Aperçu des communications sur les mouvements/rapports/coordination des communications

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Connecter le mouvement
Aperçu sur la Communication de la Fondation Wikimédia

5. Coordinate, then communicate

Coordinate within the Foundation first, then communicate with the larger movement.

Wikimedia Summit 2019 - 140

"Vous pouvez parler à cinq personnes différentes à la Fondation et obtenir cinq réponses différentes à la même question", nous a dit un participant. "Il faut plus de clarté au sein de la Fondation".

Nous nous attendions à ce que les idées que nous avons recueillies concernent l'échange dans les deux sens entre la Fondation et les communautés. Mais à maintes reprises, le personnel et les participants communautaires ont voulu parler de ce qui se passe avant cet échange. Ils ont clairement établi le lien : une meilleure communication interne = une meilleure communication avec le mouvement.

Les participants de la communauté ont souligné combien il est difficile de suivre notre travail ou de s'associer avec nous parce que nous donnons l'impression d'être disjoints.

La WMF semble fragmentée - Il semble difficile de savoir ce qu'elle fait en ce moment et quels sont ses projets dans un avenir proche. Il existe de nombreuses activités, mais pas de vue d'ensemble.

Le personnel nous a dit qu'une communication plus forte au sein de la Fondation est une étape préalable importante pour être en mesure de faire passer un message cohérent au reste du mouvement.

Confiez-nous le soin de mettre en avant notre travail de communication interne, afin que nous puissions l'utiliser comme base pour ce que nous pouvons dire aux communautés - Employé de la Fondation

La coordination est autant un défi interne qu'un défi de "messagerie" externe. Si nous sommes disjoints au sein de la Fondation, nous apparaissons également disjoints à l'extérieur. Nous avons demandé aux participants comment ils allaient commencer à résoudre ce problème et ils ont proposé trois idées concrètes à la Fondation : relier les points par des aperçus, mettre en place une tour contrôle du trafic et engager du personnel dédié à la communication interne.

Relier les points

Connect My Dots (22685127)

On n'a pas conscience que le résultat d'un projet a des répercussions profondes dans toute l'organisation pour tous les autres... Chacun pense que son truc est le plus important. --Employé de la Fondation

Nous l'avons beaucoup entendu de la part des participants du personnel de la Fondation : Quel est l'impact de mon projet sur les autres projets ? Quel est l'impact des autres projets sur mon travail ? Pourquoi ai-je l'impression que mon projet est en concurrence avec d'autres projets pour attirer l'attention ? Les participants du personnel nous ont dit que lorsque nous ne connectons pas ces points à travers l'organisation, le bon travail peut finir par ne pas avoir l'impact qu'il devrait avoir.

La connexion des points problématiques est avec beaucoup de produits de travail... des trucs que nous produisons, qui sont ensuite partagés au sein d'une équipe ou au pire d'un département et c'est tout... [Des trucs] qui sont basés sur toute cette sagesse communautaire. --Employé de la Fondation

Relier les points signifie : relier les projets entre eux à travers les départements, s'aligner sur des objectifs communs et établir des priorités entre les projets. Cela signifie résumer, synthétiser et organiser la documentation interne et publique de la Fondation, afin que les gens puissent raisonnablement la suivre et la conserver. Les participants ont mentionné que nous disposons déjà d'informations sur ces sujets sous différentes formes et à différents endroits - c'est la classification qui nous manque.

Tout est au grand jour, mais il faut naviguer dans beaucoup de [documentation], donc les gens n'ont toujours aucune idée de ce qui se passe, même si théoriquement ils pourraient suivre les travaux. --Employé de la Fondation

Le personnel et les participants de la communauté veulent des aperçus courts, digestes et facilement accessibles des travaux importants de la Fondation. Ils veulent comprendre comment les différents travaux s'inscrivent dans le cadre de nos objectifs plus larges, et avoir une idée de ce qui est le plus important et pourquoi.

Nous sommes une organisation trop importante pour que chaque individu puisse avoir une vision complète de ce que fait l'organisation. Nous aurions pu le faire et nous l'avons fait il y a six ou sept ans. [ Chacun a besoin ] d'avoir un résumé facilement accessible de ce qui se passe ailleurs dans l'organisation [...] il devrait être relativement facile de dire “cette partie du travail est importante et voici en gros pourquoi”. --Employé de la Fondation

Tour contrôle du trafic

Air Traffic Control, Abraham Lincoln CVN-72

Relier les points entre les projets et les services et établir des priorités nous permet d’établir une tour contrôle du trafic. Le personnel et les participants de la communauté nous ont dit à maintes reprises qu'il y a beaucoup trop de choses qui se passent en même temps. Les dates, les échéances et les priorités se contredisent, ce qui déroute les communautés, divise leur attention et provoque une lassitude des bénévoles.

 Il y a souvent tellement de choses qui ont besoin de l'apport de la communauté ou qui devraient être discutées avec la communauté qui se déroulent en parallèle, je suis confus et j'imagine que les bénévoles le sont encore plus. --Employé de la Fondation

Je travaillerais à la communication entre les équipes ou les départements au sein de la fondation. afin de réduire la fatigue liée à l'engagement des bénévoles.

La tour contrôle du trafic nous aidera à repérer les endroits où il y aura des embouteillages, où l'on tentera de faire atterrir deux avions sur la même piste en même temps, et d'autres problèmes similaires. Cela permettra de s'assurer que les requêtes les plus urgentes soient traitées en priorité et que les projets ne se disputent pas l'attention des uns et des autres.

Personnel de la communication interne

Frecce Tricolori mijanka 2

Les participants du personnel ont suggéré à plusieurs reprises que notre organisation était peut-être trop grande pour se reposer sur le type de communication interne que nous utilisions dans le passé.

Nous avons fait une autocritique de nos pratiques de communication [interne] et de documentation avant d'être une organisation de 500 personnes. Et maintenant, nous sommes une organisation de 500 personnes, et nous sommes toujours en train de rattraper notre retard. --Employé de la Fondation

Un personnel dédié à la communication interne pourrait aider à relier les points, à superviser le contrôle du trafic et, plus généralement, à améliorer la clarté au sein de la Fondation afin que nous puissions communiquer un message plus cohérent au reste du mouvement.

Un point d'attention : Coordination autour des consultations

Nailsea and Backwell railway station MMB A0

Si ces points concernent les améliorations recommandées pour la coordination des communications continues du mouvement, les participants ont formulé des recommandations supplémentaires dans le cas des consultations. Les consultations sont des moments très importants de prise de décision partagée avec le mouvement, et la coordination autour d'elles doit soutenir l'objectif de prendre des décisions collectivement.

"La Fondation a tendance à faire beaucoup de planification et de remue-méninges et à préparer toutes sortes de sujets avec les différentes parties prenantes, puis elle se dit : 'Bon, ça y est, c'est ce que nous allons faire, nous avons pris la décision. Lançons-la". Et puis soudain, il devient très clair qu'il n'y a pas eu de discussion avec les 150 000 autres personnes qui sont complètement prises par surprise par ce qui se passe... Dès qu'il y a des opinions polarisées, cela explose à chaque fois... Peut-être que certaines de ces choses devraient être prises de manière beaucoup plus progressive."

De nombreux participants ont partagé le sentiment que, parfois, les décisions de consultation sont prises à huis clos et communiquées aux communautés après coup. Lorsqu'il semble que le résultat d'une consultation est prédéterminé, cela peut donner l'impression que les cycles de rétroaction étaient trompeurs, ce qui érode la confiance.

Quand je vois un manque de confiance envers la WMF, je pense à des exemples de partenaires qui viennent à la Fondation pour utiliser [le personnel] comme une passerelle pour rendre la communauté heureuse de quelque chose qu'elle ne veut pas. -- Employé de la Fondation

En de nombreux termes, les participants ont souligné qu'une coordination accrue ne devrait pas signifier que l'on décide à l'avance du résultat d'une décision de consultation, ou que l'on sélectionne une préférence pour une décision. En fait, à bien des égards, cela devrait signifier l'inverse". La coordination autour des consultations consiste à mettre en œuvre les meilleures pratiques et à rationaliser les processus afin que les communautés puissent participer de manière significative. Les meilleures pratiques mentionnées pour les consultations sont les suivantes :

Accessibilité multilingue

Excellente participation multilingue (y compris la capacité encore plus rare des anglophones à interagir dans d'autres langues, ce qui améliore vraiment la compréhension des besoins de chacun).

Ouverture à recevoir des informations en retour

Pourquoi l'avons-nous publié pour obtenir des commentaires ? Pourquoi avons-nous dit qu'il y avait une page de discussion ? Pourquoi n'avons-nous pas simplement publié sur le site Web de la Fondation ? Si nous ne sommes pas sincères quant à ce type de retour d'information, nous aurions dû être très clairs sur ce que nous faisions.

Mécanismes d'intégration du retour d'information

On se sent bien quand "la boucle est bouclée" - c'est-à-dire que je sais que j'ai été entendu, que quelqu'un a vraiment réfléchi et que la décision était X.

Un processus de mise en scène approprié où des détails clairs ont été donnés qui correspondent réellement à la discussion.

Ouverture à l'utilisation du feedback pour prendre une décision

[Il ne doit pas y avoir] le sentiment d'une décision préalable.

J'éprouve des frustrations lorsque les consultations s'avèrent n'avoir aucun impact significatif, ne modifiant que les détails mineurs d'une modification.

Les consultations nécessitent une coordination minutieuse, visant à permettre aux personnes de l'ensemble du mouvement de partager leurs points de vue et de prendre des décisions critiques collectivement. En coordonnant le calendrier, en reliant les points et en garantissant l'utilisation de ces meilleures pratiques supplémentaires dans l'ensemble de la Fondation pendant les consultations, on s'assure que les membres de la communauté peuvent participer de manière significative à la construction de l'avenir du mouvement.


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