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Wikimedia Foundation Board of Trustees/Call for feedback: Communitysitze im Board/2021-02-20 - Die zweite ''Office Hour''

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Call for feedback: Communitysitze im Board
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This is an office hours report of the Call for Feedback about Community Board seats selection processes between February 1 and March 14. This report contains ideas and opinions that are new or relevant in the context of the Call for Feedback.

Summary

The office hours took place at 4 different times on February 20, 2021 using Google Meet. The office hours lasted nearly 90 minutes each. The first hour of each office hour session was recorded. Additional resources to accompany this summary include videos, transcriptions, chat logs, and notes taken by the Board Governance facilitator team.

There were 93 total attendees. There were members of the Board of Trustees in attendance during the 4 sessions.

The report summarizes feedback received from participants during the office hours. Statements in this report are connected back to the office hours. The number of the office hour session follow each comment in parentheses, like (1).

Ideas discussed within the Board

Ranked voting system

  • But to be clear “popularity” is not necessarily a dirty word - there may be very valid merit based reasons for name recognition within the community (1)
  • What if the community wants to continue with the popularity contest? (4)

Quotas

  • Diversity should come naturally and not be forced. No one should get more of a chance at the cost of others who would be elected if there were no quotas. (3)

Call for types of skills and experiences

  • What does the Board do? (1)
  • Why don’t we have a system of nurturing Board members with the right expertise then, drawn from the community? (1)
  • If the goal is to have a more professionalized Board then the Board should say so clearly and explicitly (1)
  • Community seats are more about community representation than skills. Even basic requirements exclude people. (2)
  • Knowledge transfer from experienced members to newcomers should be considered. Young adults and older adults could bring perspective.(2)
  • Consider picking up advisory competencies in a committee to assist the board in stressful situations especially with communities. (2)

Vetting of candidates

  • A person asked about the Trustee Evaluation Form saying it's not clear how the form is to be used, what metrics are to be employed and what thresholds are relevant for each of the criteria. (The whole process is under development.) (1)
  • A participant shared an example of a form used to complete a board assessment and self-assessment to determine skills possessed and skills needed on non-profit boards. (1)

Ideas from the Community

Regional seats

  • Geography-wise there has been under representation on the Board. If there are board members from communities such as Africa and Asia it would be good. (3)
  • Three seats could be regional seats and three seats could be elected by vote. (3)
  • There are people who are great candidates but are not well-known so people will not vote for them. The voting for regional representatives should be limited to the region only. (3)
  • Is the board considering to use appointed seats to bring people from Asia and Africa, and keep open elections for community seats? (3)
  • There were almost 15 candidates from Africa and none of them made it. With the current mechanisms, there is very little chance to get elected. (3)

Miscellaneous feedback

  • The fiduciary responsibility of a Board member is narrow, and perhaps very different from what the community understands it to be. “The Wikimedia Foundation Board of Trustees oversees the foundation and its work, as its ultimate corporate authority.” A board member disagrees: “the board has this fiduciary responsibility and to oversee the interests of the movement.” The community doesn’t understand this distinction and it should be communicated. (1)
  • How can smaller linguistic communities be represented? (2)
  • What are the incentives to participate on the Board? (4)
  • How is accountability measured for Board members? (4)

  • Nach Ablauf der offiziellen 60 Minuten bleibt der Raum für informelle Gespräche geöffnet.

Every report includes video, notes, transcript, and chat.

  1. First session
  2. Second session
  3. Third session
  4. Fourth session

Einladung

Das Facilitation Team des Call for feedback: Communitysitze im Board lädt ein zu einer zweiten Folge der office hours. Die Berichte zur ersten office hour finden sich hier.

Alle Teilnehmer stimmen der Einhaltung der Wikimedia Richtlinien für freundliche Räume zu.

Agenda

  • Zum Ablauf der Office hour (siehe unten)
  • Kurzer Update zum Call for Feedback
  • Fragen & Antworten (Teilnehmende können unten Themenvorschläge machen)
  • Nach Ablauf der offiziellen Stunde bleibt der Raum für informelle Gespräche geöffnet.

Runden

In allen Treffen können alle Themen rund um den Call for Feedback angesprochen werden. Gern könnt ihr bereits im Vorfeld eure Fragen hier dokumentieren, so können wir besser Prioritäten setzen. Wählt eure bevorzugten Themen einfach aus der Navibox aus oder notiert kurz eure alternativen Wünsche.

In allen Runden ist die Anwesenheit von Mitgliedern des Boards eingeplant.

Erste Runde

Ich nehme teil / Ich interessiere mich für

  • <Your signature here (~~~) and optionally one topic of interest.>

Zweite Runde

Ich nehme teil / Ich interessiere mich für

Dritte Runde

Ich nehme teil / Ich interessiere mich für

Vierte Runde

Ich nehme teil / Ich interessiere mich für

Zum Ablauf

Wie kann ich mich einklinken?

  • Wir benutzen Google Meet. Sowohl eingeloggte als auch anonyme Gäste sind willkommen.
  • Der Link zum Einwählen wird 15 Minuten vor Beginn oben bekanntgegeben. Gern treffen wir dich auch schon vor Beginn.

Während der Veranstaltung

  • Bitte schalte dein Mikrofon stumm, wenn du nicht sprichst.
  • Wenn du eine Frage hast, hebe bitte deine Hand und warte bis du dran bist.
  • Bitte fasse dich kurz und bleib beim Thema des Call for feedback.
  • Der Chat steht euch offen, denkt jedoch daran, dass zuviel Nebengespräche ablenkend wirken können.
  • Mach dir keine Gedanken über Nachrichten, wenn jemand verspätet eintrifft - die Organisatoren kümmern sich darum.
  • Die Treffen werden aufgezeichnet.
  • Automatisch werden Untertitel erzeugt, weil Lesen einfacher ist als Hören.
  • Stellt euch darauf ein, dass kurz moderiert wird, wenn es Verständnisfragen gibt oder technische Störungen.
  • Stellt euch bitte auch auf Moderation ein, wenn es zu Störungen der Veranstaltung kommt. (Der Link ist öffentlich, jeder kann anonym teilnehmen)
  • Auf Wunsch kann der Raum nach Ende der office hour vom Team für weitere Gespräche noch etwas offen gelassen werden.
  • Aufgrund technischer Beschränkungen können wir leider kein Live-Streaming anbieten (Untertitel und Streaming geht leider nicht gleichzeitig).

Nach der Veranstaltung

  • Die Organisatoren werden nichts zum Thema am selben Tag veröffentlichen, damit alle Teilnehmer auf gleicher Basis teilnehmen können.
  • Am nächsten (oder übernächsten ...) Tag:
    • veröffentlichen wir die Videos auf Commons und Youtube
    • fertigen einen Bericht an
    • veröffentlichen ein Transkript
  • Möglicherweise verwenden wir einzelne Ausschnitte der Videos zu speziellen Fragen während des Meetings.
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