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Grants:PEG/WM AR/Iberoconf 2014/Report


Report accepted
This report for a Project and Event grant approved in FY 2013-14 has been reviewed and accepted by the Wikimedia Foundation.
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  • You are welcome to Email grants at wikimedia dot org at any time if you have questions or concerns about this report.


Project statusEdit

Did you comply with the requirements specified by WMF in the grant agreement?
Is your project completed?

Activities and lessons learnedEdit

ActivitiesEdit

Un apunte narrativo de Iberoconf 2014Edit

Total de participantesEdit

40 representantes de los capítulos y grupos de usuarios pertenecientes a la red de Iberocoop y representantes de WMF. Asimismo, el desarrollo de las jornadas de trabajo fueron apoyadas por consultoras externas, expertas en planificación estratégica y de proyectos, así como contrapartes que actualmente trabajan con WMAR y que reforzaron las actividades referentes Iberoconf 2014 dividió su agenda en tres días de trabajo.

ActividadesEdit

El apoyo institucional del evento se presenció en la sede en donde tuvo lugar, el Centro Metropolitano de Diseño perteneciente a la Ciudad de Buenos Aires, que nos cedió distintos espacios para poder realizar las capacitaciones y co-crear de manera colaborativa.
La agenda fue el resultado de un proceso altamente participativo que se llevó a cabo, de manera concienzuda durante los 3 meses previos. En este sentido, dos encuestas se llevaron a cabo con el fin de poder ajustar una agenda a las necesidades e intereses de los participantes. La primera enfocó su análisis en los intereses, con el fin de determinar los talleres y el grado de participación de las organizaciones en el evento y el modo en cómo querían hacerlo. Por su parte, la segunda encuesta, sirvió para afianzar los contenidos y poder, de acuerdo a un análisis del estado de situación llevado a cabo por las organizaciones, apuntar de manera más concreta cuáles eran las necesidades detectadas y qué debían ser abordadas con el fin de poder continuar creciendo y desarrollando Iberocoop como red.
Participaron representantes de todos los grupos de usuarios y capítulos así como un representante de Ecuador, Amical Wikimedia y Costa Rica. Asimismo, Wikimedia Foundation estuvo representada por distintos miembros del staff que activamente participaron en las jornadas y de los talleres.
Por primera desde la realización de la reunión anual, Iberoconf 2014 contó con el apoyo de consultoras externas. Las jornadas fueron divididas en talleres formativos y talleres de buenas prácticas.
A nivel formativo, los talleres respondieron a la necesidades presentadas por las organizaciones en tanto a su trabajo diario y la implementación de los distintos proyectos que pueden llegar a articular en sus países y sus comunidades Wikimedia.
De acuerdo a la evaluación exante, las capacitaciones formativas se centraron en los siguientes temas de interés:

  • Planificación estratégica
  • Formulación de proyectos
  • Evaluación de proyectos
  • Desarrollo de métricas
  • FDC y fundraising

Iberoconf 2014, fue asimismo, el espacio donde compartir los éxitos alcanzados durante el año por parte de los capítulos y grupos de usuarios participantes. Buena parte de las jornadas, centraron la atención a los resultados alcanzados por parte de las organizaciones con el objetivo principal de compartir conocimiento y oportunidades de articulación conjunta.
Las temáticas tratadas en estos talleres fueron definidas, del mismo modo, a través de las encuestas previas y contaron con la colaboración de los representantes que participaron. En este sentido, los siguientes temas fueron definidos de manera unánime:

  • Wikimedia México: del programa educativo a la residencia en el Soumaya
  • Tutorías de métricas
  • Concursos GLAM:Wikiviajes Venezuela-Wikiviajes Chile
  • ArheoWiki
  • Wikimaps & Open Historial Map

Iberconf 2014, cerró las jornadas, con medio día de trabajo intensivo de la red Iberocoop. Con el apoyo, de nuevo, de consultoras externas, trabajamos con el objetivo de planificar el movimiento de manera estructurada. Misión, visión, acciones y algunas estrategias fueron drfinidas con el propósito de poder seguir trabajando en ellas y que puedan materializarse en proyectos concretos a nivel regional.


Lessons learnedEdit

What worked well?
Fue un acierto implementar la conferencia a través del apoyo prestado por consultores externos. La red de Iberocoop, aún reviste desafíos que debemos afrontar. En este sentido,el hecho de tener consultores externos que guiaran el trabajo de un grupo, homogéneo en muchos sentidos, pero con diferentes estadios en sus desarrollo, fue considerado de manera muy positiva. Del mismo modo, por primera vez, Iberoconf se estableció como una conferencia con una agenda que respondía a unas demandas previamente analizadas. La satisfacción con el contenido fue elevada y el espacio que se generó se alejó del debate para centrarse en el trabajo en conjunto y compartir buenas prácticas y experiencias.
What didn't work?
El tiempo que cedimos para trabajar como red fue demasiado limitado dada nuestra naturaleza y las dificultades mostradas para definir contenidos de manera conjunta. Para próximos encuentros debemos tener este detalle en cuenta.
What would you do differently if you planned a similar project?
Favorecer de igual modo, no sólo espacios de aprendizaje sino también de discusión para tener acuerdos cerrados al finalizar las jornadas.

Learning patternsEdit

Outcomes and impactEdit

OutcomesEdit

Provide the original project goal here.
Fortalecer la cooperación y el trabajo colaborativo entre los representantes de la red Iberocoop con el fin de mejorar sus capacidades para favorecer el correcto desarrollo de sus actividades dentro de sus capítulos y grupos de usuarios.
Did you achieve your project goal? How do you know your goal was achieved? Please answer in 1 - 2 short paragraphs.
Iberoconf 2014 propuso tres jornadas de trabajo basadas en mejorar la capacitación de los asistentes al evento. Tal y como ya hemos apuntado, durante los meses previos a Iberoconf 2014, dos encuestas fueron llevadas a cabo con el objetivo de relevar lo intereses de los capítulos y grupos de usuarios participantes. En este sentido, abordamos adecuadamente cada una de las demandas en materia de capacitación con el fin de mejorar y fortalecer las estrategias de las organizaciones a nivel individual y también colectivamente.
Consideramos, y de acuerdo, también a las respuestas obtenidas tras las jornadas, que nuestro objetivo general fue alcanzado de manera correcta.

Progress towards targets and goalsEdit

Project metrics

Target outcome Achieved outcome Explanation
Al menos el 75% de los participantes expresa una mejora evidente en sus habilidades en materia de gestión de proyectos para ser implementado en sus capítulos y grupos de usuarios, después de las jornadas de capacitación en Iberoconf 2014 100% Las jornadas mostraron niveles elevados de pertinencia, entre las actividades planteadas y los objetivos presentados de manera inicial.Enfocamos el desarrollo de Iberoconf 2014 a través de la definición de las actividades mediante la participación constante de su grupo meta, involucrado en todo el proceso de construcción de las actividades llevadas a cabo.

Con una hipótesis de análisis inicial basada en los bajo conocimiento en materia de formulación, ejecución y evaluación de proyectos por parte de los capítulos y grupos de usuarios los talleres formativos propuestos, respondieron a la necesidad planteada con el objetivo de facilitar la mejora de las capacidades a los participantes y con el propósito de poder, a futuro, articular bajo una misma metodología, proyectos comunes en la región ibero-americana.

Se habrán escogido coordinadores de la red Iberocoop 100% Actualmente y tras un proceso de elección de 1 capítulo 1 voto, los coordinadores son los siguientes:
Al menos el 75% de los participantes en las presentaciones de Buenas Prácticas condieran que tienen nuevas o mejoradas ideas para implementar en sus capítulos o grupos de usuarios después de Iberoconf 2014. 94% Tal y como establecimos en el Grant inicial, 5 [cinco] organizaciones pertenecientes a la red de Iberocoop realizaron presentaciones y compartieron el éxito de sus proyectos. Conocer las acciones de los capítulos y grupos de usuarios que se están realizando en Iberoamérica ha mejorado de manera notable nuestra comunicación y propuestas de manera conjunta. El apoyo mostrado por cada uno de los grupos participantes está siendo determinante para poder organizar actividades como red.
Se habrán mejorado las estrategias de comunicación entre los capítulos y grupos de usuarios de Iberocoop 50% Actualmente la comunicación entre los capítulos y grupos de usuarios está siendo ampliamente fluida. Hemos alcanzado niveles notables de comunicación a la hora de escoger a los coordinadores de Iberocoop. Actualmente la lista abierta de mail está activa, la comunicación es fluída y hay reuniones programadas a la brevedad con el fin de concretar acciones. El boletín de novedades de Iberocoop, volverá a estar activo desde Marzo de 2015 para toda la comunidad, a cargo de Wikimedia Argentina
2 dos nuevos acuerdos alcanzados; uno para el Programa de educación y el otro para proyectos GLAM. 50% La sostenibilidad del proyecto se considera media.

Dentro del entorno de la intervención se comprenden una serie de elementos que contribuyen a la sostenibilidad. Entre ellos, cabe destacar la comunicación fluida entre las organizaciones participantes, el apoyo mutuo en el desarrollo de las actividades y la red generada, a través de Iberocoop, que nos permite compartir buenas prácticas, éxitos y objetivos comunes. En particular, compartimos, muchas de las organizaciones participantes, idioma común, por lo que los esfuerzos que podamos llevar a cabo, favorecen el mismo objetivo. Asimismo, la inclusión dentro del movimiento de capítulos y grupos de usuarios con otros idiomas, representa el espacio inclusivo que supone Iberocoop, como espacio de respeto a la diversidad y de impulso de las minorías. Igualmente, y a pesar de las buenas intenciones presentadas por cada uno de los participantes, las acciones aún se consideran muy incipientes. El resultado de la agenda de 2014 es consecuencia de un año, en donde si bien se impulsaron muchas ideas en forma de voluntades, la concreción alcanzada por parte de las mismas, aún está por concretarse. La sostenibilidad dependerá en buena parte, de la organización, de la coordinación de la red y la concreción de las propuestas colectivas. Actualmente, estamos desarrollando un concurso de edición todos los miembros de Iberocoop para mejorar la participación de las mujeres en los proyectos Wikimedia. El hecho de estar realizando esta primera acción de manera conjunta, refuerza las intenciones en proyectos específicos que nos invitan a pensar en un año con grandes proyecciones para la red.

Se habrá creado de un proyecto GLAM para la red de Iberocoop durante los 3 [tres] meses posteriores al evento. 25% Actualmente ya tenemos un coordinador para los proyectos GLAM. La primera actividad, un concurso de edición durante el mes de la mujer, con el fin de incentivar la participación de las mujeres en los proyectos Wikimedia, está siendo formulado por todos los capítulos y grupos de usuarios de la red.
Al menos dos guías de diseño y monitoreo serán realizadas por los países participantes en Iberocoop al menos dos meses después de la finalización del evento. 0% La formulación de este objetivo debió modificarse de acuerdo a los tiempos que finalmente establecimos para poder organizarnos a través de coordinadores. Actualmente y tras la elección de los coordinadores de área, es un objetivo a retomar.
Un programa de Educación diseñado para los capítulos y grupos de usuarios de la red Iberocoop No aplica Se estima la formulación del proyecto durante el 2015. Actualmente la red ya tienen coordinador de educación y estamos comenzando a trabajar en este tema de manera concreta.


Global MetricsEdit

We are trying to understand the overall outcomes of the work being funded across our grantees. In addition to the measures of success for your specific program (in above section), please use the table below to let us know how your project contributed to the Global Metrics. We know that not all projects will have results for each type of metric, so feel free to put "0" where necessary.

  1. Next to each required metric, list the actual outcome achieved through this project.
  2. Where necessary, explain the context behind your outcome. For example, if you were funded for an edit-a-thon which resulted in 0 new images, your explanation might be "This project focused solely on participation and articles written/improved, the goal was not to collect images."

For more information and a sample, see Global Metrics.

Metric Achieved outcome Explanation
1. # of active editors involved No aplica No aplica
2. # of new editors No aplica No aplica
3. # of individuals involved 54 Durante Iberoconf 2014 participaron 52 personas distribuídas de la siguiente manera:
4. # of new images/media added to Wikimedia articles/pages No aplica No aplica
5. # of articles added or improved on Wikimedia projects No aplica No aplica
6. Absolute value of bytes added to or deleted from Wikimedia projects No aplica No appica
Learning question
Did your work increase the motivation of contributors, and how do you know?

Sí.
Realizamos encuestas post-Iberoconf con los siguientes resultados:

Evaluación cualitativa Iberoconf 2014Edit

La evaluación cualitativa de Iberoconf 2014 se llevó a cabo a través de dos encuestas. El objetivo principal de ambas era poder relevar el grado de satisfacción de los participantes en cada una de las actividades. Del mismo modo, invitamos a realizar un ejercicio de reflexión con la finalidad de poder contemplar posible mejoras a futuro y establecer una guía de recomendaciones válida para el próximo Iberoconf 2015.

Encuesta de satisfacción talleres formativosEdit

  • Muestra: 15 personas
  • Pregunta 1:Los talleres fueron dirigidos/presentados correctamente
Opciones:
  • Estoy de acuerdo enfáticamente
  • Estoy de acuerdo
  • Estoy en desacuerdo
  • Estoy en desacuerdo enfáticamente
  • Resultados
Respuesta % Satisfacción
Estoy de acuerdo enfáticamente 60%
Estoy de acuerdo 40%
Estoy en desacuerdo 0%
Estoy en desacuerdo enfáticamente 0%
  • Comentarios sobre las presentaciones y la dirección

En relación a los talleres formativos presentados y dirigidos por consultras externas, los participantes en la encuesta destacan su utilidad y la excelencia del contenido'. Como dato a considerarse para el próximo Iberoconf, destacar, la necesidad de mejorar el turno de la palabra y controlar de manera más precisa la participación de los asistentes.

  • Pregunta 2: Por favor, marque con una X la utilidad de los talleres para su capítulos y grupos de usuarios
Nombre del taller Muy útil Útil Nada útil
Planificación Estratégica 73% 27% --
Evaluación de Proyectos 73% 27% --
Desarrollo de métricas 53% 47% --
FDC:derribando mitos 40% 60% --
  • Pregunta 3: ¿Qué aspecto de los talleres fue más útil para su capítulo o grupo de usuario?

Mayoritariamente, la gran parte de los participantes, destacan la importancia de haber asistido a los talleres formativos llevados a cabo a través de consultoras externas. En este sentido, talleres como planificación estratégica y formulación y evaluación de proyectos tuvieron una amplia aceptación.

  • Pregunta 4: ¿Qué aspecto del taller fue el menos útil para usted?

Los participantes en Iberoconf 2014 destacaron la utilidad de cada uno de los talleres. En este sentido, preguntar sobre los aspectos menos útiles, nos remite a respuestas similares a ninguno o todo funcionó de acuerdo a la expectativas. Igualmente hay algunos detalles que sí podemos destacar. El taller de métricas resultó complejo para alguno de los participantes y si bien fue calificado como muy útil en su mayoría, sería interesante para futuras ediciones poder organizar distintos talleres con un análisis previo de nivel de conocimiento en materia de métricas para que todas las organizaciones pudieran avanzar al ritmo que necesiten. Asimismo, deberíamos trabajar como red en generar talleres formativos que incluyeran prácticas que refuercen los conocimientos durante las jornadas.
El taller de FDC fue recibido con notable satisfacción por parte de los participantes. Un taller dedicado a la elaboración práctica del anual grant proposal o PEGs sería importante incluir en la próxima reunión anual.

  • Pregunta 4: Si debiéramos organizar Iberoconf 2014 de nuevo ¿qué talleres incluírias que actualmente no se realizaron?

Los representantes de los distintos capítulos y grupos de usuarios invitan a incluir, en el futuro, nuevos talleres que nos fueron tenidos en cuenta durante la realización de Iberoconf 2014. En este sentido, se invita poder realizar talleres sobre gestión de comunidades y voluntarios. Del mismo modo, talleres como liderazgo, redacción de reportes, administración, apoyo legal y talleres de outreach son propuestos como interesantes por los participantes para la próxima reunión anual.

Encuesta de satisfacción talleres de buenas prácticasEdit

  • Muestras: 16 personas
  • Pregunta 1: Las exposiciones fueron presentadas correctamente
Opciones:
  • Estoy de acuerdo enfáticamente
  • Estoy de acuerdo
  • Estoy en desacuerdo
  • Estoy en desacuerdo enfáticamente
  • Resultados
Respuesta % Satisfacción
Estoy de acuerdo enfáticamente 56%
Estoy de acuerdo 44%
Estoy en desacuerdo 0%
Estoy en desacuerdo enfáticamente 0%
  • Comentarios sobre las presentaciones y la dirección

Los comentarios en relación a la exposición de las presentaciones de los talleres formativos son en su totalidad positivos. A través de los comentarios presentes en la encuesta, los participantes animan a Iberoconf a seguir construyéndose como un espacio que favorezca el empoderamiento de las organizaciones. Las presentaciones de buenas prácticas fueron consideradas como pertinentes y correctamente orientadas a nivel de contenido e interés para los capítulos y grupos de usuarios.
La crítica presente se relaciona con la gestión del tiempo. Durante el primer día y durante los tres primeros talleres, el tiempo debió ajustarse y las jornadas se demoraron aproximadamente 1 [una] hora por el retraso sufrido durante las primeras horas.
Falto, asimismo, y lo apuntamos como recomendación, que las presentaciones de los capítulos y grupos de usuarios que participaron como ponentes en Iberoconf, presentaran no solamente los resultados sino el proceso que realizaron hacia esos resultados.

  • Pregunta 2: Por favor, marque con una X la utilidad de los talleres para su capítulos y grupos de usuarios
Nombre del taller Muy útil Útil Nada útil
Wikimedia México: del programa educativo a la residencia en el Museo Soumaya 44% 25%
Concurso GLAM: Wikiviajes Venezuela & Wiki Tour Chile 50% 31%
Turorías métricas WMF 13% 56%
Concursos GLAM: ArcheoWiki 25% 50%
Wikimaps & OpenHitoricalMap 44% 31% 13%
  • Pregunta 3: ¿Qué aspecto de los talleres fue más útil para su capítulo o grupo de usuario?

Los participante destacaron la importancia de conocer de primera mano y a través de presentanciones por parte de otros capítulo y grupos de usuarios, de los resultados de los proyectos y el el por qué del éxito de los mismos. En este sentido, los talleres se enfocaron a recorrer, a veces de una manera más precisa que en otras ocasiones, cómo las organizaciones habían podido alcanzar buenos resultados implementando acciones concretas. Algunos de los participantes destacan que las experiencias expresadas a través de acciones realizadas por otros mejoraron el grado de implicación a futuro por parte de sus organizaciones en el desarrollo de proyectos similares. Por otra parte y de manera unánime, se consideró la actividad como recomendable para el próximo Iberoconf.
Presentaciones como las de WikiTour Chile y Wikiviajes Venezuela se consideraron muy relevamentes dado que mostraban concursos fotográficos exitosos y se presentaron como una alternativa consistente a Wiki Loves Monuments.
Por otra parte, los capítulos y grupos de usuarios, destacaron la transmisión de expertise mostrada por parte de las organizaciones que mostraron sus resultados.
La presencialidad del programa de educación de Wikimedia Argentina también fue considerado adecuado a nivel general.

  • Pregunta 4:¿Qué aspecto del taller fue menos útil para usted?

Los talleres de buenas prácticas presentan una serie de críticas que consideramos necesarias para mejorar las presentaciones futuras durante el próximo Iberoconf. En ningún caso se considera que los talleres de buenas prácticas no aportaran utilidad.Igualmente se destacan algunas cuestiones a considerar: para algunos capítulos y grupos de usuarios la charla de Wikimaps no se consideró relevante. Se muestra preocupación por la baja utilización de las fotografias que son subidas en Wimedia Commons a través de los concursos fotográficos por lo que se invita a pensar en red para mejorar los resultados a largo plazo

  • Pregunta 4: Mi habilidad para planificar un proyecto previamente exitoso ha mejorado
  • Resultados
Estoy de acuerdo: 94%
Estoy en desacuerdo:6%
Estoy en desacuerdo enfáticamente:0
  • Pregunta 5:Si debiéramos organizar Iberoconf 2014 de nuevo ¿qué talleres de buenas prácticas considerás que tu capítulo o grupo de usuario podría haber transmitido?

Los capítulos y grupos de usuarios puntualizaron ciertas opciones que se podrían tener en cuenta si se organizara de nuevo Iberoconf 2014. En este sentido, Wikimedia España considera que hubiera sido interesante poder mostrar sus resultados en relación al buen desempeño de Wiki Love Monuments 2013. Por su parte Wikimedia Uruguay considera interesante poder compartir sus avances en materia de su prgrama de educación. Wikimedia Foundation considera interesante establecer de manera real un relevamiento concreto de las buenas prácticas y sus resultados.
Otros talleres como fortalecimiento comunicacional , buenas prácticas relativas a la administración financiera o talleres para mejorar el involucramiento de voluntarios de manera más activa fueron actividades propuestas y destacadas para ser tenidas en cuenta para la realización del próximo Iberoconf.


ImpactEdit

What impact did this project have on WMF's mission and the strategic priorities?

Option A: How did you increase participation in one or more Wikimedia projects?

Option B: How did you improve quality on one or more Wikimedia projects?

Option C: How did you increase the reach (readership) of one or more Wikimedia projects?

Reporting and documentation of expendituresEdit

This section describes the grant's use of funds

DocumentationEdit

Did you send documentation of all expenses paid with grant funds to grants at wikimedia dot org, according to the guidelines here? Answer "Yes" or "No".

No. Wikimedia Foundation se encargó específicamente de las expensas y los costes de los vuelos para los participantes. Wikimedia Argentina costeó todos los gastos locales ajustando su presupuesto de 2014.

ExpensesEdit

Please list all project expenses in a table here, with descriptions and dates. Review the instructions here.
Number Category Item description Unit Number of units Actual cost per unit Actual total Budgeted total Currency Notes
1 Transporte Boletos de avión Por persona 21 20,309.63 - USD Wikimedia Foundation subvencionó el total del transporte para la participación de los representantes de Iberocoop
2 Transporte SUBE Por persona 45 14 632,50 - USD Tarjeta que habilitaba a los participantes poder moverse con transporte público por Buenos Aires. Se contabiliza en este gasto, la compra y la carga de la misma.
3 Alojamiento Hotel Por habitación 21 95 USD por habitación 4180 - USD Wikimedia Argentina se hizo cargo de los gastos asociados al alojamiento de los participantes
4 Cena de bienvenida Hotel 40 46 1849,18 - USD En el precio está contabilizado el precio unitario del plato más los gatos extras efectuados durante la cena.
5 Entretenimiento Show de tango 20 7,06 141,34 - USD
6 Transporte Transporte a la sede de Iberoconf 2014 Por mini bus 54 468,55 1405,65 - USD Transporte de ida y vuelta desde la sede de Iberoconf de 2014 en el districto de Barracas, al hotel en el centro de Buenos Aires
7 Catering Coffee breaks + comida diaria Por persona 36,42 468,55 1966,78 - USD
8 Consultoras Jornadas de capacitación 2 por personas 588,92 1177,85 - USD
9 Seguros Seguros médicos Por persona 39,13 1056,53 - USD
10 Seguridad Agente de seguridad 1 persona 411,74 - USD
11 Limpieza Servicio de limpieza Iberoconf 2014 2 personas 924,32 - USD En el precio está estimado el trabajo de dos personas durante 3 días más los insumos de trabajo.
12 Papeleria Carpetas, agenda del evento, 4 banners, identificaciones, stickers Por persona 54 1097,17 - USD
13 Cena de despedida Encuentro wikipedistas Por persona 50 19,56 978,20 - USD
14 Otros gastos Boletos wikipedistas, tarjetas personales, ART - - 312,72 - USD
Total project budget (from your approved grant submission)
USD 20,309.63
Total amount requested from WMF (from your approved grant submission, this total will be the same as the total project budget if PEG is your only funding source)
USD 20,309.63
Total amount spent on this project
USD 36,443.61
Total amount of Project and Event grant funds spent on this project
USD 20,309.63
Are there additional sources that funded any part of this project? List them here.
El Centro Metropolitano de Diseño, espacio donde se desarrollaron las actividades, fue cedido por parte del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires, prestándonos dos espacios amplios donde realizar las actividades durante los tres días de Iberoconf 2014.

Remaining fundsEdit

Are there any grant funds remaining?
Answer YES or NO.
No
Please list the total amount (specify currency) remaining here. (This is the amount you did not use, or the amount you still have after completing your grant.)
No
If funds are remaining they must be returned to WMF, reallocated to mission-aligned activities, or applied to another approved grant.
Please state here if you intend to return unused funds to WMF, submit a request for reallocation, or submit a new grant request, and then follow the instructions on your approved grant submission.
No