Richtlinie für Interessenkonflikte/Aktualisierung 2021

Einleitung

Hintergrund

Im Juni 2021 verpflichtete sich die Justiziarin der Wikimedia Foundation, eine Aktualisierung der Richtlinie für Interessenkonflikte der Wikimedia Foundation vorzubereiten. Die gegenwärtige Version der Richtlinie ist im Foundation-Wiki zu finden. Diese Richtlinie schreibt Regeln und Verfahren für den Fall vor, dass ein Mitglied des Kuratoriums oder ein/e leitende/r Mitarbeiter/in der Foundation Interessen außerhalb der Foundation hat, die mit seinen/ihren Pflichten gegenüber der Foundation in Konflikt stehen. Sie bezieht sich nicht auf bezahltes oder mit Interessenkonflikten behaftetes Schreiben in den Wikimedia-Projekten, für das es eigene Richtlinien gibt.

Dieser Entwurf zur Aktualisierung der Richtlinie wurde auf der Grundlage von Muster-Richtlinien für Interessenkonflikte, bewährten Praktiken für den Umgang mit Interessenkonflikten, Hinweisen von externen Rechtsexperten für gemeinnützige Organisationen und Punkten, die in der Community-Diskussion über Interessenkonflikte Anfang des Jahres angesprochen wurden erstellt.

Überblick über die Änderungen

Viele Punkte der bestehenden Richtlinie für Interessenkonflikte werden in dieser Aktualisierung neu formuliert und angeordnet. Das Ziel dieser Änderungen ist es, detaillierter zu sein und klarer zu fassen, wann die Richtlinie gilt und welches Vorgehen sie erfordert. Die wichtigsten inhaltlichen Änderungen sind:

• Ausweitung der Anwendung der Richtlinie für Interessenkonflikte auf potenzielle Geschäfte mit ehemaligen Kuratoriumsmitgliedern und Führungskräften für die Dauer von 12 Monaten nach ihrem Ausscheiden aus ihren Funktionen
• Verbot für das Kuratorium, Geschäfte zu genehmigen, die die Einstellung von Kuratoriumsmitgliedern als Angestellte oder Auftragnehmer*innen für die Dauer von 6 Monaten nach ihrem Ausscheiden aus dem Kuratorium umfassen
• Hinzufügen des Schritts "Bewertung von Interessenkonflikten", damit das Kuratorium eindeutig feststellen kann, ob ein tatsächlicher Interessenkonflikt vorliegt

Rückmeldung erbeten

Das Ziel dieser Diskussionsphase ist es, die folgenden Fragen zu beantworten:

• Gibt es irgendwelche Aspekte des Richtlinienentwurfs, die unklar sind?

• Ist irgendetwas an der Sprache unverständlich?
• Ist das in der Richtlinie beschriebene Verfahren unverständlich?

• Gibt es Lücken in der Richtlinie?

• Über welche Arten von Interessenkonflikten machst du dir Sorgen?
• Deckt die Richtlinie diese Situationen hinreichend ab?

Nächste Schritte

Diese Diskussionsphase läuft bis zum 22. November 2021.

Im Anschluss an diese Diskussionsphase werden Änderungen der Richtlinie auf der Grundlage der Rückmeldungen aus der Community von der Rechtsabteilung der Foundation und vom Governance-Ausschuss des Kuratoriums der Wikimedia Foundation geprüft.

Nach der Prüfung der Richtlinie durch den Ausschuss wird sie dem gesamten Kuratorium zur offiziellen Verabschiedung vorgelegt.

Der genaue Zeitplan für diese Schritte hängt von den Planungen und anderen Aufgaben des Kuratoriums und des Ausschusses ab. Sie sollten jedoch bis Ende März 2022 abgeschlossen sein.

Richtlinienentwurf

Zweck

Die Wikimedia Foundation ist eine gemeinnützige Organisation, die der Öffentlichkeit durch Verwirklichung ihrer Mission zur Befreiung von Wissen dient. Personen, die in der Foundation Führungspositionen innehaben, sind verpflichtet, die Angelegenheiten der Foundation in einer Weise zu führen, die mit dieser Mission im Einklang steht, und nicht ihre persönlichen Interessen oder die Interessen Dritter zu fördern. Diese Richtlinie soll Kuratoriumsmitgliedern, Führungskräften und Mitarbeiter*innen in Schlüsselpositionen der Wikimedia Foundation dabei helfen, Fälle zu erkennen, in denen sie ein persönliches Interesse haben, das ihre Pflicht zur ungeteilten Loyalität gegenüber der Foundation in Frage stellen könnte, und das Verfahren zur Bewertung und Behandlung solcher Interessenkonflikte festlegen, falls sie auftreten.

Definitionen

Interessenkonflikt.

Ein Interessenkonflikt entsteht in Situationen, in denen:

• die externen Interessen einer Betroffenen Person mit den Interessen der Foundation konkurrieren;
• die Foundation ein Betroffenes Geschäft mit einer Betroffenen Person oder einer Nahestehenden Partei abschließt; oder
• eine Betroffene Person geteilte Loyalitäten hat.

Betroffene Person.

Eine Person, die derzeit als Kuratoriumsmitglied, Organmitglied, leitende*r Angestellte*r oder Mitarbeiter*in in einer Schlüsselposition der Wikimedia Foundation tätig ist oder in den vorangegangenen 12 Monaten eine solche Funktion innehatte. Der Begriff "Mitarbeiter*in in Schlüsselposition" wird hier in Übereinstimmung mit der Definition im Formular 990 der US-Steuerbehörde verwendet.

Betroffenes Geschäft.

Ein Geschäft, eine Vereinbarung oder eine andere Abmachung zwischen:

• der Foundation und einer Betroffenen Person;
• der Foundation und einer Nahestenden Partei; oder
• einer Betroffenen Person und eine anderen Partei, wenn davon auszugehen ist, dass das Geschäft wesentliche nachteilige Auswirkungen auf die Foundation haben könnte.

Beispiele für Betroffene Geschäfte sind Arbeitsverträge, Fördervereinbarungen, Verträge oder Zahlungen für Dienstleistungen, Markenlizenzverträge und Affiliate-Vereinbarungen. Die Erstattung angemessener Auslagen für Geschäfte der Foundation ist keine Betroffene Transaktion, unterliegt jedoch den normalen Prüfverfahren der Foundation für die Erstattung von Auslagen.

Interessierte Person.

Eine Betroffene Person, deren externe Interessen und Loyalitäten, auch aufgrund einer Relevanten Beziehung, zu dem tatsächlichen oder potenziellen Interessenkonflikt führen, um den es in einer bestimmten Situation geht.

Nahestehende Partei.

Eine Person oder Organisation, zu der eine Betroffene Person in einer Relevanten Beziehung steht.

Relevante Beziehung.

Eine Relevante Beziehung entsteht aus:

• eine enge familiäre Beziehung, z. B. als Ehepartner, Elternteil, Geschwister, Kind, Stiefkind, Großeltern, Enkel, Urenkel, Schwiegereltern oder Lebenspartner;
• eine wesentliche finanzielle Beteiligung, wie eine Beteiligung von insgesamt mehr als 10% an einer Gesellschaft; oder
• eine Funktion als Organmitglied, Geschäftsführer*in, Aufsichtsrät*in, Partner*in oder Angestellte*r.

Erkennen von Interessenkonflikten

Der erste Schritt beim Umgang mit Interessenkonflikten besteht darin, die Fälle zu ermitteln, in denen ein Konflikt besteht oder bestehen könnte. In diesem Schritt sollten möglichst viele Fälle einbezogen werden, um sicherzustellen, dass alle Interessenkonflikte erkannt werden.

Fragebogen

Um die Foundation bei der Erkennung potenzieller Interessenkonflikte zu unterstützen, füllt jede Betroffene Person einmal im Jahr einen von der Foundation bereitgestellten Fragebogen zu Interessenkonflikten aus und aktualisiert ihren Fragebogen bei Bedarf, um unterjährige Änderungen zu berücksichtigen. Die Fragebögen sind der Justiziarin7dem Justiziar der Foundation vorzulegen, der für ihre Verwahrung verantwortlich ist. Die ausgefüllten Fragebögen können von jedem Kuratoriumsmitglied, sowie von Chief Executive Officer und Chief Financial Officer eingesehen und von der Justiziarin/vom Justiziar der Foundation geprüft werden.

Offenlegung

Sobald eine Betroffene Person von einem geplanten Betroffenen Geschäft oder einem anderen potenziellen Interessenkonflikt erfährt, ist sie verpflichtet, das Kuratorium sowie den/die Geschäftsführer/in und den/die Justitiar/in schriftlich über das Vorliegen und die Umstände des Geschäfts zu informieren. Eine Betroffene Person muss alle potenziellen Interessenkonflikte melden, von denen sie Kenntnis erlangt, auch wenn sie keine Interessierte Person ist. Bestehen Zweifel daran, ob ein tatsächlicher oder potenzieller Interessenkonflikt vorliegt, der offengelegt werden muss, muss der Vorsitz des Kuratoriums (oder der/die stellvertretende(n) Vorsitzende(n), wenn der Vorsitzende eine Betroffene Person ist) die Angelegenheit klären.

Bewertung von Interessenkonflikten

Nachdem dem Kuratorium ein möglicher Interessenkonflikt gemeldet wurde, muss das Kuratorium Informationen sammeln und feststellen, ob tatsächlich ein Interessenkonflikt vorliegt. Das Kuratorium kann einen Unterausschuss damit beauftragen, Beweise zu sammeln und Empfehlungen auszusprechen, aber die endgültige Entscheidung muss vom gesamten Kuratorium getroffen werden.

Ausschluss von Interessierten Personen

Interessierte Personen müssen sich dem Kuratorium zur Verfügung stellen, um Fragen zu beantworten und Informationen über den potenziellen Interessenkonflikt zu geben, soweit dies gesetzlich zulässig ist. Interessierte Personen müssen sich ansonsten von der Teilnahme an allen Diskussionen über den Interessenkonflikt enthalten. Interessierte Personen dürfen Diskussionen des Kuratoriums oder Ausschusses über den Interessenkonflikt nicht zuhören, bei ihnen anwesend sein oder an ihnen teilnehmen, es sei denn, sie werden zur Beantwortung von Fragen benötigt. Interessierte Personen dürfen ihren persönlichen Einfluss nicht geltend machen, um das Kuratorium zu einer bestimmten Entscheidung zu bewegen. Diese Verpflichtungen gelten für Interessierte Personen während der gesamten Dauer der Bewertung, Revision und Genehmigung des potenziellen Interessenkonflikts durch das Kuratorium.

Entscheidung des Kuratorium

Das Kuratorium prüft die Beweise und stellt fest, ob ein Interessenkonflikt vorliegt, ohne dass Interessierte Personen beteiligt sind oder daran teilnehmen. Bei seiner Entscheidung sollte das Kuratorium berücksichtigen, ob:

• eine Betroffene Person oder eine Nahestehende Partei einen (finanziellen oder sonstigen) Vorteil aus dem vorgeschlagenen Betroffenen Geschäft erhalten würde;
• eine Betroffene Person zwei sich widersprechende Rollen einnehmen würde; oder
• ein vorgeschlagenes Betroffene Geschäft von Parteien außerhalb der Foundation als Interessenkonflikt wahrgenommen werden könnte.

Die Diskussion wird im Protokoll des Kuratoriums festgehalten, und die Entscheidung wird als Beschluss des Koratoriums dokumentiert. Für die Feststellung, dass kein Interessenkonflikt vorliegt, ist eine Mehrheitsbeschluss des Board erforderlich. Stellt das Board fest, dass kein Interessenkonflikt vorliegt, ist die Prüfung des Interessenkonflikts abgeschlossen, und alle betroffenen Geschäfte können wie üblich durchgeführt werden.

Behandlung von Interessenkonflikten

Wenn das Kuratorium festgestellt hat, dass ein Interessenkonflikt vorliegt, muss es entscheiden, ob es die vorgeschlagenen Betroffenen Geschäfte genehmigt. Das Kuratorium muss sich auch mit etwaigen Verstößen gegen diese Richtlinie befassen.

Genehmigung durch das Kuratorium

Das Kuratorium kann ein Betroffenes Geschäft mit Mehrheitsbeschluss genehmigen. Um ein Betroffenes Geschäft zu genehmigen, muss das Kuratorium zu dem Schluss kommen, dass:

• ihm alle wesentlichen Umstände im Zusammenhang mit dem betroffenen Geschäft und alle Interessen der Betroffenen Personen an dem Geschäft bekannt sind;
• das Betroffene Geschäft kein Insichgeschäft oder anderweitig rechtlich unzulässig ist;
• das Betroffene Geschäft für die Foundation vorteilhaft ist und im besten Interesse der Foundation liegt;
• die Kosten für die Foundation auf der Grundlage vergleichbarer Marktdaten fair und angemessen sind;
• es für die Foundation praktisch nicht möglich ist, eine vorteilhaftere Vereinbarung zu treffen, um den gleichen Nutzen zu erzielen, die keinen Interessenkonflikt hervorrufen würde; und
• das Betroffene Geschäft nicht beinhaltet, dass die Foundation eine Person als Angestellte*n oder Auftragnehmer*in einstellt, die innerhalb der vorangegangenen 6 Monate ein Kuratoriumsmitglied der Wikimedia Foundation war.

Das Kuratorium kann im Rahmen seiner Entscheidung Rechtsberater*innen und andere externe Berater hinzuziehen. Die Beratungen des Kuratoriums und die Grundlage für seine Zustimmung werden im Protokoll des Kuratoriums festgehalten, und die Zustimmung des Kuratoriums wird als Kuratoriumsbeschluss dokumentiert.

Verletzungen der Richtlinie

Bei der Erfüllung seiner Pflichten im Rahmen dieser Richtlinie kann das Kuratorium (oder einer seiner Ausschüsse) von Informationen Kenntnis erlangen, die ihm begründeten Anlass zu der Annahme geben, dass eine Betroffene Person einen tatsächlichen oder potenziellen Interessenkonflikt nicht offengelegt oder anderweitig gegen diese Richtlinie verstoßen hat. In diesem Fall informiert das Kuratorium die Betroffene Person über die Grundlage seiner Einschätzung und gibt ihr Gelegenheit, die angeblichen Verstöße zu erklären. Das Board führt weitere Untersuchungen durch, soweit die Umstände dies rechtfertigen, stellt fest, ob ein Verstoß gegen diese Richtlinie vorliegt, und ergreift geeignete Disziplinar- und Abhilfemaßnahmen.

Zuständigkeit für diese Richtlinie

Das Kuratorium ist für diese Richtlinie für die folgenden Aufgaben in Bezug auf diese Richtlinie zuständig:

• Erhalten von Meldungen über geplante Betroffene Geschäfte;
• die Prüfung der eingereichten Betroffenen Geschäfte, um festzustellen, ob sie die Kriterien für eine Genehmigung erfüllen;
• die Führung von Unterlagen, die notwendig und angemessen sind, um ihre Prüfung der betroffenen Geschäfte zu dokumentieren, einschließlich Sitzungsprotokollen, Beschlüssen und persönlichen Verpflichtungserklärungen; und
• die Anwendung dieser Richtlinie zu prüfen und von Zeit zu Zeit Änderungen vorzunehmen, sofern dies angebracht ist.

Bestätigung

Jede Betroffene Person ist verpflichtet, zu bestätigen, dass sie diese Richtlinie gelesen hat und sie einhält. Sie ist verpflichtet, die Verpflichtungserklärung zu unterzeichnen und einen Fragebogen zu Interessenkonflikten auszufüllen, wenn sie die Rolle annimmt, die sie in den Geltungsbereich dieser Richtlinie bringt. Sie ist verpflichtet, diese schriftliche Verpflichtung mindestens einmal jährlich zu aktualisieren und zu erneuern.