سياسة تضارب المصالح\تحديثات 2021
المقدمة
تمهيد
في شهر يونيو\حزيران 2021، التزم المجلس العام لمؤسسة ويكيميديا بتحضير تحديث لسياسة تضارب المصالح التابعة للمؤسسة. يمكن مطالعة النسخة الحالية من السياسة في ويكي المؤسسة. تصف هذه السياسة القوانين والعمليات المتعلقة بالأوقات التي قد يكون فيها أحد أعضاء مجلس أمناء المؤسسة أو قيادة الموظفين مصالح خارج المؤسسة تتعارض مع واجباتهم تجاه المؤسسة. لا يتعلق الأمر بالتحرير المدفوع أو تضارب المصالح في التحرير في مشاريع ويكيميديا، التي تحكمها سياسات منفصلة.
كُتب تحديث مسودة السياسة بناءً على سياسات تضارب المصالح النموذجية، وأفضل الممارسات للتعامل مع تضارب المصالح، وإرشادات من خبراء قانونيين خارجيين بشأن الحوكمة غير الربحية، والنقاط التي أثيرت في مناقشة المجتمع المتعلقة بتضارب المصالح التي جرت في وقت سابق من هذا العام.
ملخص التحديثات
أُعيدت كتابة العديد من عناصر سياسة تضارب المصالح الحالية وإعادة ترتيبها في هذا التحديث. الهدف من هذه التغييرات هو إضافة تفاصيل وتوضيح السياسة فيما يتعلق بوقت تطبيق السياسة والإجراءات التي تتطلبها. التغييرات الجوهرية الرئيسية هي:
- توسيع نطاق تطبيق سياسة تضارب المصالح على الإجراءات والتعاملات المحتملة مع الأمناء والمديرين التنفيذيين السابقين لمدة 12 شهرًا بعد خروجهم من مناصبهم.
- منع مجلس الإدارة من الموافقة على الإجراءات التي تنطوي على تعيين أمناء كموظفين أو متعاقدين قبل مضي 6 أشهر بعد خروجهم من المجلس.
- إضافة خطوة "تقييم تضارب المصالح" لمجلس الأمناء لتحديد ما إذا كان هناك تضارب فعلي في المصالح.
الملاحظات والانطباعات مطلوبة
الهدف من فترة الحصول على الملاحظات هو الإجابة عن الأسئلة التالية:
- هل هناك جوانب غير واضحة في مسودة السياسة؟
- هل يوجد أي أمور لغوية مربكة؟
- هل الإجراء الموضّح في السياسة مربك؟
- هل يوجد فجوات في السياسة؟
- ما هي حالات تضارب المصالح التي تثير قلقك؟
- هل تغطي السياسة هذه الحالات؟
الخطوات التالية
ستستمر فترة الحصول على الانطباعات حتى 22 نوفمبر 2021
بعد فترة جمع الملاحظات والانطباعات، سيعمل كلٌ من الفريق القانوني التابع للمؤسسة ولجنة الحوكمة في مجلس الأمناء على مراجعة السياسة استجابةً لملاحظات المجتمع.
بعد أن تراجع لجنة الحوكمة السياسة، ستُعرض على المجلس بأكمله لاعتمادها رسمياً.
يعتمد التوقيت الدقيق لتنفيذ هذه الخطوات على الجداول الزمنية ومسؤوليات مجلس الأمناء ولجنة الحوكمة الأخرى. ومع ذلك، يجب أن تكتمل جميعها بحلول نهاية مارس 2022.
مسودة السياسة
الغرض
مؤسسة ويكيميديا هي منظمة غير ربحية مكرسة لخدمة الجمهور من خلال متابعة مهمة المعرفة الحرة. يقع على عاتق الأفراد الذين يشغلون مناصب قيادية في المؤسسة واجب إدارة شؤون المؤسسة بطريقة تتفق مع هذه المهمة، وعدم تعزيز مصالحهم الشخصية أو مصالح أي طرف ثالث. تهدف هذه السياسة إلى تقديم إرشادات لمساعدة أمناء مؤسسة ويكيميديا والمسؤولين والمدراء التنفيذيين والموظفين الرئيسيين على تحديد الحالات التي قد يكون لهم فيها مصلحة شخصية قد تثير التساؤل حول واجباتهم المتمثلة في الولاء الكامل للمؤسسة، وتحديد إجراءات التقييم ومعالجة أي تضارب في المصالح إذا نشأ.
التعريفات
تضارب المصالح
- ينشأ تضارب المصالح في المواقف التي:
- تتنافس فيها المصالح الخارجية للشخص المعني مع مصالح المؤسسة؛
- تدخل فيها المؤسسة في تعامل مشمول مع شخص معني أو جهة ذات صلة؛ أو
- ينقسم الشخص المعني في ولاءاته.
الشخص المعني.
- شخص يعمل حاليًا عضواً في مجلس الأمناء، أو مسؤولاً، أو تنفيذياً، أو موظفاً رئيسياً في مؤسسة ويكيميديا، أو خدَم في مثل هذا الدور في مرحلة ما خلال الاثني عشر شهرًا السابقة. يُستخدم مصطلح "الموظف الرئيسي" هنا وفقًا لتعريفه في نموذج الإيرادات الداخلية للولايات المتحدة 990.
الإجراءات المشمولة
- تعامل، اتفاق، أو ترتيب بين:
- المؤسسة والشخص المعني؛
- المؤسسة والجهة ذات العلاقة؛ أو
- الشخص المعني وجهة أخرى، إذا كان من المتوقع بشكل معقول أن يكون للتعامل أو المعاملة تأثيراً سلبياً جوهرياً على المؤسسة.
- من الأمثلة على التعاملات المشمولة: اتفاقيات التوظيف، اتفاقيات المنح المالية، العقود أو الدفع مقابل خدمات، اتفاقيات ترخيص العلامة التجارية، اتفاقيات الجهات الشقيقة. لا يعتبر التعويض عن نفقات أداء خدمات لأعمال المؤسسة معاملة مشمولة، ولكنه يخضع لموافقات ومعاملات سداد المصروفات المعيارية للمؤسسة.
الشخص المهتم.
- الشخص المعني الذي تؤدي اهتماماته وولاءاته الخارجية، بما في ذلك ما ينتج عن علاقة مهمة، إلى تضارب فعلي أو محتمل في المصالح يكون موضوع النزاع في موقف معين.
جهة ذات صلة.
- شخص أو جهة يرتبط معه\معها شخص مشمول بعلاقة مهمة.
علاقة مهمة
- تنشأ العلاقة المهمة من:
- علاقة عائلية وثيقة، كزوج، أو والد، أو شقيق، أو طفل، أو ابن الزوج، أو الجد، أو الحفيد، أو ابن الحفيد، أو الصهر، أو القرناء؛
- وجود مصلحة مالية جوهرية، مثل حصة في ملكية إجمالية تزيد عن 10٪ في كيان ما؛ أو
- دور مسؤول أو إداري أو وصي، أو شريك، أو موظف.
تعريف تضارب المصالح
تتمثل الخطوة الأولى في معالجة تضارب المصالح في تحديد الحالات التي يوجد فيها تعارض أو حيث قد يكون هناك تعارض. يجب أن تحدد هذه الخطوة الخطأ في جانب الإدماج المفرط لضمان تحديد جميع تضاربات المصالح.
الاستبيان
لمساعدة المؤسسة في تحديد التعارض المحتمل في المصالح، يجب أن يملأ كل شخص مشمول استبيان تباين المصالح الذي وضعته المؤسسة مرة واحدة كل سنة، كما يجب تحديث الاستبيان كما يلزم ليعكس التغييرات التي تطرأ خلال السنة. يجب تقديم الاستبيانات إلى المستشار القانوني للمؤسسة الذي سيكون مسؤولاً عنها. يجب أن تكون الاستبيانات المكتملة متاحة للتفتيش من قبل أيٍ من الأمناء، والرئيس التنفيذي، والمدير المالي، ويمكن مراجعتها من قبل المستشار القانوني للمؤسسة.
الافصاح عن المعلومات
بمجرد أن يصبح الشخص المشمول على دراية بالتعاملات المشمولة المحتملة أو أي تضارب محتمل آخر في المصالح، فإنه يقع على عاتقه واجب الكشف عن وجودها وظروفها كتابةً إلى مجلس الأمناء والرئيس التنفيذي والمستشار العام. يجب أن يقدّم الشخص المشمول تقريباً بجميع تعارضات المصالح المحتملة التي يكون على علمٍ بها، حتى لو لم يكن شخصاً مهتماً. عندما يكون هناك شك بشأن ما إذا كان الوضع ينطوي على تضارب فعلي أو محتمل في المصالح يتطلب الإفصاح، يجب حل المسألة من قبل رئيس مجلس الأمناء (أو نائب الرئيس (نواب الرئيس) إذا كان الرئيس شخصًا معنيًا).
تقييم تضارب المصالح
بعد الإبلاغ عن تضارب محتمل في المصالح إلى مجلس الأمناء، يجب على المجلس جمع المعلومات وتحديد ما إذا كان هناك تضارب فعلي في المصالح. يجوز لمجلس الأمناء تعيين لجنة فرعية لجمع الأدلة وتقديم التوصيات، ولكن القرار النهائي يجب أن يتم من قبل المجلس بكامل هيئته.
تنحّي الأشخاص المهتمين
يجب على الأشخاص المهتمين أن يكونوا متاحين للإجابة عن أسئلة مجلس الأمناء وتقديم المعلومات المطلوبة، إلى الحد الذي يسمح به القانون، ذو الصلة بتضارب المصالح المحتمل. يجب على الأشخاص المهتمين، بخلاف ذلك، تنحية أنفسهم من أي مناقشات تتعلق بتضارب المصالح. لا يجوز للأشخاص المهتمين مراقبة أو حضور أو المشاركة في أي مناقشات لمجلس الأمناء أو اللجان المتعلقة بتضارب المصالح، باستثناء ما يلزم للإجابة عن الأسئلة. يجب على الأشخاص المهتمين الامتناع عن استخدام نفوذهم الشخصي لتشجيع مجلس الأمناء للوصول إلى أي نتيجة معينة. تظل هذه الالتزامات سارية على الأشخاص المهتمين طوال تقييم مجلس الإدارة ومراجعته والموافقة عليه لتضارب المصالح المحتمل.
قرار المجلس
يتعين على مجلس الأمناء، دون مشاركة أو تدخّل أي أشخاص مهتمين، مراجعة الأدلة وتحديد ما إذا كان هناك تضارب في المصالح. عند اتخاذ قراره، يجب على مجلس الأمناء النظر فيما إذا كان:
- الشخص المعني أو الطرف ذو الصلة سيحصل على امتيازات (مالية أو غير ذلك) من التعاملات المشمولة المحتملة؛
- الشخص المشمول سيضطلع بدورين متعارضين؛
- قد يُنظر إلى المعاملة المشمولة المحتملة على أنها تضارب في المصالح من قبل أطراف خارج المؤسسة.
يجب توثيق المناقشة في محاضر مجلس الأمناء، ويجب توثيق الحكم كقرار من مجلس الأمناء. يلزم تصويت الأغلبية حتى يحدد مجلس الأمناء عدم وجود تضارب في المصالح. إذا قرر المجلس أنه لا يوجد تضارب في المصالح، عندئذٍ تنتهي عملية مراجعة تضارب المصالح ويمكن أن تستمر أي معاملات متأثرة كالمعتاد.
معالجة تضارب المصالح
بعد تحديد وجود تضارب في المصالح ، يجب على مجلس الأمناء أن يقرر ما إذا كان سيوافق على أي إجراءات مشمولة مقترحة. يجب على مجلس الأمناء أيضًا معالجة أي انتهاكات لهذه السياسة.
موافقة المجلس
يجوز لمجلس الأمناء الموافقة على تعاملات مشمولة بأغلبية الأصوات. من أجل الموافقة على معاملة مشمولة، يجب على مجلس الأمناء أن يَخلُص إلى ما يلي:
- أنه على دراية بجميع الحقائق الجوهرية المتعلقة بالمعاملة المشمولة وجميع مصالح الأشخاص المهتمين بتلك المعاملة؛
- لا تُعتبر التعاملات المشمولة عملاً من أعمال التعامل الذاتي أو غير مسموح بها قانونًا؛
- أن تكون التعاملات المشمولة مفيدة للمؤسسة وأن تكون من أفضل مصالحها؛
- التكلفة على المؤسسة عادلة ومعقولة، بناءً على بيانات السوق القابلة للمقارنة؛
- ليس من الممكن بشكل معقول للمؤسسة الدخول في ترتيب أكثر فائدة لتحقيق نفس المنفعة التي لن ينتج عنها تضارب في المصالح؛
- لا تتضمن التعاملات المشمولة توظيف المؤسسة لشخص كان عضواً في مجلس أمناء المؤسسة خلال الأشهر الستة السابقة كموظف أو متعاقد فيها.
يجوز لمجلس الأمناء استشارة مستشار قانوني ومستشارين خارجيين آخرين كجزء من تحديد التعارض. يجب توثيق مناقشة المجلس وأساس موافقته في محاضر المجلس، ويجب توثيق موافقة المجلس كقرار من مجلس الأمناء.
انتهاكات السياسة
في سياق الوفاء بواجباته بموجب هذه السياسة، يجوز لمجلس الأمناء (أو إحدى لجانه) معرفة المعلومات التي تمنحه سببًا معقولاً للاعتقاد بأن الشخص المعني قد فشل في الكشف عن تضارب مصالح فعلي أو محتمل، أو خلاف ذلك، انتهك هذه السياسة. في مثل هذه الظروف، يجب على مجلس الإدارة إبلاغ الشخص المعني بأساس اعتقاده وإتاحة الفرصة للشخص المعني لشرح الانتهاكات المزعومة. يتعين على مجلس الإدارة إجراء مزيد من التحقيق وفقًا لما تقتضيه الظروف، وتحديد ما إذا كان هناك انتهاك لهذه السياسة، واتخاذ الإجراءات التأديبية والتصحيحية المناسبة.
إدارة السياسة
يتولى مجلس الأمناء إدارة هذه السياسة. يختص مجلس الأمناء بما يلي:
- تلقّي الإفصاحات عن التعاملات المشمولة المحتملة؛
- مراجعة التعاملات المحتملة التي تشملها التغطية لتحديد ما إذا كانت تستوفي معيار قبولها؛
- الحفاظ على الوثائق التي قد تكون ضرورية ومناسبة لتوثيق مراجعته للمعاملات المشمولة، بما في ذلك محاضر الاجتماعات والقرارات وتعهدات الالتزام الشخصي؛
- مراجعة تنفيذ هذه السياسة وإجراء تغييرات عليها من حين لآخر حسب مقتضى الحال.
الإقرار
يتعين على كل شخص مشمول أن يقر بأنه قد قرأ هذه السياسة وأنه يمتثل لها. سيُطلب منهم التوقيع على تعهّد الالتزام الشخصي وملء استبيان تضارب المصالح عندما يقبلون الدور الوظيفي الذي يجعلهم خاضعين لهذه السياسة. سيُطلب منهم تحديث هذه الالتزامات المكتوبة وتجديدها مرة واحدة على الأقل كل عام.