Polityka dotycząca konfliktu interesów/Aktualizacja z 2021 roku

Wstęp

Wprowadzenie

W czerwcu 2021 roku General Counsel Wikimedia Foundation zobowiązała się do przygotowania aktualizacji zasad Wikimedia Foundation dotyczącej konfliktu interesów. Aktualną wersję zasad można znaleźć na Foundation Wiki. Niniejsze zasady opisują zasady i procesy dotyczące sytuacji, w których członek Rady Powierniczej Wikimedia Foundation lub jej pracownik może mieć interesy poza Wikimedia Foundation, które kolidują z jego obowiązkami wobec Wikimedia Foundation. Nie dotyczą one płatnego lub pozostającego w konflikcie interesów redagowania projektów Wikimedia, które są regulowane przez odrębne zasady.

Niniejszy projekt aktualizacji zasad został opracowany w oparciu o modelowe zasady dotyczące konfliktu interesów, najlepsze praktyki w zakresie postępowania w przypadku konfliktu interesów, wskazówki zewnętrznych ekspertów prawnych w zakresie zarządzania organizacjami non-profit oraz kwestie poruszone podczas dyskusji na temat konfliktu interesów, która odbyła się na początku 2021 roku.

Zestawienie zmian

W poniższej aktualizacji wiele elementów istniejących zasad dotyczących konfliktu interesów zostało przeredagowanych lub zmieniono ich układ. Celem tych zmian jest uszczegółowienie i zwiększenie przejrzystości w zakresie tego, kiedy te zasady mają zastosowanie i jakich procedur wymagają. Najważniejsze zmiany merytoryczne to:

• Rozszerzenie zakresu stosowania zasad dotyczących przeciwdziałania konfliktom interesów na potencjalne działania z byłymi członkami Rady Powierniczej i kierownictwa przez 12 miesięcy po zakończeniu pełnienia przez nich tych funkcji
• Zakaz zatwierdzania przez Radę Powierniczą działań, które obejmują zatrudnianie członków Rady Powierniczej jako pracowników lub wykonawców przez 6 miesięcy po ich odejściu z Rady Powierniczej
• Dodanie etapu "Ocena konfliktu interesów", aby Rada Powiernicza mogła jasno określić, czy istnieje rzeczywisty konflikt interesów

Prośba o informację zwrotną

Celem Celem tego okresu informacji zwrotnej jest udzielenie odpowiedzi na te pytania:

• Czy są jakieś aspekty projektu zasad, które są niejasne?

• Czy jakaś część zasad jest niejasna?
• Czy procedura opisana w zasadach jest myląca?

• Czy w zasadach są jakieś luki?

• Jakich rodzajów sytuacji związanych z konfliktem interesów się obawiasz?
• Czy zasady obejmują wymienione wyżej sytuacje?

Następne kroki

Okres zbierania informacji zwrotnej będzie trwał do 22 listopada 2021.

Po tym okresie zespół prawny Wikimedia Foundation oraz Governance Committee Rady Powierniczej Wikimedia Foundation dokonają przeglądu zasad w odpowiedzi na opinie społeczności.

Po dokonaniu przeglądu zasad przez Governance Committee, zostanie ona przedstawiona całej Radzie Powierniczej do oficjalnego przyjęcia.

Dokładny harmonogram tych działań zależy od harmonogramów i innych obowiązków Rady oraz Governance Committee. Jednakże wszystkie te działania powinny zostać zakończone do końca marca 2022 roku.

Wersja robocza zasad

Cel

Wikimedia Foundation jest organizacją charytatywną służącą społeczeństwu poprzez realizację swojej misji szerzenia wolnej wiedzy. Osoby zajmujące stanowiska kierownicze w Wikimedia Foundation mają obowiązek prowadzenia spraw Wikimedia Foundation w sposób zgodny z tą misją, a nie w celu realizacji swoich osobistych interesów lub interesów osób trzecich. Niniejsze zasady mają na celu zapewnienie wytycznych, które pomogą Radzie Powierniczej, osobom na stanowiskach kierowniczych oraz kluczowym pracownikom Wikimedia Foundation zidentyfikować przypadki, w których mogą oni mieć osobisty interes, który może poddać w wątpliwość ich obowiązek niepodzielnej lojalności wobec Wikimedia Foundation, oraz określić procedurę oceny i rozwiązywania wszelkich takich konfliktów interesów, jeśli się pojawią.

Definicje

Konflikt interesu.

Konflikt interesów powstaje w sytuacji:

• gdy interes osoby objętej zasadami pozostaje w konflikcie z interesem Wikimedia Foundation;
• gdy Wikimedia Foundation podejmuje działanie objęte zasadami z osobą objętą zasadami lub jej krewnymi; lub
• gdy osoba objęta zasadami ma podzieloną lojalność.

Osoba objęta zasadami.

Osoba pełniąca obecnie funkcję powiernika w Radzie Powierniczej, członka kierownictwa lub kluczowego pracownika Wikimedia Foundation, lub pełniąca taką funkcję w ciągu ostatnich 12 miesięcy. Termin "kluczowy pracownik" jest tu używany zgodnie z jego definicją w the US Internal Revenue Service Form 990.

Działania objęte zasadami.

Transakcja, porozumienie lub inna umowa pomiedzy:

• Wikimedia Foundation i osobą objętą zasadami;
• Wikimedia Foundation i krewnymi osoby objętej zasadami; lub
• osobą objętą zasadami i innym podmiotem, jeżeli można zasadnie oczekiwać, że działanie to będzie miało istotny wpływ na Wikimedia Foundation.

Przykłady działań objętych zasadami to m.in.: umowy o pracę, umowy o dotacje/granty, umowy lub płatności za usługi, umowy licencyjne na znaki towarowe i umowy stowarzyszeniowe/afilianckie. Zwrot uzasadnionych wydatków na działalność w ramach Wikimedia Foundation nie jest działaniem objętym zasadami, ale podlega standardowym procedurom i zatwierdzeniom Wikimedia Foundation dotyczącym zwrotu wydatków.

Interested Person.

A Covered Person whose outside interests and loyalties, including due to a Significant Relationship, give rise to the actual or potential Conflict of Interest that is at issue in a given situation.

Krewni osoby objetej zasadami.

Osoby lub podmioty, z którymi osoba objęta zasadami utrzymuje istotną relację.

Istotna relacja.

Istotna relacja wynika z:

• bliskiej relacji rodzinnej, w tym jako małżonek, rodzic, rodzeństwo, dziecko, pasierb, dziadek, wnuk, prawnuk, teść lub partner;
• istotny interes finansowy, taki jak łączny udział własnościowy w podmiocie przekraczający 10%; lub
• roli osoby na stanowisku kierowniczym, dyrektora, powiernika, członka zarządu lub pracownika.

Identyfikacja konfliktu interesów

Pierwszym krokiem w rozwiązywaniu konfliktów interesów jest zidentyfikowanie przypadków, w których konflikt istnieje lub może zaistnieć. W tym kroku należy zapewnić, że wszystkie konflikty interesów zostaną zidentyfikowane.

Kwestionariusz

Aby pomóc Wikimedia Foundation w identyfikacji potencjalnych sytuacji związanych z konfliktem interesów, każda osoba objęta zasadami wypełnia raz w roku Kwestionariusz Konfliktu Interesów dostarczony przez Wikimedia Foundation oraz aktualizuje swój kwestionariusz w razie potrzeby, aby odzwierciedlić zmiany, które zaszły w ciągu roku. Kwestionariusze są przekazywane radcy prawnemu Fundacji, który jest odpowiedzialny za ich przechowywanie. Wypełnione kwestionariusze są dostępne do wglądu dla każdego członka Rady Powierniczej, CEO oraz CFO oraz mogą być przeglądane przez radcę prawnego Fundacji.

Ujawnienie informacji

Gdy tylko osoba objęta zasadami dowie się o proponowanym działaniu objętym zasadami lub innym potencjalnym Konflikcie Interesów, ma ona obowiązek ujawnić jego istnienie i okoliczności na piśmie Radzie Powierniczej, CEO oraz General Counsel. Osoba objęta zasadami musi zgłosić wszystkie potencjalne Konflikty Interesów, o których się dowiedziała, nawet jeśli nie jest Interesred person. W przypadku wątpliwości, czy dana sytuacja stanowi rzeczywisty lub potencjalny konflikt interesów wymagający ujawnienia, sprawa musi zostać rozstrzygnięta przez Przewodniczącego/Przewodniczącą Rady Powierniczej (lub Wiceprzewodniczącego/Wiceprzewodniczącą, jeśli Przewodniczący/Przewodnicząca są Interested Person).

Ocena konfliktu interesów

Po zgłoszeniu potencjalnego konfliktu interesów do Rady Powierniczej, Rada musi zebrać informacje i ustalić, czy konflikt interesów rzeczywiście wystąpił. Rada może wyznaczyć podkomisję do zebrania dowodów i wydania zaleceń, ale ostateczne rozstrzygnięcie musi zostać podjęte przez całą Radę.

Wyłączenie się z decyzji przez Interested Persons

Interested Persons muszą pozostawać do dyspozycji Rady Powierniczej i odpowiadać na pytania oraz udzielać informacji, w zakresie dopuszczalnym przez prawo, związanych z potencjalnym konfliktem interesów. Interested Persons muszą w każdym innym przypadku wycofać się z wszelkich dyskusji dotyczących Konfliktu interesów. Interested Persons nie mogą obserwować, być obecne ani uczestniczyć w rozmowach Rady lub ewentualnej komisji dotyczących konfliktu interesów, chyba że w celu udzielenia odpowiedzi na pytania. Interested Persons zobowiązane są powstrzymać się od wykorzystywania swoich osobistych wpływów w celu nakłaniania Rady do podjęcia konkretnych decyzji. Obowiązki te nadal dotyczą Interested Persons w trakcie oceny, przeglądu i zatwierdzenia potencjalnego Konfliktu Interesów przez Radę Powierniczą.

Decyzja Rady Powierniczej

Rada Powiernicza, bez udziału Interested Persons, dokona analizy dowodów i ustali, czy istnieje konflikt interesów. Przy podejmowaniu decyzji Rada powinien rozważyć, czy:

• osoba objęta zasadami lub krewni uzyskałaby korzyść (finansową lub inną) z proponowanych działań objętych zasadami;
• osoba objęta zasadami występowałaby w dwóch konfliktujących się rolach; lub
• czy proponowane działanie objęte zasadami może być postrzegane jako konflikt interesów przez podmioty spoza Wikimedia Foundation.

Dyskusja zostanie udokumentowana w protokole posiedzenia Rady, a decyzja zostanie udokumentowana jako uchwała Rady. Do stwierdzenia, że nie występuje konflikt interesów, wymagana jest większość głosów. Jeśli Rada stwierdzi, że nie ma konfliktu interesów, proces przeglądu pod kątem konfliktu interesów zostaje zakończony, a wszelkie działania mogą być przeprowadzane w zwykły sposób.

Adresowanie konfliktu interesów

Po ustaleniu, że istnieje Konflikt Interesów, Rada Powiernicza musi zdecydować, czy zatwierdzić proponowane działanie objęte zasadami. Rada musi również zająć się wszelkimi naruszeniami niniejszej polityki.

Wyrażenie zgody przez Radę Powierniczą

Rada Powiernicza może zatwierdzić działanie objęte zasadami większością głosów. W celu zatwierdzenia działania objętego zasadami, Rada musi stwierdzić, że:

• jest świadomy wszystkich istotnych faktów dotyczących działania objętego zasadami oraz interesów wszystkich Interested Persons w danym działaniu;
• działanie objęte zasadami nie jest aktem samooszukiwania lub w inny sposób prawnie niedopuszczalne;
• działanie objęte zasadami przyniesie korzyści Wikimedia Foundation i leży w najlepszym interesie Wikimedia Foundation;
• koszt poniesiony przez Wikimedia Foundation jest godziwy i uzasadniony, w oparciu o porównywalne i dostępne dane rynkowe;
• Wikimedia Foundation nie ma racjonalnej możliwości zawarcia korzystniejszej umowy w celu osiągnięcia tej samej korzyści, która nie powodowałaby konfliktu interesów; oraz
• działanie objęte zasadami nie obejmuje zatrudniania przez Wikimedia Foundation jako pracownika lub kontrahenta osoby, która była Powiernikiem Wikimedia Foundation w ciągu ostatnich 6 miesięcy.

Rada może zasięgnąć opinii radcy prawnego i innych zewnętrznych doradców w ramach swojej decyzji. Dyskusja Rady i podstawa jej zatwierdzenia zostaną udokumentowane w protokole posiedzenia Rady, a decyzja Rady zostanie udokumentowane jako uchwała Rady.

Naruszenia zasad

W trakcie wypełniania swoich obowiązków wynikających z niniejszej polityki, Rada Powiernicza (lub jedna z jej komisji) może uzyskać informacje dające uzasadnione podstawy do przypuszczeń, że osoba objęta zasadami nie ujawniła rzeczywistego lub potencjalnego Konfliktu Interesów lub w inny sposób naruszyła niniejszą politykę. W takich okolicznościach, Rada poinformuje osobę objętą zasadami o podstawie swojego przekonania i zapewni jej możliwość wyjaśnienia domniemanych naruszeń. Rada przeprowadzi dalsze dochodzenie, jeśli jest to uzasadnione okolicznościami, ustali czy doszło do naruszenia niniejszej polityki, oraz podejmie odpowiednie działania dyscyplinarne i naprawcze.

Administracja

Niniejsze zasady są zarządzane przez Radę Powierniczą. Rada jest odpowiedzialna za następujące kwestie:

• otrzymywanie ujawnień dotyczących proponowanych działań objętych zasadami;
• dokonywanie przeglądu proponowanych działań objętych zasadami w celu ustalenia, czy spełniają one kryteria wymagane do ich zatwierdzenia;
• prowadzenie dokumentacji, która może być niezbędna i właściwa do udokumentowania przeglądu działań objętych zasadami, w tym protokołów z posiedzeń, uchwał i deklaracji osobistego zaangażowania; oraz
• dokonywanie przeglądu funkcjonowania niniejszych zasad i wprowadzanie w niej od czasu do czasu zmian, które mogą być właściwe.

Potwierdzenie

Każda osoba objęta zasadami będzie zobowiązana do potwierdzenia, że zapoznała się z niniejszą polityką oraz, że się z nią zgadza. Będzie ona zobowiązana do podpisania osobistego zobowiązania oraz wypełnienia kwestionariusza konfliktu interesów w momencie przyjęcia roli, która czyni ją podległą niniejszym zasadom. Będzie ona zobowiązana do aktualizacji i odnawiania tych pisemnych zobowiązań co najmniej raz w roku.