Grants talk:Programs/Wikimedia Community Fund/Plan Annuel du Groupe Utilisateurs de la Communauté Wikimedia en Haiti

Feedback du Comité de financement pour l'Amérique latine et les Caraïbes sur votre proposition

Bonjour @Kitanago: et @Dade70:,

Merci d'avoir soumis cette candidature. Merci pour votre temps, votre énergie et vos efforts. Après la première étape de l'examen, nous avons quelques observations, recommandations et questions sur lesquelles nous aimerions obtenir plus de clarté, qui sont énumérées ci-dessous:

Nous considérons que la proposition est tout à fait pertinente, car elle

• il vise à relever le défi de favoriser le développement de la communauté wikimédienne, dans un contexte marqué par des problèmes de connectivité
• elle vise à toucher la population de différentes régions géographiques d'Haïti
• concentre ses efforts sur le développement de Wikipédia en créole.
• en outre, le groupe présente une vision claire de sa mission, articulant un diagnostic objectif, reconnaissant les risques potentiels et proposant des alternatives d'atténuation.

• La première impression est que le projet est considérablement ambitieux, ce qui a suscité des inquiétudes quant à l'impact qu'il aurait sur le propre développement du groupe. Au stade où en est le groupe, nous craignons que la mise en œuvre d'un projet aussi vaste et difficile ne compromette le propre processus d'apprentissage du groupe en matière de planification et de mise en œuvre de projets. Nous aimerions savoir ce que vous pensez de cet aspect et ce que vous pensez du processus d'apprentissage et de consolidation du groupe lui-même.

Votre inquiétude est légitime. De notre côté, nous avons remarqué que le fait d’organiser des activités de manière régulière nous permet de garder nos membres et faire grossir le nombre de contributeurs. D'où, ce désir d'être plus dynamique sur le terrain en termes d’organisation d'activités. Mais, il demeure que nous devons aussi investir dans le renforcement structurel de notre association. Il faut donc assurer le juste équilibre. Cela dit, nous sommes d’avis de réduire un peu le côté trop ambitieux de notre projet.

• Dans le cas d'une première proposition annuelle, pensez-vous pouvoir mener à bien toutes les activités énumérées dans la proposition dans les délais impartis, en laissant une place à l'apprentissage, à la réflexion et aux ajustements en fonction de ce que vous avez appris ? Si vous décidez de prévoir des espaces de réflexion, d'apprentissage et d'ajustement des activités, comment ceux-ci se reflètent-ils dans le calendrier que vous avez élaboré ?

Le comité d'Administration de l’Association a comme obligation dans ses règlements internes de se réunir à la fin de chaque mois en vue, entre autres, d’analyser et approuver les évaluations des projets déjà exécutés, évaluer les projets en cours et approuver le plan des projets à venir. En plus, ce que nous avons commencé depuis octobre 2021, c’est de faire exprimer les participants autour de ce qu’ils ont retenu dans le cadre de l'activité, ce qu'ils conseillent d'améliorer et de renforcer. Ensuite nous discutons ces points dans les rencontres de l'Administration et apporter les changements qu’il faut. Avec le projet wiki Naval, nous avons créé de préférence un formulaire d'évaluation sur Google Doc, et demandé à chaque coordinateur de wiki club de le remplir avec les membres en posant des questions aux participants. Ce que nous trouvons beaucoup plus facile. De plus, la majorité des activités dans le calendrier font partie de nos expériences cette année. Certains sont déjà réalisés et d’autres sont en cours ou en train de se préparer. Nous voulons avoir une communauté active et motivée et le fait d’avoir des activités de manière régulière est une stratégie forte que nous sommes en train d'expérimenter et qui semble bien fonctionner. Et c’est pourquoi nous avons pensé à engager au moins quatre d’entre nous pour qu’en plus de la volonté, il y ait plus de concentrations, d'énergies et avoir de ressources humaines fiables pour remplir les tâches convenablement dans le cadre du projet.

Le plan et le financement annuel nous permettra de ne pas demander à chaque fois une subvention pour chaque projet et de mieux planifier et exécuter les activités.

• En ce qui concerne les activités proposées, nous considérons qu'il y a un manque de conceptualisation et de clarification en ce qui concerne 1) les stratégies de mise en œuvre et de développement des clubs wiki, et également si l'objectif est de renforcer les clubs existants ou de les créer et de les renforcer ; 2) les partenariats avec les acteurs locaux ; 3) les voyages photographiques (y a-t-il des centres thématiques, des publics spécifiques, à quoi ressemblerait la formation ? 4) la planification de l'action avec l'Académie du créole haïtien ?

Les Wiki Clubs sont des groupes de contributeurs dans les différentes régions géographiques du pays qui se réunissent localement pour contribuer sur des projets de wikimedia. C’est là une manière de décentraliser notre association, permettre la participation des intéressés qui ne sont pas à Port-au-Prince, favoriser du même coup son ancrage sur le territoire national. Déjà, trois wiki-clubs sont déjà créés : à Petit-Goâve en 2019; à Jacmel en 2020, ensuite à Hinche en 2021. Actuellement, à Léogane les démarches sont en cours pour y créer un nouveau club. Chaque club a deux ou trois coordonnateurs qui réunissent les membres, exécutent et évaluent les activités prévues dans leur propre région. Les Coordonnateurs des clubs participent aussi dans la planification et l'évaluation des activités avec les membres du comité d'administration. Donc quatre wiki clubs sont déjà créés et vont être renforcés, mieux structurés et dynamisés dans le cadre du projet. Deux autres vont être créés dans le pays et un autre en République Dominicaine où on peut compter plus de 20 000 étudiants haïtiens

En ce qui concerne les partenariats avec des acteurs locaux, il y a surtout celui avec la bibliothèque de l'Université Quisqueya qui est actuellement en phase d'être conclu. Dans le cadre de ce partenariat, il est question de partager le siège social de la bibliothèque et en faire notre quartier général.

Par ailleurs, pas seulement au point de vue de contenus encyclopédiques, mais aussi en termes d’images, Haïti est sous représentée dans les projets de wikimedia. C’est l’une des raisons pour lesquelles Wikimedia France nous avait proposé une chasse photographique a Petit-Goave dans le cadre du Mois de Contribution Francophone. Il y a aussi des difficultés à illustrer certains articles qui concernent Haiti sur wikipédia. Les sorties photographiques prévues se feront dans quelques villes pour prendre des images de lieux, de personnages, de monuments … qui sont révélés importants et qui peuvent servir dans le cadre des projets de wikimedia.

• En ce qui concerne l'équipe, nous souhaiterions obtenir plus de précisions et de contexte sur les postes/rôles et les salaires proposés. Plus de clarifications sur la composition de l'équipe de suivi au niveau national, le dévouement et les tâches assignées. Exemple : à ce stade précoce du projet, nous aimerions mieux comprendre la raison d'être d'une personne dans le rôle de co coordinateur et d'une personne dans le rôle de trésorier ?

Au regard de vos commentaires et du contexte local, nous trouvons qu’il est mieux de garder le comité exécutif de notre groupe comme organe de gestion et d'exécution du présent projet au lieu de mettre en œuvre un autre personnel administratif en plus. Certains membres de ce comité (4) fournira en moyenne 20 à 30h de travail par semaine, peut créer des commissions ad hoc pour l'exécution bénévole de certaines tâches qui ne nécessitent pas de compétences spécifiques.

• En ce qui concerne le plan d'équipe, pourriez-vous préciser les capacités et l'expérience requises pour gérer correctement le personnel et assurer les opérations quotidiennes que vous prévoyez ? Comment avez-vous défini les rôles des personnes que vous proposez pour occuper les différents postes ? Pour une première année de fonctionnement, si vous deviez réduire l'équipe proposée, quels sont les postes clés que vous considérez comme prioritaires pour atteindre votre objectif ? Est-il possible de réduire le nombre de collaborateurs sans conséquences négatives pour le projet ?

Comme nous le rectifions ci-dessus, le comité exécutif actuel de l’association sera à la charge du projet. Ce comité comporte des membres qui, depuis la création de l’association en 2018, font leur preuve en termes de contributions aux projets de wikimedia et en termes d’organisations d'événements et de gestion de groupe. Cela dit, les postes clés qui sont gardes sont les suivants :

Un Coordonnateur dont les rôles consistent à : Veiller à la pleine réalisation des objectifs, des programmes, des projets et des activités de l’organisation ; Exécuter les décisions arrêtées par l’Assemblée Générale ou par le Comité exécutif; Signer tout document officiel de l’association ; Convoquer les réunions; Superviser toutes les activités ; Signer conjointement avec le Directeur du Trésor tout décaissement ou rapport.

Un conseiller et représentant à l'international : Il joue le rôle de consultant au sein du Comité; il aide à résoudre les conflits et supporte le comité exécutif. Il représente le comité a l'extérieur notamment au sein des structures de la Fondation Wikimedia

Un responsable de logistique et du trésor : il a, d’une part, les taches d’Acquérir et de gérer les biens de l’association et Sécuriser toutes les activités en accord avec le coordonnateur. D’autre part, il doit Établir ou faire établir sous son contrôle les comptes annuels de l’association ; Procéder au paiement des dépenses et à l’encaissement des recettes ; Gérer les fonds réserves et la finance de l’association ; Préparer les documents financiers annuels, le projet de rapport financier, le projet de budget pour l’exercice suivant  ; Signer conjointement avec le coordonnateur tout décaissement de fonds ; Tenir à jour l’état financier de l’association.

Un coordonnateur des activités des clubs. Il est dépositaire du bon fonctionnaire et de l'efficacité des clubs.

• Comment le fait d'avoir un bureau fixe soutient-il vos objectifs avec la communauté, surtout si l'on considère que c'est la première année au cours de laquelle vous serez en mesure de voir le niveau de participation de vos communautés, et si l'on considère que votre plan est de travailler dans plusieurs villes et emplacements ? Envisageriez-vous de louer un espace de bureau en co-working et de prendre en charge le coût de l'accès à Internet pour le personnel qui en a besoin ?

Nous nous rendons compte que nous avons surtout besoin d’une adresse de par l’exigence que nous fait l’administration publique haïtienne. Aussi, nous avons entrepris des démarches auprès de la bibliothèque de l'Université Quisqueya pour pouvoir partager leur espace administratif. Cela dit, nous avons surtout besoin d'équipements portables, considérant que nous serons obligés d'effectuer beaucoup de déplacements vers d’autres villes éloignées de Port-au-Prince dans le cadre de ce projet.

• Dans l'hypothèse où vous envisageriez d'apporter des ajustements aux activités, à l'espace de travail et aux équipements nécessaires pour la première année de mise en œuvre du plan annuel, envisageriez-vous de réduire le budget présenté ?

Oui, tout à fait

Nous avons laissé tomber dans le projet la semaine de la contribution haïtienne, Wiki Loves Literature et réduire le nombre d'activités pour l'année. Ainsi nous avons aussi supprimé les coûts pour ses activités, pour les équipements et l'espace de bureau. Ce qui fait que le budget est maintenant réduit.

• L'objectif d'élire un administrateur avec Wikipédia, inclus dans une demande de financement, a provoqué un certain malaise. Nous comprenons que cela puisse ressembler à une ingérence du WMF, par le biais de contributions financières, dans un circuit où il n'a pas à intervenir/agir. Nous aimerions savoir ce que le groupe pense de cette question.

Dans le fonds, cet objectif dépasse le cadre du projet. Il fait partie de nos stratégies de renforcement de la présence de notre groupe et de notre pays au sein de la grande communauté Wikimedia. Du coup, nous vous prions de ne plus en tenir compte dans le présent projet.

• Veuillez contacter le chargé de programme régional LAC pour obtenir un soutien dans la réalisation de tout changement ou mise à jour que vous décidez d'apporter à votre proposition, qui doit être faite au plus tard le 28 avril 2022.

Au nom du comité de financement pour l'Amérique latine et les Caraïbes, Lilian Viana (talk) 19:05, 14 April 2022 (UTC)

Commentaires supplémentaires

Bonjour @Kitanago: et @Dade70:,

Merci pour cette clarification.

Nous souhaitons clarifier quelques points supplémentaires:

• Le groupe a éliminé le coût relatif au bureau. Nous voudrions nous assurer qu'il n'est pas nécessaire d'inclure dans le budget actuel les frais d'internet pour l'équipe qui développera le projet, ou, si le item "frais d'internet pour les responsables du WPHT" implique déjà l'équipe ?
• Nous aimerions comprendre comment le suivant aspect sera développé : "Nous espérons convaincre le Ministre de l'Education Nationale en ce sens aussi en vue de mobiliser les écoliers et enseignants haïtiens à mettre à profit les outils de Wikimedia". À partir de la conviction, qu'est-ce qui sera planifié et exécuté ? Considérez-vous qu'il est possible de développer une autre action, en plus de celles déjà énumérées ?

Au nom du comité de financement pour l'Amérique latine et les Caraïbes, --Lilian Viana (talk) 13:59, 4 May 2022 (UTC)

Bonjour!

Merci pour les questions!

• Evidemment, nous n'avons pas ajouté un coût d'internet pour l'équipe qui coordonne le projet car, ils feront aussi parti de ceux qui sont responsables de faire des maintenances sur le WPHT.
• En fait, ceci consiste à rencontrer le Ministre de l'Education Nationale pour discuter autour de ce sujet et essayer de lui convaincre. Et ce sera à lui et au gouvernement de prendre une décision. Nous de notre côté, nous aurons seulement à contribuer pour rendre le WPHT plus dense en terme de contenues. Nous pensons, si une telle décision aie prise, ça pourrait d’une part encourager les contributeurs actuels et attirer d’autres. D’autre part, cela pourrait attirer une forte utilisation du projet au pays. Kitanago (talk) 05:27, 5 May 2022 (UTC)

Approbation de la demande au Wikimedia Community Fund d'un montant de 55 000 USD

Bonjour @Kitanago: et @Dade70:,

Le comité LAC est favorable à un financement partiel de la proposition à un montant de 55 000 dollars américains. Le comité apprécie l'opportunité pour le mouvement Wikimedia des capacités des membres du groupe d'utilisateurs qui présentent une stratégie claire pour promouvoir la culture du mouvement Wikimedia en Haïti. Le comité reconnaît l'intérêt de concentrer les efforts sur le développement de la Wikipédia en créole. Nous sommes heureux que le groupe d'utilisateurs organise toutes ses activités autour d'un plan annuel avec des lignes stratégiques définies et qu'il commence à constituer un personnel pour la première fois.

Nous sommes satisfaits d'avoir soutenu le premier plan annuel du groupe d'utilisateurs d'Haïti, en accordant un soutien financier partiel, car c'est une bonne pratique de soutenir la croissance graduelle au fil du temps, à mesure qu'un groupe renforce ses capacités, établit une culture d'évaluation, d'apprentissage et d'itération, et continue à démontrer l'avancement du mouvement Wikimedia en Haïti. La recommandation est de réaliser le plan par étapes, la première de ces phases étant financée maintenant pour une période d'un an et une fois que le groupe aura réfléchi et préparé un rapport avec ses apprentissages et ses défis, il pourra soumettre une prochaine demande de financement pour poursuivre ses plans.

Le groupe d'utilisateurs est libre de décider comment réduire la portée de son plan actuel pour mieux répondre aux besoins et à la vision stratégique du groupe avec le budget accordé, en tenant compte des recommandations suivantes du comité :

Modèle de club wiki : Comprendre les apprentissages et les meilleures pratiques que vous avez actuellement des wikiclubs, pour affiner votre stratégie de modèle de club wiki et l'appliquer dans les prochaines étapes. Nous recommandons de mettre l'accent sur le renforcement des capacités locales des organisateurs et rédacteurs bénévoles qui sont autonomes pour faire progresser les activités de chaque club wiki.

Stratégies de recrutation et de rétention des participants : Veillez à ce que les activités soient conçues en tenant compte du retour d'information des participants afin d'identifier les stratégies de recrutement et de fidélisation des participants qui sont durables dans le temps.

Staffing : Commencez par une équipe de 2 personnes dont les rôles et responsabilités correspondent à la vision stratégique de croissance du groupe et aux activités décrites. Commencez avec une petite équipe qui vous permet de vous appuyer sur les capacités existantes et de renforcer les compétences en matière de gestion des personnes, d'administration et de coordination de projet nécessaires à la projection de travail que vous avez pour le groupe au fil du temps. Veillez à ce que la conception du plan annuel et des activités permette à l'équipe d'apprendre, en gardant à l'esprit que le personnel est nouveau et qu'il y aura des occasions de faire des erreurs et des expérimentations.

Équipement acheté: Indiquez clairement la destination des équipements en cas d'interruption du projet.

Expansion géographique : Il est préférable de se concentrer sur le renforcement des endroits où ils sont actuellement présents pour envisager l'expansion vers de nouveaux endroits ou de nouvelles communautés de Haïtiens à l'étranger dans une prochaine phase.

Les partenariats stratégiques : Initier l'établissement d'alliances stratégiques qui feront avancer l'agenda du groupe d'utilisateurs d'Haïti pour l'établissement d'activités plus permanentes, y compris l'approche du Ministère de l'Education mentionnée.

Compte tenu de ce qui précède, pour la première année de travail, nous suggérons de réduire la dimension du projet dans son ensemble. Nous comprenons que le montant du financement approuvé pour 2022 rend nécessaire des changements et des réductions dans le plan de dotation en personnel, les activités et le calendrier de travail, les métriques proposées, l'expansion territoriale et d'autres ajustements. Tout cela peut être fait plus tard si le groupe accepte le financement accordé et peut réfléchir aux changements et ajustements qui ont le plus de sens pour le groupe sur la base de ses orientations stratégiques. Nous nous appuyons sur le jugement du groupe d'utilisateurs pour nous assurer que les ajustements sont réalisables pour une mise en œuvre réussie du plan annuel.

En tant que comité de la région, nous souhaitons maintenir cette communication ouverte avec vous tout au long de la mise en œuvre de vos travaux afin de connaître vos progrès et de vous apporter notre soutien, si nécessaire.

Nous vous remercions par avance de vos efforts pour contribuer au Mouvement Wikimedia. Nous vous souhaitons tout le succès possible dans la réalisation de votre proposition.

Au nom du comité de financement de l'Amérique latine et des Caraïbes, Lilian Viana (talk) 14:49, 27 June 2022 (UTC)