אסטרטגיה/תנועת ויקימדיה/2017/ארגז כלים/מדריך לדיון/שיחת וידיאו

This page is a translated version of the page Strategy/Wikimedia movement/2017/Toolkit/Discussion guide/Teleconference and the translation is 100% complete.

דף זה מסביר כיצד לארגן דיון לגבי התכנית האסטרטגית לשנת 2017 במסגרת שיחת וידאו.

The following discussion is closed.

Cycle 1 of the discussion is now closed for analysis and sense-making, and the toolkit information may change for Cycle 2. Please join us soon for the next cycle of discussions. Updates in progress

דיון "וירטואלי" או במסגרת שיחת וידאו (השלב הראשון)

גודל מומלץ

לכל היותר 7-6 משתתפים בכל שיחה, מנחה דיון אחד, ולפחות מתעד אחד (שאינו משתתף בדיון)

סקירה

במהלך שעה וחצי של דיון, המשתתפים יעשו את הדברים הבאים:

  • יעברו על התדריך וידונו בנקודות המרכזיות שרלוונטיות לקבוצה
  • יחליטו אילו הישגים נכללים בחזון
  • יעלו רעיונות לגבי מהי הדרך הטובה ביותר להגשים את החזון
  • יזהו נושאים וינסחו הצהרות נושאיות (משפט אחד עבור כל נושא)

מדריך מפורט

להלן מדריך מומלץ עבור הדיון. אף שאתם יכולים לקיים את הדיון בצורה שונה, מדריך זה תוכנן במיוחד לשימושכם.

טיפים שימושיים:

  • מנה מנחה (מנהיג הדיון, מתכנן זמן) ומתעד מראש.
  • צור דף הערות ופרסם אותו לשימוש הקבוצה במהלך השיחה.
  • עודד את כולם לבחון את התדריך האסטרטגי מראש ולקבל רעיונות טובים.
  • השתמש ב- hangout של Google או בכלי אחר של ועידות וידאו כדי לאפשר לאנשים לראות אחד את השני במהלך הדיון.
זמן פעילות
לפני כן הזמנה בדוא"ל:
  • שלח את סדר היום, מטרת הפגישה
  • שלח קישור לתדריך האסטרטגי
  • שלח כללים לניהול הדיון
  • תן לקבוצה לדעת מי עוד ישתתף
10 דקות פתיח
  • היכרויות (שם, כמה זמן בתנועה)
  • הגדרת תפקידים: מי המנחה ומי המתעד
  • הזכר לכולם לשמור על דיון ידידותי
  • שתף את מטרת המפגש: אנחנו נשב יחדיו על מנת לדון בכיוון הכללי של התנועה, ולייצר רשימה ראשונית של נושאים מרכזיים ושל משמעותם.
20 דקות העולם בשנת 2030 - כיצד התנועה שלנו תיראה?
  • 15 דקות: הצג את 30 השקפים בתדריך האסטרטגי - עודד קריאה מקדימה של מידע זה לפני הדיון.
  • 5 דקות: שאל את השאר אלו רעיונות היו חדשים מבחינתם (בצורה מהירה)
10 דקות לחקור את החזון המשותף שלנו: תארו לעצמכם עולם שבו לכל אדם יש גישה חופשית למכלול הידע האנושי.
  • 5-3 דקות: הזמינו את כולם לכתוב בשקט תשובות קצרות משלהם לשאלות אלה:
    • איך זה יראה?
    • מהם המכשולים הגדולים ביותר הניצבים בנינו ובין לחזון שלנו?
  • 5 דקות: שתפו את התשובות עם כל הקבוצה
30 דקות Achieving our vision - part 1 (ideas)
  • Give everyone the following prompt; show on screen.
    • Prompt: What do we want to build or achieve together over the next 15 years?
      • If the group doesn't understand this question, some potential other ways to think about this question are:
        • What will guide our work together over the next 15 years?
        • What impact or change do we want to have on the world over the next 15 years?
        • What is the single most important thing we can do together over the next 15 years?
        • What will unite and inspire us as a movement for the next 15 years?
        • What will accelerate our progress over the next 15 years?
        • What will we be known for in the next 15 years?
  • 5 min: Ask everyone to silently write down answers to this question
  • 17 min: Share ideas with whole group
  • 8 min: Discuss what the common threads are
15 דקות Achieving our vision - part 2 (theme statements)
  • 10 min:
    • Assign each main common thread to someone and have them write a theme statement for the thread in the shared notes document. Have them write 1-3 keywords that defines this theme. Each person in the discussion should have a theme statement to work on. Share examples.
      • Example 1:
        • Theme statement: We should spread access to knowledge through educational institutions.
        • Keywords: education, access
      • Example 2:
        • Statement: We should explore new kinds of knowledge spaces, embracing innovation in order to survive and thrive in 2030.
        • Key words: innovation, knowledge
      • Example 3:
        • Statement: Wikimedia stands for a purity of knowledge and facts, untainted by commercial interests or political agendas, and promotes a knowledge culture of balanced information and cited sources.
        • Key words: independence, verifiability, facts matter
  • 5 min: Have each person read their statements and post in chat box (if available)
5 min Close
  • Facilitator shares what will be happening in the next cycles and how they can further engage in the conversation
    • Show Process Map
    • Say who will post notes to the project-wiki
  • Thank you!

Roles for teleconference workshops

Recommended roles

To help conduct a meaningful, productive discussion, we are recommending that you ask people to volunteer for each of the following roles. These roles are intended to help all participants to stay focused on the purpose of the discussion and adhere to the Friendly space expectations. If you are the discussion coordinator, you can also be the facilitator or the scribe, or you could designate someone else to be in that role.

Coordinator

  • Before the meeting: Share the suggested reading, purpose, and agenda with discussion participants
  • At the meeting:
    • Welcome everyone
    • Encourage volunteers to fill the roles
    • Thank everyone
  • After the meeting:
    • Ensure the summary and raw notes get posted

Facilitator

  • Create the discussion space:
    • Identify volunteers for each of the roles
    • Share your organization’s Friendly space policy or share this one: Friendly space policy
    • Share the concept of “parking lot” - when ideas that are not part of the main topic are brought up, they can be written and set aside for future review and discussion
  • Prepare for the discussion:
    • Share the agenda
    • Share the goal of the discussion
    • Share any prepared materials
  • Guide the discussion in a timely manner, encouraging all to speak and participate
  • Keep neutral and help others reflect on points being made
    • Avoid bias
      • Trust the process, yourself and others
      • Set expectations/ground rules and enforce them
      • Listen with ears AND eyes, if applicable
      • Engage appropriate reflection—when to rephrase, when to talk, when to listen
      • Do not be overly directive or providing answers
      • Allowing “think-time” for different styles of processing and participation
      • Being comfortable with interpersonal “messiness” and silence
      • Being authentic/self-disclosure AND accepting feedback
      • Stay neutral/non-judgmental - try to avoid judgement statements such as "very good," that's right," or "I agree" as much as statements to the opposite.
      • Attend to tracking/detail and linking to the big picture
      • Show appreciation for all participation that meets the agreed upon guidelines, not just those things that you might find especially interesting.
    • Normally the Facilitator does not participate in the discussion. If you wish to share an idea, be sure to say when you are stepping out of Facilitator role and into participant role.
  • Help everyone observe the Friendly space expectations
    • Some core agreements for group discussions:
      • No put downs.
      • This is a brainstorm session—All ideas are accepted and noted
      • No ideas are bad ideas
      • Individuals each have a voice (turn) and can volunteer more than one idea.
      • One idea at a time.
      • Everyone not sharing their idea should be listening and be respectful of the participant.
      • Participation is voluntary, if an individual does not want to share an idea, they have the right to pass.
  • Identify action items and assign responsibilities for completing them
  • Help group summarize the key themes

Scribe(s)

  • Take notes of key ideas, capturing the participants’ exact phrasing to maintain integrity of the idea
  • Use online shared docs or a wiki page to write notes
  • Include action items and who is responsible for each item
  • Keep in mind the notes are available to everyone
  • [TBD: advice about note privacy for virtual workshops]

Participants

  • Share your ideas and be creative!