Wikimédia France/Gouvernance/Réunion/CA/2018/23 juin

Page de la réunion CA du 2018 CA Toutes les réunions CA depuis septembre 2017 Composition du CA

Réunion du Conseil d'administration

Date	23 juin 2018 à 9 h 30
Lieu	siège de l'association, 40 rue de Cléry, 75002 Paris
Conseil d'administration Pierre-Yves Beaudouin Marin Dubroca-Voisin (jusqu'à 12 h 10 - puis procuration donnée à Willie Robert) Pierre-Selim Huard Samuel Le Goff (arrivé à 12 h 35) Nadine Le Lirzin Lucas Lévêque Hélène Masson Charlotte Matoussowsky Willie Robert Invités Sylvain Boissel (délégué du personnel)

Cette page a fait l’objet d’une décision formelle : réunion CA 24 octobre 2018.

CA, absents excusés :

• Florence Raymond (procuration donnée à Charlotte Matoussowsky)

Réunion du 23 juin 2018

Accueil à 9 h 30

Début de la réunion à 10 h 00

Documents de travail

Présentations par le président

• Pôle finances
• Collecte de fonds
• Recommandations du FDC (Funds Dissemination Commitee)

Approbation des notes de frais (10 h 05 - 10 h 15)

Vote en l'absence de Pierre-Yves et Charlotte

• Pour Charlotte, Wikimédia France/Finances/Dépense/2018/05/Transport aéroport pour Wikimedia Conference : dépense approuvée à l'unanimité des présents
• Pour Pierre-Yves, Wikimédia France/Finances/Dépense/2018/04/Wikimedia Conference 2018 - CB asso : dépense approuvée à l'unanimité des présents

Déclaration d'intérêts (10 h 15 - 10 h 25)

Rien à signaler.

Finances (10 h 25 - 11 h 30)

• Rappel des contrats en cours : cabinet de commissaire aux comptes / cabinet d'expert-comptable / comptable salarié.
  • Coût du cabinet d'expert-comptable

Le changement d'expert-comptable est un des points où il y a le plus à gagner. Proposer un nouveau poste à Jonathan à la fin de son contrat d'apprentissage permettrait d'assurer la transition.

1. rédiger fiche de poste pour Jonathan + besoin de formation + engager discussion avec Jonathan (Willie + Marin)
2. avis de la commissaire aux comptes et d'IDEAS sur la procédure de changement d'expert-comptable (besoins : secteur associatif, libre, accompagnement) (Pierre-Yves)
3. avis de la commissaire aux comptes et d'IDEAS + avis d'au moins un client sur Finacoop (Pierre-Yves)
4. faire faire trois devis d'experts-comptables (Cindy ou Jonathan)
5. si avis positifs sur la procédure et sur l'un ou l'autre des cabinets : définition du timing

Le CA accepte d'engager les discussions avec Jonathan, la commissaire aux comptes et IDEAS pour la réorganisation de la comptabilité de l'association.

• Consensus pour changer de banque (actuellement, pas de possibilité de télécollecte)
  • Choix d'une nouvelle banque : dimensions technique et éthique.
  • Construire un cahier des charges minimal (télécollecte, Linux, système de paiement, etc.) (Marin, Jonathan, Cindy, Pierre-Yves)
  • Propositions : CIC, Caisse d'épargne, Crédit coopératif, autres ? (Marin, et Jonathan ou Cindy)

FDC et budget (11 h 30 - 12 h 30)

FDC

• Remarque principale sur notre demande : il faut que Wikimédia France ait une meilleure évaluation et un suivi d'impact accru.

• Autre remarque : Wikimédia France est toujours l'affiliée qui demande le plus d'argent, bien qu'elle ne soit pas engagée à développer les communautés émergentes (selon la définition de la Wikimedia Foundation : Community Engagement/Defining Emerging Communities).
  • Mise en place d'un outil de suivi et de prévision d'objectifs : combien de communautés émergentes aide-t-on ? Combien peut-on en aider d'ici un an, deux ans, etc. ? Comment assure-t-on le suivi ? Est-ce que Vikidia est une communauté émergente ?
  • Lucas est volontaire pour suivre les communautés émergentes, notamment les langues régionales. Rôle de vigilance du CA mais le travail doit être celui des salariés. Coordination par Rémi.

Budget

• Etude du budget proposé. Présentation par Pierre-Yves (voir pdf). Discussions.

• Appel à un cabinet extérieur pour nous aider à améliorer la mesure de nos actions, de notre impact, de façon structurée et pérenne.
  • Un devis a été établi par (Im)prove. Il faut faire faire deux autres devis <-- Rémy.

Décision CA : le CA vote le budget 2018-2019 y compris une enveloppe pour l'aide à la mesure de l'impact (en attente des autres devis).

Ressources humaines (12 h 30 - 13 h 05)

Point sur les deux coordinateurs

Deux possibilités :

• reconduite du test (nouvelle période probatoire jusqu'au 30 septembre) ;
• passage au contrat définitif en catégorie G/cadre.

Compte rendu par Charlotte et Willie de leurs entretiens avec Rémy et Cindy.

Décision CA

• A/ validation de la période probatoire (échéance fin juin)
  • Hélène, Samuel, Pierre-Yves, Charlotte, Florence (par procuration), Pierre-Selim et Nadine
• B/ reconduction pour une deuxième période (échéance fin septembre).
  • Lucas
• Abstention : Willie, Marin (par procuration)

Avis des salariés

Souhait de nous remonter leur opinion sur l'organisation mise en place (réunion ou entretiens à organiser)

Technique (14 h 15 - 14 h 50)

Point sur le CRM

• En cours : récupérer les droits d'administration du serveur LDAP actuellement en infogérance chez Typhon.
• CiviCRM : problème de perte de la possibilité de synchronisation avec LDAP.
• Il est envisagé de passer au CRM de iRaiser, Odoo (logiciel libre, ancien openERP), hébergé chez iRaiser. Coût mensuel forfaitaire, et non pas dépendant du nombre de contacts.

==> Faire faire plusieurs devis pour une plateforme de dons + CRM (Amélie).

DéGoogle-isation

Les Trello des salariés sont fermés - voir pour migrer le Trello du CA sur autre chose (phabricator ? autres ?)

• Comparatif : Google / Gandi / Infomaniak / autres pour les services de mail, stockage, calendrier...

• Planning
  • proposition mail + stockage + hébergement + prestations techniques pour début septembre
  • décision du CA en septembre. Budget possible : 3 000 euros/an max
  • rodage en octobre-novembre pour maîtrise des nouveaux outils avant nomination du nouveau conseil d'administration à l'assemblée générale 2018.

Levée de fonds (14 h 50 - 15 h 10)

• Reçus fiscaux : fausse alerte, le point est clos.

• Dons : propositions pour le formulaire de dons ; autonomie actée pour Amélie sur ce sujet, sous réserve d'information préalable (mail au CA / Pierre-Yves).
• Amélie envisage d'explorer la piste des dons sur salaire.
• Discussion sur les contreparties possibles : accord/validation préalable du CA.

Conseil scientifique (15 h 10 - 15 h 15)

Le CA décide de dissoudre le conseil scientifique. ==> 9 votes pour la dissolution, 1 abstention de Florence (par procuration).

Rédaction d'une explication à destination des membres de l'association (Charlotte).

Confidentiel (15 h 15 - 15 h 25)

Résumé du dossier sur le wiki du CA (pris en charge par Nadine).

Audit de gouvernance (15 h 25 - 15 h 50)

• Relancer une fois les membres (via CRM) pour les inciter à faire part de leurs commentaires et à discuter des propositions des auditeurs (Nadine)
• Sondage adressé à tous les membres autour de mi-juillet : à faire en trinôme 1 membre du CA - 1 membre de l'association - 1 salarié(e). Contacter des membres susceptibles de participer (Nadine)

• Demander coût et délai à Associés en gouvernance pour nous aider à rédiger les modifications de statuts/RI après dépouillement du sondage (Willie).

Assemblée générale 2018 (15 h 50 - 15 h 55)

• Planning : pour novembre, soit après la WikiConvention et hors des vacances de Toussaint ==> dates retenues : 13 octobre ou 10 novembre.
• Lieu : idéalement un amphithéâtre ou auditorium ==> demander à nos contacts GLAM ou Université ; besoin d'une salle d'assez grande capacité en raison du quorum nécessaire au vote des statuts.

Stratégie (16 h 10 - 16 h 15)

• Marin sera le représentant de Wikimédia France à la réunion du 30 juin (dépouillement du sondage sur la gouvernance). Il synthétisera pour le CA l'état d'avancement des travaux.
• Lire les plans stratégiques des entités du mouvement qui sont sur Meta.

Commission micro-financement (16 h 15 - 17 h 10)

• Modification en séance du document préparatoire à la refonte de la commission micro-fi proposé par Charlotte, sur la base du règlement, voté au 2e trimestre 2011 et amendé par décision du CA en avril 2013.

Le CA délègue à Samuel la réécriture du règlement de la commission micro-financement en fonction de la discussion menée pendant la réunion à partir du document préparatoire de Charlotte.

Divers (17 h 10 - 18 h 20)

Écriture inclusive

Décision : Le conseil d'administration n'édicte pas de règles à ce sujet. Les différents usages d'écriture, inclusive ou non, sont acceptés dans la communication de l'association, qu'elle émane du CA, de l'équipe salariée ou des membres. Le CA rappelle que personne n'a à exprimer de jugement sur la manière d'écrire d'autrui. Il souhaite néanmoins que chaque communication soit cohérente en elle-même sur une convention choisie par la personne à l'origine du texte.

Traduction du site de la Wikimedia Foundation

(Charlotte Matoussowsky a quitté la pièce)

Le travail demandé excède ce qu'il est raisonnable de demander à des bénévoles. Contacter Greg (de la Fondation) pour accord sur la procédure : communiquer la proposition à nos membres qui lui écriront directement (Pierre-Yves) ; diffusion de la demande de traduction auprès des membres sur les listes comm@, trad@, discussions@, wikimedia-fr@, en précisant l'aspect professionnel de la traduction demandée.

• • Pour éviter toute probabilité de conflit d'intérêts, Charlotte ne participe plus aux contacts avec la Wikimedia Foundation sur ce sujet ni aux délibérations du CA.

Assemblée générale

• Samuel Le Goff ne se représentera pas ;
• Lucas Lévêque, Marin Dubroca-Voisin, Hélène Masson, Pierre-Selim Huard et Florence Raymond ont été élus en 2017 pour deux ans ;
• Pierre-Yves Beaudouin se représentera ;
• Willie Robert recandidatera ;
• Nadine Le Lirzin n'en sait rien ;
• Charlotte Matoussowsky hésite, mais pense ne pas se représenter.

==> Encourager les gens à se porter candidats - leur proposer un tchat en septembre sur les tâches, rôles, contraintes et satisfactions liés à la fonction de membre du CA ; Mettre à jour le guide de l'administrateur (voir peut-être avec Associés en gouvernance ?)

Modération

Le CA a été interpellé sur des soucis sur les listes de discussion :

• demande d'appel à la civilité envers des personnes dont les propos en ont heurté d'autres ;
• demande de lever la confusion entre friendly space policy et charte des listes : Wikimédia France/Documents/Charte d'utilisation des listes de discussion de Wikimédia France.

• Pistes : répondre à l'interpellation qui nous a été adressée ; écrire aux personnes concernées pour expliquer le problème de façon modérée et pédagogique (Willie) ; adresser un mail général sur discussion ? sur toutes les listes ? sur les listes de l'incident ? pour rappeler la différence entre Charte des listes et friendly space policy, indiquer la possibilité de faire appel au CA, et donner le moyen de consulter la liste des modérateurs (Charlotte) ; prévoir une formation à la modération des listes ? Contacter SuSa pour savoir s'ils peuvent aider.

Fin des discussions à 18 h 20

Approbation du compte rendu de la réunion CA du 23 juin 2018 validée lors de la réunion du conseil d'administration du 24 octobre 2018.