και ποιόν πρέπει να ενημερώσουν.
  • Δημιουργείστε ένα πρωτόκολλο κλιμάκωσης. Αναλογιστείτε μια σύντομη μέθοδο αναφοράς για την προβολή σε περισσότερων μέλη της ομάδας διοργάνωσης εκδηλώσεων ή της ασφάλειας του χώρου. Αναλογιστείτε το ενδεχόμενο για κινητά τηλέφωνα με hands-free ακουστικά όσον αφορά το υλικό. Αναλογιστείτε τη χρήση των κωδικοποιημένων λέξεων/εκφράσεων για το όταν πρέπει να πραγματοποιηθεί επικοινωνία μεταξύ των μελών της ομάδας σε δημόσιους χώρους, για να διασφαλιστεί η τήρηση του ιδιωτικού απορρήτου και να αποφευχθεί ο πανικός μεταξύ των συμμετεχόντων.
• Διαφημίστε την ομάδας έκτακτης ανάγκης στην υπόλοιπη ομάδα διοργάνωσης εκδηλώσεων. Πρέπει να υπάρχει ένας καλά δημοσιευμένος τρόπος επικοινωνίας μαζί τους, σε περίπτωση που εντοπιστεί απειλή ως προς την ασφάλεια. Εάν η ομάδα διοργάνωσης εκδηλώσεων είναι αρκετά μεγάλη ώστε να δημιουργήσει ομάδα αντιμετώπισης περιστατικών ανάγκης, είναι σημαντικό να γνωρίζει ποια είναι η ομάδα αυτή. Η κατανόηση της δομής αναφοράς είναι απαραίτητη για την επιτυχή αντιμετώπιση των περιστατικών.
• Φροντίστε η ομάδα αντιμετώπισης περιστατικών έκτακτης ανάγκης ή τα μέλη της ομάδας διοργάνσης της εκδήλωση να αναγνωρίζεται εύκολα. Αυτό μπορεί να κάνει τον χειρισμό ενός περιστατικού ταχύτερο και να γλιτώσει τα προσβεβλημένα άτομα από πρόσθετη απογοήτευση. Οι επιλογές για αυτό μπορούν να περιλαμβάνουν διαφορετικά χρωματιστά μπλουζάκια (από τους άλλους συμμετέχοντες), ειδικές κονκάρδες που υποδεικνύουν την λειτουργία της ομάδας, διαφοροποιημένες εκτυπώσεις σε ένα ενιαίο έγχρωμο μπλουζάκι ή διαφορετικά καπέλα. Εάν χρησιμοποιείται διαφορετική χρωματική κωδικοποίηση, βεβαιωθείτε ότι τα χρώματα είναι φιλικά προς τους συμμετέχοντες με προβλήματα όρασης.
• Λάβετε επαρκή εκπαίδευση. Το να είστε έτοιμοι να αντιδράσετε γρήγορα και κατάλληλα είναι καθοριστικής σημασίας για το χειρισμό ενός προβλήματος κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης. Η ομάδα διοργάνωσης εκδηλώσεων θα πρέπει να εξασφαλίσει ότι τα μέλη της ομάδας αντιμετώπισης έκτακτων περιστατικών έχουν επαρκή εκπαίδευση πριν από την εκδήλωση, ώστε να είναι καλύτερα προετοιμασμένα ώστε να μην καταλαμβάνονται από άγχος. Ίσως είναι καλή ιδέα να διοργανώσετε μια περίοδο ενημέρωσης την ημέρα έναρξης της εκδήλωσης, με σύντομες υπενθυμίσεις διαδικασιών και βασικών πληροφοριών. Παρόλο που επικεντρώνεται στις διαδικτυακές συναναστροφές, η ενότητα για τον χειρισμό της διαδικτυακής παρενόχλησης έχει καλά υλικά για την συναναστροφή με τα θύματα παρενόχλησης καθώς και τη διαχείριση αναφορών για δια ζώσης περιστατικά.
• Αξιολογήστε τις ανάγκες ασφάλειας του χώρου. Πριν από την κράτηση του χώρου:
  • Εάν τη εκδήλωση και επομένως ο χώρος δεν είναι αρκετά μεγάλος ώστε να έχει ήδη δική του υπηρεσία ασφαλείας, ίσως είναι χρήσιμο για την ομάδα διοργάνωσης εκδηλώσεων να εκτελέσει μια αξιολόγηση κινδύνου για να καθορίσει εάν χρειάζεται πρόσθετη υπηρεσία ασφαλείας και αν αυτή χρειάζεται να ανατεθεί σε εξωτερικούς συνεργάτες για τη διάρκεια της εκδήλωσης.
  • Εάν ο χώρος προσφέρει ήδη υπηρεσία ασφάλειας, συζητήστε θέματα ασφάλειας με τον συντονιστή της εκδήλωσης από πλευράς χώρου για να βεβαιωθείτε ότι ο χώρος και οι αντίστοιχες πολιτικές ταιριάζουν με τις ανάγκες της εκδήλωσης. Η συμμετοχή τους στα αρχικά στάδια προγραμματισμού, πριν και μετά την κράτηση του χώρου, επιτρέπει την ενεργό ανασκόπηση προτοκόλλων όπως διαδρομές διαφυγής και εναλλακτικά πλάνα δράσης. Αυτό μπορεί με τη σειρά του να βοηθήσει πολύ σε μετέπειτα στάδιο (χειρισμού) κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης.
• Προετοιμάστε σημαντικές πληροφορίες έτσι ώστε να είναι άμεσα διαθέσιμες κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης. Αυτό μπορεί να είναι ένα σύνολο διάφορων πληροφοριών, όπως λεπτομέρειες σχετικά με την ασφάλεια του χώρου, διαδρομές διαφυγής, αστυνομικές επαφές και ανοιχτές γραμμές επικοινωνίας. Αυτό μπορεί να βοηθήσει την ομάδα αντιμετώπισης περιστατικών έκτακτης ανάγκης να αντιμετωπίσει ένα πρόβλημα ταχύτερα από ό,τι θα ήταν αυτό εφικτό εάν αυτό το είδος πληροφοριών δεν ήταν άμεσα διαθέσιμο.
• Προσχεδιάστε το πλάνο εκδήλωσης / χρήσης του χώρου (για παράδειγμα, ένα ξεχωριστό ήσυχο δωμάτιο/χώρο ή ξεχωριστός χώρος υγιεινής για να εξασφαλιστεί η ένταξη των φύλων). Βεβαιωθείτε ότι υπάρχει ένας ασφαλής χώρος με βασική ηχομόνωση από τον υπόλοιπο χώρο εκδηλώσεων που μπορεί να χρησιμοποιηθεί ώστε ο/η στόχος παρενόχλησης να μπορεί να επανακτήσει την ψυχραιμία του/της. Εκεί, μπορούν να ηρεμήσουν και να αισθανθούν άνετα να μοιραστούν τις σημαντικές λεπτομέρειες του περιστατικού που βίωσαν.
• Ελέγξτε στη λίστα εγγραφών. Μερικές φορές οι συμμετέχοντες που δεν επιτρέπεται να παρευρεθούν σε μια εκδήλωση μπορούν να εντοπιστούν κατά τη διαδικασία της εγγραφής. Η παρακολούθηση του καταλόγου των καταχωρίσεων μπορεί να οδηγήσει σε έγκαιρη ανάληψη δράσης, όπου απαιτείται, προς αποφυγή δυσκολιών που ενδεχομένως προκύψουν σε μεταγενέστερο στάδιο. Περισσότερες λεπτομέρειες μπορείτε να βρείτε στην πολιτική απαγόρευσης συμμετοχής σε δια ζώσης δρώμενα και στις σχετικές διαδικασίες.
• Ζητήστε συμφωνία στα πρότυπα συμπεριφοράς και τις πολιτικές (Friendly Space policies, Code of Conduct ή / και αντίστοιχες πολιτικές σε τοπικά εγχειρήματα) κατά τη διαδικασία εγγραφής. Αυτό μπορεί να αποτελέσει υπενθύμιση των προτύπων συμπεριφοράς που απαιτείται να ακολουθήσουν οι συμμετέχοντες.
  • Μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο να προετοιμάσετε έντυπο υλικό ασφαλείας που να περιλαμβάνει αντίγραφο των πολιτικών Friendly Space policies που ισχύουν για την εκδήλωση. Αυτό μπορεί να μοιραστεί στους συμμετέχοντες όταν λαμβάνουν το πακέτο πληροφοριών ή το αναγνωριστικό τους.
• Γνωστοποιήστε γραπτώς και με τουλάχιστον δύο άτομα σε 'CC, σε κάθε μελλοντικό συμμετέχοντα στον οποίο αρνείται την εγγραφή και συμμετοχή στην εκδήλωση.

Όλα τα παραπάνω μπορούν να ληφθούν υπόψη για εκδηλώσεις μεγαλύτερης κλίμακας. Εάν διεξάγετε μικρότερης κλίμακας εκδήλωση, ορισμένα από τα παραπάνω βήματα ενδέχεται να μην ισχύουν ή να μην είναι εφικτά. Καταβάλλετε εύλογες προσπάθειες για την εφαρμογή πρακτικών διαδικασιών και πρωτοκόλλων σε περίπτωση περιστατικού παρενόχλησης. Μπορείτε να κάνετε μόνο ό,τι εύλογα δυνατό.