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रिपोर्टों की जाँच: ग़ैर-कार्रवाई योग्य रिपोर्टो का जवाब देना

जब कोई रिपोर्ट ग़ैर-कार्य योग्य होती है या जिसमें अशुद्धताएँ होती हैं, तो उसे अनदेखा करने या अचानक "हम यहाँ कुछ भी नहीं कर सकते हैं" उत्तर देने का मन कर सकता है। याद रखें, कि रिपोर्ट करने वाले ने रिपोर्ट करने के लिए बहुत अधिक भावनात्मक प्रयास किया होगा (जिसके कारण इस पाठ्य में पहले बताए गए हैं)। तो आप इन प्रकार की रिपोर्टों का जवाब कैसे देते हैं?

सबसे जरूरी चीज है संवेदनशीलता। रिपोर्टर के साथ सहानुभूति करना। जहाँ संभव हो, नरम भाषा का प्रयोग करें, भले ही रिपोर्ट इसका प्रयोग न करें। अगर वास्तव में कुछ भी नहीं किया जा सकता है, और जाँच के जरिए इसकी पुष्टि की जाती है, तो उन्हें बताएं। रिपोर्ट करने वाले को आगे के कुछ संभावित कदम बतायें। आपका लक्ष्य यहाँ यह सुनिश्चित करना है कि उन्हें यह पता है कि आगे उन्हें क्या करना है, हालांकि हो सकता है कि वह आपकी प्रतिक्रिया से पूरी तरह से संतुष्ट न हों।

यह याद रखना भी महत्वपूर्ण है कि जिस व्यक्ति को गैर-कार्य योग्य रिपोर्ट में रिपोर्ट किया गया था वह भी रिपोर्ट द्वारा परेशान हो सकते हैं। इसका अर्थ यह नहीं है कि रिपोर्ट ग़लत विश्वास में की गई थी; यह एक गलतफहमी हो सकती है, या एक वास्तविक अत्यधिक प्रतिक्रिया हो सकती है। रिपोर्ट किये गए व्यक्ति को भी सलाह दें, चाहे वह संपादन संघर्ष को कम करने से हो या उपयोगकर्ता से पूरी तरह से परहेज़ किया जाए।