Wikimedia France/Micro-financement/Fonctionnement
La commission de micro-financement de Wikimédia France permet d’attribuer des financements pour les activités courantes liées aux valeurs de l’association.
Si vous souhaitez soumettre une demande de micro-financement, merci de bien lire le règlement ci-dessous et ouvrir une page détaillant votre demande à partir du modèle détaillé sur cette page.
Règlement de la commission
editObjectif
editLa commission micro-financement étudie et émet un avis sur les demandes de financement faites par des personnes (physiques ou morales) ou groupes de personnes, membres de l’association ou non, pour divers projets répondant aux buts de l’association Wikimédia France.
Exemples de projets dont le financement peut être approuvé par la commission et rentrant dans le cadre des buts de l'association Wikimédia France :
- frais d'organisation de rencontres locales ;
- réalisation de supports de communication ;
- frais de déplacement dans le cadre des projets Wikimedia ou projets soutenus par l'association ;
- achat de matériel ou d'équipement mis à disposition des wikimédiens dans le but d'apporter des contributions ou du contenu pour les projets soutenus par l'association, les projets Wikimedia en particulier ; le matériel financé doit être réutilisable et durable (ex : kakémono neutre, non daté pour un seul événement)
- Les éventuels frais bancaires liés à ces actions.
- etc.
La commission ne prend pas en charge des rémunérations/salaires/émoluments des bénévoles.
Les frais imprévus n'étant, par nature, pas prévisibles, ils ne peuvent pas être objet d'une demande.
Les frais divers sont à proscrire, une demande doit être la plus précise possible.
Un demandeur ne pourra pas faire une nouvelle demande si la première n'a pas été terminée avec un rapport d'activité et comptable sur la page de discussion de la demande. Exceptionnellement, la commission peut autoriser une seconde demande.
Compétence
editLa commission se voit confier par le Conseil d'administration de Wikimédia France la mission de sélectionner les projets à financer dont le budget maximum :
- pour la France est inférieur à 2 000 € pour les personnes physiques et 5 000 € pour les groupes et personnes morales.
La commission bénéficie d’un budget établi par le Conseil d’administration.
La Commission peut se déclarer incompétente pour une demande de financement, elle transmet alors cette demande au Conseil d'administration ou à la direction salariée de Wikimédia France.
Constitution et dissolution
editLa commission est composée de deux sous commissions :
- Une sous-commission traitant des demandes concernant la France
- Une sous-commission traitant des demandes de la francophonie (hors France)
Chaque sous-commission est composée de 3 à 5 membres, dont au moins un membre du Conseil d’administration. De plus, une place supplémentaire est proposée à Wikimédia Suisse pour la sous-commission francophonie.
La commission est renouvelée chaque année par le Conseil d’administration, après l'élection d'un nouveau CA.
En cas de démission ou d’absence prolongée d’un membre (deux mois), le Conseil d’administration peut nommer une autre personne à ce poste.
La commission peut être dissoute à tout moment par le Conseil d’administration.
La commission peut désigner un coordinateur par sous-commission, elle le fait par un vote de la commission, public sur Meta.
Rôle du coordinateur
editSon rôle est de faire le lien entre le demandeur et la commission, et pour cela, il :
- Prend en charge le suivi des demandes d'un montant inférieur à 150 €.
- Assure la répartition des demandes, Il envoie un mail à la commission en désignant le membre qui doit prendre en charge la demande, s’assure que ce dernier est disponible. La prise en charge doit intervenir dans un délai de quatre jours après le dépôt.
- Suit les votes en cours, relance les membres de la commission si ces derniers n’ont pas exprimé de votes.
- Clôt la demande lorsque la majorité des votes est atteinte sans perdre du temps à attendre tous les votes de tous les membres.
- Tient à jour le tableau général sur méta
- Signe les comptes rendus de réunions.
- Suit le budget de micro-financement.
- Convoque les réunions lorsque cela est nécessaire.
Rôle du représentant du CA
edit- assure la liaison permanente avec le CA
- élaboration d'un rapport annuel
Fonctionnement
editLes demandes faites auprès de la commission doivent faire l’objet d’un budget documenté accompagné d’une description détaillée du projet. Le demandeur devra indiquer s'il a effectué d'autres demandes de financement (Grants, financement d'autres associations et groupes d'utilisateurs).
Une demande de micro-financement est déposée sur une page créée sur Meta à cet effet. Cette demande doit faire l'objet d'un courriel envoyé à microfilists.wikimedia.fr afin d'avertir la commission.
Chacune des demandes fait l’objet d’un suivi par un des membres de la commission.
Ce correspondant est en charge :
- du suivi de la demande
- de sa mise au vote et de l'annonce du résultat au demandeur, en lui rappelant les obligations pour le remboursement.
- du suivi des actions, notamment via le rapport d'activité.
Les membres de la commission peuvent déposer une demande qui sera prise en charge de la même manière. Le demandeur n'interviendra alors ni dans les discussions, ni dans le vote.
La demande doit être faite dans la monnaie d'achat. Le logiciel de conversion utilisé pour l’indication euros et le remboursement sera celui du logiciel SAP concur.
À partir de la date de sa prise en charge, le membre chargé du dossier peut demander des précisions au demandeur, recueillir des avis techniques extérieurs à la commission. La demande sera mise au vote dans un délai maximal d'un mois à partir de sa prise en charge.
Les biens matériels non consommables achetés par le biais d’un micro-financement sont la propriété de Wikimédia France ; leur usage est concédé au demandeur dans le cadre de la contribution aux projets Wikimedia. Il est admis que Wikimédia France pourra exiger la restitution des biens sans contrepartie à l’issue du projet ayant motivé la demande ou en cas de désaccord sur l’usage qui en est fait.
La Commission peut décider de rembourser l’intégralité ou partie seulement du coût.
Un vote est organisé au sein de chaque sous-commission et est clos dans un délai maximal d'une semaine à compter de l'ouverture du vote. Un microfinancement est accordé si :
- la moitié de la sous-commission a pris part au vote ;
- la moitié +1 des avis exprimés est pour.
- en cas de départage, ou à la demande des membres de la sous-commission, le vote peut être renvoyé en assemblée plénière, selon les mêmes règles.
Après l’acceptation
editUne avance financière est possible dans une limite de 50 % des dépenses prévues. Exceptionnellement, cette avance peut être portée à 80% du montant accordé.
Les remboursements se font aux frais engagés, il est donc nécessaire de :
- Réunir les justificatifs (factures et autres) qui doivent correspondre aux postes de dépense prévus dans la demande. Toute variation dans les tarifs sera soumise à l'examen du comptable.
- Créer une note de frais en ligne ;
- D’envoyer les justificatifs au comptable de Wikimedia France.
Un compte-rendu d'activité est obligatoire, il sera réalisé sur la page de discussion de la demande de microfi.
Une demande est terminée, une fois le rapport d'activité rédigé, et les pièces comptables envoyées.
Autres règlements applicables
editToutes les chartes et politiques de Wikimédia France s’appliquent aux actions financées par la commission, y compris aux demandeurs non membres de l’association. La commission attire l’attention des demandeurs sur deux politiques qui les concernent particulièrement :
- Pour les demandes de défraiement de transport, la politique de voyage et frais de déplacement de Wikimédia France encadre les modalités de voyage et les montants remboursables. Toute demande doit se conformer à cette politique à une exception près : dans le cas d’un voyage en voiture, le demandeur peut choisir avant le vote entre un remboursement aux frais réels ou selon le barème fiscal applicable.
- Les échanges avec la commission et entre les membres de la commission sont régis par la charte d'utilisation des listes de discussion de Wikimédia France ainsi que le code de conduite universel du mouvement.
Wikimédia France peut interrompre toute transaction avec un demandeur en cas de manquement à cette charte.
Demande
editRendez-vous sur Wikimedia France/Micro-financement et suivez la procédure.