Wikipedia 20/Eventi/Pianifica un evento virtuale

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Nel corso del prossimo anno, potresti aver bisogno di pianificare un evento per celebrare il 20esimo compleanno di Wikipedia, o i traguardi rilevanti della tua comunità. Gli strumenti per gli eventi virtuali ti aiutano ad identificare le necessità del tuo evento, in modo tale che tu possa pianificare un evento di compleanno di successo.

How to get involved

15 January 2021 marks Wikipedia's 20th birthday, and there are many ways to celebrate. You can:

Create your own Wikipedia 20 event

Do you want to celebrate Wikipedia at 20 years old? Great. Cannot find one near you listed on Wikipedia 20 Events? Make your own gathering and invite your community to join.

Event suggestions

Wikipedia 20 celebrations do not have to be a party in the traditional sense of the word. Suggestions for ways to frame a successful celebration can be found below.

Finding a venue


Match the size of your venue to event needs. If you are having an edit-a-thon, you'll need internet access power options and more. Consider requesting public spaces for your events such as libraries, school spaces, or public gathering points. Galleries and museums may also be good venues.

Online events

If in-person events and public gatherings are not permitted, consider holding your Wikipedia 20 celebration online. Tips for organizing can be found below

Promoting your event

  1. Start by listing your event on Wikipedia 20 Events.
  2. Then consider sharing event details on your community mailing lists.
  3. Invite attendees to bring friends, colleagues, and family members along.
  4. Announce the event on social media channels, using the hashtag #Wikipedia20 to help others find it.


However you celebrate, this set of links and recommendations can help you plan a great event, and get people in your community involved in celebrating Wikipedia at 20 years old.

Come utilizzare lo strumento per gli eventi

Questa guida è abbastanza strutturata per assicurare coerenza, ed è abbastanza flessibile per assicurare l'adattabilità. Qua è presente una veloce quadro d'insieme su come utilizzare lo strumento:

  1. Leggi l'intero strumento, o le parti più rilevanti per il tuo obiettivo, per familiarizzarti con il contenuto.
  1. Take a moment to clearly define what you are creating (short online gathering or full programmatic event with speakers, presentations and multimedia etc) Next, consider who you are creating it for (in other words, is it for other community members? The press? The public?). Last, define why you are creating it (what is your primary objective or call to action?).
  1. Se hai bisogno di ulteriore assistenza per la pianificazione del tuo evento, contatta wikipedia20@wikimedia.org o unisciti alle ore d'ufficio del Team per gli Eventi di Comunità.

Quali sono alcuni obiettivi comuni per gli eventi di compleanno?

The Wikipedia birthday is a celebration of the movement and the humans that make it possible. Some common goals can be described as the following:

  • Increasing content on a certain topic by organizing thematic editathons
  • Newcomer onboarding and engagement by including "introduction to" tracks at your event
  • Outreach events where you are able to appeal to movement partners, open source allies and external sectors
  • Or simply, celebrating the success of Wikipedia's 20 years.

Come pianifico un evento virtuale?

Planning a virtual event is very similar to planning an in-person one. You need to take the time to design the program, have speakers, and engage your participants.

The good news for event organisers, is that virtual events have less expense than a face-to-face event. Virtual events save costs related to: travel, lodging, venue rentals, catering, printed items (signage, posters, conference programs), A/V equipment, etc.

Your content strategy must be interrelated with the goals you would like to achieve. Plan with the outcome in mind. What is the change you would like to initiate through an event?

Your program should be anchored in the overall goals that you have set out for the event. For example; if you want to attract newcomers, you might want to consider having content that is easy to engage with.

If you are planning a celebration, spend some time defining what feeling you would like to create with your event. What are the elements that make for a celebration? Will you be sharing highlights or achievements? Ideally how many people would you like to attend? What is the format in which you would like people to engage with your content?

Choosing the right technology should only be done as soon as you have established goals and a format to achieve those. Your choice of technology should be aligned with the goals you want to achieve.

Are you inviting subject matter experts to deliver program content? Do you want the content to be live, recorded, or both? Are you facilitating participation across multiple time zones and languages? Your choice of technology should support these wishes.

Ho bisogno di idee per le attività del mio evento

By including engagement techniques and activities into your program, you will enable active participation of your attendees. Here are some ways to create engagement in your virtual event:

  • Have participants each present a problem they've identified, and use your event as a problem-solving workshop
  • Mail your participants Wikipedia 20 stickers/iron-on prints for t-shirts beforehand
  • Use polling tools to have participants engage in Wikipedia trivia
  • Use whiteboard tools to have people sketch or brainstorm collaboratively
  • Repurpose breakout rooms as virtual escape rooms or even hackathon brainstorm rooms
  • Create a live music video by asking participants to play an instrument or sing along to a song and record
  • Host a 20 minute dance party: a minute for each year of Wikipedia!
  • Have participants order food for one another, in order to get to know each other

Come posso incorporare il tema del 20esimo compleanno di Wikipedia nel mio evento?

Wikipedia 20 is all about celebrating the best of human ingenuity, generosity, collaboration, creativity and resilience that can be found in our movement and the work we do.

Think about what aspect of humanity you would like to highlight, and let that guide the theme of your event, or the topics you would like your speakers to present.

Ideas:

  • "Humans of Wikipedia": an event with other members of the community, where you share anecdotes and favourite stories from the last 20 years.
  • "Human Rights & Wikipedia": an exploration/celebration of advocacy work on and around Wikipedia
  • "Tech for Humans": a tools-based hackathon to improve, enhance or make easier the work of humans on Wikimedia projects
  • "The Next 20 Years of Humanity on Wikipedia": an event with topics addressing diversity and inclusion in the movement, as well as newcomer onboarding and engagement efforts

Please refer to our press and messaging toolkit for more information on writing thematic messages for your events.

Qual è il programma basilare di un evento?

Considerazioni

Is there an intentional flow of the program that needs to be followed to engage with the content? Or can your participants engage with the content at any given time?

How does the content relate to the desired action or change for your participants? What is the knowledge gap they have? Check in with your key stakeholders, community and industry experts, committees and other community organizations, to identify topics that are of the most relevance to your participants.

Apertura

Aiuta i tuoi partecipanti ad "atterrare" e familiarizzare con l'ambiente

Setting the tone so participants are engaged and ready to learn more. Pick a speaker that will not only draw an audience to your event, but also serve your objectives and thematic approach in the right way.

Domande e Risposte (Q&A)

Interagisci col contenuto attraverso conversazioni significative

Allow for open forum engagement on the speaker topics. Audiences enjoy talks where they can ask questions and interact with the speaker.

Sessioni Interattive

Approfondisci gli argomenti in piccoli gruppi

Breakout sessions can be a tool to hone in on a specific item or topic and instantly provide helpful insights that feed into their reason for attendance. Consider having a facilitator for breakout sessions to ensure participants are getting the most from their time together. Avoid topics that are too vague, or facilitators that are not able to manage effective discourse.

La Sessione di Chiusura

Lascia al tuo pubblico un pensiero o un sentimento chiave

This is usually the part of an event audiences remember the most. Identify three things you want people to feel by the end of your event. Is it the sense that something was accomplished? That a problem was solved? That they felt connected even apart? Find ways to create those feelings through activities.

Puoi trovare più risorse sulla pianificazione dei programmi qui.

Cosa serve per pianificare un evento?

Ecco un'analisi dettagliata passo-per-passo delle tappe ideali per la pianificazione del tuo evento. Scegli quali passaggi sono più rilevanti per te per costruire la tua sequenza temporale.

PASSO 1: Visione e Strategia

  • Sviluppa il concetto del tuo evento
  • Scegli la tecnologia che serva agli obiettivi del tuo evento
  • Definisci gli obiettivi del tuo programma

PASSO 2: Gestione del Progetto

  • Imposta le tempistiche
  • Revisiona le risorse richieste
  • Imposta il piano d'azione del progetto (incluse le scadenze e le priorità)

PASSO 3: Gestione dei Rischi e Finanziaria

  • Richiedi una sovvenzione (se applicabile)
  • Mitigazione del rischio complessivo (rischi tecnici)
  • Gestisci le finanze durante il ciclo di vita dell'evento

PASSO 4: Piano di Coinvolgimento

  • Aggiungi strumenti che supportino il contenuto: pianifica sessioni interattive, pensa alle opportunità di sondaggio, organizza sessioni di domande e risposte (Q&A), includi la ludicizzazione
  • Sviluppa un piano di contenuti per i social media per spargere la voce sull'evento

PASSO 5: Promozione dell'Evento

  • Inizia ad mandare inviti / Introdurre materiali
  • Anteprima del programma, conto alla rovescia dell'evento e la condivisione del programma

PASSO 6: Pianificazione della Pre-produzione

  • Prepara i relatore con punti di discussione e note
  • Raccogli pre-registrazioni e risorse necessarie per l'evento
  • Pratica del programma / prova

PASSO 7: Esecuzione dell'Evento

  • Registra l'evento
  • Registra la presenza
  • Sondaggi di coinvolgimento e feedback

PASSO 8: Conclusione

  • Riepilogo dei contenuti con clip e momenti salienti del tuo evento che possano essere condivisi su più piattaforme, o salvati nei tuoi archivi per raccontare storie e apprendere da essi

Come scelgo la giusta piattaforma per l'evento virtuale?

La tua scelta tecnologica dovrebbe basarsi sul formato del tuo evento. I partecipanti collaboreranno? Saranno i relatori a presentare? O entrambi?

Presentazione

  • I presentatori (uno o più) si rivolgeranno ai partecipanti
  • Tipicamente un indirizzamento unidirezionale, qualche volta guidato dal dialogo

Collaborazione

  • Interazione tra i tanti presentatori o i partecipanti
  • Incontro di gruppo

Selezione le giuste tecnologie per il tuo tipo di incontro basato sulla collaborazione o sulla presentazione.

Livello uno: Software facili da ottenere che non richiedono una configurazione tecnica avanzata, quali: Zoom, WebEx, o GoToWebinair, Google Hangouts o Skype.

Livello due: Richiedono un livello di assistenza specializzata e l'intervento del gestore a causa dell'alto numero di partecipanti e delle funzionalità desiderate (piattaforme di brand o video su richiesta).

Livello tre: Una robusta piattaforma con un servizio completo. Richiede molta assistenza specialistica. Il fornitore della piattaforma dispone di un team esperto per guidare lo sviluppo e la consegna di un evento virtuale.

Impara di più sui software e le piattaforme qui:

Quali sono i componenti del budget di un evento virtuale?

I costi di un evento virtuale sono determinati dal livello della piattaforma che scegli, le funzionalità che desideri, e la quantità di partecipanti per cui lo stai pianificando. Questo potrebbe variare tra 50€ - 1000€. Questi prezzi tipicamente aumentano dal tipo di supporto di cui hai bisogno. Se hai bisogno di un produttore di eventi virtuale, un responsabile di progetto o hai bisogno di pagare i tuoi relatori, allora dovresti considerare una tariffa oraria o una tariffa flat per i servizi resi. Questo potrebbe variare, a seconda della tua regione.

Gli elementi della linea di bilancio potrebbero includere:

  • Piattaforma o servizio per l'evento virtuale
  • Assumere un produttore di eventi: per eventi più grandi e più complessi
  • Assumere un responsabile di progetto
  • Compensare coordinatori / moderatori
  • Pre-produzione di video e contenuti: design del materiale, costi di registrazione ed editing
  • Intrattenimento
  • Post produzione del contenuto: materiali di conclusione etc

Dove possono ottenere supporto dalla Fondazione Wikimedia?

  • Richiedi una delle Wikipedia 20 Sovvenzioni Rapide o sovvenzioni per le conferenze (solo per eventi in presenza) disponibili per tutti i membri della nostra community, per ottenere fondi per il tuo evento.
  • Se hai domande, o vorresti condividere idee o ricevere assistenza sulla pianificazione degli eventi, Il Team per gli Eventi della Community ha questi orari d'ufficio.
  • Vedi la sezione sui Link Utili di seguito per trovare altro materiale e toolkit per le celebrazioni di Wikipedia 20.

Link utili

  • Utilizza: Articoli digitali per eventi virtuali (prossimamente)