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संचार: जानकारी साझा करना और उम्मीदों को प्रबंधित करना
यद्यपि ऊपर बताए गए अनुसार रिपोर्ट करने वाले के साथ आपका संचार संवेदनशील होना चाहिए, याद रखें कि जाँच करना आपकी जिम्मेदारी है। सभी दलों की गोपनीयता और सुरक्षा के लिए, यह न तो वांछनीय है और न ही वास्तविक जाँच या संचार के बारे में रिपोर्ट करने वाले को या पीड़ित को सक्रिय रूप से शामिल करना उचित है। आपको निश्चित रूप से यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आपके पास उनकी शिकायत का पूरा ब्योरा है, और उचित जानकारी रखने के लिए तैयार रहें कि वह किस सूचना को प्राप्त करेंगे और कब प्राप्त करेंगे।
करें:
- पीड़ित या रिपोर्ट करने वाले को एक टाइमलाइन दें। आपका लक्ष्य उन्हें यह बताने का होना चाहिए कि उन्हें क्या उम्मीद करनी चाहिए। यद्यपि आप कभी भी एक निश्चित परिणाम या एक निश्चित समापन तिथि का वादा करने में सक्षम नहीं होंगे, आपको उन्हें उनकी जांच की अनुमानित प्रगति की भावना देने में सक्षम होना चाहिए। विचार करें कि क्या आप रिपोर्ट करने वाले को एक "चेक-इन" तिथि प्रदान कर सकें।
- उन्हें किसी भी तरह की देरी के बारे में चेतावनी दें जो आपके द्वारा दी गई समयरेखा को बदल सकती है। याद रखें कि, आपके लिए, यह एक दर्जन सक्रिय मामलों में से एक हो सकता है और रिपोर्ट करने वाले के लिए यह बहुत अधिक (और अधिक भावनात्मक) प्राथमिकता है। अचानक, अनपेक्षित चुप्पी या प्रगति की स्पष्ट कमी उन्हें चिंतित कर सकती है।
- किसी भी अतिरिक्त जानकारी का अनुरोध करने के लिए समय पर संपर्क उपयोगकर्ताओं को अपनी जांच की आवश्यकता बतायें। विशेष रूप से जब एक जाँच में बहुत से लोगों को शामिल किया जाता है, तो छोटे विलंब हो सकते हैं - एक महत्वपूर्ण प्रश्न पूछने जैसे सरल चरणों को बंद करके काम को और न लटकाएँ।
न करें:
- ज़रूरत से अधिक जानकारी साझी करना। यह पीड़ित के लिए एक भावनात्मक स्थिति होगी, और आप उन्हें जितनी भी जानकारी दे सकते हैं उतनी जानकारी देने के लिए आपका मन कर सकता है। हालांकि याद रखें कि इस मामले में शामिल दल तटस्थ या गोपनीय पार्टियां नहीं हैं। रिपोर्ट किए जाने पर कथित उत्पीड़क अपनी गोपनीयता का अधिकार नहीं खोता है।
- ऐसे वादे करना जिन्हें आप पूरा नहीं कर सकते। हालाँकि आप किसी पीड़ित उपयोगकर्ता को "मैं वादा करता हूँ कि हम इस व्यवहार को रोक देंगे" या "मंगलवार तक आपको उत्तर मिलेगा" के साथ आश्वस्त करना चाहें, इस तरह के आश्वासन का उल्टा नुकसान होगा अगर आप इनका पालन नहीं कर पाएंगे। अपनी सीमाओं को जानें, समय और अपनी भूमिका दोनों के अनुसार।