Wikimedia CH/Grant report/it

Sovvenzioni di Wikimedia CH

Come tenere aggiornata Wikimedia CH

Rapporto intermedio: comunicaci l’evoluzione del progetto e se ci sono cambiamenti o ritardi importanti sulla pianificazione originale.
Rapporto finale: tutti i beneficiari di una sovvenzione devono presentare a WMCH un rapporto finale entro 30 giorni dalla fine del progetto. Condividi con noi anche le dashboards o qualsiasi altro strumento utilizzato nel corso del progetto per il monitoraggio.
Nonostante i rapporti richiesti siano normalmente i due indicati nei punti precedenti, in alcuni casi e per alcuni progetti specifici può essere richiesta una frequenza maggiore di monitoraggio e feedback.
Per compilare un rapporto, inizia cliccando sul pulsante sottostante “Creazione”. Ricordati di includere dati e statistiche relative al tuo progetto (dashboards per Wikipedia, Commons e Wikidata, numero di partecipanti online e offline, numero di articoli modificati, fotografie caricate e altri dati rilevanti, nonché la copertura mediatica del progetto).
Invia un’e-mail a grant@wikimedia.ch per farci sapere che il rapporto è pronto per essere esaminato, insieme ai giustificativi delle spese (ricevute, scontrini e biglietti scannerizzati).
Nel caso di informazioni o dati mancanti, WMCH ti chiederà di completare il rapporto attraverso la relativa pagina di discussione (assicurati quindi di aggiungerla agli osservati speciali e di controllare regolarmente gli aggiornamenti!) oppure tramite l’indirizzo e-mail che ci hai fornito.
Se devi ritornare dei soldi a WMCH (nel caso l’anticipo che hai ricevuto superasse le spese effettive), invia subito un’e-mail al/la responsabile di programma che ha supervisionato il tuo progetto.

Invia un rapporto

Dai un titolo al tuo rapporto e clicca sul pulsante "Creazione" per iniziare la redazione. Ricorda che puoi presentare la tua richiesta in una di queste 5 lingue: italiano, francese, tedesco, romancio, inglese.

Linee guida per la gestione e registrazione delle spese

Linee guida per il monitoraggio delle spese

Invia una copia digitale di tutte le tue ricevute a WMCH subito dopo aver completato ed inviato il rapporto finale del progetto. I rapporti non possono essere accettati finquando il/la responsabile di programma che ha supervisionato il tuo progetto non riceve copia dei giustificativi delle spese via e-mail (sotto forma di immagini o in un file compresso).
Il rapporto delle spese (Expense Report) e le copie in formato digitale dei relativi giustificativi (fatture, scontrini, biglietti di trasporto, ecc.) devono essere consegnati a WMCH al più tardi entro 30 giorni dalla data in cui sono state effettuate tali spese.
Sia in caso di rimborso che di anticipo, tutte le note spese (Expense Reports) e le relative ricevute devono essere consegnate entro il 1° dicembre dell'anno della sovvenzione. Le spese per gli eventi che si svolgono a dicembre devono essere consegnate entro il 18 dicembre.
I giustificativi delle spese devono indicare chiaramente (1) la data della spesa, (2) l’importo pagato e in quale valuta (ev. il tasso di cambio), (3) il prodotto o servizio pagato e (4) il beneficiario del pagamento (ad esempio, il nome del venditore). Come rapporto delle spese, utilizza unicamente il modello fornito da WMCH. Se la persona, negozio o fornitore non fornisce abitualmente una ricevuta, è possibile crearne una “manualmente” con le informazioni di cui sopra e chiedere al beneficiario del pagamento di apporvi una firma (leggi la sezione successiva per maggiori dettagli).
Invia infine le copie cartacee delle tue ricevute per posta a
- Wikimedia CH / CP 183 / 1110 MORGES / SVIZZERA,
- indicando chiaramente il progetto in questione e la tua persona di contatto presso WMCH.
Attenzione: se le ricevute non vengono presentate seguendo queste linee guida, WMCH potrebbe non essere in grado di rimborsare le spese del progetto o potrebbe richiedere la restituzione dei fondi non documentati.

Cosa fare quando le ricevute non sono disponibili

Siamo consapevoli che scontrini e altri tipi di ricevute non vengono sempre prodotti o sono disponibili per ogni spesa. Ad esempio:

in alcuni negozi non si riceve uno scontrino, soprattutto per spese molto piccole (inferiori a 20 CHF). In certi casi potrebbe non essere pratico o possibile crearsi una ricevuta da soli;
può capitare che la copia originale di una ricevuta per un acquisto effettuato in contanti venga accidentalmente persa o distrutta. (Se hai pagato con una carta di credito il problema è meno grave poiché puoi risalire all’estratto conto della carta o del conto corrente e dimostrare che hai pagato un certo importo in una certa data).

Se un qualsiasi tipo di ricevuta non è disponibile, devi comunque documentare i dettagli della spesa effettuata e inviarli a WMCH.

Per ogni spesa, elenca accuratamente (1) la data della spesa, (2) l'importo pagato, (3) il prodotto o servizio pagato e (4) il beneficiario del pagamento (ad esempio, il nome del venditore);
includi una descrizione della spesa e il suo scopo.

Cosa fare se il budget cambia?

Scrivi subito al/la tuo/a referente o al/la responsabile di programma WMCH.