Blogue Wikimédia/Brouillons/Service au Conseil
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Service au Board : chaque Board a besoin d’un peu de maintenance
Pour toutes les différences au sein des organisations régionales (chapters) et l’organisation thématique du mouvement Wikimedia, il y a une caractérisque qui est commune à toutes les organisations Wikimedia connues : un comité de contrôle et de supervision composé de volontaires. Pour la Wikimedia Foundation, c’est le Board of Trustees, à Wikimédia France c’est le Conseil d’administration, pour Wikimedia Deutschland c’est le Präsidium et bien sûr il y a un certain nombre d’autres noms différents. Par simplicité, j’utilise ici le raccourci de « Board » pour tous ces organes.
Permettre au Board de faire son travail
Nous prenons souvent pour acquis qu’un comité composé de personnes avec différentes attentes, expériences et connaissances peut trouver lui-même sa façon de fonctionner et de se répartir les tâches lui-même. Il gère ainsi correctement et de façon effective, toujours en agissant et en communiquant de façon ouverte et professionnelle. Mais peut-il toujours être assumé ? En fait n’est-ce pas extrêmement difficle de se regrouper pour découvrir les forces et faiblesses individuelles et pour bâtir la confiance ? Deux choses sont, je pense, essentielles pour des Boards fonctionnels : a) la capacité et la volonté de déléguer et b) la capacité et la volonté d’accepter et de promouvoir différents points de vue et confrontations constructives au sein du Board. Les deux ne sont possibles que si le comité s’est mis d’accord sur des règles et procédures internes de base et s’il accepte que ces règles aient besoin d’évoluer d’un seul bloc.
Un Board a besoin de conserver le rythme du dévelopement de l’organisation pour remplir ses obligations de supervision à chaque étape de développement de l’organisation et même temps soutenir l’organisation, promouvoir son développement et montrer sa direction stratégique. Si le Board entier gère la question de comment devenir ou comment rester capable de travailler, il tourne en boucles et les tâches ne sont terminées. Que peut-il faire de mieux que de faire confiance à un petit groupe pour ces questions, plutôt que de se reposer entièrement sur le Board ?
BGC - un comité en toile de fond
Depuis 2010 il y a un tel groupe au sein du Board de la Wikimedia Foundation : le Comité de gouvernance du Board (Board Governance Committee, BGC) que je préside depuis que j’ai rejoins le Board en 2012. Pourquoi fais-je ce type de travail en particulier ? Je trouve qu’il est sympa de gérer les règles et le développement de processus. Je pense qu’il est généralement utile d’avoir une ressource sur laquelle on peut rechercher des choses, une ressource qui soit compréhensible par tous, et je sais que le Board of Trustees n’a pas atteint sa propre conception idéale de lui-même en tant que Board. Pour cela, je peux et veux contribuer. Même si nous publions notre agenda annuel et les minutes de nos rencontres sur Meta, notre travail est naturellement plus en toile de fond et connu seulement de quelques personnes.
La raison d’être du BGC est de d’assurer que le Board remplit bien ses obligatoires légales et fiduciaires et qu’il améliore son contrôle interne, son efficience et son efficacité. Cela sonne bien, mais qu’est ce que cela signifie ? De façon traditionnelle, un BGC s’intéresse à la composition du Board, recherche des candidats appropriés et prépare les nominations. Puisque le Board de la Fondation est composé en partie de membres nommés et que nous considérons des domaines complémentaires tels que les règles ainsi que notre propre évaluation qui sont aussi importantes que la composition du Board, notre BGC a un champ étendu de tâches. Par essence, le BGC de la Wikimedia Foundation s’occupe de trois domaines : 1. les règles et processus, 2. la composition du Board, 3. la formation et l’évaluation du Board.
En particulier, cela inclut par exemple le manuel du Board, la recherche de nouveaux membres du Board comme récemment avec Ana Toni, le soutien à la communauté et aux organisations Wikimedia dans les processus respectifs de sélection des membres du Board par les personnes de liaison du Board ou le Comité aux élections, le feedback à 360 degrés pour les membres du Board et l’évaluation de l’organe tout entier. Ce dernier prend place en étroite collaboration avec le Comité RH. Dans le quotidien du Board, le BGC se positionne particulièrement bien pour remettre régulièrement en question les processus et menaces. De temps en temps, cela est par exemple rappeler au Board de se concentrer sur les tâches que personne d’autre ne peut faire. En fonction de la taille et de la structure de l’organisation, cela peut signifier différentes choses. Par exemple, le Board de la Wikimedia Foundation ne crée pas lui-même le plan annuel, c’est le travail de la directrice exécutive en la personne de Sue Gardner (voir le résumé du processus). Notre responsabilité en tant que Board est de donner les orientations pour le plan annuel. Par contraste, dans les organisations sans employés à plein temps, le plan annuel est créé par le Board lui-même. Il est important d’identifier explicitement les domaines de responsabilité dans chaque Board. Étant donné que ceci est un défi à relever, cela devrait être le point principal de focalisation de tout Board.
Le développement n’est pas une fin en soi
Un Board ne s’occupe pas seulement de son propre développement - mais il ne doit pas perdre de vue son propre développement non plus. Sous l’hypothèse qu’une constellation de Board dans le wikimonde change relativement rapidement, il doit être capable de se mettre effectivement au travail en un temps assez court (et continuer sur sa lancée). Le Board doit se développer comme l’organisation le fait car il ne peut que seulement ensuite s’assurer d’une coopération fructueuse et confiante au sein du Board et, le cas échéant, entre le Board et la direction. Remettre régulièrement en question ses propres méthodes de travail et sa propre conception font partie de cela. Le secret est de mettre en œuvre des procédures et processus nécessaires légaux ou rationnels sans se perdre dans une prison de règles. Un groupe de travail, qu’il s’appelle BGC ou autre chose, peut apporter une aide précieuse - dans tout Board.
Je m’intéresserai à l’avenir à l’atelier d’entraînement au métier de membre du Board organisé début mars à Londres. Nous pouvons tous apprendre des autres, nous n’avons juste pas encore trouvé la bonne façon de partager nos idées et expériences dans ce domaine.
Alice Wiegand (User:Lyzzy) sert le Board of Trustees WMF depuis 2012 en tant que membre du Board choisie par les Chapters. Elle s’est auparavant impliquée dans les problématiques du mouvement et des chapters pendant plusieurs années et a servi le Board de Wikimedia Deuschland de 2008 à 2011.