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Wikimédia France/Gouvernance/Réunion/CA/2019/26-27 janvier

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Première partie : samedi 26 janvier 2019

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Réunion du Conseil d'administration

Date 26 janvier 2019 à 10 h 00
Lieu siège de l'association,

40 rue de Cléry, 75002 Paris

Conseil d'administration
à Cléry
  • Pierre-Yves Beaudouin
  • Benoît Deshayes
  • Marin Dubroca-Voisin (à partir de 11 h 03)
  • Julien Gardet
  • Roger Gotlib
  • Nadine Le Lirzin
  • Pierre-Antoine Le Page
  • Lucas Lévêque
  • Pascal Radigue
  • Willie Robert
absences excusées
  • Pierre-Selim Huard
  • Hélène Masson (procuration à Nadine Le Lirzin)
Invités

Cette page a fait l’objet d’une décision formelle : réunion CA du 24 février 2019.

Heure de début : 10 h 12

Points récurrents

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Déclarations d'intérêts (10 h 15)

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Néant.

Notes de frais (12 h 12-12 h 20)

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(Point reporté à 12 h 12 après l'arrivée de la trésorerie.)

Pour : 9
Contre : 0
Julien est sorti de la salle
Pour : 9
Contre : 0
Lucas est sorti de la salle
Pour : 6
Contre : 0
Nadine est sortie de la salle ; Pierre-Yves, Willie et Hélène (via procuration donnée à Nadine) s'abstiennent

Approbation des derniers procès verbaux (10 h 15-10 h 30)

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Ne prennent part aux votes que les administrateurs en poste à la date de la réunion.
Vote
Pour : Willie, Pierre-Yves, Lucas, Nadine, Hélène (par procuration)
Contre : 0
Neutre : 0
Abstention : Marin
Ne prennent part aux votes que les administrateurs en poste à la date de la réunion.
Vote
Pour : Willie, Lucas, Nadine, Pierre-Yves, Hélène (par procuration)
Contre : 0
Neutre : 0
Abstention : Marin
Vote
Pour : Willie, Lucas, Pierre-Antoine, Pascal, Benoît, Pierre-Yves, Julien, Nadine, Roger, Hélène (par procuration)
Contre : 0
Neutre : 0
Abstention : Marin
Vote
Pour : Pierre-Antoine, Benoît, Pierre-Yves, Lucas, Pascal, Julien, Nadine, Willie, Roger, Hélène (par procuration)
Contre : 0
Neutre : 0
Abstention : Marin

Rapports d'étonnement des nouveaux membres du CA (10 h 30-11 h 15)

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  • Pourquoi Trello au lieu de Phabricator ?
  • Beaucoup d'outils à découvrir, pas de guide les recensant, réception des outils un peu dans le désordre, administration de l'association.
  • Raté : mieux lier vers le tableau Trello « Mode d'emploi du CA » qui liste les tâches récurrentes, les outils, etc. et y inscrire les nouveaux membres d'office
  • Formation internationale à Berlin à destination des nouveaux membres de conseils d'administration les 1er et 2 avril : Wikimedia Summit 2019/Boards Training
  • NDA (non disclosure agreement) ? pas nécessaire et/ou pas très bonne idée
  • Formation interne ou externe (cf. proposition commerciale d'Associés en gouvernance)
  • Arrivée au CA : document technique + page référençant les outils + documents non techniques (aspects réglementaires, RH, sécurité, recrutement, ensemble des tâches de l'administrateur) + comment agir (demander ou non l'avis des autres membres du CA, participer ou non à des réunions publiques, comment réprésenter l'association...), bref comment s'investir : créer les conditions d'une arrivée sereine et balisée
  • Ne pas oublier de diffuser les procédures de gestion de l'association (procédures de contrôle interne et procédures RH mises à jour par Cindy)
  • Faire une réunion CA le plus rapidement possible après l'élection, voire préparer en amont les candidats à une arrivée au CA (cette année la réunion physique est arrivée un peu tard).
  • Structure et échéanciers du mouvement.

==> À faire, groupe Qualité du CA : mise en forme de l'accueil des nouveaux administrateurs (carte Trello : « Arriver au CA, ce qu'il faut savoir »)

11 h 03 arrivée de Marin Dubroca-Voisin.

Répartition du CA en sous-groupes (11h15-11h50)

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  • Un membre du CA qui est dans un sous-groupe est supposé :
prendre en charge par défaut les dossiers qui émergent en relation avec ce sous-groupe ;
créer-alimenter-mettre à jour les cartes Trello, dossiers clouds, tâches phabricator ;
préparer les points à l'ordre du jour des réunions CA (objectif : introduction-rappel en début de discussion pour que tout le CA ait les points clés en tête) ;
assurer la rédaction des résumés des discussions des points à l'ordre du jour pour le PV de réunion.
Sous-groupes
  • Finance (trésorerie, budget, levée de fonds...) : Pascal, Pierre-Yves, Marin
  • RH (délégué du personnel, paye, entretiens individuels, etc.) : Willie, Pierre-Yves, Julien
  • Stratégie (France et 2030, suivi du plan d'actions) : Lucas, Pierre-Antoine, Marin
  • Plaidoyer : Pierre-Yves, Willie, Pierre-Antoine
  • Relations internationales (peut-être à fusionner avec Stratégie) : Marin, Julien, Lucas
  • Qualité (audit, procédures, contrôle interne, tech, guides) : Julien, Pierre-Selim, Marin, Pierre-Antoine, Pascal
  • Communication (communication externe sortante-entrante, lien avec les communautés, les institutions, les chapitres alliés) : Lucas, Pierre-Antoine
Personnes-pivots

Les personnes-pivots sont des personnes du CA qui connaissent particulièrement un sujet, sans qu'un groupe CA en soit particulièrement chargé. Ce sont des interlocuteurs privilégiés pour l'équipe salariée et pour les bénévoles sur ces sujets.

  • Julien Gardet : Tech
  • Lucas Lévêque : Langues
  • Marin Dubroca-Voisin : Genres
  • Benoît Deshayes : GLAM
  • Nadine Le Lirzin : Secrétariat/Adhésions
  • Willie Robert : Projets scientifiques/technologies
  • Roger Gotlib : Accessibilité/Handicap
  • Pierre-Antoine : Discours de haine/Bien-être/Séniors/Communs

Ressources humaines (15 h 05-16 h 50)

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Rappel et bilan de l'année écoulée par Willie :

  • 3 départs de salariés en 2017 ;
  • fin 2017, entretiens individuels : constats post-crise, souhait d'autonomie et d'horizontalisation ;
  • nouvelle grille salariale, réorganisation de tous les postes (fiches de postes revues : Xavier, Jonathan) ; tout le monde a un statut assimilé cadre, sauf Cindy et Rémy (cadres) ;
  • octobre 2018, fin de la réorganisation ;
  • novembre 2018, premier véritable entretien de cadrage avec Cindy : demande de structuration notamment vis-à-vis du CA (outils de suivi, rétroplannings, anticipation, rapports trimestriels avec une première échéance fin décembre 2018) ;
  • pour mars 2019, tout doit être prêt.

Documents officiels publiés sur Meta :

Quelques points confidentiels font l'objet d'un compte rendu sur le Wiki privé du Conseil d'administration.

Pause (16 h 50-17 h 10)

Bilan de la campagne de dons (14 h 05-15 h 03)

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Présentation par Pierre-Yves du rapport de la chargée de levée de fonds, Amélie Cabon :

  • +12% par rapport à l'exercice précédent ;
  • +37 nouveaux membres entre le 30 novembre et le 31 décembre 2018.

Idées :

  • Étudier le nombre de connexions sur la page dons.WIKI.FR en fonction des actions menées : par exemple publication dans LinuxFR magazine => combien de connexions sur notre site les jours suivants ;
  • Améliorer les analyses des campagnes de dons en envoyant des liens différents afin de distinguer les différentes sources d'ouverture (ex. mail, facebook, ...) ;
  • Avoir un système d'astreinte durant les vacances de fin d'année ? (salariés et/ou bénévoles) --> groupe RH ;
  • Problèmes des certificats : établir un inventaire des certificats et dates d'échéance (permettre à plusieurs personnes d'être au courant du renouvellement) --> groupe Qualité.

Gestion des conflits d'intérêts (17 h 10-18 h 10)

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Rappel préalable d'une préconisation des auditeurs : pas de liste détaillée de conflits d'intérêts se voulant exhaustive, rester plutôt sur de grandes catégories.

Le formulaire proposé n'emporte pas la complète adhésion du Conseil d'administration, qui opte pour suivre la structure d'ensemble de la proposition du groupe de travail mais en l'amendant à la marge.

Texte proposé par le groupe de travail

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Nous publions ici les déclarations d’intérêts de chaque membre du CA

Activités non rémunérées actuelles (associative enregistrée ou de fait, militante, ...) :
Activités non rémunérées passées (< 5 ans) :
Activités rémunérées (professionnelles, salariées, ...) :
Activités rémunérées passées (< 5 ans) :
Participations financières (part significative du capital personnel ou plus de 5% de la société) ;
Liens familiaux (ascendant, descendant, conjoint, partenaire lié par un pacte civil de solidarité, relation de couple stable et avérée, ...) ayant une activité professionnelle ou militante susceptible de créer une situation de conflit d'intérêts :
Autres liens d'intérêts :

Je m'engage à mettre à jour cette déclaration en cas d'évolution de mes activités, participations, liens familiaux ou intérêts directs ou indirects.

Texte avec amendements du CA

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Nous publions ici [=sur Meta] les déclarations d’intérêts de chaque membre du CA :

activités non rémunérées actuelles avec mandat représentatif ou porte-parolat d'une autre structure ;
activités non rémunérées passées avec mandat représentatif ou porte-parolat d'une autre structure (< 3 ans) ;
activités rémunérées actuelles (professionnelles, salariées,...) ;
activités rémunérées passées (< 3 ans) ;
participations financières (part significative du capital personnel ou plus de 5% de la société) ;
liens personnels (ascendant, descendant, relation de couple stable et avérée, ...) avec une/des personnes ayant une activité professionnelle ou militante susceptible de créer une situation de conflit d'intérêts ;
autres liens d'intérêts.

Le déclarant s'engage à mettre à jour cette déclaration en cas d'évolution de ses activités, participations, liens personnels, etc.

Vote
Pour : Willie, Roger, Benoît, Lucas, Pascal, Pierre-Yves, Nadine, Pierre-Antoine, Hélène (par procuration), Julien
Contre : Marin
Abstention :

Ce texte est la position du Conseil d'administration qui le mettra à l'ordre du jour de la prochaine Assemblée générale de cloture des comptes.

Le CA entérine la consultation "Le Fonds pour le civisme en ligne"

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La consultation Wikimédia France/Consultation:Le Fonds pour le civisme en ligne est entérinée à l'unanimité des présents.

Le CA entérine la composition de la commission micro-financement

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Décision nominative consignée sur le Wiki privé du Conseil d'administration.

Décision

La commission est désormais composée de :

Vote
  • Pierre-Yves Beaudouin :   Support
  • Benoît Deshayes :   Support
  • Marin Dubroca-Voisin :   Support
  • Julien Gardet :   Support
  • Roger Gotlib :   Support
  • Pierre-Selim Huard :
  • Nadine Le Lirzin :   Support
  • Pierre-Antoine Le Page :   Support
  • Lucas Lévêque :   Support
  • Hélène Masson :   Support (par procuration)
  • Pascal Radigue :   Support
  • Willie Robert :   Support

La nouvelle composition de la commission micro-financement est approuvée par 11 votes pour. Ce vote est entériné à l'unanimité des présents.

Heure de fin de la réunion : 18 h 15

Deuxième partie : dimanche 27 janvier 2019

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Réunion du Conseil d'administration

Date 27 janvier 2019 à 10 h 00
Lieu siège de l'association,

40 rue de Cléry, 75002 Paris

Conseil d'administration
à Cléry
  • Pierre-Yves Beaudouin
  • Benoît Deshayes
  • Marin Dubroca-Voisin (à partir de 12 h 35)
  • Julien Gardet
  • Roger Gotlib
  • Nadine Le Lirzin
  • Pierre-Antoine Le Page
  • Lucas Lévêque
  • Pascal Radigue
  • Willie Robert
absences excusées
  • Pierre-Selim Huard (procuration à Roger Gotlib)
  • Hélène Masson (procuration à Nadine Le Lirzin)
Invités

Cette page a fait l’objet d’une décision formelle : réunion CA du 24 février 2019.

Heure de début : 10 h 20

Plan stratégique et plan d'actions (10 h 20-12 h 00)

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À la suite de la proposition du nouveau plan stratégique 2019-2022 réalisée par des membres et une partie de l'équipe salariée, le conseil d'administration est invité à se prononcer et à l'amender. Après un état des lieux de la stratégie 2030 portée par le mouvement à l'international réalisé par Pierre-Yves, Pierre-Antoine présente le plan stratégique en demandant à chaque personne présente avis et idées.

Le conseil d'administration note l'importance pour Wikimédia France de continuer à s'ouvrir, à mutualiser les connaissances des membres et à développer des actions nouvelles. Les Moocs sont considérés comme un point fort de l'association.

Après amendements apportés au plan proposé par le groupe de travail (voir https://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_France/Groupes_de_travail/Groupes_thématiques/Stratégie/Plan_stratégique_2019-2022), le conseil d'administration adopte le plan stratégique 2019-2022, tel que présenté dans cette page : https://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimedia_France/Groupes_de_travail/Groupes_thématiques/Stratégie/Plan_stratégique_2019-2022_validé_par_le_CA

Vote
Pour : Pierre-Yves, Pascal, Lucas, Benoît, Roger, Pierre-Sélim (par procuration), Pierre-Antoine, Julien, Willie
Contre : -
Abstention : Nadine Le Lirzin, Hélène Masson (par procuration)

Un retour plus précis des idées évoquées pour la réalisation du plan d'actions sera fait aux membres et à l'équipe salariée.

Date de la prochaine réunion CA (12 h 30-13 h 00)

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La prochaine réunion du conseil d'administration concernera budget passé et budget à venir. Elle est fixée au dimanche 24 février 2019 de 10 h à 16 h.

Confidentiel (12 h-12 h 30)

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Discussion à caractère confidentiel à propos d'un partenariat, consignée sur le Wiki privé du Conseil d'administration.

Arrivée de Marin à 12 h 35.

Pause à 13 h.

Déménagement (14 h 15-14 h 55)

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Problèmes des locaux actuels de l'association, rue de Cléry :

  • accessibilités (marches d'escalier pour accéder au rez-de-chaussée de l'immeuble, ascenseur très étroit, digicode + interphone) ;
  • prix du loyer.

Liste — établie par Pierre-Yves et amendée par le CA – des critères nécessaires (à affiner si besoin en fonction des offres) :

  • accessibilité : accès PMR + simplicité d'accès (pas de digicode, visibilité depuis la rue)
  • surface : >150 m2
  • coût max : 85.000 € TTC/an maximum charges comprises
  • localisation : Paris + Clichy (dans un rayon de 400 m autour des futures stations M14)
  • locaux pérennes : bail 3-6-9 ans et pas de bail précaire
  • espace de travail : 12-15 personnes
  • grande salle de réunion : 12-15 personnes également.

Création d'une commission micro-financement pour la Francophonie (14 h 55-15 h 20)

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  • Position du CA : refus de création d'une deuxième commission (unanimité des présents ou représentés).
Commentaire : le CA a décidé d'augmenter le budget et le rayonnement de la commission microfinancement il y a moins d'un an et de lui donner une pérennité statutaire. La création d'une deuxième commission remplissant la même mission, à partir de la même source de financement est contre-productive en termes de lisibilité et d'efficacité. Il est proposé de plutôt intégrer des membres de Wikifranca dans la composition de la commission existante et de miser sur une montée en puissance de cette structure au niveau international.
Par ailleurs, les nouveaux statuts et réglement intérieur proposés à l'adoption à l'Assemblée générale du 23 février précisent déjà l'institution de la commission micro-financement, et seront intégrés à la procédure de reconnaissance d'utilité publique ; de nouveaux changements lors de cette procédure ne sont pas, dès lors, recommandables dans l'immédiat.
On demande à Rémy et Adélaïde de sonder les membres de Wikifranca pour occuper des sièges dédiés dans la commission microfinancement de Wikimédia France avec éventuellement des lignes budgétaires fléchées.

Assemblée générale de février : approbation de la commission électorale (15 h 20-15 h 22)

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Composition de la commission électorale :

  • Mathis Benguigui (président)
  • Didier Devèze
  • Olivier Kawak

La composition de la commission électorale est approuvée à l'unanimité des présents ou représentés.

Langue des signes : choix du prestataire (15h 22-15 h 42)

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Décision

Le Conseil d'administration accepte la solution proposée par Antoine Lamielle, avec option, sous réserve de l'établissement d'un devis conforme pour une somme maximale de 10.000 euros TTC.

Vote
Pour : Willie, Marin, Pascal, Nadine, Benoît, Pierre-Antoine, Roger, Pierre-Sélim (par procuration), Pierre-Yves, Hélène (par procuration)
Contre : Julien
Abstention : Lucas

Divers (15 h 42-16 h 10)

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Multi-décision annuelle à valider

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Adhésions 2019 de Wikimédia France à des associations tierces : https://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimédia_France/Consultation:Adhésions_2019_de_Wikimédia_France_à_des_associations_tierces

Consultation validée à l'unanimité des présents ou représentés.

Point confidentiel

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Décision confidentielle consignée sur le Wiki privé du Conseil d'administration.

Délégation de paiement

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Décision

Une délégation de paiement est accordée à Rémy Gerbet en l'absence de Cindy David, avec le moyen de paiement de celle-ci, dans l'attente de l'obtention d'un nouveau moyen de paiement. Délégation accordée jusqu'à 1000 euros.

Vote
Pour : Pierre-Antoine, Willie, Nadine, Benoît, Pascal, Pierre-Yves, Marin, Julien, Lucas
Contre :
Abstention : Roger, Pierre-Sélim (par procuration), Hélène (par procuration)

Validation des heures bénévoles CEC

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Décision

Une délégation de "valideuse d'heures bénévoles CEC" est accordée à Cindy David.

Vote
Pour : Willie, Pierre-Yves, Benoît, Marin, Pierre-Antoine, Julien, Pascal, Lucas, Nadine, Hélène (par procuration), Roger, Pierre-Sélim (par procuration)
Contre :
Abstention :


Heure de fin de la réunion : 16 h 23.


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