Subvenciones:Evaluación de riesgos durante el COVID-19/Lista de control de las reuniones en persona

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Véase también: versión de Google Doc en inglés

A medida que experimentamos el alivio del confinamiento en algunos países, queremos avanzar hacia la financiación y la celebración de eventos presenciales en el ámbito local. Nuestra primera prioridad es la salud y la seguridad de tu grupo. Aquí encontrarás las mejores prácticas y herramientas para organizar un evento seguro. Aunque todas las decisiones de financiación se basarán en el proceso de evaluación de riesgos de la Fundación Wikimedia, este documento ofrece una lista completa de directrices para garantizar la seguridad de tus participantes. Al recibir una subvención para organizar un evento, te comprometes a seguir las instrucciones y precauciones que se indican a continuación. No es necesario presentar esta lista de comprobación junto con la propuesta de subvención, pero te recomendamos encarecidamente que la consultes a menudo mientras planificas tu evento para asegurarte de que cumples todos los pasos que se indican a continuación.

Medidas de seguridad	Sí No N/C	Notas
Consultar fuentes de confianza sobre las precauciones a seguir según los requisitos locales vigentes.	Yes No N/A	Puedes utilizar las mejores prácticas de la Organización Mundial de la Salud (OMS) o de tus servicios sanitarios nacionales o regionales pertinentes sobre cómo protegerte a ti mismo y a los demás. Revisa esas fuentes a diario y asegúrate de que tu evento sigue cumpliendo las restricciones el día del evento. Si existen diferentes restricciones para las distintas provincias/regiones/distritos de tu país, deberás seguir las directrices que se apliquen en función de la ubicación del evento. Algunos recursos adicionales sobre COVID-19 Recomendaciones de viaje por país: ISOS; IATA; CDC
Identificar y comprometerse con las autoridades locales y nacionales de salud pública. Acordar de antemano el curso de acción y la comunicación para cualquier escenario.	Yes No N/A
Disponer de al menos una persona que se encargue de coordinar la respuesta médica y de coordinar y probar las mitigaciones previas al evento.	Yes No N/A
Proporcionar a los participantes la dirección y la información de contacto de la clínica o el puesto de servicios sanitarios más cercano.	Yes No N/A
Preparar un plan de comunicación.	Yes No N/A	Compartir la información, las precauciones que se van a tomar, las directrices de las autoridades locales y cómo se van a aplicar, y las recomendaciones sobre cómo protegerse a uno mismo y a los demás antes y durante el evento. Asegúrate de que esta información esté actualizada y sea pública en la página del evento y en el lugar de la reunión.
Pregunta y recuerda con regularidad: minimiza el contacto y los apretones de manos, lávate las manos con frecuencia durante 20 segundos, utiliza desinfectante para las manos, una mascarilla y mantén la distancia en la medida de lo posible.	Yes No N/A	Proporciona mascarillas a todos los participantes y puestos de desinfección. Si solicitas una subvención, puedes pedir mascarillas y desinfectante de manos como partida presupuestaria en tu propuesta.
Proporciona recursos que detallen los signos y síntomas del COVID-19 para ayudar a educar a los participantes sobre si deben asistir al evento/actividad.	Yes No N/A	La OMS proporciona pósters y pancartas para descargar y utilizar (1,2)
Exige a los organizadores y a los participantes que se queden en casa si tienen algún síntoma de COVID-19, como fiebre, tos o problemas gastrointestinales. Además, exige a los participantes que no asistan al evento si se les ha diagnosticado COVID-19, o han tenido contacto directo con una persona diagnosticada o sospechosa de tener COVID-19 en los últimos 14 días.	Yes No N/A	Pedir a los participantes que rellenen una encuesta previa (si han estado en contacto con alguien con Covid-19 en las últimas dos semanas, etc.) Puedes usar este como referencia.
Ajusta tu programa según sea necesario e identifica las oportunidades para reducir el riesgo de transmisión y exposición.	Yes No N/A	Por ejemplo, usar el ordenador de otra persona, preparar la comida juntos o realizar actividades sociales que incluyan el contacto físico.
Asegúrate de tener toda la información necesaria y los datos de contacto directos de todos los participantes, durante y después del evento, en caso de que haya un caso sospechoso o confirmado de COVID-19 entre los participantes.	Yes No N/A
Deja claro de antemano que el cumplimiento de las políticas y procedimientos de seguridad es un requisito previo para asistir al evento. Cualquier participante que infrinja las políticas de seguridad deberá abandonar el evento. Asigna al personal/voluntarios del evento la tarea de hacer cumplir estas normas.	Yes No N/A
Proporciona sólo comida y bebida preenvasada y pide que se evite el intercambio de artículos (como materiales de la conferencia).	Yes No N/A
En caso de que tu evento incluya la pernocta, asegúrate de que todos se alojen en habitaciones separadas (no se permitirán las habitaciones compartidas, ni al personal ni a los becarios).	Yes No N/A
Utiliza la herramienta de evaluación de riesgos 48 horas antes de tu evento/actividad, para asegurarte de que los controles y el nivel de riesgo siguen siendo válidos.	Yes No N/A
Por favor, toma nota de nuestra compañía de seguros de viaje International SOS. International SOS cubre a todos los voluntarios para la cobertura médica 'fuera de su país de origen. Los voluntarios que viajan a nivel nacional para trabajo o los eventos de la Fundación Wikimedia no están cubiertos por ningún tipo de indemnización. Por "nacional" se entiende viajar dentro del país para el que se tiene pasaporte.	Yes No N/A	Los voluntarios y el staff deben utilizar su propio seguro médico cuando estén en los eventos de Wikimedia en sus países de origen. (Para los residentes en los Estados Unidos - si tienen más de un pasaporte, su país de origen se define como el país que han declarado por escrito a los Estados Unidos como su país de origen).

Otros consejos y precauciones para tu evento:

• Asegúrate de contratar una póliza de seguro cuando sea posible (puedes añadir los costos del seguro a tu propuesta de subvención) y discutir los términos de la póliza por adelantado.
• No se recomienda permitir el reembolso a posteriori de los asistentes (por ejemplo, del transporte terrestre) porque en caso de cancelación le resultará muy difícil coordinarlo. Siempre es mejor negociar directamente con un proveedor en cualquier caso de reembolsos o gastos de cancelación.
• Asegúrate de que tienes suficientes voluntarios o miembros del personal en tu equipo, para ocuparte de los reembolsos, las consultas y las comunicaciones en caso de crisis. Es posible que necesites más capacidad de la que habías previsto inicialmente.
• Comunícate con tus participantes de forma regular. Infórmales de los cambios, publica una sección de preguntas frecuentes en la página del evento e infórmales sobre el procedimiento y las precauciones sanitarias que tomarás en el evento.
• Recuerda que siempre puedes considerar la posibilidad de conceder un evento virtual en lugar de uno presencial.