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This was a draft for a blog post that has since been published at https://blog.wikimedia.org/2014/02/28/board-service-every-board-needs-a-bit-of-maintenance/ .

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Board-Service - Ein wenig Pflege braucht jedes Board

Alice Wiegand, December 2011.

Bei allen Unterschieden zwischen den 40 regionalen Organisationen (Chapter) und einer thematischen Organisation (Thematic Organization) im Wikiversum gibt es ein Merkmal, dass sich bei allen eingetragenen Wikimedia-Organisationen wiederfindet: ein ehrenamtlich tätiges Aufsichts- und Kontrollgremium. Bei der Wikimedia Foundation ist es das Board of Trustees, bei Wikimedia France das Conseil d’administration, bei Wikimedia Deutschland ist es das Präsidium und natürlich gibt es noch eine Reihe weiterer unterschiedlicher Bezeichnungen. Der Einfachheit halber nutze ich hier den kurzen Begriff “Board” für all diese Gremien.

Das Board arbeitsfähig machen

Wir nehmen es so oft als gegeben hin, dass ein Gremium, zusammengesetzt aus Individuen mit unterschiedlichen Erwartungen, Erfahrungen und Kenntnissen, von alleine in seine Aufgaben findet, diese gut und effektiv bewältigt und dabei immer offen und professionell agiert und kommuniziert. Aber kann das wirklich vorausgesetzt werden? Ist es in Wirklichkeit nicht ungemein schwer, als Gruppe zueinander zu finden, individuelle Stärken und Schwächen herauszufinden und Vertrauen aufzubauen? Zwei Dinge sind meiner Meinung nach unabdingbar für funktionsfähige Boards: a) die Fähigkeit und die Bereitschaft zur Delegation und b) die Fähigkeit und Bereitschaft, unterschiedliche Positionen und konstruktive Konfrontation innerhalb des Boards zu ermöglichen und zu fördern. Beides ist nur möglich, wenn das Gremium sich auf grundlegende interne Regeln und Abläufe geeinigt hat und es akzeptiert, dass es sich als Gremium ständig weiterentwickeln muss.

Ein Board muss mit der Entwicklung der Organisation Schritt halten, um seine Aufsichtspflichten in jedem Entwicklungsstadium der Organisation erfüllen zu können und diese gleichzeitig zu stützen, ihre Entwicklung zu fördern und ihre strategische Ausrichtung zu gestalten. Wenn sich das gesamte Board damit beschäftigt, wie es arbeitsfähig wird oder bleibt, beißt sich die Katze in den Schwanz und die eigentlichen Aufgaben bleiben liegen. Was liegt näher, als mit diesen Fragen eine kleinere Gruppe zu beauftragen und so das gesamte Gremium immens zu entlasten?

BGC - ein Komitee im Hintergrund

Seit 2010 gibt es eine solche Gruppe im Board der Wikimedia Foundation, es ist das Board Governance Committees (kurz BGC), dessen Vorsitzende ich seit meiner Aufnahme in das Board 2012 bin. Warum ich gerade das mache? Ich habe tatsächlich Spaß an der Beschäftigung mit Richtlinien und der Entwicklung von Prozessen. Ich glaube, dass es grundsätzlich hilfreich ist, etwas zum Nachschlagen zu haben, was jeder nachvollziehen kann und ich weiß, dass auch das Board der Foundation seine Ideal-Vorstellung eines Boards noch nicht erreicht hat. Und hierbei kann und möchte ich einen Beitrag leisten. Auch wenn wir unsere jährliche Agenda und die Protokolle unserer Treffen auf Meta veröffentlichen, bleibt unsere Arbeit naturgemäß eher im Hintergrund und ist nur wenigen bekannt.

Zweck des BGC ist es sicherzustellen, dass das Board seine rechtlichen und treuhänderischen Verpflichtungen erfüllt, und dass es seine Steuerungsfunktion, Effizienz und Effektivität verbessert. Klingt gut, aber was bedeutet das? Traditionell kümmert sich ein BGC darum, die Zusammensetzung des Boards zu prüfen, geeignete Kandidaten zu finden und die Ernennungen vorzubereiten. Da das Board der Wikimedia Foundation nur zum Teil aus ernannten Board-Mitgliedern besteht und wir weitere Arbeitsfelder wie Richtlinien und unsere eigene Evaluation für ebenso wichtig wie die Zusammensetzung des Boards erachten, ist das Aufgabenspektrum unseres BGCs erweitert. Im Wesentlichen kümmert sich das BGC der Foundation um drei Bereiche: 1. Richtlinien und Prozesse, 2. Zusammensetzung des Boards, 3. Ausbildung und Bewertung des Boards.

Konkret zählen dazu zum Beispiel das Board-Handbuch, die Suche nach neuen Boardmitgliedern wie zuletzt Ana Toni, die Unterstützung von Community und Wikimedia-Organisationen bei den jeweiligen Auswahlprozessen für Board-Mitglieder durch Board-Kontaktpersonen oder eine Arbeitsgruppe Wahlen, das 360-Grad-Feedback für Board-Mitglieder und die Evaluation des gesamten Gremiums. Letztere erfolgt derzeit in enger Zusammenarbeit mit dem HR-Komitee. Im Tagesgeschäft ist es funktionsbedingt vor allem das BGC, das regelmäßig Abläufe und Diskussionsfäden in Frage stellen kann. Dazu zählt von Zeit zu Zeit auch, das Board daran zu erinnern, sich auf das zu konzentrieren, was niemand sonst machen kann. Abhängig von Größe und Struktur der Organisation kann das unterschiedlich sein. So erstellt das Board der Wikimedia Foundation den Jahresplan nicht selbst, das ist Aufgabe der Geschäftsführung, in Person von Sue Gardner (siehe den Überblick über den Planungsprozess). Unsere Aufgabe als Board ist es aber, richtungsweisenden Input für die Jahresplanung zu geben. Bei regionalen Organisationen ohne hauptamtliche Mitarbeiter wird ein Jahresplan im Gegensatz dazu von dessen Board selbst erstellt. Wichtig ist, diesen expliziten Aufgabenbereich eines jeden Boards zu identifizieren. Denn dem muss es sich stellen, und der sollte auch Arbeitsschwerpunkt eines jeden Boards sein.

Weiterentwicklung ist kein Selbstzweck

Ein Board darf sich nicht nur um sich selbst kümmern - es darf aber seine eigene Weiterentwicklung auch nicht aus den Augen verlieren. Unter der Voraussetzung, dass sich die Konstellation eines Boards im Wikiversum relativ schnell ändert, muss es dafür sorgen, in kurzer Zeit arbeitsfähig und effektiv zu werden (und zu bleiben). Das Board muss sich wie die Organisation weiterentwickeln, denn nur so kann es sicherstellen, dass eine vertrauensvolle und befruchtende Zusammenarbeit im Board und - wenn gegeben - zwischen Board und Geschäftsführung stattfindet. Das regelmäßige Hinterfragen der eigenen Arbeitsweisen und des Selbstverständnisses gehört dazu. Die Kunst dabei ist es, die juristisch notwendigen oder vernünftigen Verfahren und Abläufe einzuführen, ohne sich dabei selbst in einem Käfig aus Vorschriften zu verlieren. Eine Arbeitsgruppe, egal ob sie BGC oder ganz anders heißt, kann hierbei wertvolle Unterstützung leisten - in jedem Board.

Ich freue mich auf den Boards Training Workshop Anfang März in London. Wir alle können voneinander lernen, auch wenn wir noch nicht die richtigen Wege gefunden haben, um uns in diesem Sinne auszutauschen.

Alice Wiegand (User:Lyzzy) ist seit 2012 ein von den regionalen Organisationen ausgewähltes Mitglied im Kuratorium der Wikimedia Foundation. Sie beschäftigt sich seit vielen Jahren mit Belangen der regionalen Organisationen und der Bewegung und war Mitglied des Vorstands von Wikimedia Deutschland von 2008 bis 2011.