Grants talk:Programs/Wikimedia Community Fund/Planification de travail de Wikimedia RDC 2023-2024

Commentaires du comité régional de financement pour le Moyen-Orient et l'Afrique sur votre proposition

Bonjour, Wikimédiens du groupe d'utilisateurs de la République démocratique du Congo,

Nous vous remercions d'avoir soumis votre première proposition de subvention annuelle. Nous reconnaissons l'intérêt que vous portez à l'amplification de vos efforts pour poursuivre la communauté wikimédienne en République démocratique du Congo et contribuer à combler les lacunes en matière de connaissances en se concentrant sur la langue, la participation des femmes et des hommes parmi d'autres questions, tout en s'alignant sur les recommandations de la stratégie du mouvement.

Afin de nous aider dans les prochaines étapes de l'examen, veuillez consulter nos commentaires, questions et observations pour votre considération ;

• Nous avons noté que vous n'avez pas répondu aux questions 6 et 16. Nous avons noté que vous n'avez pas répondu aux questions 6 et 16. Veuillez répondre à ces questions.

• Pourriez-vous nous dire comment la grande communauté des Wikimédiens de la République démocratique du Congo a été impliquée dans le développement de ce plan annuel ? Vous avez mentionné dans la proposition que les intérêts des participants ont été reflétés dans la proposition via des réunions en ligne pour la communauté. Il serait utile de partager certains points d'intérêt des membres de la communauté.

• Vous avez indiqué qu'il y a un problème de manque de motivation dans le cadre du changement que vous voulez voir en relation avec la durabilité de la communauté. Nous savons que l'essence même du mouvement Wikimedia est le volontariat - un mouvement mondial de volontaires contribuant à la réalisation de la mission, comment imprégnez-vous et permettez-vous cette philosophie et cette attitude dans votre communauté ?  Et comment cela est-il pris en compte pour relever le défi de la motivation ?

• Veuillez revoir la section sur l'apprentissage et l'évaluation ; revoir les questions d'apprentissage ? Et aligner les mesures sur les questions d'apprentissage.

• Nous estimons que le plan stratégique présenté est incomplet - veuillez partager la version complétée, si elle existe. Si vous devez en élaborer un, nous vous conseillons de faire appel à un consultant pour vous aider dans cette tâche. N'hésitez pas à consulter Wikimedia Côte d'Ivoire qui est en train de terminer l'élaboration de son plan stratégique.

• Nous trouvons que votre budget manque de clarté et de détails pour informer ce qui est couvert dans chaque catégorie budgétaire. Veuillez nous fournir un budget avec une ventilation des coûts pour nous aider à mieux comprendre. Voici un exemple de budget dont vous pourriez vous inspirer : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1uzi1HUc8m5xPg56hvCYpPE5W3isHyVkFTGSdjhXY3eU/edit#gid=1978513985

• En outre, veuillez partager un plan de personnel détaillé indiquant qui fait quoi et quel est l'engagement requis. Pourriez-vous nous communiquer une justification des coûts liés aux frais de personnel ?

• Veuillez partager votre plan sur la manière dont vous soutiendrez le personnel dans ses fonctions ; à qui rendra-t-il compte et quelles sont les structures de soutien et de responsabilité ? Ces structures ont-elles été élaborées ou le ferez-vous dans le cadre de cette proposition ?

• Veuillez nous faire part de votre structure de gouvernance - soyez aussi précis que possible pour que nous puissions comprendre - nous sommes impatients de connaître le rôle joué par les bénévoles, l'équipe centrale et le conseil d'administration.

• Nous notons qu'il s'agit d'une demande de fonds importants par rapport aux projets financés par le passé - pourriez-vous nous parler de votre motivation à l'égard de cette forte croissance et de votre volonté de gérer les fonds ainsi que la responsabilité et l'obligation de rendre des comptes qui en découlent au sein de la RDC et de la communauté ?

Comme toujours, nous vous recommandons de rencontrer le responsable de programme régional pour vous aider à clarifier les informations fournies dans le présent document. Le comité est également disponible pour se réunir et se joindre à l'appel si cela s'avère utile pour vous - il suffit de le faire savoir au responsable de programme.

Nous vous remercions et continuons à apprécier votre travail et votre rôle dans l'avancement de la mission du mouvement.

Au nom du comité régional et du personnel de l'AEM,

Traduit avec www.DeepL.com/Translator (version gratuite)

ENGLISH

Hello ,Wikimedians of Democratic Republic of Congo User Group,

Thank you for submitting your first annual grant proposal. We recognize the interest in amplifying your efforts to continue the Wikimedian community in Democratic Republic of Congo and contribute to addressing knowledge gaps focusing on language, gender participation amongst other issues all while aligned to Movement Strategy Recommendations.

To support us in the next review stages, please see our comments, questions and observations for your consideration;

• We noted you did not respond to questions, 6 and 16. Please respond to these questions.
• Would you speak to how the larger Wikimedians of Democratic Republic of Congo User Group community was engaged in the development of this annual plan? You mentioned in the proposal that participants interests have been reflected in the proposal via online meetings for the community. It would be helpful to share some points of interest from community members.
• You indicated that there is an issue of lack of motivation as part of the change you want to see in relation to sustainability of the community. We know that the core essence of the Wikimedia Movement is volunteerism - a global movement of volunteers contributing to achieve the mission , how are you permeating and enabling this philosophy and attitude in your community?  And how is this being taken into account in addressing this challenge of motivation.
• Kindly review the learning and evaluation section; Review the learning questions? And align the metrics to the learning questions.

• We find the strategic plan shared to be incomplete - please share the completed version , if it exists. In case you need to develop one, we would advice getting a consultant to support with this need. Feel free to consult Wikimedia Cote d’Ivoire who are in the process of completing their strategic plan development.
• We find that your budget lacks clarity and details to inform what is covered in what budget category. Please provide a budget with a breakdown of costs to support us in having a better understanding. Here is an example of a budget you could learn from: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1uzi1HUc8m5xPg56hvCYpPE5W3isHyVkFTGSdjhXY3eU/edit#gid=1978513985
• Additionally , please share a detailed staff plan on who is doing what and and their required engagement. Would you share a rationale informing the costs linked to staff costs.
• Please share your plan on how you would support the staff in their roles; who would they report and what are the structures of support, accountability? Have these been developed or would you be developing them with this proposal?
• Please share here your governance structure - please be as specific as you can for us to understand - we are keen to learn the role volunteers play, the core team and the board as well.
• We note that this is a request for a significant amount of funds compared to past funded projects - would you speak to your motivation to this steep growth and your readiness in managing the funds and the responsibility and accountability that comes with it within DRC, and to the community.

As always we recommend meeting with the regional program officer to support you in providing any clarity needed with the feedback shared here. The committee is also available to meet and join the call if that would be meaningful for you - just let the program officer know.

Thank you so much and we continue to appreciate your work and role in advancing the mission of the movement.

On behalf of the MEA Regional Committee and Staff , VThamaini (WMF) (talk) 07:03, 25 April 2023 (UTC)

Response to Regional Committee questions

Bonjour VThamaini (WMF) (talk) et la commission !

Nous vous remercions de nous avoir contactés et d'avoir soulevé ces questions. Il s'agit toujours d'une étape passionnante du processus : vous avez lu notre proposition et vous souhaitez en savoir plus. Nous sommes toujours enthousiastes à l'idée de parler de notre travail, voici donc nos réponses. Nous avons répondu aux éléments que vous avez soulevés du mieux que nous pouvions.

1. Nous avons noté que vous n'avez pas répondu aux questions 6 et 16. Nous avons noté que vous n'avez pas répondu aux questions 6 et 16. Veuillez répondre à ces questions.

Oui, nous le remarquons aussi et nous venons déjà de répondre à ces deux questions (6 et 16) sur Fluxx.

2. Pourriez-vous nous dire comment la grande communauté des Wikimédiens de la République démocratique du Congo a été impliquée dans le développement de ce plan annuel ? Vous avez mentionné dans la proposition que les intérêts des participants ont été reflétés dans la proposition via des réunions en ligne pour la communauté. Il serait utile de partager certains points d'intérêt des membres de la communauté.

Comme nous avions très bien susmentionné la réponse à cette question sur Fluxx, nous avons organisé des réunions en ligne pour notre communauté locale, ce qui nous a permis de connaître leurs intérêts et de les refléter dans cette proposition. Les intérêts des membres de la communauté en rapport avec cette demande ont été remontés par les référents de chaque Wiki Club de chaque ville et que ces derniers l’ont remontés jusqu’au niveau du Conseil d’administration. Parmi ces tant d’intérêt, nous pouvons cités celui manifesté par nos membres de Wiki Club de Bunia qui aimerait accueillir des activités à grande envergure, l’intérêt d’avoir de WikiPermanence afin de garder la motivation des participants ainsi que leurs processus d’apprentissage manifestés par nos membres Wiki Club de Goma et/ou d’autres intérêts que la communauté puisse s'étendre dans d’autres villes du pays comme Kolwezi, Butembo, … manifesté par les habitants de ces villes qui participe à nos activités nationales (concours photos, formation aux femmes, …) en ligne ; sans oublié aussi l’intérêt de la mis à niveau de nos volontaires formateurs manifesté ces derniers afin d’avoir plus de compétence et d’expériences ainsi que augmenté leurs effectifs avec les formateurs femmes aussi.

3. Vous avez indiqué qu'il y a un problème de manque de motivation dans le cadre du changement que vous voulez voir en relation avec la durabilité de la communauté. Nous savons que l'essence même du mouvement Wikimedia est le volontariat - un mouvement mondial de volontaires contribuant à la réalisation de la mission, comment imprégnez-vous et permettez-vous cette philosophie et cette attitude dans votre communauté ?  Et comment cela est-il pris en compte pour relever le défi de la motivation ?

Nous ne sommes pas sans savoir que l’essence de notre mouvement, c'est le volontariat. Cependant, il sied de rappeler ici que le volontariat ne peut vraiment être efficace que si chacun y trouve son compte ou plutôt son intérêt. Ceci dit et vu le contexte Africain et en particulier congolais, nous devons à tout pris nous assurer que nos bénévoles travaillent dans les meilleures conditions possibles. C’est-à-dire, nous devons nous assurer d’offrir si souvent Internet, le transport, le repas… Nous devons aussi régulièrement faire des concours et offrir des prix, parler de nos meilleurs contributeurs dans nos réseaux sociaux, notre site, guider chaque contributeur dans le projet qui lui passionne plus selon le domaine d'intérêt de tout un chacun (les photographes vers de concours photos, les bibliothécaires vers des ateliers Wikidata, les gens de langues vers le projet comme lingua libre et wikitionary, …).

4. Veuillez revoir la section sur l'apprentissage et l'évaluation ; revoir les questions d'apprentissage ? Et aligner les mesures sur les questions d'apprentissage.

Comme vous pouvez le remarquer sur Fluxx, la section d'apprentissage et d'évaluation a été retravaillé comme prévu tout en alignant les mesures sur les questions d'apprentissage.

5. Nous estimons que le plan stratégique présenté est incomplet - veuillez partager la version complétée, si elle existe. Si vous devez en élaborer un, nous vous conseillons de faire appel à un consultant pour vous aider dans cette tâche. N'hésitez pas à consulter Wikimedia Côte d'Ivoire qui est en train de terminer l'élaboration de son plan stratégique.

Pour l'instant, notre plan stratégique est encore en cours d’élaboration et nous apprécions vos différentes propositions à ce sujet. Cependant, nous avons remarqué que Wikimedia Côte (WCI) d'Ivoire, dont vous faites allusion, n’a pas encore rendu public son plan stratégique. En plus, nous avons malheureusement constaté que WCI lui-même n’a jamais utilisé ou plutôt présenté de plan stratégique dans ses différentes demandes de fond général, et ce, jusqu’à ce jour. Ainsi avons-nous décidé de retirer ce plan que nous vous avons soumis, puisque incomplet, et d’y travailler à fond en 2023 - 2024, tout en faisant appel à un consultant.

6. Nous trouvons que votre budget manque de clarté et de détails pour informer ce qui est couvert dans chaque catégorie budgétaire. Veuillez nous fournir un budget avec une ventilation des coûts pour nous aider à mieux comprendre. Voici un exemple de budget dont vous pourriez vous inspirer : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1uzi1HUc8m5xPg56hvCYpPE5W3isHyVkFTGSdjhXY3eU/edit#gid=1978513985

Nous avons retravaillé le budget afin d'apporter plus de clarté et de détails afin d'informer ce qui est couvert dans chaque catégorie budgétaire comme demandé. Vous pouvez le voir sur le même lien fourni au par avant. Vous pouvez le voir ici : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1EF2Dgr969bOf7lui0fESRd7VBVawTFWkbrfCRitYNr8/edit#gid=1186632362

7. En outre, veuillez partager un plan de personnel détaillé indiquant qui fait quoi et quel est l'engagement requis. Pourriez-vous nous communiquer une justification des coûts liés aux frais de personnel ?

Par rapport à notre plan de personnel détaillé, indiquant qui fait quoi et l'engagement requis pour chaque post, nous vous prions de le voir sur ce lien : https://docs.google.com/document/d/1Hhjku7uEWgjq-qq5v7PiWXFezUWYBlPva_LA4gKEuV0/edit

8. Veuillez partager votre plan sur la manière dont vous soutiendrez le personnel dans ses fonctions ; à qui rendra-t-il compte et quelles sont les structures de soutien et de responsabilité ? Ces structures ont-elles été élaborées ou le ferez-vous dans le cadre de cette proposition ?

Nous suivons une structure globale d’une association sans but lucratif. L’équipe salariée rend compte, par le billet du directeur exécutif, au conseil d’administration. Nous suivrons également une structure à plat ou chaque poste à une certaine autonomie et rend compte au directeur exécutif. Nous restons toujours ouverts pour des conseils et suggestions dans la manière de soutenir le personnel.

9. Veuillez nous faire part de votre structure de gouvernance - soyez aussi précis que possible pour que nous puissions comprendre - nous sommes impatients de connaître le rôle joué par les bénévoles, l'équipe centrale et le conseil d'administration.

Nous profitons de cette question pour vous parler brièvement de notre UG, car nous réalisons que la Fondation ne comprend pas vraiment la grande et forte communauté de la RDCongo. Nous sommes une communauté de plus de 130 individus actifs éparpillés dans toute la RDC qui tous sont des bénévoles et constitue la plaque tournante de notre UG, la base comme on le dit chez nous au pays. Nous avons des représentations dans 6 villes du pays où nous menons des activités en présentiel. Nous n’existons pas seulement dans la capitale ou dans une ou 2 autres villes comme c’est le cas de plus de la moitié des UG en Afrique. Dans chaque ville où nous sommes, nous avons ce qu’on appelle un “WikiClub” chapeauté par un leader (Référent).

Nous avons un conseil d’administration composé de 5 personnes pour le moment, mais en voie de devenir 6. Et bientôt, nous aurons une équipe de salarié. Bref, au niveau global, c’est le conseil d’administration qui donne l’impulsion et au niveau régional ou provincial, ce sont les leaders (aussi appélés référents) qui dirigent le groupe. Pour ne pas vous embrouiller avec beaucoup de détail, parlons simplement de la gouvernance au niveau globale. Notre CA est donc composé de :

• 1 président
• 1 trésorier
• 1 secrétaire
• plusieurs membres

Le conseil d'administration est en charge, comme son nom l'indique bien, de l'administration de l'association. Cela se traduit, entre autres, par les tâches suivantes :

• Gestion de l'association,
• Veille au respect de la charte de l'association ;
• Gestion des ressources humaines (rôle employeur) ;
• Définition et élaboration de la stratégie à moyen et long terme ;
• Supervision de la mise en application à court terme de la stratégie par la définition de priorités ;
• Formule et approuve les politiques/directives de haut niveau ;
• S'assure du recrutement ou de la cooptation, et l'intégration de nouveaux membres du conseil d'administration.

Les trois premières personnes dans cette liste constituent le bureau du CA. Les membres du bureau disposent de pouvoirs et d’obligations spécifiques dont ils rendent compte au conseil d’administration. Voici très brièvement les tâches spécifiques de chaque membre du bureau :

• Le président incarne la personne morale formée par l’association. À ce titre, il la représente dans les actes de la vie civile, peut ester en justice en son nom et ordonne les dépenses.
• Le trésorier est responsable de la bonne gestion financière de l’association. Il établit les budgets et les bilans financiers. Il exécute les dépenses ordonnées par le président.
• Le secrétaire est chargé de la mise en œuvre des décisions du conseil d’administration et de la régularité de son fonctionnement. Il exécute les démarches administratives, rédige les procès-verbaux, les relevés de décision et autres écritures non comptables.

10. Nous notons qu'il s'agit d'une demande de fonds importants par rapport aux projets financés par le passé - pourriez-vous nous parler de votre motivation à l'égard de cette forte croissance et de votre volonté de gérer les fonds ainsi que la responsabilité et l'obligation de rendre des comptes qui en découlent au sein de la RDC et de la communauté ?

En réalité, et si on considère les réponses fournies ci-haut, il va de soi que les fonds demandés ne sont pas si importants que ça vu la taille de notre communauté. Nous avons essayé du mieux que nous le pouvons de minimiser les dépenses pour ne retenir que l’essentiel. Cependant, nous sommes tout à fait d’accord avec vous que les fonds demandés sont importants lorsqu’on compare avec les précédentes demandes. Nous devons déceler 2 ou 3 faits ici. D’abord, nous n'avons jamais fait une demande annuelle à la Fondation. Ensuite, nous avons travaillé avec la Fondation pour préparer notre migration et puisque les résultats étaient satisfaisants, nous voici maintenant prêts à vivre cette migration. Bref, nous ne sortons pas de nulle part, nous avons suivi un processus normal de montée en puissance avec bien sûr l’accompagnement de la WMF. Nous avons appris beaucoup de leçons au cours de notre période préparatoire et nous avons revue et réévaluée notre manière de faire et sommes toujours en train de nous améliorer. À ce titre, nous nous engageons à être le plus transparent possible, comme la Fondation, et à impliquer davantage les membres de la communauté. Ces deux aspects, vous n'êtes pas sans le savoir, constituent l'ADN de notre mouvement

BamLifa (talk) et --VALENTIN NVJ (talk) 15:23, 10 May 2023 (UTC)