Strategi Afiliasi Yayasan Wikimedia/Pelaksanaan
Setelah melalui proses pengumpulan umpan balik di Meta-Wiki sebagai bagian dari persyaratan untuk perubahan pengakuan afiliasi dan juga kelompok pengguna serta proses Strategi Afiliasi Yayasan Wikimedia yang dimulai semenjak November 2022, maka persyaratan berikut diadopsi untuk semua organisasi afiliasi dan untuk perubahan dalam proses pengakuan kelompok pengguna.
Juni 2024: Kriteria kesehatan afiliasi dan perubahan untuk proses pengakuan Kelompok Pengguna
pemberitahuan ini awalnya dikirimkan oleh Ketua Dewan Pengawas dan narahubung Komite Afiliasi Nataliia Tymkiv ke milis Wikimedia-l pada tanggal 12 Juni 2024
Kriteria Kesehatan Afiliasi
Komite Afiliasi (AffCom) merupakan komite yang terdiri dari para sukarelawan dan bertanggung jawab untuk memberikan saran kepada Dewan Pengawas Yayasan Wikimedia dalam hal pengakuan, persetujuan, dan pembatalan pengakuan untuk organisasi afiliasi Wikimedia, serta memfasilitasi pembentukan organisasi atau kelompok tersebut. Tugas tersebut tercantum dalam piagam dan menyebutkan tugas untuk "promosi kesehatan dan pertumbuhan komunitas, termasuk "pengawasan organisasi afiliasi agar tetap bisa patuh dengan peraturan dan kriteria untuk organisasi afiliasi" dengan cara "pemberian dukungan untuk organisasi afiliasi saat mereka mencoba untuk menumbuhkan jumlah anggota, mengembangkan program demi memajukan misi Wikimedia dan juga meningkatkan praktik tata kelola internal organisasi".
Pada tahun 2023, wawasan yang berasal dari anggota AffCom, organisasi afiliasi, anggota komunitas, dan pegawai Yayasan Wikimedia tercermin dalam laporan misalnya cara agar Yayasan Wikimedia bisa bekerja sama dengan organisasi afiliasi secara lebih baik, cara supaya kerja sama tersebut bisa terjadi dan juga kriteria yang dapat memastikan kesehatan untuk semua organisasi afiliasi. Saran-saran yang kami terima ini perlu mendapatkan perhatian sesegera mungkin.
Sejak saat itu, AffCom telah memulai kerja sama dengan Dewan Pengawas, pegawai Yayasan Wikimedia, organisasi afiliasi, dan lebih banyak anggota komunitas agar mereka mampu memberikan panduan yang tepat supaya organisasi afiliasi bisa menjadi organisasi Wikimedia yang lebih aktif dan sehat. Dari hasil perbincangan tersebut, AffCom telah memilih untuk mengadopsi 10 kriteria berikut bagi organisasi afiliasi yang dikelompokkan ke dalam empat bidang utama:
| Pencapaian Tujuan | Pengembangan Organisasi | Kepemimpinan & Inklusi | Keterlibatan & Kerja Sama |
|---|---|---|---|
| Pencapaian Tujuan | |||
| Tata kelola baik & komunikasi | Kepemimpinan yang menjunjung keberagaman, terampil dan penuh tanggung jawab | Keterlibatan (keanggotaan) internal | |
| Kepatuhan keuangan & hukum | Keseimbangan keberagaman (terutama gender) | Hubungan komunitas | |
| Kesehatan dan ketangguhan afiliasi | Kepatuhan akan Kode Etik Universal | Kemitraan & kerja sama |
Informasi rinci mengenai masing-masing kriteria bisa dibaca di sini, termasuk panduan cara agar kriteria tersebut bisa dicapai. Semua kriteria yang berlaku untuk organisasi afiliasi ini akan dilacak, kecuali kriteria seputar kepatuhan keuangan dan hukum, yang hanya berlaku untuk organisasi yang menerima hibah dan/atau yang sudah terdaftar secara sah.
Pegawai Yayasan Wikimedia dan AffCom bekerja sama untuk menyederhanakan syarat pelaporan afiliasi serta menanggapi umpan balik yang diperoleh selama masa umpan balik komunitas mengenai beban pelaporan. Persyaratan pengumpulan data laporan terbaru diharapkan juga berguna untuk tim dan departemen Yayasan Wikimedia lainnya. Selain itu, hal tersebut juga diharapkan bisa menciptakan laporan tingkat wilayah atau dunia yang lebih rinci sehingga mampu menunjukkan kesehatan dan dampak yang dihasilkan oleh organisasi afiliasi.
Pada bulan Juli 2024, AffCom akan bekerja untuk menyelesaikan rencana pelaksanaan. Pada bulan Agustus 2024, informasi terbaru akan diterbitkan di Meta-Wiki dan juga platform pendukung lainnya.
Rujukan
Perubahan untuk proses pengakuan Kelompok Pengguna
Wawasan yang didapatkan dalam proses tahun 2023 ini termasuk mengakui pentingnya penguatan proses AffCom dalam hal evaluasi Kelompok Pengguna yang potensial untuk memajukan tujuan, keberlanjutan, dan kemampuan umum gerakan supaya para peserta bisa tetap sehat dan aktif. Sesuai dengan piagamnya, AffCom bertugas untuk "menentukan kriteria dan proses pengakuan untuk berbagai macam bentuk organisasi afiliasi". AffCom mengadopsi proses yang telah diubah untuk pengakuan Kelompok Pengguna. Perubahan yang ditambahkan dalam proses pengakuan termasuk:
- wawancara langsung (melalui panggilan video) dengan AffCom;
- kewajiban agar pihak pengaju kelompok pengguna menerbitkan surat pernyataan niat yang bisa diakses untuk umum kepada Wiki/proyek dan organisasi afiliasi yang terdampak
- pembuatan masa uji coba selama setahun untuk pihak pengaju agar mereka bisa menunjukkan kegiatan dan efektivitasnya
Guna menerapkan persyaratan terbaru ini, AffCom memutuskan untuk menjeda proses pengakuan kelompok pengguna. Masa jeda ini tidak mencakup pihak pengaju yang sudah terdaftar ke dalam sistem per tanggal 12 Juni 2024.
Selama masa jeda ini, AffCom akan membagikan dokumentasi tentang persyaratan terbaru kepada komunitas dan juga calon Kelompok Pengguna serta memastikan adanya sistem pelaporan yang lebih sederhana. Bahkan setelah dokumentasi ini diterbitkan, AffComm akan tetap sensitif terhadap penyesuaian tambahan yang mungkin akan semakin terasa jelas selama proses pelaksanaan. AffCom juga akan mengambil tindakan yang diperlukan untuk memperbaharui dokumentasi dengan persyaratan terperinci.
AffCom saat ini berharap agar upaya pengakuan bisa dimulai lagi pada bulan September 2024.
Rujukan
Agustus 2024: Pembaharuan persyaratan kesehatan afiliasi
Setelah pengumuman informasi terbaru pada bulan Juni kemarin, Komite Afiliasi (AffCom) mendukung pegawai yang telah mengerjakan rencana pembaharuan tata cara pelaporan afiliasi dalam hal pengumpulan data mengenai kriteria kesehatan afiliasi. AffCom juga mendukung pegawai Yayasan Wikimedia untuk melakukan peninjauan tata cara pelaporan afiliasi terkini. Selain itu, mereka telah bekerja sama dengan rekan kerja lain di tim lain yang juga bertugas untuk mendukung organisasi afiliasi. Tujuannya supaya mereka bisa memahami cara terbaik agar perubahan tersebut tidak menimbulkan beban tambahan untuk para perwakilan organisasi afiliasi.
Pada bulan September, staf pendukung akan mengirimkan rencana kepada AffCom untuk menguji perubahan struktur pelaporan ini. Rencana ini akan membuka peluang untuk evaluasi, perubahan, dan pengadaptasian supaya bisa memastikan perubahan pelaporan dapat efektif serta bisa diadaptasi sesuai dengan kebutuhan gerakan. Tujuannya supaya untuk mencapai proses yang diinginkan, yaitu meminta perwakilan organisasi afiliasi untuk mengirimkan laporan sekali setahun, dalam sebuah platform yang diharapkan mampu memenuhi kebutuhan berbagai pemangku kepentingan seperti AffCom dan Tim Hibah.
Jika rencana ini disetujui oleh Komite Afiliasi, maka staf pendukung akan memperbarui halaman ini dengan lini masa serta langkah selanjutnya pada akhir bulan September. Selain itu, dokumentasi dan dukungan langsung akan disediakan untuk membantu perwakilan organisasi afiliasi untuk memahami perubahan ini serta cara dan kapan laporan mereka dapat disampaikan. Jika Anda memiliki pertanyaan atau pendapat, silakan ajukan melalui halaman pembicaraan.
September 2024
September 2024: Pembaharuan proses pengakuan Kelompok Pengguna
Sesuai dengan informasi terbaru pada bulan Juni kemarin, Komite Afiliasi (AffCom) termasuk anggota dan penasihat, narahubung Dewan Pengawas, staf Dukungan Komite, dan juga pegawai lain Yayasan Wikimedia, telah bekerja sama untuk memperbaharui proses pengakuan kelompok pengguna dengan adanya langkah tambahan. Langkah tersebut termasuk surat pernyataan niat dari pihak pengaju untuk komunitas terkait, wawancara langsung antara pihak pengaju dan AffCom, serta masa uji coba setahun sebelum akhirnya AffCom bisa memberikan keputusan untuk pengakuan resmi.
Lini masa untuk proses pengakuan kelompok pengguna terbaru dan tinjauan untuk formulir pendaftaran sudah bisa dibaca sekarang di Meta-wiki.
AffCom dan pegawai Dukungan Komite akan melakukan uji coba proses wawancara daring dengan kelompok pengguna yang telah mengirimkan pengajuan sebelum tanggal 12 Juni 2024. Pihak pengaju diundang untuk menghadiri wawancara bersama AffCom pada bulan Oktober atau November. Setelah wawancara, AffCom akan menentukan apakah pengajuan tersebut diproses untuk masa uji coba setahun.
AffCom dan pegawai Dukungan Komite juga telah melakukan pembaharuan yang diperlukan untuk formulir pendaftaran. Pegawai mengantisipasi bahwa formulir baru akan tersedia untuk uji coba pada akhir Oktober. AffCom juga tengah bekerja sama dengan narahubung Dewan Pengawas dalam pembukaan kembali jalur pendaftaran kelompok pengguna secara berkelanjutan.
Jika Anda memiliki pertanyaan atau pendapat, silakan ajukan melalui halaman pembicaraan.
September 2024: Pembaharuan kriteria kesehatan afiliasi
Sesuai dengan informasi terbaru, AffCom mendukung lini masa dan langkah selanjutnya yang sudah direncanakan dalam penerapan kriteria kesehatan afiliasi. Pegawai Yayasan Wikimedia akan memperbaharui format pelaporan dan alur komunikasi dalam mendukung pengumpulan data kriteria kesehatan afiliasi.
Tujuan jangka panjang laporan afiliasi ini supaya ada satu sistem tunggal untuk semua laporan yang diterbitkan oleh organisasi afiliasi. Dengan adanya sistem tunggal pelaporan, kita berharap bisa mengurangi beban yang ditanggung organisasi afiliasi kita. Laporan kriteria kesehatan afiliasi akan diuji melalui dua kelompok grup. Pegawai Yayasan Wikimedia akan menghubungi perwakilan afiliasi dari kedua kelompok ini untuk memberikan petunjuk lebih lanjut.
Informasi lebih lanjut bisa dibaca di Meta-Wiki. Perwakilan afiliasi tidak perlu memasukkan perubahan informasi melalui Portal Data Afiliasi Wikimedia, sebab pegawai Dukungan Komite akan melakukan tahapan ini. Pegawai juga akan menyediakan dokumentasi dan mendukung perwakilan afiliasi supaya bisa lebih mengerti perubahan apa saja yang terjadi serta cara dan kapan laporan mereka harus dimasukkan dan juga bekerja sama dengan AffCom untuk memperbaharui halaman pendukung di Meta-Wiki.
Jika Anda memiliki pertanyaan atau pendapat, silakan ajukan melalui halaman pembicaraan.
Pertanyaan dan langkah selanjutnya
Jika ada pertanyaan mengenai keputusan ini, silakan ajukan melalui halaman pembicaraan Meta-Wiki. Selain itu, Anda juga bisa mengajukan sesi diskusi dalam program Bincang Bersama:2024. Anda juga bisa mempergunakan fitur Mari Berbincang supaya Anda bisa mengajukan sesi diskusi dengan Dewan Pengawas maupun pegawai Yayasan Wikimedia.