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Stratégie des affiliés de la Fondation Wikimédia/Retours

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Stratégie des affiliés de la Fondation Wikimedia

Depuis un peu plus d'un an, le conseil d'administration de la Wikimedia Foundation travaille avec l'Affiliations Committee, les affiliés, et des employé·es de la Fondation pour améliorer la Stratégie des affiliés de la Fondation Wikimédia. Ce processus nous a permis d'en tirer des conclusions et des questionnements. Merci à toutes les personnes qui ont déjà participé.

Le rapport stratégique sur les Affiliés de la Wikimedia Foundation a identifié le besoin de simplifier le rôle du Comité des affiliations (AffCom) pour la reconnaissance des affiliés Wikimédia, ainsi que des problèmes précis.

Après les conversations avec l'AffCom, les responsables du CA ont identifié deux grands sujets d'amélioration dans le travail actuel de reconnaissance des affiliés :

  • critères d'affiliation
  • amélioration des processus de création et de reconnaissance des groupes d'utilisateurs

Vous pouvez en savoir plus en lisant les informations sur la stratégie 2030 du mouvement, ses recommandations et ses initiatives.

Nous invitons les personnes intéressées à partager leurs retours sur la page de discussion et à s'inscrire aux discussions en direct pour participer au processus.

Critères d'affiliation proposés

Après nos discussions avec l'AffCom, les référents du conseil d'administration ont identifié des axes d'amélioration sur le travail actuel de reconnaissance des affiliés, notamment les critères appliqués.

es critères sont proposés pour tous les affiliés Wikimédia existants (chapitres, organisations thématiques et groupe d'utilisateurs), pas seulement ceux qui ont une personnalité juridique. Certains critères ne sont pas forcément pertinents pour tous les affiliés. Par exemple, un groupe d'utilisateurs peut ne pas avoir de statut légal ou ne pas gérer de fonds : ces critères ne s'appliqueraient donc pas à lui.

Version de travail des critères proposés

Vous pouvez commenter les critères proposés ici.

Les critères présentés ci-dessous doivent être suivis et déclarés par les affiliés dans leur rapport annuel. La documentation des critères peut inclure des liens ou notes sur le partage d'informations confidentielles.

Pour voir comment des affiliés existants peuvent prouver qu'ils remplissent les critères, référez-vous au groupe d'utilisateurs Wikimedia Ghana User Group et au chapitre (taille petite à moyenne) Wikimedia Ukraine.

En vertu de l'initiative #35 de la Stratégie du mouvement 2030 (Faciliter une culture de la documentation), les critères concrets doivent être documentés et mesurables. Une rubrique d'évaluation-type est à trouver ci-dessous. Écrivez sur la page de discussion si vous avez des idées d'autres façons de vérifier ces informations ou si vous voulez décrire ce qui manque.

Critère Description du critère Comment le critère peut être rempli
Croissance de l'affilié Un accueil actif et chaleureux des nouveaux utilisateurs et dirigeants, y compris de son conseil d'administration (si pertinent) ou de tout autre groupe exécutif (comité, conseil de direction…). Encourager les contributeurs à évoluer en tant qu'organisateurs ou que dirigeants.
  • Une liste de membres (si pertinent) ou de bénévoles qui collaborent activement avec l'organisation et de ses alliés (qui s'impliquent dans les prises de décision), soit publique, soit envoyée à AffCom en cas de contraintes légales ou de sécurité.
  • Pour toute entité juridique avec des contraintes réglementaires (comme la RGPD en Europe), on peut publier le nombre de membres avec des notes sur les changements (un affilié peut avoir 100 membres en 2022 et 100 membres de 2030 avec le remplacement de 50 personnes).
Équilibre des genres Encourager les actions qui prennent en compte l'égalité des genres, y compris dans les rôles de direction.
  • Information publique sur qui prend quelles décisions.
  • Information publique sur les actions entreprises pour encourager la diversité de genre.
Gouvernance exemplaire Une bonne gouvernance avec des informations publiques sur les pratiques en ce qui concerne l'appartenance à la direction, l'appartenance à l'affilié, les élections démocratiques, le processus de prise de décision, le reporting, etc.
  • Des informations publiques sur la prise de décision qui ne se limitent pas aux statuts (pour les entités juridiques) : par exemple, comment sont attribuées les bourses pour participer à un événement, où les résolutions du conseil d'administration, s'il existe, sont publiées, etc.
Une direction « diverse », compétente et responsable Une direction variée, compétente et responsable, notamment compétente pour la gestion de fonds (si l'organisation en gère), la communication des décisions, et la prise de responsabilités envers les membres.
  • Incluse au rapport annuel, une description des formations suivies par les membres, en particulier de la direction, s'il y en a eu. Ceci inclut les formations organisées par l'affilié, les autres affiliés, les hubs, la Wikimedia Foundation, et des organisations externes (comme stipulé dans l'initiative #33 de la stratégie du mouvement 2030 Plan de développement du leadership.).
  • Dans le rapport annuel, la déclaration des conflits d'intérêt (s'il y en a) de la direction.
Liens avec la communauté Transparence, ouverture et relation avec la communauté servie par le groupe.
  • Dans le rapport annuel, une description de la participation des membres aux activités de l'affilié ; comment les Wikimédiens réagissent aux projets et aux rapports des affiliés (via des sondages si l'affilié en a les moyens) ; rencontres avec les communautés, etc.
Engagement hors ligne Création d'un espace pour la collaboration et l'engagement hors ligne, en ligne ou hybride.
  • Dans le rapport annuel, une note des réunions récurrentes avec leurs résultats mesurables, ne se limitant pas à l'assemblée générale annuelle.
Résultats concrets Obtenir des résultats concrets en lien avec la mission, par exemple la création de contenuDans le rapport annuel, une auto-évaluation comparant les résultats et les objectifs des plans opérationnel et stratégique (si pertinent).
  • Dans le rapport annuel, une auto-évaluation comparant les résultats et les objectifs des plans opérationnel et stratégique (si pertinent).
Bonne gestion financière Bonne gestion financière (s'il y a des fonds) et dans le respect de la loi (si pertinent).
  • Rapport financier (si pertinent)
Respect du Code de conduite universel Respect et application du Code de conduite universel dans toutes les activités de l'affilié.
  • Dans le rapport annuel, preuves des actions préventives menées et de la réaction efficace et rapide (action ou demande d'aide extérieure) des plaintes relatives au Code de conduite universel.
Partenariats et collaboration Développement de partenariats efficaces à l'intérieur et à l'extérieur du mouvement. Collaboration avec les autres affiliés Éviter les conflits inutiles (note : les conflits sont une partie normale de la vie et peuvent parfois être justifiés !)

Questions sur les critères pour les affiliés

Vous pouvez commenter les questions ici.
  • Comment aider un affilié à respecter ces critères ?
  • uelles sont les conséquences du non-respect des critères : médiations, changements, accompagnement et soutien ?Manque-t-il des critères ?
  • Manque-t-il des critères ? Avez-vous d'autres suggestions sur comment les critères peuvent être remplis ?
  • Un affilié devrait-il être être tenu de partager la communication du mouvement / de la Fondation ?
  • Les affiliés devraient-ils avoir différents niveaux de financement en fonction de leur taille et de leurs problèmes de gouvernance et opérationnels ? (Certains problèmes n'empêchent par exemple pas de recevoir un financement)
  • Au-delà de la simple appartenance à un groupe, devrait-il y avoir une limite sur le nombre de groupe dont une personne peut être fondatrice, référente ou dirigeante ?
  • Comment les critères peuvent-ils être rendus universels (on parle par exemple de croissance du nombre de membres, mais si les lois locales exigent une assemblée générale en personne cela peut poser problème) ?

Période d'essai suggérée

Après ses discussions avec l'AffCom, les référents du conseil d'administration ont identifié des axes d'amélioration sur le travail déjà fait en rapport avec la reconnaissance, notamment l'amélioration des processus de création et de reconnaissance des groupes d'utilisateurs.

Les groupes d'utilisateurs (User Groups, UG) ont été conçus comme une première étape simple de création de chapitres ou d'organisations thématiques. Une personne impliquée dans la décision initiale la résumé ainsi : « Commencer un groupe d'utilisateurs, c'était censé être aussi simple que de publier un article sur Wikipédia. » Au cours des années, les groupes d'utilisateurs sont devenus une organisation wikimédienne à part entière : des groupe d'utilisateurs ont une existence juridique, des conseils d'administration, des financements annuels, etc. Nous avons toujours besoin de cette première étape la moins procédurière possible, tout en montrant que les groupes et leurs collaborations seront pérennes.

Période d'essai suggérée pour les nouveaux groupes d'utilisateurs

Vous pouvez commencer la période d'essai proposée ici..

Nous proposons de changer le processus de reconnaissance des groupe d'utilisateurs par la création d'une étape publique avant la candidature auprès de l'AffCom. Une candidature cause beaucoup de travail pour l'AffCom et les employés, ainsi que pour les bénévoles qui veulent travailler ensemble. Avec cette étape préalable avant la candidature, les bénévoles n'ont pas besoin de commencer par cette dernière.

Dans nos nouvelles recommandations, un nouvel affilié devrait

…have a scope that furthers the work towards the Movement Vision (guided through Strategic Direction – content, community support, partnerships)

…have demonstrated competence to execute its stated plans (e.g. a group planning to train editors must demonstrate it has expert editors with training experience willing to train other people)

…have the potential to sustain its activities for more than 1 year, and be a healthy affiliate, which means to have the potential to fulfill the requirements

Suggested process for the trial period

You can comment on the Suggested process here.

The current process starts with (1) an application from a prospective UG; then (2) staff reviews (including logo and name) and seeks feedback from existing affiliates for any geographic or thematic user groups; next (3) AffCom reviews, staff prepares the agreement, and AffCom votes; and finally (4) staff prepares communication about the new UG and publishes relevant documents (like resolutions).

The initial steps in the revised process would be:

  1. Submit a letter of interest to AffCom.
  2. Participate in a live interview with AffCom.
  3. Publish a public letter of intent on all affected projects / to all affected affiliates and a note to Community Resources.
  4. Publish a realistic outline for the first-year activity report.
  5. Demonstrate a track record of one year of activities in "trial period".

After the initial 5 steps in the process listed above, the following would need to be completed:

  2. Legal compliance with naming, logo
  3. AffCom voting
  4. Signing the agreement

Questions about the trial period and supporting the process to become recognized

You can comment on the questions here.
  • What parts of the organizing process need more clarification?
  • What documentation should be developed for groups undertaking this process?
  • How to make sure that people do not work on an application for a year when a user group just does not make sense from the start? For example, if there is a conflict with the existing affiliate or a founder is sanctioned by the Foundation, how many things can be checked before the application even?
  • How can *pushing* groups into the affiliate ecosystem as a “seat at the table” be avoided where a seat has not been traditionally reserved?
  • Do affiliates in non-democracies make sense? Can we provide safety for them? Is it even our job to provide safety? Some documents (even UCoC or policies built on it) might need not be public then, if they are not public – can they be enforced?
  • Do we need to prioritize geography rather than languages? So that an affiliate does not support just one language (e,g. Nigeria alone has 200+ languages). Would a language hub be a better fit?

Live sessions

Participants are invited to attend live sessions to provide input into this process. These sessions will be conducted in groups and the language will be English. The calls will be supported by Wikimedia Foundation staff, as well as the Board of Trustees liaisons to the Affiliations Committee (AffCom) and AffCom members subject to availability.

If you are able to attend, please sign up for your preferred call time below by adding your signature. You will receive an email with the meeting link at least 24 hours prior to the meeting.

Participants are also welcome to request a conversation and share their thoughts during Talking:2024.

Call 1: 14 February 2024 at 14:00 UTC

Etherpad notes: etherpad.wikimedia.org/p/WFAS-01

Attendees:

Extended content

Call 2: 28 February 2024 at 14:00 UTC

Etherpad notes: etherpad.wikimedia.org/p/WFAS-02

Attendees:

Extended content

Call 3: 20 March 2024 at 14:00 UTC

Etherpad notes: etherpad.wikimedia.org/p/WFAS-03

Attendees:

Extended content

@LucyCrompton-Reid (WMUK), Tiputini, RightCowLeftCoast, Windblown29, Ballardmaize, Elisabeth Carrera (WMNO), and Lexy Tchuileu: hi all, thanks for signing up. I have sent a link to your email. Cheers, RamzyM (WMF) (talk) 16:22, 19 March 2024 (UTC)[reply]

Bonjour. Où se trouve le lien ? Baname LARE (talk) 18:48, 19 March 2024 (UTC)[reply]

Next steps and other open questions

You can comment on the questions here.

The next steps in this process will involve the Board of Trustee liaisons and Affiliations Committee reading and discussing the input provided. If there are no major concerns needed, the Affiliations Committee will publish a resolution implementing changes in 2024 April.

There are still several open questions to be considered:

  • How can AffCom better share the information (about its work, affiliates, best practices, opportunities, etc) – maybe regular office conversations? A collaboration with Let’s Connect? Better follow-up with affiliates, not only at the final (conflict) stage? Host regional office conversations?
  • Can AffCom collaborate with more developed affiliates to support more Affiliates? (or provide better support) – hubs in the future?
  • Can AffCom start helping by providing manuals of DOs and DONTs (or best practices) – like making sure affiliates know that taking grants from politicians or parties is not okay?
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