Grants:Programs/Wikimedia Community Fund/Conference Fund/WikiConvention Francophone 2024

statusFunded

Conference and Event Fund

WikiConvention Francophone 2024

proposed start date2023-10-02T00:00:00Z

proposed end date2024-12-22T00:00:00Z

budget (local currency)205275 CAD

amount recommended (local)205275 CAD

decision fiscal year2023-24

applicant• Louis Germain (WMCA)

organization (if applicable)• Wikimedia Canada

Friendly Space Policy

Universal Code of Conduct

Application Privacy Statement

Review Final Report

This is an automatically generated Meta-Wiki page. The page was copied from Fluxx, the grantmaking web service of Wikimedia Foundation where the user has submitted their application. Please do not make any changes to this page because all changes will be removed after the next update. Use the discussion page for your feedback. The page was created by CR-FluxxBot.

Applicant details

A. Are you applying as a(n)

Wikimedia Affiliate (chapter, thematic org., or user group)

B. Full name of organization presenting the proposal.

Wikimedia Canada

F. Do you have an account on a Wikimedia project?

Yes

F1. Please provide your main Wikimedia Username.

Louis Germain (WMCA)

F2. Please provide the Usernames of people related to this proposal.

BiblioQC

G. Are you legally registered?

Yes

If you are applying as an individual or your group is not a legally registered nonprofit in your country, we require that you have a fiscal sponsor.

Objectives and Strategy

1. Please state the title of your proposal.

WikiConvention Francophone 2024

2.1. When will the event begin? Please enter the event start date.

2024-10-03

2.2. When is the last day of your event?

2024-10-06

3.1. When will you begin preparing for your event?

2023-10-02T00:00:00Z

3.2. When will you expect to complete your last event payment?

2024-12-22T00:00:00Z

4. Where will this proposal be implemented? Where will the conference take place?

Canada

5. Is it a remote or in-person event?

In-person event

5.1. What will be the total number of participants at the event? (including scholarship recipients + organizing team + other guests + self funded guests) (required)

125

6. Please indicate whether your work will be focused on one country (local), more than one or several countries in your region (regional) or has a cross-regional (global) scope.

International

6.1. If you have answered regional, please write the country names and any other information that is useful for understanding your proposal.

La Wikiconvention francophone rassemble chaque année depuis 2016 les communautés francophones du mouvement Wikimédia réunis au sein de Wikifranca. Les pays présents à Paris en 2022 étaient : Algérie, Bénin, Belgique, Burkina Faso,Cameroun, Canada, France, Haïti, Maroc, Suisse, Tunisie, etc.

7. If you would like, please share any websites or social media accounts that your group or organization has.

https://meta.wikimedia.org/wiki/WikiConvention_francophone

8. Do you work with any thematic or regional platforms such as WISCom, CEE, Iberocoop, etc.

Yes

8.1. Please describe what platforms and your work with them.

WikiFranca a pour but de soutenir le partage de la connaissance libre dans l'espace francophone à travers la coopération entre ses membres. Le réseau compte à ce jour 18 affiliés qui se positionne comme un hub d'entraide des communautés francophones.

9. Please describe the target participants for this event.

Les contributeurs francophones aux projets Wikimedia, Les membres des affiliés francophones, Les membres du réseau Wikifranca, Les partenaires (actuels ou potentiels) du mouvement Wikimedia, Les parties prenantes des écosystèmes impactés par les projets Wikimédia (Numérique, Education-Formation, GLAM etc), Les autorités locales de tutelles (Enseignement, Education nationale, Francophonie, Culture, Economie Numérique, etc).

10. Please provide the link to the event's page if you already have one.

https://meta.wikimedia.org/wiki/WikiConvention_francophone

The following questions (11-14) will refer to the Community Engagement Survey which is required in order to submit a proposal. Here is the survey form that you can copy and use (if the link does not work): https://docs.google.com/forms/d/1ieEI8EFf2vxjD9wN_h8-srYeRCp4fhSp7_1_wiR2jh8/edit. This survey is required to access a Conference grant.

11. How many people did you send the community engagement survey to?

200

11.1. When did you conduct the survey, and for how long?

Du 02 au 18 janvier 2023, soit pendant 17 jours

12. How many people responded to the survey?

67

13. What are the main objectives of the event?

Encourager les échanges pour trouver des réponses aux problèmes et aux questions qui touchent à Wikifranca ainsi qu'aux groupes francophones impliqués, Améliorer les aptitudes des participants en favorisant l'apprentissage mutuel au sein du groupe, Établir des liens plus forts d'assistance et de coopération entre les différentes communautés francophones.

14. Based on survey responses, what are the most important things your community should do at the conference to achieve these objectives?

Les participants expriment leur désir d'avoir des séances pour améliorer leurs compétences, des activités qui renforcent la cohésion de la communauté, des discussions stratégiques et la création de groupes de travail axés sur des sujets particuliers.

À noter qu'un nouveau sondage sera envoyé aux membres de la communauté, tout de suite après la WikiConference francophone qui aura lieu à Abidjan, en septembre 2023. Nous aurons ainsi des données plus à jour.

15. Please state if your proposal aims to work to bridge any of the identified CONTENT knowledge gaps (Knowledge Inequity)? Select up to THREE that most apply to your work.

Geography, Language, Important Topics (topics considered to be of impact or important in the specific context)

15.1. In a few sentences, explain how your work is specifically addressing this content gap (or Knowledge inequity) to ensure a greater representation of knowledge. (optional recommended).

Durant la WikiConvention Francophone, plusieurs approches seront mises en place pour combler le fossé de disparité des connaissances. Tout d'abord, il y aura des sessions de formation sur la contribution et des partages d'expériences entre contributeurs chevronnés et novices. Ensuite, des moments de discussion et de réflexion seront organisés pour trouver ensemble les meilleures méthodes afin de relever les défis liés à la représentation géographique, linguistique et aux sujets émergents cruciaux (comme l'environnement ou encore le fossé des genres) sur les plateformes Wikimedia. Enfin, il est envisagé d'organiser des édit-a-thons pendant la WikiConvention pour encourager la contribution en français au cours de l'événement.

16. Please state if your proposal includes any of these areas or THEMATIC focus. Select up to THREE that most apply to your work and explain the rationale for identifying these themes.

Education, Climate Change and sustainability, Culture, heritage or GLAM

17. Will your work focus on involving participants from any underrepresented communities?

Geographic , Linguistic / Language, Age

18. Do you intend to invite or engage with non-Wikimedian individuals or organizations? If so – can you explain your intention for this outreach?

Alors que Wikipédia jouit d'une grande notoriété, la communauté Wikimedia et ses affiliés restent moins connus. La Wikiconvention Francophone offre une occasion propice pour présenter le mouvement, ses acteurs et ses projets à des personnes et organisations externes qui pourraient rejoindre nos rangs ou soutenir nos initiatives et groupes. Nous avons l'intention d'inviter des acteurs du milieu muséal, universitaire et des archives (entre autres) qui pourraient avoir un intérêt à en apprendre plus sur le mouvement.

19. What will you do to make sure participants continue to engage in your activities after the event?

La Wikiconvention, portée par le réseau Wikifranca, encourage chaque affilié à maintenir et développer les initiatives soulevées lors des conventions précédentes. Ainsi, grâce aux actions entreprises au sein de Wikifranca, les membres des affiliés reçoivent un soutien constant dans leurs engagements locaux. Un suivi est mis en place à plusieurs niveaux, impliquant les communautés plus expérimentées par le biais de partages d'expérience, ainsi qu'un accompagnement lors des sessions de formation organisées au sein de ces communautés. Tout cela vise à renforcer les efforts des jeunes groupes et à permettre aux participants de rapporter leurs expériences aux membres de leur propre communauté. Nous misons beaucoup sur le renforcement des capacités pour assurer la prérennité du mouvement.

20. In what ways do you think your proposal most contributes to the Movement Strategy 2030 recommendations. Select a maximum of THREE options that most apply.

Increase the Sustainability of Our Movement, Coordinate Across Stakeholders, Invest in Skills and Leadership Development

Logistical Aspects

21. Do you have any proposed venue for the event?

Nous prévoyons tenir la conférence et héberger les participants sur le même site. Pour l'heure, nous pressentons l'hôtel Le Concorde, à Québec : https://hotelleconcordequebec.com/

Québec est considérée comme le berceau de l'Amérique Française. C'est donc symbolique pour nous de tenir la conférence dans cette ville.

22. Is the event venue and hotel accessible for people with physical disabilities?

Yes

23. How many scholarships would you like to offer?

80 bourses, réparties à peu près comme suit : 45 bourses pour les communautés Africaines francophones, 25 bourses pour les communautés francophones d'Europe, 5 bourses pour les communautés francophones du Canada et 5 bourses pour des membres de communautés francophones non précités (Haïti, par exemple). C'est pour anticiper les problèmes d'émission de visa que nous déposons notre demande dès maintenant.

24. What expenses will the scholarship cover?

Transport, Hébergement, repas, accès à l’événement

25. How will scholarship recipients be selected?

Les lauréats seront choisis après un appel à candidatures. Un comité chargé de l'attribution des bourses sera formé pour sélectionner les bénéficiaires, en prenant en considération leurs contributions aux projets de Wikipédia, leur implication au sein de la communauté, ainsi que la représentation de la diversité francophone. Il pourrait également être envisagé de réserver quelques bourses pour des communautés en dehors de Wikimedia.

26. In which ways can Wikimedia Foundation staff support your event onsite?

Ce serait un honneur de voir des membres du personnel ou du conseil d'administration de la Wikimedia Foundation participer à l'événement, pour présenter certains de leurs travaux ou discuter de questions stratégiques clés avec les dirigeants de la communauté. Tout soutien du personnel de la fondation serait grandement apprécié. Cela inclut notamment l'assistance pour la gestion des réservations de vols, les conseils liés à l'événement, la communication et la sensibilisation, l'animation de sessions spécifiques (telles que les subventions, la charte du mouvement, la stratégie 2030, etc.), ainsi que pour les aspects juridiques et sécuritaires.

26.2. Do you intend to invite any WMF staff members to your event? (please note that all WMF staff travel and accommodation costs will be covered by the foundation). Please indicate what is the limit number of WMF staff members you would like to welcome at your event.

Absolument. Comme mentionné ci-dessus, nous aimerions les voir participer aux conférences ou aux ateliers. Nous pensons accueillir entre 5 et 10 membres de la Fondation.

27. Please outline the roles and responsibilities of the organizing team for the conference.

Nous allons créer 7 sous-comités : 1- Coordination générale + liaison avec le WMF - c'est l'équipe de base; 2- Coordination logistique et locale - responsable de tous les aspects logistiques de la conférence (hébergement, transport, accueil et aménagement, salles, services techniques et informatiques, services de restauration, etc.); 3- Programme des conférences - Le rôle de ce comité est d'assurer la qualité et la crédibilité des conférences et des présentations; 4- Bourses d'études - Évaluer les candidatures; 5- Communications - Le mandat de ce comité est de diriger les diverses activités liées à la promotion et aux communications de l'événement; 6- Coordination des bénévoles - Les responsables des ressources bénévoles veillent au recrutement, au bien-être et à la satisfaction des bénévoles. 7- Comité de convivialité- Ce comité veille à ce que l'environnement soit sûr et inclusif pour tout le monde.

28. Do you have plans to co-organize the event with other Wikimedia communities, groups or affiliates?

Yes

28.1. If yes, can you please explain how you are going to co-organize the event and what responsibilities each partner will have.

La Wikiconvention francophone étant une initiative du réseau Wikifranca rassemblant les affiliés francophones, il est naturel que nous organisions l'événement à Québec en étroite coordination avec Wikifranca. En tant que chapitre hôte, nous aurons la responsabilité de gérer tous les aspects pratiques, opérationnels et logistiques de l'événement. L'aide de Wikifranca consistera à mobiliser les autres communautés Wikimedia francophones, à élaborer le programme, à sélectionner les boursiers en dehors du Canada et à assurer la communication.

29. What kind of risks do you anticipate and how would you mitigate these?

Le risque principal identifié concerne l'obtention des visas. C'est d'ailleurs pourquoi nous déposons cette demande un an à l'avance pour mieux anticiper les problèmes avec les autorités canadiennes. Nous veillerons à collecter toutes les informations relatives au processus, fournirons les coordonnées utiles pour faciliter la procédure et suivrons le processus jusqu’à l’obtention des visas de chacun des participants. Dans la mesure du possible, nous travaillerons aussi avec les autorités canadiennes pour tenter d'accéler l'octroi des visas aux personnes concernées. Nos recours sont certes limités, mais nous ferons notre possible pour faciliter les choses. Aussi, nous identifions un risque financier, car le coût des billets d'avion entre l'Europe, l'Afrique et le Canada, par exemple, sont assez importants. Il faudra donc envisager un budget assez important pour les bourses. Nous allons cependant essayer de trouver du financement autre que celui de la Fondation, ainsi que des commandites en argent et en service. Nous pensons approcher les autorités locales ainsi que les institutions de la ville qui pourraient peut-être nous aider. Nous avons également quelques contacts à la Ville de Québec pour ce type de demande.

30. Friendly space policy - Please add the link to the friendly space policy that your community will be using for this event.

Nous adopterons le Friendly Space Policy de la Fondation Wikimedia: https://foundation.wikimedia.org/wiki/Policy:Friendly_space_policy

Tous les participants à la conférence sont tenus de respecter et de se conformer à notre politique en matière d'espace convivial et sûr. En retour, nous offrons un environnement positif, productif et accueillant à tous les participants. La sécurité est une priorité de la conférence et nous l'abordons au début de chaque journée d'activités. Nous veillons à ce que notre Comité de la convivialité, qui comprend de nouveaux bénévoles et des bénévoles expérimentés soit bien formée. Nous serons très visibles pendant la conférence en portant, par exemple, des cordons de couleurs différentes pour mieux nous identifier.

Learning, Sharing, and Evaluation

31. What do you hope to learn from your work organising this conference?

Avant, pendant et après l'événement, nous prévoyons collecter des données qui nous aideront à répondre à plusieurs questions. Sachant que nous voulons accroître la durabilité de notre mouvement, investir dans le développement des compétences et du leadership et identifier des sujets à fort impact, les données que nous allons collecter devraient nous donner une idée de la manière d'atteindre ces objectifs. À partir de là, nous apprendrons quelles stratégies appliquer et comment le faire. Pour atteindre nos objectifs, nous devons également apprendre à mieux communiquer entre nous. L'organisation de ce congrès nous apprendra donc à mieux travailler en équipe, à mieux déléguer et à mieux favoriser les échanges. Enfin, nous améliorerons nos capacités de gestion de projet en apprenant de nos erreurs et de nos succès. Il nous semble important d'apprendre de ce que nous avons mal fait afin de ne pas répéter nos erreurs. Nous sommes aussi intéressés par les questions suivantes : La Wikiconvention a-t-elle favorisé la discussion en vue d’identifier des solutions aux défis et enjeux de Wikifranca et des communautés francophones? Quelles solutions/recommandations ont émergé des discussions? Les compétences des participants ont-elles été développées par l’apprentissage entre pairs? Qu’en pensent les participants? Quelles compétences ont-elles été effectivement abordées? La WikiConvention Francophone a-t-elle renforcé l’entraide et la collaboration entre communautés francophones ? Y a-t-il des exemples illustratifs de cette entraide entre affiliés ? Les cibles visées ont-elles été atteintes?

32. Main open metrics

Main Open Metrics Data

Main Open Metrics	Description	Target
Sujets à fort impact	Comme il s'agit de l'un de nos principaux objectifs, nous souhaitons savoir combien de participants continuent à s'engager et à contribuer aux activités relatives aux lacunes en matière de connaissances après l'événement, plus particulièrement sur les sujets en langue française. Nous espérons que les groupes de travail et le renforcement de la communauté favoriseront les contributions sur des sujets à fort impact. Après l'événement, notre objectif est de voir 80% des contributeurs s'intéresser et contribuer à ces sujets. Qu'ont-ils appris et comment peuvent-ils appliquer ce qu'ils ont appris ?	80
Participation	Nous analyserons plusieurs segments de cette métrique : les tranches d’âge représentées, la représentation géographique enregistrée, la diversité des contributeurs selon les projets Wikimedia, les affiliés francophones présents, les partenaires, les autorités locales. Les différentes listes d'inscription et de présence aideront à effectuer ces segmentation.	N/A
Mobilisation institutionnelle	Comme mentionné plus haut, nous voulons mobiliser les institutions (GLAM, universités, gouvernements, etc.) et les soutenir afin qu'elles puissent contribuer à la connaissance libre et aux projets Wikimedia, en particulier en ce qui concerne les projets francophones. Dans sa Stratégie 2030, le Mouvement Wikimédia vise à identifier des sujets à fort impact dans le but d'améliorer la couverture des sujets prioritaires, identifiés collectivement, qui ont un impact sur le monde et peuvent améliorer la vie des gens. Nous pensons que les institutions peuvent nous aider dans cette tâche. Après l'événement, nous aimerions savoir combien d'institutions présentes à la convention continuent à contribuer à Wikimedia. Comment notre convention les a influencées pour qu'elles continuent à travailler sur nos projets en français ?	N/A
Compétence renforcée	Cette métrique vise à identifier les compétences des participants qui ont été développées durant la Wikiconvention, notamment par l’apprentissage entre pairs. Il s'agira aussi d'évaluer le niveau de satisfaction des participants quant au renforcement de leurs compétences. Nous ciblons au moins 75% des participants estimant avoir développé leurs compétences durant l'événement. Elle sera collecté via les déclarations des participants dans les formulaires d'évaluation.	75
Fossé des genres	Nous savons que seulement 18 % du contenu de tous les projets Wikimedia, y compris les biographies sur Wikipédia, portent sur des femmes. En outre, seuls 15 % des contributeurs de Wikimedia sont des femmes. Il existe évidemment, aussi, une sous-représentation des femmes dans les projets francophones de Wikimedia. Nous avons l'intention de mettre en œuvre des stratégies pour encourager la participation des femmes à la convention : communications, activités spéciales dédiées, panels, etc.	N/A

Financial Proposal

33. What is the amount you are requesting from Wikimedia Foundation? Please provide this amount in your local currency.

205275

34. Select your local currency.

CAD

Requested amount in USD

152188 USD

35. Please upload your budget for this proposal or indicate the link to it.

Version 2, updated budget : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1PnzgFulr4-AdAHCmsWaL_zzch6dMoxUQnC1xim7GVo4/edit?usp=sharing

Version 1 : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1mFQ9l5nJmOLjuMOjFtQjKOcsKcdBQWDy89Scp-d14zI/edit?usp=sharing

36. Do you expect to receive funding for this conference from other organizations to support your work?

Yes

36.1. If yes, what kind of resources are you expecting to get?

Nous espérons obtenir un financement supplémentaire du gouvernement du Canada et du gouvernement du Québec.

Nous travaillons également à obtenir des rabais en service : location de salle, impression de matériel, etc.

Enfin, Wikimedia Canada soutiendra l'événement et prendra en charge les frais du personnel.

We/I have read the Application Privacy Statement, WMF Friendly Space Policy and Universal Code of Conduct.

Yes

Please use this optional space to upload any documents that you feel are important for further understanding your proposal.

Other public document(s):

Endorsements and Feedback

Please add endorsements and feedback to the grant discussion page only. Endorsements added here will be removed automatically.

Community members are invited to share meaningful feedback on the proposal and include reasons why they endorse the proposal. Consider the following:

• Stating why the proposal is important for the communities involved and why they think the strategies chosen will achieve the results that are expected.
• Highlighting any aspects they think are particularly well developed: for instance, the strategies and activities proposed, the levels of community engagement, outreach to underrepresented groups, addressing knowledge gaps, partnerships, the overall budget and learning and evaluation section of the proposal, etc.
• Highlighting if the proposal focuses on any interesting research, learning or innovation, etc. Also if it builds on learning from past proposals developed by the individual or organization, or other Wikimedia communities.
• Analyzing if the proposal is going to contribute in any way to important developments around specific Wikimedia projects or Movement Strategy.
• Analysing if the proposal is coherent in terms of the objectives, strategies, budget, and expected results (metrics).

Endorse