Grants:Programs/Wikimedia Community Fund/WikiCiv 2022/Final Report

Final Learning Report

Report Status: Accepted

Due date: 31 January 2023

Funding program: Wikimedia Community Fund

Report type: Final

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General information

This form is for organizations, groups, or individuals receiving Wikimedia Community Funds or Wikimedia Alliances Funds to report on their final results.

Name of Organization: Wikimedia Community User Group Côte d'Ivoire
Title of Proposal: WikiCiv 2022
Amount awarded: 52766 USD, 29722000 XOF
Amount spent: 33939448 XOF

Part 1 Understanding your work

1. Briefly describe how your proposed activities and strategies were implemented.

Nous avons dans un premier temps procédé au recrutement du staff pour le suivi et l'accompagnement opérationnel des activités inscrits au programme 2022.. Dans un 2è temps, ce staff s'est attelé à l'organisation d'un kick off qui a rassemblé toutes les parties prenantes : porteurs de projets, bureau exécutif et staff salarié. Nous y avons présenté le programme consolidé WikiCiv2022. De même, les porteurs de projets ont présenté leurs projets respectifs. Ils ont été par ailleurs formés et sensibilisés sur l'élaboration des rapports d'activités, les relations avec le staff salarié, la stratégie de communication et les procédures administratives et comptables de l'Association. Cette rentrée des classes a réussi à mobiliser toutes les parties prenantes de l'Association pour un déploiement effectif tout en favorisant la collaboration.

2. Were there any strategies or approaches that you felt were effective in achieving your goals?

La tenue d'un événement kick off entre les parties prenantes s'est avérée efficace dans la mobilisation des différentes composantes de la communauté Wikimédia en Côte d'Ivoire. L'instauration de rapports après chaque activité a permis de s'assurer de la documentation des résultats et impacts des activités. L’adoption de procédures administratives mieux élaborées a permis un suivi optimisé du programme 2022

3. Would you say that your project had any innovations? Are there things that you did very differently than you have seen them done by others?

Nous relevons 3 types d’innovations. Au niveau événementiel, nous notons l’instauration d’événements phares, comme le Kickoff pour lancer le programme en début d’exercice, et les RAN (Rencontres annuelles) à l’image d’une Wikimania locale. Au niveau des projets mis en oeuvre, nous notons 2 projets innovants : Wikimedia Trainer pour former des formateurs Wikipedia, certifications à l’appui, et l’implémentation locale d’African Wikimedia Challenges pour la première fois. Il y a également de nouvelles actions de communication qui ont booster la visibilité du User Group. Nous avons par exemple soumis une communication scientifique à un colloque. Nous avons également fait un don d’ouvrages sur les femmes chercheures au Club Wikipedia d’une école de jeunes filles. L’un de nos jeunes développeurs a conçu une boîte utilisateur personnalisée pour les contributeurs du User Group, renforçant ainsi le sentiment d’appartenance au User Group.

4. Please describe how different communities participated and/or were informed about your work.

Nous avons différents canaux. Les listes de diffusion internes à l'Association pour informer nos adhérents. Le site web (http://wikimedia.ci/) sert à la communication institutionnelle de l'Association quand notre page Facebook (https://www.facebook.com/WikimediaCI/) cible les jeunes et notre compte Twitter (https://twitter.com/wikimedia_civ) renforce notre communication auprès des publics experts locaux et internationaux. On y touche aussi d'autres affiliés Wikimedia. Les groupes Whatsapp ciblent les groupes de travail thématiques (Glam, Culture), les clubs (Bouaké, Daloa, Korhogo,Yamoussoukro, Bassam), les porteurs de projets, le bureau, le staff. De même les SMS et appels téléphoniques sont parfois utilisés en dernier recours pour convertir les indécis et fidéliser les adhérents. Il y a aussi les courriers qui caractérisent la communication avec les partenaires. A l’occasion, nous avons répondu aux sollicitations des médias pour parler des RAN, de Wikimania et de la Wikiconvention francophone. On peut ainsi distinguer 3 niveaux de communication selon les lieux où se trouvent les cibles : Abidjan où siège l’Association, les autres villes du pays, et à international. À Abidjan : la communication est organisée autour du bureau exécutif, du staff salarié,les partenaires, des chefs de projets, responsables de clubs et bénévoles basés à Abidjan. Les canaux d’informations utilisés sont : les réunions (physique et en ligne), groupe whatsapp, appels, SMS, e-mail / liste de diffusion, réseau social (Facebook et blog). Dans les autres villes du pays ciblés par nos projets : la communication concernait les chefs de projets, les responsables et membres de clubs, les bénévoles, les étudiants et responsables d’universités. Les canaux utilisés : les courriers physiques, appels, sms, visite aux clubs, whatsapp L’international : la communication visait les partenaires des autres associations Wiki (eg: Wiki Franca), le staff de la Fondation, les program officers, les médias.

5. Documentation of your impact. Please use the two spaces below to share files and links that help tell your story and impact. This can be documentation that shows your results through testimonies, videos, sound files, images (photos and infographics, etc.) social media posts, dashboards, etc.

Upload Documents and Files

2022-11_AFD_Rapport final_Carto Communs Nums AfSub_ENG.pdf

Interview_Dokk_CameroonTribune.pdf
Here is an additional field to type in URLs.

Tableau de bord WikiCiv 2022: https://outreachdashboard.wmflabs.org/campaigns/wikiciv_2022__2023/programs

Interviews du Président à la télévision international Medi1TV ; https://www.medi1tv.ma/fr/capsule/26026/%23InviteAfrique-Wikiconvention-la-C%C3%B4te-d-Ivoire-accueille-la-prochaine-%C3%A9dition d'un membre sur Canal+ https://www.youtube.com/watch?v=Uy2J6VeYtO4

6. To what extent do you agree with the following statements regarding the work carried out with the support of this Fund? You can choose “not applicable” if your work does not relate to these goals.

Our efforts during the Fund period have helped to...
A. Bring in participants from underrepresented groups	Not applicable
B. Create a more inclusive and connected culture in our community	Not applicable
C. Develop content about underrepresented topics/groups	Strongly agree
D. Develop content from underrepresented perspectives	Agree
E. Encourage the retention of editors	Agree
F. Encourage the retention of organizers	Strongly agree
G. Increased participants' feelings of belonging and connection to the movement.	Strongly agree

7. Is there anything else you would like to share about how your efforts helped to bring in participants and/or build out content, particularly for underrepresented groups?

L’organisation de formations et d’ateliers pratiques au sein des universités et écoles à Abidjan et à l’intérieur du pays a beaucoup contribué à attirer des participants et développer des contenus. Par exemple, l’implémentation du projet Wikiquote au sein de l’Université Jean Lorougnon Guédé de Daloa a permis aux enseignants et étudiants de non seulement connaître le Mouvement Wikimedia, mais aussi de constater que l’un des projets frères du Mouvement, notamment « WikiSpecies », les concerne particulièrement. En effet, l’Université en question est spécialisée en sciences environnementales et de la terre, et a souhaité vivement que Wikimedia Côte d’Ivoire y retourne le plus tôt possible pour une formation sur le Projet WikiSpecies. De plus en plus, les chercheurs s’intéressent à Wikimedia. Nous en voulons pour preuve la mise sur pieds du club Wikimedia de l’université de Korhogo dirigé par un enseignant chercheur et,la sollicitation du Centre National de Recherches Agronomiques. La participation au concours Africa Wiki Challenge 2022 a suscité de nouveaux contributeurs et a produit de l'engouement auprès des membres de la communauté ce qui a contribué à augmenter les contenus sur la culture en Côte d’Ivoire.

Part 2: Your main learning

8. In your application, you outlined your learning priorities. What did you learn about these areas during this period?

Pour amener les wikimédiens à produire régulièrement du contenu local au-delà des projets, nous avons compris qu’il faut : les faire travailler sur les projets Wikimedia qui les intéressent, partager des expériences lors des rencontres, encourager les efforts fournis, organiser davantage d’ateliers de formation, Montrer en quoi Wikimedia peut-il contribuer positivement dans leur parcours académiques et même professionnels. Les nouveaux sujets à couvrir qui se sont révélés à nous durant cet exercice sont l’histoire des religions en Côte d’Ivoire, le projet Wiki Species à développer dans les Clubs des universités de Daloa et Korhogo et les questions liées à l’environnement. Pour la pérennité des Clubs et Groupes de Travail de l’Association, il faudra : organiser davantage d’activités Wikimedia dans les Clubs tous les ans, s’enquérir des besoins des Clubs et Groupes de travail pour les aider et les accompagner dans leurs initiatives, Faire un suivi des contributeurs, Partager des expériences avec les Clubs. Avoir l’appui des responsables des écoles / universités où exercent les clubs Participer à la vie des écoles / universités où exercent les clubs

9. Did anything unexpected or surprising happen when implementing your activities?

Nous relevons plusieurs types d’imprévus. Logistique : l’accès difficile à certains lieux d’activités, en raison de travaux publics sur les voies d’accès habituelles. Contribution éditoriale : la limitation d’ouverture de comptes des contributeurs à 6 par adresse IP lors des ateliers, les suspensions des utilisateurs par certains administrateurs, les doutes de certains administrateurs sur la crédibilité de sources notamment les sites web d’information basés en Afrique, les suspicions de vandalisme etc. Perception de Wikipedia : la méconnaissance de Wikipédia et la mise en cause de sa crédibilité au niveau par certaines responsables de l’école abritant le Club Wikipédia.

10. How do you hope to use this learning? For instance, do you have any new priorities, ideas for activities, or goals for the future?

Nous avons tenu compte des leçons apprises en 2022 pour développer le programme d’activités 2023. Ainsi, nous prévoyons d'organiser des rencontres régulières et diverses, en présentiel (éditathons, rencontres annuelles, réunions de bureau, de staff, de groupes de travail etc) pour favoriser d'avantages de contributions éditoriales des membres, vu que ce sont à ces occasions qu’ils contribuent le plus. Nous prévoyons instituer également des récompenses et des prix pour encourager les efforts fournis. Pour terminer, nous mettrons aussi un point d'honneur à l'accompagnement des clubs, des groupes de travail et des nouveaux projets. Cela nous permet de saisir les opportunités de nouveaux partenariats.

11. If you were sitting with a friend to tell them one thing about your work during this fund, what would it be (think of inspiring or fascinating moments, tough challenges, interesting anecdotes, or anything that feels important to you)?

Je partagerai ces témoignages de participants à nos activités « J’avoue que je suis impressionné et je n’ai même pas vu le temps écoulé malgré que j’ai travaillé la nuit (rire). Merci beaucoup ». (un participant à l’atelier #1Lib1ref) « pour l’émotion qu’il m’a fait ressentir et la reconnaissance envers ses formateurs, je souhaite revoir Didier Yao parmi les intervenants des RANS 2023 » (Feedback d’un participant aux Rencontres Annuelles à Bouaké sur le Speech du Secrétaire Général) « les RAN m’ont permis de renforcer mes liens avec les autres membres de la communauté et d’approfondir mes connaissances sur Wikimédia. Ils m’ont galvanisé sur le travail et m’ont challengés ». (Participante aux RAN)

12. Please share resources that would be useful to share with other Wikimedia organizations so that they can learn from, adapt or build upon your work. For instance, guides, training material, presentations, work processes, or any other material the team has created to document and transfer knowledge about your work and can be useful for others. Please share any specific resources that you are creating, adapting/contextualizing in ways that are unique to your context (i.e. training material).

Upload Documents and Files

Here is an additional field to type in URLs.

Blog Wikimedia CIV : https://wikimedia.ci/blog/

Facebook Wikimedia CIV : https://www.facebook.com/WikimediaCI/ Twitter Wikimedia CIV : https://twitter.com/wikimedia_civ

Part 3: Metrics

13a. Open and additional metrics data

Open Metrics
Open Metrics	Description	Target	Results	Comments	Methodology
N/A	N/A	N/A	381	Nombres de publications effectuées sur le web : Facebook, Twitter, le blog de Wikimedia CI et Diff.	Décompte manuel
N/A	N/A	N/A	15	Nombre de membres dont les capacités ont été renforcées en Anglais et en Ingénierie de la formation	Décompte manuel & liste de présence
N/A	N/A	N/A	10	Nombre de Clubs et groupe travail du User Group soutenus	Décompte manuel & rapports
N/A	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A
N/A	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A

Additional Metrics
Additional Metrics	Description	Target	Results	Comments	Methodology
Number of editors that continue to participate/retained after activities	N/A	N/A	15	N/A	Dashboard & rapports d'activités
Number of organizers that continue to participate/retained after activities	N/A	N/A	10	N/A	Dashboard & rapports d'activités
Number of strategic partnerships that contribute to longer term growth, diversity and sustainability	N/A	N/A	4	N/A	Rapports d'activités
Feedback from participants on effective strategies for attracting and retaining contributors	N/A	N/A	5	Nous partageons ici 5 principales idées qui reviennent dans les commentaires collectées : Garder de bons rapports avec les participants des événements ; Partager des expériences avec les contributeurs ; Encourager les participants d’événements à contribuer ; Avoir un suivi des travaux des participants des ateliers ; Créer des groupes WhatsApp permettant aux participants des ateliers d’avoir des sujets de contribution.	Formulaire de satisfaction post-événement & rapports d'activités
Diversity of participants brought in by grantees	N/A	N/A	164	Au moins 164 participants ont indiqués être des femmes, soit 31%. Nous avons également identifié 203 jeunes de moins de 35 ans, soit 38%. Nos publics étaient composés de professeurs d’Université, d'étudiants, de chefs et cadres d’entreprises, d'entrepreneurs.	Liste de présence & rapports d'activités
Number of people reached through social media publications	N/A	N/A	65882	N/A	Outils statistiques des réseaux sociaux
Number of activities developed	N/A	N/A	73	N/A	Rapports d'activités
Number of volunteer hours	N/A	N/A	960	Nombre d'heures mobilisés par l'ensemble des bénévoles	Rapports d'activités

13b. Additional core metrics data.

Core Metrics Summary
Core metrics	Description	Target	Results	Comments	Methodology
Number of participants		250	528	Listes de présence & rapports d'activités	Listes de présence & rapports d'activités
Number of editors	Newly Registered Users	100	148	Taux de réalisation de 148%. Cet objectif a été dépassé grâce aux ateliers de formation initiés par les membres, mais aussi aux sollicitations extérieures d'écoles, d'entreprise et de centre de recherche. Il cible en effet le nombre de nouveaux éditeurs.	Listes de présence, rapports d'activités & Dashboard
Number of organizers		14	74	L'organisation des Rencontres annuelles à Bouaké a mobilisé plusieurs bénévoles, eu égard à l'ampleur de l'événement. C'est cette mobilisation qui a explosé les compteurs au niveau des porteurs de projets qui restent un noyau d'une quinzaine de personnes.	Listes de présence et rapports d'activités

**Number of new content contributions per Wikimedia project**
Wikimedia Project	Description	Target	Results	Comments	Methodology
Wikipedia	Number of articles improved or created	100	1925	L'objectif a été très largement dépassé. Ce sont effectivement 1 860 articles qui ont été améliorés et 65 créés.	Dashboard & Rapports
Wikimedia Commons	Number of images uploaded	1000	3290	Nous avons triplé le nombre d'images à téléverser.	Dashboard + liste de présence
Wikiquote	Nombre de citations ajoutées	50	54	Si Wikiquote semble être le lieu des premiers contacts entre la communauté et les nouveaux contributeurs, ils ont tendance plutôt à migrer vers les projets plus populaires (Wikipedia, Commons).	Dashboard & Rapports d'activités
N/A	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A
N/A	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A

14. Were there any metrics in your proposal that you could not collect or that you had to change?

No

15. If you have any difficulties collecting data to measure your results, please describe and add any recommendations on how to address them in the future.

N/A

16. Use this space to link or upload any additional documents that would be useful to understand your data collection (e.g., dashboards, surveys you have carried out, communications material, training material, etc).

Upload Documents and Files

Here is an additional field to type in URLs.

N/A

Part 4: Organizational capacities & partnerships

17. Organizational Capacity

Organizational capacity dimension
A. Financial capacity and management	This capacity has grown but it should be further developed
B. Conflict management or transformation	This has grown over the last year, the capacity is high
C. Leadership (i.e growing in potential leaders, leadership that fit organizational needs and values)	This has grown over the last year, the capacity is high
D. Partnership building	This capacity has grown but it should be further developed
E. Strategic planning	This capacity has grown but it should be further developed
F. Program design, implementation, and management	This has grown over the last year, the capacity is high
G. Scoping and testing new approaches, innovation	This capacity has grown but it should be further developed
H. Recruiting new contributors (volunteer)	This capacity has grown but it should be further developed
I. Support and growth path for different types of contributors (volunteers)	This capacity is low, and we should prioritise developing it
J. Governance	This has grown over the last year, the capacity is high
K. Communications, marketing, and social media	This has grown over the last year, the capacity is high
L. Staffing - hiring, monitoring, supporting in the areas needed for program implementation and sustainability	This capacity has grown but it should be further developed
M. On-wiki technical skills	This capacity is low, and we should prioritise developing it
N. Accessing and using data	This capacity has grown but it should be further developed
O. Evaluating and learning from our work	This capacity has grown but it should be further developed
P. Communicating and sharing what we learn with our peers and other stakeholders	This capacity has grown but it should be further developed
N/A
N/A

17a. Which of the following factors most helped you to build capacities? Please pick a MAXIMUM of the three most relevant factors.

Peer to peer learning with other community members in conferences/events, Using capacity building/training resources onlinee from sources OUTSIDE the Wikimedia Movement, Using capacity building/training resources online from sources WITHIN the Wikimedia Movement

17b. Which of the following factors hindered your ability to build capacities? Please pick a MAXIMUM of the three most relevant factors.

Lack of staff time to participate in capacity building/training, Barriers to access training because of language, Lack of a need or interest in building these capacities

18. Is there anything else you would like to share about how your organizational capacity has grown, and areas where you require support?

La capacité organisationnelle du UG s’est développée avec l’arrivée de staff salariés : une coordinatrice des programmes, une comptable et une chargée de communication. En cours d’exercice, elles ont été renforcées par une Wikipédienne en communauté et un assistante à la communication. Le travail accompli par cette équipe dynamique a permis de décharger les volontaires de charges de travail non Wikipédiennes, leur permettant de se consacrer à leurs passions Wikimédiennes.

19. Partnerships over the funding period.

Over the fund period...
A. We built strategic partnerships with other institutions or groups that will help us grow in the medium term (3 year time frame)	Agree
B. The partnerships we built with other institutions or groups helped to bring in more contributors from underrepresented groups	Neither agree nor disagree
C. The partnerships we built with other institutions or groups helped to build out more content on underrepresented topics/groups	Neither agree nor disagree

19a. Which of the following factors most helped you to build partnerships? Please pick a MAXIMUM of the three most relevant factors.

Staff hired through the fund, Volunteers from our communities, Partners proactive interest

19b. Which of the following factors hindered your ability to build partnerships? Please pick a MAXIMUM of the three most relevant factors.

Lack of interest from partners

20. Please share your learning about strategies to build partnerships with other institutions and groups and any other learning about working with partners?

Nous pouvons identifier plusieurs éléments. Premièrement, il est important d’identifier au moins un besoin du potentiel partenaire auquel nous pouvons répondre et lui apporter/proposer cette réponse. Deuxièmement, il est important d’aller au rythme du potentiel partenaire, tout en maintenant un contact régulier, via des invitations à certaines de nos activités qui pourraient l’intéresser. Troisièmement, il importe de considérer qu’il existe différentes formes de partenariats, formels ou non. Aussi, n’est-il pas forcément nécessaire d’arriver à un accord formalisé. Les gentlemen agreement peuvent valablement nourrir la relation.

Part 5: Sense of belonging and collaboration

21. What would it mean for your organization to feel a sense of belonging to the Wikimedia or free knowledge movement?

Participer aux rencontres internationales du mouvement, être associer aux prises de décisions et autres consultations, bénéficier des opportunités du mouvement, contribuer aux projets Wikimedia

22. How has your (for individual grantees) or your group/organization’s (for organizational grantees) sense of belonging to the Wikimedia or free knowledge movement changed over the fund period?

Increased significantly

23. If you would like to, please share why it has changed in this way.

N/A

24. How has your group/organization’s sense of personal investment in the Wikimedia or free knowledge movement changed over the fund period?

Somewhat increased

25. If you would like to, please share why it has changed in this way.

Nous nous sommes de plus en plus reconnus comme représentant de Wikimedia dans notre pays. Ce qui nous rend davantage responsable de ce statut.

26. Are there other movements besides the Wikimedia or free knowledge movement that play a central role in your motivation to contribute to Wikimedia projects? (for example, Black Lives Matter, Feminist movement, Climate Justice, or other activism spaces) If so, please describe it below.

La lutte contre la désinformation est pour nous une autre motivation

Supporting Peer Learning and Collaboration

We are interested in better supporting peer learning and collaboration in the movement.

27. Have you shared these results with Wikimedia affiliates or community members?

Yes

27a. Please describe how you have already shared them. Would you like to do more sharing, and if so how?

A la Wikiconvention francophone, nous avons proposé des communications pour partager nos résultats. Nous avons réalisé un poster sur les résultats d'un de nos projets, soumis un article à un colloque.

28. How often do you currently share what you have learned with other Wikimedia Foundation grantees, and learn from them?

We do this occasionally (less than once a month)

29. How does your organization currently share mutual learning with other grantees?

Par la diffusion sur Meta, le blog de Wiki et la participation aux conférences/panels tels que Wiki Indaba au Rwanda et la Wiki Convention Francophone à Paris.

Part 6: Financial reporting and compliance

30. Please state the total amount spent in your local currency.

33939448

31. Local currency type

XOF

32. Please report the funds received and spending in the currency of your fund.

Upload Documents, Templates, and Files.

Report funds received and spent, if template not used.

Financial Report : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1cSHXcrLKW8RSk45_b6E-erxTevwvIRfT/edit?usp=sharing&ouid=107951567345164448610&rtpof=true&sd=true

Pièces : https://drive.google.com/drive/folders/1uPra0kO_71O4go4ed_JVYl73MAI-WZFO?usp=share_link

33. If you have not already done so in your budget report, please provide information on changes in the budget in relation to your original proposal.

Le montant des dépenses est supérieur à la subvention reçue de la Fondation. Ce gap s'explique par la hausse des prix sur le marché, avec une incidence sur les rencontres annuelles de la communauté que nous avons organisés cette année. Les montants reçues pour les formations et les cotisations annuelles des membres nous ont permis de supporter les coûts.

34. Do you have any unspent funds from the Fund?

34a. Please list the amount and currency you did not use and explain why.

N/A

34b. What are you planning to do with the underspent funds?

N/A

34c. Please provide details of hope to spend these funds.

N/A

35. Are you in compliance with the terms outlined in the fund agreement?

As required in the fund agreement, please report any deviations from your fund proposal here. Note that, among other things, any changes must be consistent with our WMF mission, must be for charitable purposes as defined in the grant agreement, and must otherwise comply with the grant agreement.

36. Are you in compliance with all applicable laws and regulations as outlined in the grant agreement?

Yes

37. Are you in compliance with provisions of the United States Internal Revenue Code (“Code”), and with relevant tax laws and regulations restricting the use of the Funds as outlined in the grant agreement? In summary, this is to confirm that the funds were used in alignment with the WMF mission and for charitable/nonprofit/educational purposes.

Yes

38. If you have additional recommendations or reflections that don’t fit into the above sections, please write them here.