ItWikiCon/man

La prima versione di questo manuale per l'organizzazione di una itWikiCon è stato redatto dagli organizzatori della prima edizione, che si è tenuta nel 2017 a Trento.

Benvenuto nel manuale itWikiCon

Cosa ItWikiCon è e non èEdit

Effettuando un raffronto con altre occasioni di incontro tra Wikimediani si può dire che:

  • ItWikiCon non è Wikimania: Wikimania è un incontro internazionale organizzato in tutti gli aspetti formali e informali, in cui lo scambio di esperienze tra utenti di provenienze lontane è posto in primissimo piano. Anche le chiacchiere informali hanno un valore potenzialmente enorme.
  • ItWikiCon non è un Wikiraduno: un Wikiraduno è un incontro informale con un obiettivo culturale, ma in cui è posto in primissimo piano stare insieme e divertirsi dal vivo tra utenti.
  • ItWikiCon non è un wiki-concorso: non sono previsti premi in palio per alcunché, semmai sono offerte da Wikimedia Italia, Wikimedia CH o altri capitoli delle borse di partecipazione.

Da quanto premesso, ciò che ha caratterizzato e reso peculiare ItWikiCon 2017 e 2018 è stato:

  • La presenza di utenti in numero maggiore di un Wikiraduno e minore di una Wikimania, appartenenti a diverse wikigenerazioni che hanno scambiato proficuamente le loro esperienze come non è fattibile online per iscritto.
  • L'allestimento di incontri, workshop e confronti in lingua italiana riguardanti i progetti in lingua italiana, in numero equilibrato e sufficiente a dare spazio anche ai progetti diversi da Wikipedia; durante Wikimania eventi simili contendono la loro visibilità con decine di altri in contemporanea.

Peraltro la prima edizione di ItWikiCon ha presentato piccoli punti in comune ad altri tipi di evento:

  • Il sostegno dei capitoli Wikimedia, oltre che la presenza di ospiti stranieri, ha dato un tocco di internazionalità all'evento; fatte le debite proporzioni la puntigliosa organizzazione dell'accoglienza, dei tempi liberi e della logistica rispecchiano da vicino l'organizzazione di Wikimania.
  • L'atmosfera di allegria e complicità creatasi prima e dopo i momenti ufficiali, con prosecuzione del dialogo e passeggiata a gruppi per le vie della città ospitante ricorda da vicino l'esperienza dei Wikiraduni.

FinalitàEdit

 
Alla fine tutti devono essere contenti!

Prima di organizzare un’edizione di itWikiCon occorre avere ben chiare le finalità.

Alcune possono possono essere le seguenti:

  • Momento di incontro e confronto tra i membri italofoni delle comunità dei progetti Wikimedia.
  • Formazione su aspetti tecnici.
  • Discussione su argomenti più o meno spinosi.

L’obiettivo imprescindibile è quello di stimolare e divertire i partecipanti creando un evento piacevole e far imparare loro qualcosa di nuovo.

SedeEdit

 
Un palazzo storico pone delle sfide che un centro congressi non pone
 
Un'università o un centro conferenze possono togliere un po' di calore e colore, ma sono sicuramente più attrezzati dal punto di vista degli spazi e delle attrezzature

La scelta della sede che ospita itWikiCon è un punto che richiede la massima attenzione.

Bisogna innanzitutto scegliere una città che sia ben collegata con i mezzi pubblici. Se non lo è, bisogna pensare di organizzare un sistema di collegamenti con la stazione più vicina, ma ovviamente questo può richiedere una spesa importante. Se la città deve essere ben collegata, è bene che lo sia anche l’edificio che scegliamo come sede: se un autobus, un tram o un treno fermano nelle sue vicinanze è tutto molto più comodo. E se nei dintorni c’è anche un parcheggio, facciamo contenti anche i partecipanti che arrivano in auto, sebbene sia sempre consigliabile utilizzare i mezzi pubblici (treno in primis) per ridurre l'impatto dell'evento sull'ambiente.     

Spazi necessariEdit

Un evento di più giorni strutturato con più sessioni in parallelo necessita di una sede con almeno tre sale che possano ospitare le sessioni (una delle quali per gli incontri spontanei che possono nascere dall’iniziativa dei partecipanti a itWikiCon dopo che si sono incontrati all’evento). Serve poi uno spazio che possa ospitare tutti i partecipanti per l’apertura e la chiusura dell’evento e per ospitare eventuali sessioni ritenute di particolare importanza e interesse per i partecipanti.

A questi spazi si aggiungono uno spazio per il catering (a meno che non si opti per una convenzione con un ristorante vicino per i pranzi, ma comunque bisogna tener conto delle pause caffè), uno spazio per le registrazioni dei partecipanti, un guardaroba, un magazzino per depositare i materiali. E poi altri spazi se si vogliono ospitare in contemporanea mostre (come quella di Wiki Loves Monuments) o presentazioni per il pubblico generico sui progetti Wikimedia.

Fondamentali anche dei servizi igienici facilmente raggiungibili.

Accessibilità e sicurezzaEdit

Un punto fondamentale è l’accessibilità della sede: le sale e i servizi devono essere facilmente raggiungibili anche da persone con disabilità o con mobilità ridotta.

Prima di scegliere la sede, verifichiamo le questioni relative alla sicurezza: è fondamentale sapere qual è il numero massimo di persone che possono stare contemporaneamente all’interno di ogni spazio. Se una sala può ospitare fino a 30 persone, la 31ª dovrà restare fuori.

Allestimento della sedeEdit

Se abbiamo trovato la sede che risponde a tutti questi requisiti, e che magari qualche ente può fornirci gratuitamente o a un prezzo modico, bisogna pensare al suo allestimento.

 
La segnaletica è importante

Innanzitutto è fondamentale la segnaletica: già fuori dall’edificio è bene far notare che lì dentro sta succedendo qualcosa: manifesti, vele, totem o altri materiali grafici devono essere ben visibili dai passanti. Come ben visibili e chiari devono essere i cartelli per la segnaletica interna: è bene assegnare un numero e un colore a ogni sala, e questo “codice” deve essere presente accanto all’ingresso. Servono poi indicazioni che facilitino gli spostamenti dei partecipanti da una sala all’altra. Non siate avari: le frecce sono belle e utili. E non dimenticate le indicazioni per raggiungere il catering, i servizi igienici, l'ascensore e l’uscita!

All’interno delle varie sale bisogna aver ben chiaro cosa serve. Innanzitutto delle sedie (ovvio), un tavolo per il relatore e, se è prevista una sessione di discussione, una disposizione che faciliti gli scambi (l’ideale sarebbe che tutti potessero guardarsi negli occhi). Un proiettore con una superficie bianca su cui proiettare le slide è fondamentale, ma per sale piccole si può anche optare per un monitor, che deve però essere di dimensioni sufficienti e deve essere posizionato in maniera tale affinché chiunque, anche dall’angolo più remoto della sala, possa seguire la presentazione. Per questo stesso motivo occorre valutare se è necessario l’uso di un impianto audio con microfono e casse. E verifichiamo anche che si possa regolare la luce della sala (ad esempio con tende) per evitare che il sole possa limitare la visibilità di proiettore e/o monitor.

Dato che siamo wikipediani, non dimentichiamo di riempire le sale di prese elettriche multiple (prestando sempre attenzione alla sicurezza, evitando quindi di collegare troppi oggetti a una presa a parete e fissando per bene i cavi con del nastro adesivo resistente, controllando spesso che rimanga attaccato, in modo da evitare il rischio che qualcuno inciampi).

Non dimentichiamo uno degli aspetti più importanti, possibile oggetto – insieme al cibo – delle critiche più pesanti se non dovesse soddisfare i partecipanti: il Wi-Fi. Per essere prudenti è bene verificare che la connessione possa reggere anche nel caso in cui ogni partecipante porti con sé tre device (pc, tablet e smartphone).

Non dimenticate di posizionare in punti ben visibili dei cartelloni o dei monitor con il programma. I monitor sono molto comodi in caso di modifiche al programma, ma ovviamente sono più costosi: se non sono già presenti nella sede, meglio optare per i cartelloni.

Infine, non bisogna dimenticare la questione pulizia. È bene prevedere cestini per la raccolta dei rifiuti in ogni sala, oltre che negli spazi di catering (verificare se il catering pensa anche a questo; di solito sì) e registrazione, possibilmente rispettando la suddivisione della raccolta differenziata.     

TeamEdit

Forse più importante ancora della scelta della sede è avere una squadra affiatata. Fra le persone di cui avete bisogno:

  • Nel caso si chieda un finanziamento a Wikimedia Foundation servono 2 grantee
  • ALMENO due persone che risiedano nel luogo dell’evento, che possano fare facilmente sopralluoghi, incontrare istituzioni, ecc.
  • Qualcuno con esperienza nell’organizzazione di eventi analoghi (se hai intenzione in futuro di organizzare una itWikiCon chiedi di poterti unire all’organizzazione degli anni precedenti)
  • Responsabile Friendly Space Policy (FSP)
  • Una persona al banco delle registrazioni che sia anche in grado di dare informazioni (non deve essere sempre la stessa ma ci deve sempre essere qualcuno!)
  • Un moderatore in ogni sala che faccia rispettare i tempi, la FSP, ecc.
  • Fotografo
  • Uno scriba in ogni sala per prendere appunti (esclusi i workshop più pratici)
  • Qualcuno che controlli che ci siano sempre acqua e bicchieri ai tavoli dei relatori
  • Se si vogliono filmare gli interventi per mandarli in streaming o per pubblicarli successivamente serve l’attrezzatura e qualcuno che la segua
  • Commissione programma
  • Commissione borse
  • Responsabile comunicazione
  • Tanti occhi che controllino mail e questionari prima che vengano inviate
  • Qualcuno con una macchina a poca distanza nel caso occorra andare a comprare materiali all’ultimo momento
  • Qualcuno che si occupi della raccolta dei dati provenienti dai questionari prima e dopo l'evento

Alcuni dei compiti sopra elencati possono essere svolti dalla stessa persone, mentre altri non sono sovrapponibili (ad esempio il fotografo che gira per le sale durante le presentazioni non può contemporaneamente stare al banco registrazioni, ma può benissimo far parte della commissione programma).

ProgrammaEdit

Per evitare che qualcuno debba perdere troppi giorni, nelle passate edizioni di itWikiCon in presenza si è optato per la soluzione "tedesca", e cioè evento di 3 giorni, ma iniziando tardi il venerdì e finendo presto la domenica. Per un territorio come quello italiano è probabilmente la soluzione migliore (non avrebbe senso far muovere la gente per un giorno solo come nei più piccoli Paesi Bassi). Eventualmente si possono inserire eventi di interesse locale o che ammettono solo numeri ridotti il venerdì mattina e la domenica pomeriggio.

Il programma deve essere costruito dal basso, ma senza dimenticare la la direzione che vogliamo dare alla "nostra" itWikiCon. Potete invitare la comunità a inviare sia proposte complete (es. "Vorrei fare una presentazione sull’enciclopedicità dei gruppi musicali") che desiderata (es. "Vorrei che qualcuno parlasse di LUA"). Se c’è interesse per i desiderata da parte di un certo numero di persone provate a trovare qualcuno che possa occuparsene. Per questo potrebbe essere interessante trovare dei community liaison, ovvero persone molto attive in progetti specifici che possano indicarci le persone più adatte a parlare di questo o quell’argomento.

Quando si selezionano i relatori è meglio optare per persone che risultino simpatiche e che sappiano parlare bene in pubblico. Senza ovviamente trascurare le competenze sui temi di cui andranno a parlare.

SlideEdit

Se un relatore si avvale del supporto di slide, è bene che le fornisca preventivamente agli organizzatori, in modo che possano essere caricate su Commons all'inizio della presentazione o subito dopo (per evitare spoiler), rendendole disponibili in futuro per chi fosse interessato. Le presentazioni devono quindi essere necessariamente pubblicate con una licenza compatibile con Wikimedia Commons e non devono contenere materiale non libero.

Registrazione delle sessioniEdit

Se possibile, è bene prevedere la videoregistrazione delle sessioni e/o, ancora meglio, la trasmissione in streaming. Questo permetterebbe la partecipazione a un pubblico più vasto, comprese le persone che non possono partecipare a itWikiCon a causa impedimenti fisici, per incompatibilità con il lavoro o lo studio, perché vivono in Messico, o semplicemente perché non amano partecipare a eventi in presenza. Trasmettere in streaming la conferenza permette inoltre di limitare gli spostamento e il conseguente impatto ambientale (in particolare per quanto riguarda aerei, autobus e mezzi privati).      Infine, la trasmissione in streaming può essere utile per facilitare la partecipazione a chi è semplicemente curioso di vedere cosa facciamo, stando comodamente in poltrona sorseggiando tè caldo.

Friendly Space PolicyEdit

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ComunicazioneEdit

 
Anche la comunicazione esterna è importante!

Fra le varie risorse da valutare:

  • Diff (blog): blog a disposizione di tutti i Wikimediani mediamente frequentato
  • Wikimedia Italia e Wikimedia CH di solito hanno un responsabile comunicazione con cui poter collaborare per:
    • post sul blog e social
    • realizzare comunicati stampa
    • realizzare brevi video
  • Sito web di itWikiCon: itwikicon.org
  • Hashtag da usare sui social (#itwikicon)

Comunicazione durante l'eventoEdit

Si possono attivare degli strumenti per raggiungere velocemente tutti i partecipanti mentre la conferenza è in corso (ad esempio per avvisare in caso di impreviste variazioni al programma o per altre comunicazioni di servizio). Per lo scopo si può ad esempio creare un gruppo o canale su Telegram (o entrambi).

PromozioneEdit

Ci sono molti modi per promuovere il tuo evento:

DesignEdit

Wikipedia vanta un laboratorio grafico a cui piace essere coinvolto per mockup, loghi, materiali multimediali.

CiboEdit

 
Non si fanno cose wiki a stomaco vuoto!

Un catering nella sede dell’evento permette di risparmiare tempo e di tenere i partecipanti uniti continuando le conversazioni. I catering solitamente abbondando ma è meglio comunque dare numeri più alti rispetto a quelli previsti.

Se la giornata inizia la mattina presto e finisce la sera occorrono pranzo, cena (magari in un ristorante convenzionato o in modalità "mangiate dove volete, ma se vogliamo stare tutti insieme noi andiamo al Papero offeso" e raccogliendo le prenotazioni) e due coffee break (mattina e pomeriggio). Se si comincia tardi o si finisce presto si può tagliare qualcosa.

Se c’è qualcosa (almeno da bere) sempre disponibile meglio ancora. Sappiate dire a chi lo chiede dove sono bar e ristoranti nelle vicinanze.

Per l'edizione 2018 si è optato per un catering fornito da una scuola alberghiera: il cibo è buono, gli studenti sono capaci e seguiti da almeno un docente, solitamente è più economico e intanto si dà agli studenti la possibilità di imparare sul campo "come nutrire un wikimediano".

MenùEdit

L'offerta del catering deve tenere conto delle differenti necessità/preferenze alimentari dei partecipanti. Nel modulo di iscrizione è bene chiedere ai partecipanti se hanno allergie o intolleranze alimentari e se ci sono cibi che non possono mangiare (indipendentemente dalla motivazione). in questo modo possiamo fornire al catering indicazioni più o meno precise relative al menù da proporre ai partecipanti.

Plastic freeEdit

Possibilmente, è preferibile evitare piatti, posate, bicchieri e bottiglie in plastica, optando invece per suppellettili riutilizzabili o in materiali compostabili. Questo vale per pranzi e coffee break, ma anche per l'acqua da fornire ai relatori: bottiglie di vetro e bicchieri in materiali compostabili sono da preferire alla plastica.     

BudgetEdit

Organizzare itWikiCon ha ovviamente dei costi. Prima ancora di dire "ok, voglio organizzare una itWikiCon" occorre quindi sapere in quali capitoli si devono necessariamente spendere dei soldi (al netto di concessioni gratuite e sponsorizzazioni che si possono cercare una volta che si ha chiaro il quadro generale). Le voci di spesa sono solitamente le seguenti, partend dalle più onerose:

  1. la sede;
  2. il catering (o le alternative scelte per i pasti e le pause caffè);
  3. il materiale tecnologico (proiettori, cavi, prolunghe, stampante, monitor), se acquistato o noleggiato;
  4. l'assicurazione per i partecipanti;
  5. la sicurezza e pulizia degli spazi;
  6. i gadget (borse, magliette, spille, penne)
  7. il materiale per la comunicazione (locandine, programma stampato, ma anche badge e in generale tutto il materiale stampato);
  8. la cancelleria;
  9. le commissioni bancarie.

Non sono stati inseriti gli eventuali rimborsi per le spese di viaggio e alloggio dei partecipanti perché solitamente i capitoli Wikimedia mettono a disposizione delle borse di partecipazione. Ma se volete invitare un super ospite, almeno il viaggio gli va pagato.

Per coprire le spese è possibile tentare diverse strade. Una di queste è un Conference Grant da chiedere a Wikimedia Foundation, prestando attenzione ai tempi della richiesta. Si può anche chiedere supporto ai capitoli Wikimedia che potrebbero essere interessati a eventi per la comunità italofona (tra questi Wikimedia Italia e Wikimedia CH, ma anche Wikimedia Deutschland e Wikimedia Österreich si sono dimostrate interessate all’evento, e nelle passate edizioni abbiamo avuto anche partecipanti francesi).

Se si chiede un Grant a WMF (eventualità non sempre possibile) occorre trovare un fiscal sponsor che riceverà i soldi della fondazione ed effettuerà i vari pagamenti. Questo ruolo può essere ricoperto da WMI o da un’altra no-profit (es. Associazione di promozione sociale). È però importante scegliere un ente di cui si conosce bene l’operato e di cui ci si possa fidare.

Per coprire le spese è anche utile cercare degli sponsor, i quali possono contribuire a itWikiCon con denaro o con materiali o servizi. Ad esempio, se serve noleggiare dei proiettori, si può chiedere a un’azienda che li produce/vende di prestarli agli organizzatori in cambio del suo logo sul materiale della comunicazione o di altre azioni che possono essere concordate con l’azienda stessa, come ad esempio la presenza con uno stand a itWikiCon, o l’inserimento di gadget con il marchio dell’azienda nella borsina che verrà consegnata ai partecipanti (soprattutto se sono cose utili!). Attenzione però: non diamo alle aziende più di quanto viene da loro richiesto. Se ci concedono soldi o materiale e in cambio non chiedono uno stand, evitiamo di proporglielo.

Quota di partecipazioneEdit

Non è obbligatorio chiedere ai partecipanti una quota di iscrizione, ma potrebbe essere utile per due motivi: contribuisce a una parziale copertura dei costi per pranzi e pause caffè e, soprattutto, è un elemento in più per evitare di avere 150 iscrizioni e solo 90 partecipanti: se pago una quota è più probabile che sia davvero intenzionato a partecipare. Così si evitano problemi, ad esempio, con il catering che avrebbe cibo in eccesso, ma anche con gli alloggi eventualmente fermati presso strutture convenzionate. La quota di partecipazione può essere anche simbolica, di 5, 10 o 15 €/CHF: in un sondaggio post itWikiCon 2017, il 97,5% dei partecipanti intervistati ha dichiarato che avrebbe partecipato a un'altra edizione di itWikiCon anche in caso di quota di iscrizione; di questi, oltre il 50% ha dichiarato che sarebbe disposto a spendere 25 € per partecipare a itWikiCon; quasi il 30% spenderebbe anche 50 €, il 18% arriverebbe a 75 € o più; il 13% si limiterebbe a 10 €.

CreditiEdit

Tutto il materiale prodotto deve presentare i crediti in modo corretto. Se si collabora con più persone, può essere utile far firmare un modulo che autorizza la pubblicazione del materiale da loro prodotto (foto, video, grafiche varie) con licenza CC-BY-SA-4.0. Questo vale per i volontari, ma anche per eventuali professionisti (come ad esempio grafici per le locandine e i manifesti). Per i loghi può essere preferibile il PD-self o la licenza CC-Zero (tanto difficilmente metterete l’attribuzione sulle magliette).

Sui materiali prodotti e sul sito dell’evento devono sempre essere citati i partner e gli sponsor che contribuiscono, economicamente o con supporto tecnico o logistico, alla buona riuscita di itWikiCon. Prima di stampare è opportuno mandare loro le bozze per verificare che sia tutto corretto.

Sul sito è bene inserire anche una pagina con l’elenco delle persone che compongono il team organizzatore, menzionandole con nome reale o nickname a seconda delle loro preferenze (se però un membro del team organizzatore non vuole apparire con nome o nickname, evitiamolo di inserirlo).

ValutazioneEdit

Per verificare che l’evento abbia sortito l’effetto sperato, occorre raccogliere le opinioni e i feedback dei partecipanti. Il modo più semplice è predisporre un questionario da inviare ad ognuno di loro, per poi raccogliere i risultati in una pagina apposita.

Per questo scopo è a disposizione un'istanza LimeSurvey in survey.itwikicon.org.

CronoprogrammaEdit