Политика в отношении конфликтов интересов/Обновления 2021 года
Введение
Предыстория
В июне 2021 года главная юрисконсульт Фонда Викимедиа обязалась подготовить обновление политики Фонда Викимедиа о конфликте интересов. Текущую версию политики можно найти в Вики Фонда. Эта политика описывает правила и процессы, касающиеся случаев, когда член Совета Фонда или руководство Фонда могут иметь интересы за пределами Фонда, которые противоречат их обязанностям перед Фондом. Она не касается оплачиваемого редактирования проектов Викимедиа или редактирования проектов с конфликтом интересов, которые регулируются отдельной политикой.
Этот проект обновления политики был написан на основе типовой политики в отношении конфликтов интересов, лучших практик по урегулированию конфликтов интересов, рекомендаций внешних экспертов по правовым вопросам управления некоммерческими организациями, а также вопросов, возникших в ходе обсуждения конфликта интересов в сообществе ранее в этом году.
Краткое описание обновлений
Многие элементы существующей политики в отношении конфликта интересов переписаны и перегруппированы в данном обновлении. Цель этих изменений - добавить детали и улучшить ясность в отношении того, когда применяется данная политика и какие процедуры она требует. Основными существенными изменениями являются:
- Расширение применения политики конфликта интересов на потенциальные операции с бывшими попечителями и руководителями в течение 12 месяцев после их ухода со своих должностей
- Запрещение Совету утверждать действия, связанные с наймом членов Совета в качестве сотрудников или контрактников в течение 6 месяцев после их ухода из Совета
- Добавление пункта "Оценка конфликта интересов" для того, чтобы Совет мог чётко определить, существует ли реальный конфликт интересов
Запрошена обратная связь
Цель данного периода обратной связи - ответить на следующие вопросы:
- Есть ли какие-либо аспекты проекта политики, которые вам не ясны?
- Имеются ли в данном документе термины или слова смысл которых вам не ясен?
- Является ли процедура, описанная в политике, запутанной?
- Есть ли какие-либо пробелы в политике?
- Какие типы ситуаций, связанных с конфликтом интересов, Вас волнуют?
- Распространяется ли политика на подобные ситуации?
Дальнейшие шаги
Период обратной связи продлится до 22 ноября 2021 года.
После этого периода обратной связи изменения в политике в ответ на отзывы сообщества будут рассмотрены юридической командой Фонда и Комитетом по управлению Совета попечителей Фонда Викимедиа.
После того как политика будет рассмотрена Комитетом по управлению, она поступит на рассмотрение полного состава Совета для официального принятия.
Точные сроки выполнения этих шагов зависят от расписания и иных задач Совета попечителей и Комитета по управлению. Однако все этапы должны быть завершены к концу марта 2022 года.
Черновой проект политики
Задача
Фонд Викимедиа - это некоммерческая организация, призванная служить обществу, выполняя свою миссию по бесплатному просвещению для всех. Лица, занимающие руководящие должности в Фонде, обязаны вести дела Фонда в соответствии с этой миссией, а не для продвижения своих личных интересов или интересов третьих лиц. Данная политика призвана обеспечить руководство, чтобы помочь членам Попечительского совета Фонда Викимедиа, должностным лицам, руководителям и ключевым сотрудникам определить случаи, когда они могут иметь личные интересы, которые могут поставить под сомнение их долг безраздельной верности Фонду, а также определить процедуру оценки и решения любых подобных конфликтов интересов в случае их возникновения.
Определения
== Конфликты интересов ==
- Конфликт интересов возникает в ситуациях, когда:
- внешние интересы Затрагиваемоего лица противоречат интересам Фонда;
- Фонд заключает Покрываемую сделку с Затрагиваемым лицом или Связанной стороной; или
- у Затрагиваемого лица конфликт лояльности.
Затрагиваемое лицо.
- Лицо, которое в настоящее время работает в качестве попечителя, должностного лица, руководителя или ключевого сотрудника Фонда Викимедиа, или работало в этой должности в течение 12 месяцев. "Ключевой сотрудник" используется здесь в соответствии с его определением в the US Internal Revenue Service Form 990.
Покрываемые сделки/транзакции.
- Сделка, соглашение или другая договоренность между:
- Фондом и Затрагиваемым лицом;
- Фондом и Связанной стороной; или
- Затрагиваемое лицо и другая сторона, если можно обоснованно ожидать, что сделка окажет существенное негативное влияние на Фонд.
- Примерами покрываемых сделок являются трудовые соглашения, соглашения о грантах, контракты или оплата услуг, лицензионные соглашения на товарные знаки и партнерские соглашения. Возмещение разумных расходов по делам Фонда не является покрываемой сделкой, но подлежит стандартному утверждению и процедурам Фонда по возмещению расходов.
Заинтересованное лицо.
- Затрагиваемое лицо, чьи внешние интересы и лояльность, в том числе в связи со Значимыми отношениями, приводят к фактическому или потенциальному Конфликту интересов, о котором идет речь в данной ситуации.
Связанная сторона.
- Физическое или юридическое лицо, с которым Затрагиваемое лицо имеет Значимые отношения.
Значимые отношения.
- Значимые отношения возникают из:
- близких семейных отношений, в том числе в качестве супруга, родителя, брата или сестры, ребёнка, пасынка, дедушки, бабушки, внука, правнука, родственника или партнёра по семейной жизни;
- существенный финансовый интерес, например, совокупная доля владения более 10% в организации; или
- роль в качестве должностного лица, директора, попечителя, партнёра или сотрудника.
Выявление конфликта интересов
Первым шагом в решении проблемы конфликта интересов является выявление случаев, когда существует или может существовать конфликт. Этот шаг должен осуществляться в соответствии с принципом всестороннего охвата, чтобы обеспечить выявление всех конфликтов интересов.
Анкета
Для того чтобы помочь Фонду в выявлении потенциальных конфликтов интересов, каждое Затрагиваемое лицо должно заполнить анкету Конфликт интересов, предоставляемую Фондом один раз в год, и обновлять свою анкету по мере необходимости, чтобы отразить изменения в течение года. Анкеты должны быть представлены юрисконсульту Фонда, который отвечает за их хранение. Заполненные анкеты должны быть доступны для проверки любому члену Попечительского совета, главному исполнительному директору и финансовому директору, и они могут быть рассмотрены юридическим консультантом Фонда.
О разглашении информации
Как только Затрагиваемому лицу становится известно о предлагаемой Покрываемой сделке или любом другом потенциальном конфликте интересов, они обязаны сообщить о его существовании и обстоятельствах в письменном виде Совету попечителей, Главному исполнительному директору и главному юрисконсульту Фонда. Затрагиваемое лицо должно сообщать обо всех потенциальных конфликтах интересов, о которых ему стало известно, даже если он/она не является Заинтересованным лицом. Если возникают сомнения относительно того, является ли ситуация фактическим или потенциальным конфликтом интересов, требующим разглашения, вопрос должен быть решен председателем Попечительского совета (или заместителем(ями) председателя, если председатель является заинтересованным лицом).
Оценка конфликтов интересов
После того, как Совету попечителей сообщается о потенциальном конфликте интересов, Совет должен собрать информацию и определить, существует ли конфликт интересов на самом деле. Совет может назначить подкомитет для сбора доказательств и выработки рекомендаций, но окончательное решение должно быть принято полным составом Совета.
Отвод заинтересованных лиц
Заинтересованные лица должны быть доступными для Совета попечителей, чтобы ответить на вопросы и предоставить информацию, насколько это разрешено законом, относительно потенциального конфликта интересов. Заинтересованные лица должны в противном случае отказаться от участия в любых обсуждениях, касающихся конфликта интересов. Заинтересованные лица не могут наблюдать, присутствовать или участвовать в обсуждении конфликта интересов в Совете или комитетах, за исключением случаев, когда это необходимо для ответов на вопросы. Заинтересованные лица должны воздерживаться от использования своего личного влияния, чтобы побудить Совет прийти к какому-либо определенному заключению. Эти обязательства продолжают действовать в отношении Заинтересованных лиц на протяжении всего периода оценки, рассмотрения и утверждения Советом потенциального конфликта интересов.
Решение совета правления
Попечительский совет, без участия или вовлечения каких-либо Заинтересованных лиц, должен рассмотреть доказательства и определить наличие Конфликта интересов. При вынесении решения Совет должен рассмотреть следующие вопросы:
- Затрагиваемое лицо или связанная сторона получит выгоду (финансовую или иную) от предлагаемой Покрываемой сделки;
- Затрагиваемое лицо будет выполнять две противоречащие друг другу роли; или
- предлагаемая Покрываемая сделка может быть воспринята как конфликт интересов сторонами не из Фонда.
Обсуждение должно быть задокументировано в протоколе Совета попечителей, а решение должно быть оформлено в виде резолюции Совета попечителей. Для принятия решения об отсутствии конфликта интересов требуется большинство голосов. Если совет попечителей определяет, что конфликт интересов отсутствует, то процесс рассмотрения конфликта интересов завершается, и все затронутые сделки могут осуществляться в обычном порядке.
Разрешение конфликтов интересов
После определения наличия конфликта интересов Совет попечителей должен решить, одобрять ли какие-либо Покрываемые сделки, которые были представлены. Совет также должен рассмотреть любые нарушения данной политики.
Одобрение Cовета попечителей
Попечительский совет может одобрить покрываемую сделку большинством голосов. Для того чтобы одобрить покрываемую сделку, Совет должен прийти к выводу, что:
- Совету известны все существенные факты, касающиеся Покрываемой сделки и интересов всех Заинтересованных лиц в сделке;
- Покрываемая сделка не является актом в собственных интересах или иным юридически недопустимым действием;
- покрываемая сделка принесёт пользу Фонду и отвечает интересам Фонда;
- стоимость для Фонда является справедливой и разумной, основанной на сопоставимых рыночных данных;
- для Фонда нет разумной возможности заключить более выгодное соглашение для достижения той же выгоды, которое не привело бы к конфликту интересов; и
- Покрываемая сделка не предполагает найма Фондом в качестве сотрудника или контрактника, который в течение предшествующих 6 месяцев состоял в Попечительском совете Фонда Викимедиа.
Совет может консультироваться с юристом и другими внешними консультантами в рамках своего решения. Обсуждение Советом и основания для его утверждения должны быть задокументированы в протоколе Совета, а утверждение Совета должно быть оформлено в виде резолюции Совета попечителей.
Нарушение политики
В ходе выполнения своих обязанностей по данной политике Попечительский совет (или один из его комитетов) может узнать информацию, которая даёт Совету разумные основания полагать, что Заинтересованное лицо не раскрыло фактический или потенциальный конфликт интересов или иным образом нарушило данную политику. В таких обстоятельствах Совет должен проинформировать Затрагиваемое лицо об основаниях своего мнения и предоставить возможность Затрагиваемому лицу объяснить предполагаемые нарушения. Совет должен провести дальнейшее расследование, в зависимости от обстоятельств, определить, имело ли место нарушение данной политики, и принять соответствующие дисциплинарные и корректирующие меры.
Управление политикой
Управление данной политикой осуществляется Советом попечителей. Совет несёт ответственность за следующее:
- получение информации о предлагаемых Покрытых сделках;
- рассмотрение предлагаемых Покрытых сделок для определения их соответствия критериям для одобрения;
- ведение документации, которая может быть необходима и уместна для документирования рассмотрения Покрываемых сделок, включая протоколы заседаний, резолюции и обещания о личной приверженности; и
- пересмотр действия данной политики и внесение изменений время от времени по мере необходимости.
Выражение благодарности
Каждое Затрагиваемое лицо должно подтвердить, что они ознакомились с данной политикой и придерживаются её положениям. Они должны подписать обязательство о личной приверженности и заполнить анкету о конфликте интересов, когда они принимают роль, которая делает их субъектом этой политики. Они должны обновлять и продлевать эти письменные обязательства не реже одного раза в год.