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Avant l'événement : équipe organisatrice de l'événement

• Désignez les parties responsables qui traiteront un problème, le cas échéant. Qui est le premier répondant désigné? Qui accepte les rapports? Qui les juge? Qui gère les situations en personne comme retirer quelqu'un de l'événement? Y a-t-il suffisamment de membres de l'équipe capables de résoudre un large éventail de problèmes? C'est l'une des tâches clés de la préparation d'un événement et la préparation préalable peut faire une grande différence dans la façon dont une situation est finalement gérée.
  • Mettre en place une équipe d'intervention d'urgence, qui sera responsable de la gestion des incidents et des préoccupations de sécurité, avant l'événement. Dans l'idéal, ces membres de l'équipe devraient être chargés uniquement des responsabilités liées aux urgences. Si l'événement est de petite taille, ils devront peut-être aider dans d'autres domaines également.
  • Assurez-vous que l'équipe d'intervention d'urgence dispose d'un personnel suffisant. Cela permet d'éviter les conflits d'intérêts (par exemple, si le membre de l'équipe est lui-même signalé).
  • Si possible, affectez l'équipe d'intervention d'urgence en groupes d'au moins deux membres de l'équipe: une personne pour gérer l'incident et une personne pour assumer les principales responsabilités du gestionnaire principal envers l'événement et les participants.
  • Assurer la diversité au sein de l'équipe d'intervention d'urgence. Lors d'événements à petite échelle, où il y a trop peu d'organisateurs pour former des équipes, l'équipe d'intervention d'urgence doit être composée d'au moins deux personnes d'origines différentes (qu'elles soient culturelles, ethniques ou simplement différentes écoles de pensée). Cela contribuera à garantir que les auteurs de rapports sont suffisamment diversifiés si une partie concernée ne se sent pas à l'aise de contacter une personne qui lui fait part de ses préoccupations.
  • Attribuer des tâches / responsabilités aux parties désignées. Que ce soit sous la forme d'une équipe d'intervention d'urgence ou non, chaque personne doit savoir ce qu'elle est censée faire en cas de problème.
  • Établissez une chaîne de commandement. Assurez-vous que chacun sait clairement quoi faire, dans quelles circonstances et à qui il doit informer.
  • Choisissez un protocole d'escalade. Pensez à une méthode de rapport rapide pour sensibiliser davantage de membres de l'équipe d'organisation de l'événement ou de la sécurité du site. Envisagez d'utiliser des téléphones mobiles avec des casques mains libres et des mots de code pour la communication dans les espaces publics afin de garantir la confidentialité et d'éviter la panique parmi les participants.
• Annoncez l'équipe d'intervention d'urgence auprès du reste de l'équipe organisatrice de l'événement. Il devrait y avoir un moyen bien connu de les contacter en cas de menace pour la sécurité. La connaissance de la structure hiérarchique est essentielle pour une gestion réussie des problèmes.
• Assurer la visibilité de l'équipe d'intervention d'urgence et des membres de l'équipe d'organisation d'événements. Cela peut accélérer le traitement d'un problème et éviter aux personnes concernées de ne pas être frustrées. Les options pour cela incluent des t-shirts de couleurs différentes (que les autres participants), des badges spéciaux indiquant l'affectation de l'équipe, des impressions différentes sur un t-shirt de couleur unifiée ou des chapeaux différents. Si un code couleur différent est utilisé, assurez-vous que les couleurs sont adaptées aux participants malvoyants.
• Obtenez une formation adéquate. Être prêt à réagir rapidement et de manière appropriée est crucial. L'équipe organisatrice de l'événement doit veiller à ce que les membres de l'équipe d'intervention d'urgence désignés reçoivent une formation suffisante à l'avance pour qu'ils soient mieux préparés. Il peut être judicieux d'organiser une séance de recyclage le jour même, avec de brefs rappels des processus et des informations clés. Bien que centré sur les interactions en ligne, le module de formation pour la gestion du harcèlement en ligne contient de bons matériaux sur le travail avec les victimes de harcèlement et le traitement des rapports qui s'appliquent également aux problèmes en personne. Psychological First Aid est également un bon cours en ligne à considérer.
• Évaluer les besoins de sécurité des sites. Avant de réserver le lieu:
  • Si le lieu n'a pas de sécurité désignée, il peut être utile pour l'équipe organisatrice de l'événement d'effectuer une évaluation des risques pour déterminer si un service de sécurité supplémentaire doit être envisagé et externalisé pour la durée de l'événement.
  • Si le lieu offre déjà la sécurité, discutez avec le coordinateur de l'événement du côté du site pour vous assurer que l'espace et les politiques correspondent aux besoins de l'événement.
• Préparez les informations importantes afin qu'elles soient facilement accessibles aux organisateurs et aux participants pendant l'événement. Il peut s'agir d'une variété d'informations, telles que des détails sur la sécurité du site, les voies d'évacuation, les contacts de la police et les lignes d'assistance. La politique d'espace convivial de la Wikimedia Foundation peut contenir plus d'informations sur ce qu'il faut partager.
• Planifiez l'aménagement de l'événement / de l'utilisation de la salle (par exemple, une pièce calme ou une affectation aux toilettes pour assurer l'inclusion des sexes) Assurez-vous qu'il y a un espace sûr avec une isolation phonique raisonnable qui peut être utilisé pour que la cible de harcèlement retrouve son calme. Là, ils peuvent se calmer et se sentir à l'aise pour partager les détails importants de l'incident qu'ils ont vécu.
• 'Consultez la liste d'inscription' pour les participants potentiels qui ne sont pas autorisés à assister à l'événement. Garder un œil sur la liste d'enregistrement peut conduire à une action précoce et éviter des difficultés à un stade ultérieur. Plus de détails peuvent être trouvés sous la politique d'interdiction d'événement et les processus liés.
• Demander un accord sur les normes de comportement et les politiques (La politique de l'espace convivial, le code de conduite ou les politiques équivalentes dans les projets locaux) pendant le processus d'inscription. Cela peut servir de rappel des normes auxquelles les participants sont censés adhérer.
  • Il peut également être utile d'avoir des documents de sécurité imprimés qui incluent une copie des politiques de l'espace convivial applicables à l'événement. Celui-ci peut être remis aux participants au fur et à mesure qu'ils reçoivent leur dossier d'information ou leur badge.
• Notifier par écrit, et avec au moins deux personnes en CC, tout participant potentiel qui se voit refuser l'inscription et la participation à l'événement.

Tout ce qui précède peut être envisagé pour des événements à plus grande échelle. Si vous organisez un événement plus petit, certaines des étapes ci-dessus peuvent ne pas être applicables ni possibles. Faire un effort raisonnable pour mettre en place des processus pratiques en cas d'incident de harcèlement; vous ne pouvez faire que ce dont vous avez la capacité.