Training modules/Keeping events safe/slides/event-organizing-team/ar
قبل الفعالية: فريق تنظيم الفعالية
- حدد الأطراف ذات المسؤولية التي سوف تتعامل مع أي مشكلة في حال حدوثها. من هو المستجيب الأول المخصص لذلك؟ من يتلقى البلاغات؟ من يتولى التحكيم فيها؟ من يتعامل مع المواقف وجها لوجه مثل طرد شخص ما من الفعالية؟ هل يوجد ما يكفي من أفراد الفريق، يمكنهم التعامل مع مجموعة واسعة من المشكلات؟ هذه هي أحد المهام الرئيسية أثناء الاستعداد لأحد الفعاليات كما أن الإعداد المسبق قد يحدث فرقا كبيرا في طريقة التعامل مع أحد المواقف في نهاية الأمر.
- حدد فريق الاستجابة الطارئة الذي سيتولى مسؤولية التعامل مع حوادث السلامة وبواعث القلق المتعلقة بالسلامة، قبل الفعالية. من الأفضل أن يتولى أعضاء الفريق دون غيرهم مسؤوليات الأمور الطارئة.
- تأكد من أن فريق الاستجابة الطارئة يضم ما يكفي من الأفراد. يساعد ذلك في تجنب حدوث تضارب في المصالح (على سبيل المثال، لو كان عضو الفريق ذاته قد كان محل بلاغ).
- لو أمكن، قسّم فريق الاستجابة الطارئة إلى مجموعات يضم كل منها ما لا يقل عن فردين اثنين: شخص واحد يتعامل مع الحادثة وشخص واحد يتولى المهام الرئيسية للمتعامل الرئيسي مع الفعالية والحضور.
- تأكد من تنوع فريق الاستجابة الطارئة. في الفعاليات محدودة الحجم، حيث يوجد عدد قليل جدا من المنظمين لا يمكنهم تشكيل فريق، يجب أن يتألف فريق الاستجابة الطارئة من ما لا يقل عن فردين اثنين من خلفيات مختلفة (سواء كانت ثقافية أو عرقية أو مجرد مدرستين اثنين من التفكير). سوف يساعد هذا في ضمان وجود عدد كافٍ مختلف من متلقي البلاغات وذلك لو كان مقدم البلاغ يشعر بالحرج في التواصل مع شخص واحد.
- خصص المهام/المسؤوليات للأطراف المخصصة لذلك. سواء كان ذلك في فريق استجابة طارئة أم لا، يجب أن يعلم كل فرد ما هو المطلوب منه في حالة حدوث مشكلة.
- أسس تسلسل للقيادة. تأكد من أن كل شخص يعلم جيدا ما عليه عمله، وما هي ملابسات هذا العمل ومن يجب عليهم إبلاغه بأي شيء.
- حدد بروتوكول لتصعيد الأمر. فكر جديا في تحديد سبيل إبلاغ سريع كي تتعامل مع عدد أكبر من أعضاء فريق تنظيم الفعالية أو أمن المكان. فكر جديا في استخدام الهواتف المحمولة التي يوجد بها خاصية الاستخدام بلا أيدي واستخدام كلمات رمزية حينما تتحدث مع شخص ما في مكان عام، وذلك كي تضمن الحفاظ على الخصوصية ومنع حدوث بلبلة بين المشاركين.
- أعلن عن فريق الاستجابة الطارئة لكافة أفراد فريق تنظيم الفعالية. يجب أن توجد طريقة معلن عنها جيدا للتواصل معهم في حالة التعرف على تهديد للسلامة. التعرف على هيكل تلقي البلاغات مهم لتحقيق تعامل ناجح مع المشكلات.
- احرص على سهولة تمييز فريق الاستجابة الطارئة وفرق تنظيم الفعالية. قد يجعل هذا الأمر من التعامل مع أحد المشاكل أسرع ويجنب الأفراد المتضررين حدوث إحباط إضافي. تشمل خيارات هذا الأمر أقمصة بألوان مختلفة (تختلف عن الحضور) وشارات خاصة تشير إلى مهام الفريق ومطبوعات مختلفة على قميص بلون موحد أو قبعات مختلفة. لو استخدمت ألوان مختلفة، تأكد من أن الألوان سهلة التمييز للمشاركين الذي يعانون من مشكلات في البصر.
- أحصل على تدريب ملائم. من المهم أن تكون مستعدا كي تستجيب سريعا وبشكل ملائم. يجب على فريق تنظيم الفعالية أن يضمن أن أعضاء فريق الاستجابة الطارئة المحددين قد تلقوا تدريب كافٍ مسبقا حتى يكونوا مستعدين. من الأفضل من تعقد جلسة تذكير في يوم الفعالية وأن تذكر الجميع سريعا بالعمليات والمعلومات الأساسية. ربما تكون تركز على التفاعل عبر الإنترنت، إلا أن الوحدة التدريبية الخاصة بالتعامل مع التحرش على الإنترنت تحتوي على مواد جيدة تتعلق بالعمل مع ضحايا التحرش والتعامل مع البلاغات والتي تنطبق على المشكلات التي تحدث وجها لوجه أيضا. الإسعافات الأولية النفسية هي أحد الدورات التدريبية الجيدة التي يمكن الاستعانة بها.
- قيّم الاحتياجات الأمنية لمكان عقد الفعالية. قبل أن تحجز مكان الفعالية:
- لو كان المكان لا يحتوي على أفراد أمن معينين، قد يكون مفيدا لفريق تنظيم الفعالية إجراء تقييم للمخاطر كي يحدد لو يجب التفكير جديا في الاستعانة بخدمات أفراد أمن إضافيين وكذلك الاستعانة بهم أثناء فترة انعقاد الفعالية.
- لو كان المكان يقدم أفراد الأمن الخاصين به، ناقش أمور الأمن مع منسق الفعالية المخصص من طرف المكان كي تضمن أن المساحة والسياسات تناسبان احتياجات الفعالية.
- جهز المعلومات الهامة كي تكون متوفرة للمنظمين والحضور أثناء الفعالية. هذه المعلومات قد تكون مجموعة من المعلومات مثل بيانات أمن المكان ومخارج الطوارئ وأرقام الاتصال بالشرطة والخطوط الساخنة. قد تحتوي سياسة مؤسسة ويكيميديا المتعلقة بالبيئة الودية على المزيد من المعلومات الخاصة بما يمكن مشاركته تحديدا.
- خطط تنسيق الفعالية/الغرفة (على سبيل المثال، غرفة هادئة أو حمام مخصص لضمان الشمول النوعي). تأكد من وجود مساحة آمنة تحتوي على عزل معقول للصوت والتي يمكن أن تستخدم ليسترد فيها ضحية التحرش هدوء أعصابه. يمكن له أن يهدئ من روعه وأن يشعر بالراحة حينما يدلي بالتفاصيل الهامة للحادثة التي واجهته.
- راجع قائمة تسجيل الحضور باحثا عن مشاركين محتملين غير مسموح لهم بحضور الفعالية. قد تؤدي مراقبة قائمة التسجيل إلى اتخاذ قرار مبكر وتجنب حدوث تعقيدات في مرحلة لاحقة. يمكن الاطلاع على المزيد من التفاصيل على سياسة الطرد من الفعاليات وكذلك العمليات الخاصة بها.
- أطلب الموافقة على المعايير القياسية للسلوك وسياساتها (سياسات البيئة الودية ومدونة قواعد السلوك أو السياسات المشابهة الموجودة لمشروعات محلية) أثناء عملية التسجيل. قد يمثل ذلك تذكيرا بالمعايير القياسية المتوقع من المشاركين الالتزام بها.
- كما قد يكون مفيدا إعداد مطبوعات خاصة بالسلامة تضم نسخة من سياسات البيئة الودية السارية على الفعالية. يمكن توزيع هذه المطبوعات على الحضور حالما يتلقون حزمة معلومات الفعالية أو شارة معلوماتهم.
- أبلغ كتابة، وأخطر ما لا يقل عن شخصين اثنين عن أي شخص محتمل حضوره ممن رفض تسجيله ومشاركته في الفعالية.
يمكن أخذ كل ما سبق في الاعتبار للفعاليات كبيرة الحجم. لو كنت تنظم فعالية محدودة الحجم، قد لا تنطبق بعض من الخطوات الآنفة أو قد لا تكون ممكنة. حاول قدر الإمكان تحديد عمليات عملية لو حدثت حالة تحرش؛ يمكنك فقط أن تفعل ما تسمح به إمكاناتك.