Kebijakan mengenai konflik kepentingan/Pembaharuan 2021

Pengantar

Latar belakang

Pada Juni 2021, Direktur Hukum Yayasan Wikimedia berkomitmen untuk memperbarui kebijakan mengenai konflik kepentingan Yayasan Wikimedia. Versi kebijakan pada saat ini dapat dibaca di Foundation Wiki. Kebijakan ini mengatur langkah-langkah apabila seorang anggota Dewan Pengawas atau pimpinan staf memiliki kepentingan di luar Yayasan Wikimedia yang berkonflik dengan tugas mereka di dalam Yayasan. Kebijakan ini tidak mengatur mengenai konflik kepentingan dalam penyuntingan pada proyek Wikimedia, baik berbayar maupun tidak; hal ini diatur oleh kebijakan lainnya.

Rancangan pembaruan terhadap kebijakan ini dirancang berdasarkan model pengaturan konflik kepentingan, praktek terbaik dalam menangani konflik kepentingan, nasihat dari pakar hukum luar dalam bidang tata kelola organisasi nirlaba, dan pertimbangan yang diberikan dalam diskusi komunitas mengenai konflik kepentingan pada awal tahun ini.

Ringkasan perubahan

Beberapa bagian dari kebijakan mengenai konflik kepentingan yang sudah ada ditulis dan diatur ulang dalam pembaruan ini. Tujuan perubahan ini adalah untuk menambahkan rincian dan menjelaskan kapan kebijakan ini berlaku dan prosedur apa yang perlu dituruti. Perubahan kunci yang berlaku:

• Memperluas penerapan kebijakan ini agar meliputi hubungan transaksional yang melibatkan mantan anggota Dewan Pengawas dan staf eksekutif selama 12 bulan setelah melepaskan jabatan mereka
• Melarang Dewan Pengawas untuk menyetujui langkah yang berhubungan dengan mempekerjakan anggota Dewan sebagai staf atau kontraktor selama 6 bulan setelah melepaskan jabatan anggota Dewan
• Menambahkan bagian "Mengukur Konflik Kepentingan" agar Dewan Pengawas dapat secara jelas menentukan apakah telah terjadi sebuah konflik kepentingan.

Umpan balik yang diminta

Tujuan dari periode penghimpunan pendapat ini adalah untuk menjawab pertayaan berikut:

• Apakah ada bagian dari rancangan kebijakan ini yang kabur?

• Apakah bahasa yang digunakan membingungkan?
• Apakah prosedur yang diatur oleh kebijakan ini membingungkan?

• Apakah ada celah tertentu dalam kebijakan ini?

• Situasi konflik kepentingan macam apa yang menurut Anda perlu diberikan perhatian khusus?
• Apakah kebijakan ini sudah dapat menanggulangi situasi tersebut?

Langkah selanjutnya

Periode penghimpunan umpan balik ini akan berlangsung sampai 22 November 2021.

Selepas berakhir, perubahan yang diusulkan oleh komunitas akan ditinjau oleh tim hukum Yayasan Wikimedia dan Komite Tata Kelola Dewan Pengawas.

Selepas rancangan ini ditinjau oleh Komite Tata Kelola, Dewan Pengawas akan menentukan sikap untuk mengesahkannya secara resmi.

Garis waktu untuk langkah ini tergantung pada jadwal dan tanggungjawab lain dari anggota Dewan Pengawas dan Komite Tata Kelola. Kami berupaya untuk menyelesaikannya sebelum akhir Maret 2022.

Rancangan kebijakan

Tujuan

Wikimedia Foundation adalah organisasi bertujuan amal yang bekerja untuk melayani masyarakat dengan mewujudkan misi membebaskan pengetahuan. Pimpinan WMF memiliki tugas untuk menjalankan urusan Yayasan dengan cara yang sesuai dengan misi tersebut, dan tidak untuk memajukan kepentingan pribadi mereka atau kepentingan pihak ketiga mana pun. Kebijakan ini dimaksudkan untuk memberikan panduan untuk membantu anggota Dewan Pengawas, pegawai, staf eksekutif, dan pejabat kunci Wikimedia Foundation dalam mengidentifikasi kejadian-kejadian di mana mereka mungkin memiliki kepentingan pribadi yang dapat membuat kewajiban mereka untuk melayani kepentingan kepada Yayasan terbagi, dan untuk menentukan prosedur untuk mengevaluasi dan menangani setiap konflik kepentingan tersebut jika muncul.

Pengertian umum

Konflik Kepentingan.

Sebuah konflik kepentingan terjadi apabila:

• kepentingan luar dari suatu Pihak yang Berkepentingan bercanggah dengan kepentingan WMF;
• WMF mengadakan Hubungan Transaksional dengan Pihak yang Berkepentingan atau Pihak Terkait; atau
• seorang Pihak yang Berkepentingan memiliki kesetiaan yang terbagi.

Pihak yang Berkepentingan.

Seseorang yang sedang menjabat sebagai anggota Dewan Pengawas, pegawai, eksekutif, atau pejabat kunci Wikimedia Foundation, atau pernah menjabat jabatan tersebut dalam 12 bulan terakhir. "Pejabat kunci" yang dimaksud di sini selaras dengan definisi pada the US Internal Revenue Service Form 990.

Hubungan Transaksional yang Diatur.

Transaksi, persetujuan, atau pengaturan kesepakatan antara:

• WMF dengan Pihak yang Berkepentingan;
• WMF dengan Pihak Terkait; atau
• Pihak yang Berkepentingan dengan pihak lain, jika hubungan transaksional tersebut patut diperkirakan memiliki dampak yang merugikan WMF secara materil.

Contoh Hubungan Transaksional yang Diatur adalah perjanjian kerja, perjanjian hibah, kontrak atau pembayaran jasa, perjanjian lisensi hak merek, dan persetujuan kemitraan. Penggantian untuk uang yang keluar bagi pengeluaran yang munasabah untuk kepentingan WMF tidak termasuk ke dalam definisi ini, namun tunduk kepada prosedur dan persetujuan standar untuk pembayaran penggantian uang WMF.

Perseorangan yang Berkepentingan.

Seorang Pihak yang Berkepentingan yang kepentingan dan kesetiaan luarnya, termasuk oleh karena Hubungan Istimewa, menimbulkan Konflik Kepentingan yang konkret atau potensial dan menjadi masalah dalam suatu situasi tertentu.

Pihak Terkait.

Orang perseorangan atau entitas yang memiliki Hubungan Istimewa dengan Pihak yang Berkepentingan.

Hubungan Istimewa.

Hubungan yang istimewa timbul dari:

• Hubungan keluarga dekat, termasuk sebagai pasangan, orang tua, saudara kandung, anak, anak tiri, kakek-nenek, cucu, cicit, ipar, atau mitra domestik;
• kepentingan keuangan yang materil, seperti kepemilikan saham agregat sebesar lebih dari 10% pada sebuah entitas; atau
• peran sebagai pegawai, direktur, anggota Dewan Pengawas, mitra, atau pekerja.

Mengidentifikasi Konflik Kepentingan

Langkah pertama dalam mengidentifikasi Konflik Kepentingan adalah mengetahui kejadian terjadinya konflik atau di mana konflik tersebut dapat terjadi. Langkah ini perlu cenderung berhati-hati dengan memasukkan semua kejadian yang mungkin, untuk memastikan semua konflik yang dapat terjadi dapat diidentifikasi.

Formulir Pertanyaan

Dalam rangka membantu WMF mengidentifikasi potensi terjadinya konflik kepentingan, setiap Pihak yang Berkepentingan mesti melengkapi Formulir Pertanyaan Konflik Kepentingan yang disediakan oleh WMF sekali setahun, dan mesti memperbarui isi formulir mereka seperlunya untuk merefleksikan perubahan yang terjadi sepanjang tahun. Formulir tersebut perlu dikirimkan kepada penasihat hukum WMF, yang bertugas untuk menyimpannya. Formulir yang sudah dilengkapi harus tersedia untuk diperiksa oleh setiap anggota Dewan Pengawas, Direktur Eksekutif, dan Direktur Keuangan; serta dapat ditinjau oleh penasihat hukum WMF.

Pengungkapan

Segera setelah suatu Pihak yang Berkepentingan menyadari akan terjadinya Hubungan Transaksional yang diatur atau kemungkinan adanya Konflik Kepentingan dalam bentuk apapun, mereka wajib untuk mengungkapkan keberadaannya secara tertulis kepada Dewan Pengawas, Direktur Eksekutif, dan Direktur Hukum. Suatu Pihak yang Berkepentingan wajib melaporkan kemungkinan adanya Konflik Kepentingan yang mereka sadari, meskipun mereka bukanlah Perseorangan yang Berkepentingan. Apabila terjadi keraguan apakah sebuah situasi merupakan konflik kepentingan yang terjadi atau kemungkinan terjadi dan memerlukan pengungkapan, hal ini perlu diselesaikan oleh Ketua Dewan Pengawas (atau Wakil Ketua Dewan Pengawas, jika Ketua adalah Perseorangan yang Berkepentingan).

Mengukur Konflik Kepentingan

Selepas suatu kemungkinan Konflik Kepentingan dilaporkan kepada Dewan Pengawas, Dewan wajib menghimpun informasi dan menentukan apakah telah terjadi suatu Konflik Kepentingan. Dewan dapat memandatkan suatu komite untuk mengumpulkan bukti dan melakukan rekomendasi, namun keputusan akhir tetap berada di tangan Dewan.

Ketidakterlibatan Pihak yang Berkepentingan

Perseorangan yang Berkepentingan harus bersedia menjawab pertanyaan dan menyediakan informasi yang diminta oleh Dewan Pengawas, sejauh yang dimungkinkan oleh aturan hukum, mengenai kemungkinan adanya Konflik Kepentingan. Perseorangan yang Berkepentingan perlu menarik diri dari sebarang diskusi mengenai Konflik Kepentingan mereka. Mereka tidak boleh memantau, hadir, atau terlibat dalam diskusi di tingkat Dewan Pengawas atau komitenya mengenai Konflik Kepentingan mereka, kecuali jika diperlukan untuk menjawab pertanyaan. Perseorangan yang Berkepentingan tidak dibenarkan untuk menggunakan pengaruh pribadi mereka untuk mendorong Dewan memutuskan dengan cara tertentu. Kewajiban ini terus diterapkan kepada Pihak yang Berkepentingan selama proses penilaian, tinjauan, dan persetujuan oleh Dewan Pengawas mengenai kemungkinan sebuah Konflik Kepentingan.

Penentuan oleh Dewan Pengawas

Dewan Pengawas, tanpa keterlibatan dari Perseorangan yang Berkepentingan, wajib meninjau bukti dan menentukan apakah sebuah Konflik Kepentingan memang benar-benar terjadi. Dalam menentukan hal ini, Dewan perlu memerhatikan apakah:

• seorang Pihak yang Berkepentingan atau Pihak Terkait akan menerima manfaat (dalam bentuk uang atau lain-lain) dari Hubungan Transaksional yang Diatur;
• Pihak yang Berkepentingan akan menduduki dua peran yang saling bercanggah; atau
• Hubungan Transaksional yang Diatur dapat dianggap sebagai sebuah konflik kepentingan bagi pihak-pihak di luar WMF.

Perbincangan mengenai hal ini perlu didokumentasikan dalam notulensi rapat Dewan Pengawas, dan keputusan akhir perlu diterbitkan sebagai resolusi Dewan. Keputusan Dewan mengenai tidak adanya Konflik Kepentingan perlu disetujui oleh mayoritas anggota. Jika Dewan memutuskan bahwa tidak ada Konflik Kepentingan, maka proses peninjauan selesai dan hubungan transaksional yang terdampak akan berlanjut.

Mengatasi Konflik Kepentingan

Selepas diputuskan bahwa Konflik Kepentingan terjadi, Dewan Pengawas perlu menentukan apakah Hubungan Transaksional dapat dipersetujui. Dewan perlu pula menentukan apakah terjadi pelanggaran terhadap kebijakan ini.

Persetujuan dari Dewan Pengawas

Dewan Pengawas dapat menyetujui Hubungan Transaksional yang Diatur melalui suara mayoritas. Untuk dapat menyetujui, Dewan perlu:

• Dewan mengetahui semua fakta materil mengenai Hubungan Transaksional yang Diatur dan kepentingan dari semua Perseorangan yang Berkepentingan dalam suatu Hubungan yang Transaksional;
• Hubungan Transaksional yang Diatur bukanlah sebuah tindakan yang berurusan dengan diri sendiri atau melawan hukum;
• Hubungan Transaksional yang Diatur akan menguntungkan WMF dan memajukan kepentingan terbaik WMF;
• biaya yang tertanggung bagi WMF bersifat adil dan munasabah, berdasarkan data pasar yang dapat diperbandingkan;
• WMF tidak dapat mengatur pengaturan kesepakatan yang lebih menguntungkan untuk mencapai manfaat yang sama namun tidak akan menghasilkan suatu Konflik Kepentingan; dan
• Hubungan Transaksional yang Diatur tidak melibatkan tindakan mempekerjakan seseorang yang pernah menjabat sebagai anggota Dewan Pengawas WMF dalam 6 bulan terakhir menjadi pegawai atau kontraktor WMF.

Dewan dapat meminta nasihat hukum dari penasihat hukum luar atau penasihat luar lain dalam mengambil keputusannya. Perbincangan dan dasar persetujuan harus didokumentasikan dalam notulensi rapat Dewan, dan persetujuan Dewan harus diterbitkan dalam bentuk sebuah resolusi.

Pelanggaran terhadap Kebijakan Ini

Dalam rangka melaksanakan tugasnya di bawah kebijakan ini, Dewan Pengawas (atau salah satu komitenya) dapat mengetahui informasi yang dapat membuatnya patut menduga bahwa seorang Perseorangan yang Berkepentingan tidak mengungkapkan sebuah kejadian Konflik Kepentingan yang terjadi atau mungkin terjadi; dalam kata lain, melanggar kebijakan ini. Jika hal ini terjadi, Dewan Pengawas wajib memberitahu Perseorangan yang Berkepentingan mengenai itu dan memberikan peluang bagi mereka untuk menerangkan mengenai dugaan pelanggaran. Dewan wajib menyelidik lebih lanjut sesuai dengan keadaan, menentukan apakah kebijakan ini telah dilanggar, dan menjatuhkan sanksi korektif dan disipliner yang patut.

Tata Kelola Kebijakan

Kebijakan ini dilaksanakan oleh Dewan Pengawas. Dewan bertanggungjawab untuk:

• menerima pengungkapan dari Hubungan Transaksional yang Diatur yang akan dilaksanakan;
• memeriksa Hubungan Transaksional yang Diatur yang akan dilaksanakan untuk menentukan apakah memenuhi kriteria untuk disetujui;
• menyimpan berkas yang patut dan diperlukan untuk mendokumentasikan proses peninjauan atas sebuah Hubungan Transaksional yang Diatur, termasuk notulensi rapat, resolusi, dan komitmen pribadi; dan
• meninjau pelaksanaan kebijakan ini dan mengadakan perubahan dari waktu ke waktu bila dirasa patut.

Pengakuan

Setiap Perseorangan yang Berkepentingan harus diwajibkan untuk memberikan pengakuan bahwa mereka telah membaca kebijakan ini dan bersedia tunduk di bawahnya. Mereka diwajibkan untuk menandatangani komitmen pribadi dan mengisi formulir pertanyaan yang mengatur penerimaan atas jabatan mereka yang membuat mereka tunduk kepada kebijakan ini. Mereka diwajibkan untuk memperbaharui komitmen tertulis ini sekurang-kurangnya satu kali setahun.