Politique en matière de conflits d'intérêts / mises à jour 2021

Introduction

Contexte

En juin 2021, la direction juridique de la Fondation Wikimedia s'est engagé à préparer une mise à jour de la politique de la Fondation Wikimedia en matière de conflits d'intérêts. La version actuelle de la politique peut être trouvée sur le Wiki de la Fondation. Cette politique décrit les règles et les processus concernant les cas où un membre du conseil d'administration ou du personnel de direction de la Fondation peut avoir des intérêts en dehors de la Fondation qui entrent en conflit avec ses devoirs envers celle-ci. Elle ne concerne pas l'édition rémunérée ou en conflit d'intérêts des projets Wikimedia, qui sont régis par des politiques séparées.

Ce projet de mise à jour de la politique a été rédigé sur la base de modèles de politiques en matière de conflits d'intérêts, des meilleures pratiques en matière de gestion des conflits d'intérêts, des conseils d'experts juridiques externes sur la gouvernance des organisations à but non lucratif, et des points soulevés lors de la discussion communautaire sur les conflits d'intérêts plus tôt cette année.

Résumé des mises à jour

De nombreux éléments de la politique existante en matière de conflits d'intérêts sont réécrits et réorganisés dans cette mise à jour. L'objectif de ces changements est d'ajouter des détails et d'améliorer la clarté concernant le moment où la politique s'applique et les procédures qu'elle exige. Les principaux changements de fond sont les suivants:

• Etendre l'application de la politique en matière de conflits d'intérêts aux transactions potentielles avec d'anciens membres du conseil d'administration et cadres pendant les 12 mois suivant leur départ de leurs fonctions
• Interdire au conseil d'approuver des transactions impliquant l'embauche de membres du conseil en tant qu'employé.e.s ou prestataires pendant les 6 mois suivant leur départ du conseil.
• Ajouter l'étape "Évaluation des conflits d'intérêts" afin que le conseil d'administration puisse déterminer clairement s'il existe un conflit d'intérêts réel.

Commentaires souhaités

L'objectif de cette période de commentaires est de répondre aux questions suivantes:

• Y a-t-il des aspects du projet de politique qui ne sont pas clairs?

• Le langage utilisé manque t-il de clarté?
• La procédure décrite dans la politique prête-t-elle à confusion?

• Y a-t-il des lacunes dans la politique?

• Quels types de situations de conflit d'intérêts vous semblent préoccupants?
• Est-ce que la politique couvre ces situations?

Etapes suivantes

Cette période de commentaires durera jusqu'au 22 Novembre 2021.

À l'issue de cette période, les révisions apportées à la politique en réponse aux commentaires de la communauté seront examinées par l'équipe juridique de la fondation et le comité de gouvernance du conseil d'administration de la Wikimedia Foundation.

Après avoir été examinée par le comité de gouvernance, la politique sera soumise à l'ensemble du conseil d'administration pour être officiellement adoptée.

Le calendrier exact de ces étapes dépend des calendriers et des autres responsabilités du conseil d'administration et du comité de gouvernance. Toutefois, tout devrait être terminé d'ici la fin du mois de mars 2022.

Projet de politique

Objectif

La Wikimedia Foundation est une organisation à but non lucratif qui se consacre au service du public en poursuivant sa mission de savoir libre. Les personnes occupant des postes de direction au sein de la Fondation ont le devoir de conduire les affaires de la Fondation d'une manière cohérente avec cette mission, et non de favoriser leurs intérêts personnels ou ceux de tiers. Cette politique a pour but de donner des conseils pour aider les membres du conseil d'administration, les cadres et les employés clés de la Fondation Wikimedia à identifier les cas où ils peuvent avoir un intérêt personnel qui pourrait remettre en question leur devoir de loyauté absolue envers la Fondation, et de définir la procédure d'évaluation et de traitement de tels conflits d'intérêts s'ils surviennent.

Définitions

Conflit d'intérêts.

Un conflit d'intérêts survient dans les situations où:

• les intérêts extérieurs d'une personne concernée entrent en concurrence avec les intérêts de la Fondation;
• la Fondation conclut une Transaction Concernée avec une Personne Concernée ou une Partie apparentée; ou
• une Personne Concernée a des intérêts partagés.

Personne Concernée

Une personne occupant actuellement un poste d'administrateur.trice, de direction, de cadre ou d'employé clé de la Wikimedia Foundation, ou ayant occupé un tel poste à un moment donné au cours des 12 derniers mois. Le terme "employé clé" est utilisé ici conformément à sa définition dans le formulaire 990 de l'US Internal Revenue Service

Transaction Concernée

Une transaction, un accord ou un autre arrangement entre:

• la Fondation et une Personne Concernée;
• la Fondation et une Partie apparentée; ou
• une personne Concernée et une autre partie, si la transaction peut raisonnablement être considérée comme ayant un impact négatif important sur la Fondation.

Les contrats de travail, les contrats de subvention, les contrats ou paiements de services, les contrats de licence de marque et les contrats d'affiliation sont des exemples de transactions concernées. Le remboursement de dépenses raisonnables pour les affaires de la Fondation n'est pas une transaction concernée, mais il est soumis aux approbations et procédures standard de remboursement des dépenses de la Fondation.

Personne intéressée.

Une personne couverte dont les intérêts et loyautés extérieurs, y compris en raison d'une relation significative, donnent lieu au conflit d'intérêts réel ou potentiel qui est en cause dans une situation donnée.

Partie Apparentée

Une personne ou une entité avec laquelle une personne concernée a une relation significative.

Relation significative.

Une relation significative découle de:

• une relation familiale étroite, notamment en tant que conjoint, parent, frère ou sœur, enfant, beau-fils ou belle-fille, grand-parent, petit-enfant, arrière-petit-enfant, beau-frère ou belle-fille, ou comcubins;
• un intérêt financier important, tel qu'une participation globale de plus de 10% dans une entité; ou
• un rôle de cadre, de direction, d'administrateur.trice, de partenaire ou d'employé.

Identifier les conflits d'intérêts

La première étape dans le traitement des conflits d'intérêts consiste à identifier les cas où il y a un conflit ou où il pourrait y avoir un conflit. Cette étape doit favoriser la surinclusion afin de s'assurer que tous les conflits d'intérêts sont identifiés.

Questionnaire

Afin d'aider la Fondation à identifier les conflits d'intérêts potentiels, chaque personne désignée doit remplir un questionnaire sur les conflits d'intérêts fourni par la Fondation une fois par an, et doit mettre à jour son questionnaire si nécessaire pour refléter les changements survenus au cours de l'année. Les questionnaires sont soumis au conseiller juridique de la Fondation qui est responsable de leur conservation. Les questionnaires remplis sont disponibles pour inspection par tout membre du conseil d'administration, le ou la directeur.trice éxécutif.ve et le ou la responsable financier, et ils peuvent être examinés par le conseiller ou la conseillère juridique de la Fondation.

Divulgation

Dès qu'une personne concernée a connaissance d'une proposition de transaction concernée ou de tout autre conflit d'intérêts potentiel, elle a le devoir d'en révéler l'existence et les circonstances par écrit au conseil d'administration, au ou à la directeur.trice général.e et au ou à la directeur.trice juridique. Une personne concernée doit signaler tous les conflits d'intérêts potentiels dont elle a connaissance, même si elle n'est pas une personne intéressée. En cas de doute sur la question de savoir si une situation implique un conflit d'intérêts réel ou potentiel nécessitant une divulgation, la question doit être résolue par le ou la président.e du conseil d'administration (ou le(s) vice-président(s) si le président est une personne intéressée).

Évaluer les conflits d'intérêts

Après qu'un conflit d'intérêts potentiel a été signalé au conseil d'administration, ce dernier doit rassembler des informations et déterminer s'il existe réellement un conflit d'intérêts. Le conseil peut désigner un sous-comité chargé de recueillir des preuves et de formuler des recommandations, mais la décision finale doit être prise par l'ensemble du conseil.

Récusation des personnes intéressées

Les personnes intéressées doivent se mettre à la disposition du Conseil d'administration pour répondre aux questions et fournir des informations, dans la mesure où la loi le permet, concernant le conflit d'intérêts potentiel. Les personnes intéressées doivent par ailleurs se récuser de toute discussion concernant le conflit d'intérêts. Les personnes intéressées ne peuvent pas observer, être présentes ou participer aux discussions du conseil d'administration ou du comité concernant le conflit d'intérêts, sauf si elles doivent répondre à des questions. Les personnes intéressées doivent s'abstenir d'user de leur influence personnelle pour encourager le conseil à parvenir à une conclusion particulière. Ces obligations continuent de s'appliquer aux personnes intéressées tout au long de l'évaluation, de l'examen et de l'approbation du conflit d'intérêts potentiel par le Conseil.

Détermination du Conseil

Le conseil d'administration, sans l'implication ou la participation de toute personne intéressée, doit examiner les preuves et déterminer si un conflit d'intérêts existe. Pour prendre sa décision, le Conseil doit examiner si:

• une Personne Concernée ou une Partie Apparentée recevrait un avantage (financier ou autre) de la Transaction Concernée proposée;
• une Personne Concernée se trouverait dans deux rôles contradictoires; ou
• une Transaction Concernée proposée pourrait être perçue comme un conflit d'intérêts par des parties extérieures à la Fondation.

La discussion doit être consignée dans le procès-verbal du conseil d'administration et la décision doit être consignée dans une résolution du conseil d'administration. Un vote majoritaire est nécessaire pour que le conseil d'administration détermine qu'il n'y a pas de conflit d'intérêts. Si le conseil d'administration détermine qu'il n'y a pas de conflit d'intérêts, le processus d'examen des conflits d'intérêts est terminé et toutes les transactions concernées peuvent être effectuées comme d'habitude.

Traiter les conflits d'intérêts

Après avoir déterminé l'existence d'un conflit d'intérêts, le conseil d'administration doit décider d'approuver ou non les transactions Concernée proposées. Le Conseil doit également traiter toute violation de cette politique.

Approbation du conseil d'administration

Le Conseil d'administration peut approuver une Transaction Concernée par un vote à la majorité. Afin d'approuver une Transaction Concernée, le Conseil doit conclure que:

• qu'il a connaissance de tous les faits importants concernant la Transaction Concernée et les intérêts de toutes les Personnes intéressées dans la Transaction;
• la Transaction Concernée n'est pas un acte de self-dealing ou autrement légalement inadmissible;
• la Transaction Concernée bénéficierait à la Fondation et est dans les meilleurs intérêts de la Fondation;
• le coût pour la Fondation est juste et raisonnable, sur la base de données du marché comparables;
• il n'est pas raisonnablement possible pour la Fondation de conclure un arrangement plus avantageux pour obtenir le même bénéfice et qui ne produirait pas de conflit d'intérêts; et
• la transaction Concernée n'implique pas l'embauche par la Fondation, en tant qu'employé ou prestataire, d'un individu qui a été administrateur.trice de la Fondation Wikimedia dans les 6 mois précédents.

Le conseil d'administration peut consulter un conseil juridique et d'autres conseils externes dans le cadre de sa décision. La discussion du Conseil et la base de son approbation seront documentées dans les minutes du Conseil, et l'approbation du Conseil sera documentée sous forme de résolution du Conseil.

Violations de la politique

Dans le cadre de l'accomplissement de ses fonctions en vertu de la présente politique, le conseil d'administration (ou l'un de ses comités) peut prendre connaissance d'informations qui lui donnent des motifs raisonnables de croire qu'une Personne Concernée a omis de divulguer un conflit d'intérêts réel ou potentiel, ou a violé la présente politique de toute autre manière. Dans de telles circonstances, le conseil d'administration informera la personne concernée du fondement de sa conviction et lui donnera l'occasion d'expliquer les violations présumées. La Commission doit mener une enquête plus approfondie si les circonstances le justifient, déterminer s'il y a eu une violation de cette politique et prendre les mesures disciplinaires et correctives appropriées.

Gestion de la politique

La présente politique est gérée par le Conseil d'administration. Le Conseil est responsable de ce qui suit:

• recevoir les divulgations des transactions concernées proposées;
• examiner les transactions concernées proposées afin de déterminer si elles répondent aux critères d'approbation;
• maintenir la documentation nécessaire et appropriée pour documenter son examen des transactions concernées, y compris les procès-verbaux des réunions, les résolutions et les engagements personnels; et
• examiner le fonctionnement de la présente politique et y apporter des modifications de temps à autre, le cas échéant.

Reconnaissance

Chaque Personne Concernée est tenue de reconnaître qu'elle a lu cette politique et qu'elle s'y conforme. Elle est tenue de signer la déclaration d'engagement personnel et de remplir un questionnaire sur les conflits d'intérêts lorsqu'elle accepte le rôle qui la soumet à cette politique. Ils sont tenus de mettre à jour et de renouveler ces engagements écrits au moins une fois par an.