Grants talk:Programs/Wikimedia Community Fund/Conference Fund/WikiConvention Francophone 2024

Hi @Louis Germain (WMCA), @BiblioQC and the Wikimedia Canada team,

[See French DeepL based translation. For English scroll down].

Merci beaucoup pour cette proposition très complète, claire et réfléchie et pour votre initiative d'organiser la WikiConvention Francophone 2024. J'apprécie énormément le temps et les efforts que vous avez consacrés à cette proposition. J'ai examiné votre proposition et j'ai quelques commentaires et questions de suivi.

• Pouvez-vous énumérer ou mentionner certains des problèmes et questions concernant la Wikifranca et la communauté francophone qui ont été identifiés dans l'enquête ?
• Travaillez-vous actuellement avec les organisateurs de la WikiConvention francophone 2023 ? Pouvez-vous élaborer davantage sur la façon dont vous allez vous connecter et construire sur le travail existant qui a été (et sera) fait ? Quel type de continuité attendez-vous entre les conférences 2023 et 2024 ?
• Le "edit-a-thon" est-il destiné aux nouveaux venus ? Ou est-il réservé aux participants à la conférence ? Exigerez-vous un niveau spécifique de compétences wiki pour participer à la conférence ?
• Le fait d'avoir des organisations et des partenaires qui s'alignent sur la mission est une excellente chose et est fortement encouragé. Notez simplement que cela vous obligera à concevoir le programme de la conférence de manière à permettre aux non wikimédiens de s'engager et de se sentir accueillis et bien informés. Cela pourrait nécessiter des sessions d'introduction et des formations, en particulier si vous prévoyez que des non Wikimédiens se joignent à l'edit-a-thon.
• Un niveau élevé de planification pour les sous-comités. Combien de membres de l'équipe prévoyez-vous ? Je sais que Wikimedia Canada travaille également très dur sur l'organisation de la conférence nord-américaine de 2023 et je voudrais faire attention à l'épuisement et à la capacité. D'autant plus que vous avez également prévu de faire le suivi des deux événements pour l'évaluation post-conférence. Je ne voudrais pas que votre travail annuel quotidien et votre impact soient affectés.
• Je comprends que vous vous inscrivez à la conférence un an à l'avance (cela a été communiqué et approuvé à l'avance pour que vous vous inscriviez maintenant et n'attendiez pas le prochain cycle de financement) afin d'atténuer le temps et les efforts nécessaires à l'obtention d'un visa pour le Canada. Avez-vous un plan concret sur la manière d'aborder cette question et d'atténuer ce risque de manière appropriée ? Travaillez-vous actuellement avec des représentants du gouvernement ou des autorités de l'immigration ?
• Risques - J'apprécie la planification avancée. Je vous remercie de l'avoir envisagée et je vous encourage vivement à explorer d'autres sources de financement et de dons en nature. Notre équipe de partenariat pourrait également être en mesure de vous aider plus tard si nous allons de l'avant.
• Vous avez identifié des paramètres très détaillés. Avez-vous la capacité et l'intention de les suivre et de les évaluer ?
• Si Wikimedia Canada prend en charge la logistique de l'événement et les coûts de personnel, pourquoi avez-vous besoin d'un gestionnaire de projet ?
• Qu'en est-il des frais de visa ?
• Les coûts de cette conférence sont devenus très élevés d'une année sur l'autre (moins de 80 000 $ en 2022, 143 000 $ en 2023 pour relativement le même nombre de personnes). Je reconnais la valeur, les avantages et les implications financières du déplacement de l'événement dans d'autres régions, mais la demande de budget actuelle est un peu trop élevée. Je sais que votre budget est relativement équilibré pour un événement régional (bien qu'il soit encore un peu élevé), mais je vous demande d'envisager de le réduire un peu ou d'inclure davantage de ressources et de partenariats autofinancés. Comme je l'ai déjà mentionné, j'espère que notre partenariat sera en mesure de soutenir ces efforts.

Merci encore pour cette proposition. Lorsque vous le pourrez, veuillez répondre aux questions ci-dessus et réviser la proposition sur Fluxx si nécessaire. Ces révisions seront attendues pour le 2 octobre 2023, après quoi le comité de subvention de la conférence commencera l'examen formel de la proposition afin de prendre les décisions de financement. Nous vous remercions de votre attention, Chen.

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Thank you very much for this very comprehensive, clear and thoughtful proposal and for your initiative in organizing the WikiConvention Francophone 2024. I greatly appreciate the time and effort you have put into this proposal. I have reviewed your proposal and have a few follow-up comments and questions.

• Can you please list or mention some of the problems and questions affecting the Wikifranca and the French-speaking community that were identified in the survey?
• Are you currently working with the 2023 WikiConvention Francophone organizers? Can you please elaborate more on how will you connect and build on top of the existing work that was (and will be) done? What kind of continuity are you expecting to see between the 2023-2024 conferences?
• Do you intend the edit-a-thon to be for newcomers? Or is it only for the conference participants? Will you require any specific level of wiki skills to attend the conference?
• Having mission aligned organizations and partners is great and highly encouraged. Just note that it will require you to design the conference program in a way that will allow non Wikimedians to engage and feel welcomed and well informed. That might require introduction sessions and trainings, especially if you plan on having non Wikimedians joining the edit-a-thon.
• High level of planning for for the sub committees. How many team members are you expecting to have? I know that Wikimedia Canada is also currently working very hard on organizing the 2023 North American conference and I want to be mindful of burnout and capacity. Especially as you also have plans to follow up on both events for post conference evaluation. I wouldn't want your day to day annual work and impact to be harmed.
• I understand that you are applying for the conference a year in advance (this was communicated and pre approved to apply now and not wait for the next funding round) to mitigate the amount of time and effort required to obtain a visa to Canada. Do you have a concrete plan on how to address this and mitigate this risk properly? Are you currently working with any government officials or the Immigration authorities?
• Risks - I appreciate the advanced planning. I thank you for considering this and definitely encourage you to already explore other sources of funding and in kind donations. Our partnership team might also be able to help with that later if we move forward.
• You have identified very in depth metrics. Do you have the capacity and intention to follow up and evaluate these?
• If Wikimedia Canada is taking over the event logistics and staff costs, why do you need to budget fir a project manager?
• What about visa costs?
• The costs of this conference has gone very high from one year to the other (less than $80,000 in 2022, $143,000 in 2023 for relatively the same amount of people). I acknowledge the value, benefit and financial implications of moving the event to other regions, but the current budget request is a bit too high. In know your budget is relatively balanced for a regional event (although still a bit on the high end), but I ask that you consider scoping it down a bit or including more self funding resources/ partnerships. As I mentioned before, I hope that our Partnership will be able to support those efforts.

Thank you again for this proposal. When you're able, please respond to the questions above and revise the proposal on Fluxx if needed. These revisions will be due by October 2nd, 2023, after which the Conference Grant Committee will begin formal review of the proposal to make the funding decisions. Thank you, CAlmog (WMF) (talk) 06:25, 24 September 2023 (UTC)

Hi @CAlmog (WMF),

Thanks for your feedback.

Here is the answer to your questions :

1- Il existe une certaine forme de disparité entre certaine communauté dans la francophonie. À titre d'exemple, certains pays ont un accès plus limité à des services bancaires ce qui complique les paiements par carte de crédit. Comme comité organisateur, c'est à nous de faciliter et d'aplanir ce genre de déséquilibre.

Il y a aussi un commentaire récurent sur le délai entre l'annonce des activités et l'activité elle-même. Ainsi, les demandes de bourse sont ouvertes très tard, même chose pour l'appel à communication. Certains des participants doivent prévoir à l'avance leur déplacement, ce qui rend les choses difficiles.

Nous aurons accès aux réponses du sondage 2023 dans les prochains jours.

2- En effet, nous travaillons avec les organisateurs de la WikiConvention d'Abidjan. Nous avons aussi des liens avec les organisateurs de celle de 2022, à Paris. Aussi, @BiblioQC est membre du conseil d'administration de WikiFranca. Nous avons donc d'excellentes relations avec ce réseau et nous voulons miser sur ces relations pour assurer la réussite de notre événement.

De l'édition 2023, nous retenons l'excellence de l'accueil, la diversité de la programmation et la qualité de l'organisation. Nous souhaitons nous inspirer des meilleures pratiques de l'édition 2022 et 2023. Pour 2024, nous allons aussi travailler sur une diversité et une qualité de contenu. Nous voulons aussi, comme à Abidjan, mobiliser un grand nombre de bénévoles pour nous soutenir dans l'organisation de l'événement.

3- À Abidjan, les activités d'édition s'adressaient à des contributeurs d'expérience. Pour 2024, nous pensons organiser un edit-a-thon avec des participants expérimentés et, en parallèle, s'il y a suffisamment de nouveaux contributeurs, nous allons plutôt leur proposer une séance de formation. Tous les participants sont bienvenus à la WikiConvention, qu'ils soient expérimentés ou non.

4- Comme mentionné ci-dessus, les nouveaux contributeurs sont bienvenus et encouragés à participer. Nous offrirons des séances de formation spécifiquement pour eux. Nous aurons déjà l'expertise requise pour l'accueil de nouveaux participants, puisque nous en accueillerons aussi à Toronto lors de la WikiConference Amérique du nord.

5- Les bénévoles des comités proviendront de partout dans la francophonie, comme c'était le cas à Abidjan cette année. Pour plusieurs des comités, il est possible de travailler à distance ce qui nous permet de réunir des gens de partout dans le monde. Déjà, lors de l'événement à Abidjan, des participants ont signifié leur volonté de s'impliquer pour Québec. Nous aurons donc des bénévoles d'expérience, déjà habitué de travailler à l'organisation d'un tel événement. La communauté francophone a bâti des liens très étroits au cours des dernières années. Le bassin de bénévoles actifs et impliqués est donc très grand.

6- Nous avons déjà démarré le travail pour faciliter l'obtention des visas pour les participants qui en auront besoin. D'une part, nous avons contacté le député de la région de Québec, ainsi que le Ministre de l'immigration (en charge de la délivrance des visas). Nous avons également inscrit la WikiConvention auprès d'un service particulier du Ministère de l'immigration qui, bien qu'il ne garantisse pas l'obtention des visas, offre conseils et recommandations aux organisateurs d'événements internationaux.

Nous sommes conscient qu'il s'agit d'un enjeu majeur, alors nous travaillons très fort pour y remédier.

7- Nous avons déjà ciblé des organisations publiques et privées (par exemple le Centre de la Francophonie des Amériques ou encore le Secrétariat du Québec aux relations canadiennes) qui pourraient aussi nous aider financièrement. De plus, nous avons de bonnes relations avec les Bibliothèques nationales, les centres d'archives, les musées et les universités qui pourraient tous nous offrir de l'aide ou des services gratuitement.

8- Par le biais du sondage en fin d'événement, mais aussi par une enquête qui pourrait être organisée sur place, nous espérons être en mesure de récolter un maximum d'information qui nous permettra d'effectuer des analyses pour mieux répondre aux diverses questions soulevées dans notre demande. Comme mentionné, nous possédons un excellent réseau GLAM, très développé, et nous pensons qu'il nous sera possible d'obtenir un complément d'informations auprès d'eux.

9- Nous avons ajouté un 3 000$ d'honoraire professionnel pour un chargé de projet qui nous aurait aidé, spécifiquement pendant les 4 jours de l'événement. Cependant, dans le budget ajusté qui sera transmis sous peu, nous allons retirer ce poste budgétaire pour diminuer les dépenses.

10- En effet, c'est un oubli de notre part. Le coût des visas sera ajouté au budget ajusté. Nous allons aussi ajouter l'assurance pour les boursiers.

11- Nous sommes d'accord que le coût de la conférence est très élevé, mais la différence avec les années antérieures s'explique principalement par le coût très élevés des billets d'avion entre l'Afrique et le Canada. Nous avons estimé à 1 300$/personne le coût d'un billet d'avion pour 75 boursiers. Cela équivaut à 42% du budget total ce qui est beaucoup. Seulement en frais de transport, nous dépassons le budget de 2022. Or, comme nous souhaitons favoriser une meilleure représentation de notre francophonie partout dans le monde, nous estimons qu'il est important de quitter l'Europe pour encourager une participation internationale. Il y a 8 millions de locuteurs francophones au Canada, 21% de la population. Il nous semble impératif de promouvoir cette spécificité.

Aussi, pour la réalisation de notre budget, nous nous sommes inspirés d'un projet qui a été financé par la fondation en 2022 : la ESEAP Conference de 2022. Pour un événement similaire, nous arrivons avec la même demande de financement (soit + ou - 175 000$US). Notre événement accueillera 125 personnes plutôt que 100 et sera sur 4 jours plutôt que 2.

Les deux hubs partagent les mêmes objectifs, bien que l'un soit régional et l'autre, linguistique. Par souci d'équité, il nous semble que WikiFranca est à même de s'attendre au même traitement.

Cela dit, à la suite de ton commentaire, j'ai contacté l'hôtel et j'ai réussi à négocier un meilleur tarif. Un budget ajusté sera donc déposé d'ici le 2 octobre 2023. Nous continuons aussi à travailler avec nos partenaires pour obtenir du financement ou des services en nature.

Merci encore pour votre soutien. C'est très apprécié. Louis Germain (WMCA) (talk) 13:49, 29 September 2023 (UTC)

Endorsment from CapitainAfrika (talk)

•  Support Cet événement international en Côte d'Ivoire a été une expérience formidable, un échange fructueux et culturel à l'africaine. J'ai hâte de revivre ces moments inoubliables et sur le continent américain pour la première fois. Ceci permet d'assurer l'inclusion et la diversité au sein du mouvement Wikimedia surtout lorsque nous savons qu'il y a une faible participation des Wikimédiens francophones dans des conférences internationales telles que Wikimania, Wiki Summit, Wiki Indaba. Une occasion unique de rattrapage pour les membres francophones de l'Afrique subsaharienne.

--CapitainAfrika (talk) 16:38, 1 October 2023 (UTC)

Endorsment from Aboubacarkhoraa (talk)

Une initiative francophone à encourager sur ce continent --Aboubacarkhoraa (talk) 17:16, 1 October 2023 (UTC)

Endorsment from Gouloo (talk)

•  Strong support l’esprit d’expansion de la convention francophone hors de la zone Europe et Afrique pour une belle réussite du mouvement francophone

--Gouloo (talk) 17:26, 1 October 2023 (UTC)

Endorsment from Papischou (talk)

La Wikiconvention francophone se positionne comme le rendez-vous annuel des communautés francophones du mouvement Wikimedia. Particulièrement, pour les communautés africaines francophones, il se présente comme leur principal lieu d'expression véritable du fait de la barrière linguistique qui est ainsi levée de fait. 

--Papischou (talk) 19:21, 1 October 2023 (UTC)

Endorsment from Mah3110 (talk)

 Strong support - La wikiconvention est l'opportunité pour les wikimédiens francophones de se retrouver, partager des expériences et projets, apprendre les uns des autres et faire avancer le mouvement Wikimedia. J'espère que cette demande sera vite approuvée afin de permettre à l'organisation de se mettre au travail notamment en ce qui concerne la gestion de visa. Merci

--Mah3110 (talk) 14:57, 2 October 2023 (UTC)

Endorsment from Anthere (talk)

I strongly support this proposal. The WikiConvention is an important moment for the coordination and well-being of the Francophone wikimedians. After many years hosting it in France or nearby, we were happy to see it move to Côte d’Ivoire and I believe being hosted Canada next year will ring the *right bells*

Yes, it will certainly be more expensive than convention hosted in France, due to the high number of potential participants who do not live in Canada. But the WikiConv is the annual conference of the WikiFranca hub, and this means we have to address the diversity of our members.

I invite you to have a look at the WikiConv 2023 organizing team here. Whilst coordination was managed by Ivory Coast, members participating in the working groups were also from Morocco, Haiti, RDC, Guinea, Tunisia, Benin, Togo, Algeria, Burundi, Rwanda, and France. Next year will be no different.

Both Louis and Michael attended this year conference and officially received the relay for next year :) I fully trust them for a great conference in Québec.

If I had one « doubt » in their proposition, it would be the one related to the edit-a-thons. Experience showed me that mixing new comers and experienced participants in such a conference is not an easy task (feasible, but need special attention and care for the event to be fruitful to anyone). Besides, most participants to such events usually prefer to network, learn about one another, kickstart new program ideas. I am not fully sure edit-a-thons fully fit that. But either way... hosting or not hosting those edit-a-thons is probably not going to make any difference in the budget itself, so I would suggest to trust the organizing team to discuss, ponder, argue, and finally come up with the best decision about this.

I share Mahuton hope that the request be approved at the earliest convenience so that the work on the visa issues start as quickly as possible. It is ALWAYS an issue to get the French speaking africans move to Europe/America, and the Wikimania experience a few years back showed us how much anticipation is needed to make that work. Thanks

--Anthere (talk) 22:11, 2 October 2023 (UTC)

Soutien

Nous exprimons notre fort soutien à l'événement WikiConvention Francophone 2024 au Canada, une occasion exceptionnelle de rassembler la communauté francophone autour de l'échange de connaissances et de la promotion de la diversité culturelle sur les plateformes Wiki. Nous applaudissons cette initiative qui renforce la collaboration et la diffusion du savoir dans notre communauté francophone mondiale. Azogbonon (talk) 15:16, 4 October 2023 (UTC)

Endorsment from Flor WMCH (talk)

 Strong support This is the only French language meeting for Wikimedians. As the Community liaison for French-speakers in Switzerland, I can say they are a (thriving) minority, but keeping their perspectives open and being able to speak with other Wikimedians that speak the same language as theirs is essential. If the WikiConvention francophone did not take place, coordination between very different chapters across the globe (in the American, European and African continents) would be much harder to achieve. This WikiConvention also helps smallers GLAMs in all countries to reach their audience and achieve their public service goals via Wikimedia projects as they share content from their collections. I belive this proposal is coherent in all aspects.

--Flor WMCH (talk) 15:26, 6 October 2023 (UTC)

Endorsment from Akouete (talk)

 Strong support La Wikiconvention francophone est une rencontre annuelle qui permet aux wikimédiens francophones de se retrouver et d'échanger librement sans barrière linguistique. Cet événement justement permettra donc de jouer sa participation pour la croissance du mouvement Wikimedia en consolidant les relations et les collaborations entre les communautés francophones qui jusque là sont encore parmi les moins représentées. Aussi, je trouve également que les activités proposées sont réellement en phase avec la stratégie, les résultats attendus ainsi qu'avec le budget, c'est pourquoi je soutiens fortement cette proposition. Merci!

--Akouete (talk) 11:57, 24 October 2023 (UTC)

Endorsment from Aristidek5maya

 Strong support à l'organisation de la WikiConvention francophone 2024 au Canada. Aristidek5maya (talk) 12:05, 24 October 2023 (UTC)

Endorsment from Mndetatsin

 Strong support for WikiConvention francophone 2024 in Canada. Mndetatsin (talk) 12:35, 24 October 2023 (UTC)

Endorsment from Fawaz.tairou (talk)

 Strong support Je soutiens chaleureusement la demande de financement de Wikimedia Canada pour la WikiConvention Francophone 2024. Cet événement est crucial pour animer la communauté francophone de Wikimedia, développer les compétences, et renforcer le contenu en français.

-- Fawaz.tairou (talk) 13:39, 24 October 2023 (UTC)

Endorsment from ArnoBOUJIKA (talk)

 Strong support à l'organisation de la Wiki Convention francophone 2024 au Canada. ArnoBOUJIKA (talk) 17:05, 24 October 2023 (UTC)

Endorsment from Gilbert Ndihokubwayo (talk)

Je marque mon Soutien à la demande de financement par la Wikimedia Canada pour l’organisation de la WikiConvention Francophone 2024. C’est en effet un événement crucial de partage de connaissance entre les contributeurs wikimediens de la communauté francophone.

--Gilbert Ndihokubwayo (talk) 16:44, 24 October 2023 (UTC)

Endorsment from KONATEYaya226 (talk)

--KONATEYaya226 (talk) 21:39, 24 October 2023 (UTC)

Endorsment from KONATEYaya226

Je soutiens la demande de financement par la Wikimedia Canada pour l'organisation de la WikiConvention Francophone 2024. KONATEYaya226 (talk) 21:51, 24 October 2023 (UTC)

Endorsment from VIGNERON * ^discut.

The WikiConvention Francophone is a much needed annual event. The French speaking community is spreading around all other the world ; the Convention has never been in America so far. It is important to have at least on physical events each year to keep in touch with each others.

Cheers, VIGNERON * ^discut. 09:27, 25 October 2023 (UTC)

Endorsment from Cnyirahabihirwe123

Je soutiens fortement cette proposition de demander de financement pour soutenir le mouvement Wikimedia Canada pour l'organisation de la WikiConvention Francophone 2024

Merci 41.186.102.92 11:05, 25 October 2023 (UTC)

Endorsment from Daniel236 (talk)

La wukiConvention Francophone est un rendez-vous annuel qui favorise le partage d'expériences et permettre aux communautés de travailler en collaboration pour favoriser le partage de libre connaissance. 

--Daniel236 (talk) 12:06, 27 October 2023 (UTC) Daniel236

Endorsment from Lingabo (talk)

 Strong support - Je soutiens avec beaucoup d’Énergies la WikiConvention Francophone , car c'est l'un de moment où tous les wikimédiens de pays francophones se rencontrent autour des grands sujets passionnants et le partage d’expériences sur plusieurs projets de la Wikimedia. J'ai une forte conviction, cette demande est bien réelle pour la ténue de cette grande assise qui se tiendra au Quebec.

--Lingabo (talk) 16:09, 27 October 2023 (UTC)

Soutien de Bile René

 Strong support - La destination Canada est un exemple de diversité et d'inclusion culturelle. Organiser une WikiConvention francophone dans ce pays favorisera davantage un partage d'expériences de thématiques diverses dans un pays bilingue (francophone et anglophone) voire multilingue (langues locales). Ceci pourrait donner une coloration positive à la conférence et ouvrir des axes de travail et de collaboration. Bile rene (talk) 23:51, 30 October 2023 (UTC)

Conference proposal approved

Hi @Louis Germain (WMCA), @BiblioQC and the Wikimedia Canada team,

Thank you for your work on the funding request and responding to our comments. On behalf of the Conference Fund committee, I’m happy to tell you that we've reviewed the final proposal for the WikiConvention Francophone 2024 and will be happy to support the event in the full amount requested of 205,275 CAD (152,188 USD). In the coming weeks, I will contact you to set up our first meeting. This will be followed by a regular monthly meeting. Looking forward to working together again! CAlmog (WMF) (talk) 17:21, 31 October 2023 (UTC)