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Protokollieren und berichten

1. Zwischenbericht: Teilen Sie uns mit, wie sich das Projekt entwickelt und ob es grössere Änderungen/Verzögerungen gibt.
2. Abschlussbericht: Alle Zuschussempfänger haben innerhalb von 30 Tagen nach Projektende einen Abschlussbericht vorzulegen. Teilen Sie Dashboards oder andere Monitoring-Tools mit, die verwendet wurden.
3. In der Regel genügen ein Zwischenbericht und ein Abschlussbericht wie in den beiden Punkten oben erwähnt, aber je nach Fall sind bei bestimmten Projekten häufigere Berichte erforderlich.
4. Klicken Sie auf den Button unten, um Ihre Berichte einzugeben. Bitte fügen Sie Ihrem Bericht Kennzahlen hinzu (Dashboards für Wikipedia, Commons und Wikidata, Teilnehmerzahl bei Online- und Offline-Veranstaltungen, geänderte Artikel, Fotos zu Commons oder alles, was für Ihr Projekt relevant ist, sowie Presseberichte).
5. Senden Sie ein E-Mail an grantwikimedia.ch, um die WMCH-Mitarbeitenden darüber zu informieren, dass Ihr Bericht zur Überprüfung bereit ist, zusammen mit der Protokollierung Ihrer Ausgaben (gescannte Belege).
6. Wenn Informationen fehlen, werden die WMCH-Mitarbeiter auf der Diskussionsseite Ihres Berichts um Klarstellung bitten (fügen Sie diese daher unbedingt zu Ihrer Beobachtungsliste hinzu und prüfen Sie sie regelmässig auf Updates) oder Ihnen an die E-Mail-Adresse schreiben, die Sie angegeben haben.
7. Wenn Sie nicht ausgegebenes Geld haben, das Sie an WMCH zurückgeben möchten, senden Sie bitte eine E-Mail an die entsprechenden Programmverantwortlichen.

So senden Sie Ihren Bericht ein

Bitte geben Sie Ihrem Bericht einen Titel und klicken Sie auf den Button "Erstellen", um Ihren Bericht zu erstellen. Bitte beachten Sie, dass Sie Ihren Bericht in einer der folgenden 5 Sprachen einreichen können: Deutsch, Französisch, Italienisch, Rätoromanisch oder Englisch.

Richtlinien für die Berichterstattung zu den Ausgaben

Richtlinien für die Protokollierung Ihrer Ausgaben

• Bitte senden Sie digitale Kopien der Belege an WMCH zum Zeitpunkt der Übermittlung Ihres Abschlussberichts. Zuschussberichte können erst akzeptiert werden, wenn Sie digitale Kopien Ihrer Belege per E-Mail als gruppierte Bilddateien oder als komprimierte Datei an den WMCH-Mitarbeiter gesendet haben, der Ihr Projekt betreut.
• Die digitalen Kopien der Ausgabenaufstellungen und der entsprechenden Rechnungen oder Tickets müssen spätestens 30 Tage nach Datum der Ausgabe eingereicht werden.
• Im Falle von Rückerstattung sowie bei Vorauszahlung müssen alle Ausgabenaufstellungen und Rechnungen / Tickets bis zum 1. Dezember des Zuschussjahres eingereicht werden. Die Kosten für Workshops, die im Dezember stattfinden, müssen bis zum 18. Dezember eingereicht werden.
• Quittungen sollten folgendes dokumentieren: (1) das Datum Ihrer Ausgabe, (2) den Betrag in Lokalwährung, den Sie für die Ausgabe bezahlt haben, (3) den Wechselkurs, (4) wofür Sie bezahlt haben und (5) wen Sie bezahlt haben (z. B. den Namen des Verkäufers). Bitte verwenden Sie für die Spesenabrechnung das von der WMCH zur Verfügung gestellte Formular. Wenn es sich um einen Verkäufer/Dienstleister handelt, der normalerweise keine Quittung ausstellt, können Sie selbst eine Quittung mit den oben genannten Informationen erstellen und die Person, die Sie bezahlen, unterschreiben lassen.
• Bitte senden Sie die Quittungen in Papierform per Post an
  • Wikimedia CH / CP 183 / 1110 MORGES / SCHWEIZ
  • Geben Sie an, um welches Projekt es sich handelt und wer bei WMCH Ihre Kontaktperson ist.
• Wenn Sie Ihre Belege nicht gemäss dieser Richtlinien einreichen, kann WMCH Ihnen die Zuschusskosten nicht erstatten oder muss Sie möglicherweise auffordern, nicht protokollierte Gelder zurückzugeben.

Was tun, wenn keine Belege verfügbar sind?

Wir verstehen, dass Quittungen nicht immer für jede Ausgabe verfügbar sind. Zum Beispiel:

• In einigen Gebieten sind Quittungen für bestimmte Ausgaben im Allgemeinen nicht verfügbar, insbesondere für sehr kleine Ausgaben (unter 20 CHF). In einigen Situationen kann es unpraktisch oder unmöglich sein, selbst eine Quittung zu erstellen.
• Gelegentlich kann der Originalbeleg einer Quittung für bar bezahlte Ausgaben verloren gehen. (Wenn Sie mit einer Bank- oder Kreditkarte bezahlt haben, verfügen Sie zumindest über einen Beleg wie einen Kreditkarten- oder Kontoauszug, aus dem hervorgeht, dass Sie an einem bestimmten Datum einen bestimmten Betrag bezahlt haben.)

Wenn keine Belege verfügbar sind, müssen Sie dennoch die Details Ihrer Zuschussausgaben protokollieren und an WMCH senden:

• Geben Sie für jede Ausgabe (1) das Datum Ihrer Ausgabe an, (2) den Betrag, den Sie für diese Ausgabe bezahlt haben, (3) wofür Sie bezahlt haben und (4) wen Sie bezahlt haben (z. B. den Namen des Verkäufers).
• Fügen Sie jeder Ausgabe eine Beschreibung und den jeweiligen Zweck hinzu.

Was tun, wenn sich das Budget ändert?

Bitte wenden Sie sich an Ihre Kontaktperson oder an den Programmverantwortlichen.