Affiliations Committee Charter/nl

De Engelse versie werd goedgekeurd door een WMF Bestuursbesluit op 20 augustus 2012. Eventuele vertalingen worden alleen voor informatieve doeleinden verstrekt.

Doel van de Affiliatiecommissie

Het doel van de Affiliatiecommissie ("Commissie") is om advies te geven en aanbevelingen te doen aan de Raad van Bestuur van de Wikimedia Foundation ("Bestuur") met betrekking tot de erkenning en het bestaan van nationale en subnationale verenigingen, thematische organisaties en gebruikersgroepen (hierna gezamenlijk aangeduid als "Affiliaties").

Lidmaatschap

1. De Commissie bestaat uit ten minste vijf en ten hoogste vijftien stemgerechtigde leden en een niet nader gespecificeerd aantal adviseurs zonder stemrecht.
2. Een lid of adviseur wordt benoemd voor een termijn van 2 jaar, een periode die kan worden verlengd totdat de selectieprocedure voor de vervanging van een lid is afgerond.
3. Leden en adviseurs worden benoemd door de zittende leden van de Commissie.
4. Er is geen maximum aantal termijnen dat een lid of adviseur mag dienen.
5. Selecties voor lidmaatschap- en adviesfuncties worden om de 12 maanden uitgevoerd.
6. De Commissie wordt voorgezeten door een voorzitter, benoemd bij besluit van de Commissie en heeft een ambtstermijn van één jaar. De Commissie benoemt eveneens een vice-voorzitter, die voor een periode van één jaar de functie van ondervoorzitter vervangt.
7. De exacte regels voor de samenstelling, de selectieprocedure en de duur van de ambtstermijn van de leden van de Commissie worden vastgesteld in zijn Reglement van orde.

Verantwoordelijkheden

1. De Commissie is verantwoordelijk voor het doen van aanbevelingen aan de Raad met betrekking tot de erkenning en goedkeuring van nieuwe affiliaties onder de resolutie die op 31 maart 2012 door de Raad van Bestuur is aangenomen, evenals voor het faciliteren van de oprichting van die organisaties.
2. In het bijzonder omvat de verantwoordelijkheid van de Commissie :
   1. Begeleiden van opkomende Affiliaties door hun oprichtingsproces door te helpen bij het opstellen van statuten en andere interne documenten;
   2. Het geven van begeleiding en inleidingen bij het oplossen van veelvoorkomende technische, handelsmerk-, administratieve en gemeenschap opbouwende problemen, die zich kunnen voordoen tijdens het proces van erkenning en oprichting;
   3. Adviseren en raadplegen van opkomende affiliaties over de projecten die ze plannen en het overdragen van kennis van andere affiliaties die soortgelijke programma's hebben gehad;
   4. Verzoeken aan de Raad van Bestuur om een toewijzing van financiering als onderdeel van het jaarplanproces om de bedrijfskosten (inclusief beurzen) en subsidies die onder zijn verantwoordelijkheden vallen te dekken volgens de onderstaande procedures;
   5. Het beantwoorden van vragen over wat de Wikimedia Foundation verwacht van Affiliaties en over wat de Affiliaties kunnen verwachten van de Wikimedia Foundation;
   6. Het bieden van algemene hulp en advies naar beste vermogen van de leden van de Commissie over elk probleem dat zich voordoet en niet wordt behandeld door een van de bovenstaande subpunten;
3. De Commissie is ook verantwoordelijk voor het waarborgen van de wereldwijde vertegenwoordiging van de Wikimedia-beweging in nauwe samenwerking met de Affiliaties, en voor het faciliteren van de informatiestroom tussen Affiliaties en de Wikimedia Foundation;
4. De commissie zal een bron van informatie zijn voor elk individu of elke groep die geïnteresseerd is in de organisatorische kant van de Wikimedia-beweging;
5. De Commissie zal desgevraagd advies geven over kwesties die betrekking hebben op Gelieerde Ondernemingen of toekomstige Gelieerde ondernemingen;
6. De Commissie zal, op basis van ontvangen informatie of bewijs, de status van Affiliaties onderzoeken en waar nodig een wijziging of verwijdering van de status aanbevelen aan de Raad van Bestuur.

Vergaderingen en proces

1. De Commissie vergadert op de door haar bepaalde tijden en plaatsen, hetzij in de vorm van een gewone vergadering, hetzij op een andere manier (wiki, mailinglijst, enz.). De term "vergadering" verwijst zowel naar virtuele als fysieke vergaderingen.
2. De door de Commissie verrichte acties nemen gewoonlijk de vorm aan van een resolutie. Een resolutie wordt geacht te zijn aangenomen zodra een meerderheid van de stemgerechtigde leden van de Commissie vóór heeft gestemd.
3. De Commissie zal haar verantwoordelijkheden vervullen, in het bijzonder haar rol in het voorlichten van Wikimedia gemeenschappen over de status van gelieerde ondernemingen en het begeleiden van opkomende gelieerde ondernemingen, op een plaats die de Commissie kan bepalen, inclusief maar niet beperkt tot online ruimtes.
4. De Commissie streeft naar voortdurende verbetering van zijn werkzaamheden, door zijn methoden en procedures jaarlijks te evalueren, een jaarverslag van zijn activiteiten op te stellen en een budgetaanvraag in te dienen die ervoor zorgt dat de Commissie zijn verantwoordelijkheden kan vervullen.
5. De precieze regels voor het indienen van resoluties, het houden van stemmingen en andere aspecten van de interne organisatie van de Commissie worden vastgelegd in het reglement van orde.

Bedrijfskosten, beurzen en beurzen

De Commissie volgt de volgende procedures met betrekking tot zijn huishoudelijke uitgaven (met inbegrip van beurzen) en de goedkeuring van subsidies voor activiteiten die onder zijn verantwoordelijkheid vallen:

1. De Commissie kan een toewijzing van financiering aanvragen om haar werkingskosten (inclusief beurzen) en subsidies te dekken voor activiteiten die onder haar verantwoordelijkheden vallen als onderdeel van het jaarlijkse planproces en, als dat het geval is, zal het een voorgestelde begroting indienen om haar verzoek te ondersteunen bij de uitvoerend directeur van de Wikimedia Foundation op een tijdstip dat wordt bepaald door de uitvoerend directeur.
2. De uitvoerend directeur zal het verzoek van de Commissie doorsturen als onderdeel van het voorgestelde jaarplan van de Wikimedia Foundation en kan commentaar geven op het verzoek en het voorgestelde budget, inclusief aanbevelingen indien van toepassing.
3. Op basis van het verzoek van de Commissie en de indiening van de uitvoerend directeur, is de Raad van Bestuur van plan de uitvoerend directeur te machtigen om bepaalde financiering aan de commissie te verstrekken voor haar bedrijfskosten (inclusief een select aantal beurzen indien van toepassing) in overeenstemming met het goedgekeurde jaarplan en budget.
4. Op basis van het verzoek van de commissie en de indiening van de uitvoerend directeur, is de Raad van Bestuur van plan een toewijzing van financiering te maken die moet worden beheerd door het WMF beurzenprogramma volgens het reguliere beoordelingsproces, de due diligence en de besluitvormingsprocedures van het beurzenprogramma ter ondersteuning van subsidies voor activiteiten die onder de verantwoordelijkheid van de Commissie vallen, met deze voorwaarden: (1) er worden geen minimumlimieten opgelegd aan het bedrag van de aangevraagde financiering door het subsidieprogramma in het kader van deze toewijzing; (2) een maximale jaarlijkse limiet van $ 5,000 is van kracht met betrekking tot elk verzoek om financiering door een enkele entiteit of persoon aan het subsidieprogramma onder deze toewijzing; en (3) het subsidieprogramma zal de nodige eerbied betuigen aan elk financieringsverzoek in het kader van deze toewijzing dat door de Commissie wordt goedgekeurd.