Grants talk:Programs/Wikimedia Community Fund/General Support Fund/WikiCiv10 - Passer à l’échelle

Proposal Feedback and Invite for Response

Thank you for submitting your application. After the review process please find the feedback - comments and questions below for your response;

• We see a lot of diverse activities planned and all while being guided by the strategic plan. We also would like to know what impact measures you have worked with in the past and for this proposal that support you in validating that the programs and activities proposed work.That they result to the change you planned to see.
• We found the budget to be clear for the most part and well itemized - supporting us with the analysis of finances vs the proposed impact.
• We would like to learn about your connection, engagement and level of overlap with WikiKouman group and its work?
• We are unclear and uncertain about the collaboration with Wikimedia Deutschland. According to the proposal, it is still under discussion.Would you say more?
• Please share more details on the RWiC project including a budget breakdown. *We see a lump sum of $16K requested and unsure on what it covers.

Importantly, we would like to learn why the 3x increase in budget over last year?

• We see a significant growth in your staff and curious to know the rationale for this growth and how you are mitigating a bloated team?

Expert reviewer - GLAM

CiV is at an excellent point to develop its GLAM partnerships and significantly advance their first two strategic goals (A1 - Develop more local content on Wikimedia platforms | A2 Build strategic partnerships). Not only have they already signed MOUs with a key player (ASPIDCI), but they have successfully organized the biggest gathering of the Francophonie building strong ties with the international French Wiki-community.That said, I would love to hear more about how they plan to go “beyond the classic training courses and editions”.

The opportunities look exciting: 1) Building forward the relationship of the National Library to expose in WikiSource the Bibliographie de la Côte d'Ivoire 2008-2011 (BCIV) and exposing its metadata as linked data its 416 records (so many of which are invisible to the internet, and are good sources for other strategic partnerships like le Centre National de Recherche Agronomique [1] or Wiki Kouman [2])

2) training students from INSAAC to digitize materials or add linked metadata from the National Library (see above), or with the Parliament’s archive (see for instance the this contest or this other WikiProject)

3) Promote and expand the work AP:

[1] A book on techniques for “Vegetable cultivation techniques in the off-season” available at the National Library and coded in BCIV is invisible to the internet [2] In BCIV there are at least four books around Nyarafolo language, almost all of them invisible to the internet (example)

We highly recommend you get in touch with the regional program officer to support you in understanding the questions raised or if you find it useful to meet with the committee as well, please let them know and they can organize a conversation meeting.

Thank you and we look forward to receiving your responses to support us in the next steps. On behalf of the MEA Regional Committee and Staff - VThamaini (WMF) (talk) 08:56, 25 October 2023 (UTC)

Réponses aux feedbacks

Des mesures d'impact utilisées

Nous avons synthétisé dans ce tableau les principales métriques exploitées dans l’élaboration de notre stratégie 24/27 et de notre programme 2024. Nous avons retenu les données de 2022. Pour l’année 2023, nous n’avons que les données à mi-parcours, vu que l’exercice n’est pas encore clôturé. Toutefois, ces données donnent une nette idée des performances réalisées entre les 2 années.

Métriques	2022	2023 (Données à mi-parcours)	Prévisions 2024
Participants, editors, and organizers
Number of all participants	528	489	2000
Number of all editors	98	109	500
Number of new editors	Non disponible	Non disponible	400
Number of retained editors	15	28	100
Number of all organizers	Non disponible	59	15
Number of new organizers	Non disponible	Non disponible	10

Métriques	2022	2023 (Données à mi-parcours)	Prévisions 2024
Contributions to Wikimedia projects
Wikipedia	1925	1600	4300
Wikimedia Commons	3290	5800	10100
Wikidata	Non disponible	Non disponible	1200
Wikiquote	54	Non disponible	750
Wikivoyage	Non disponible	Non disponible	10

Métriques	2022	2023 (Données à mi-parcours)	Prévisions 2024
Autres métriques
Heures bénévoles	480	3676 heures	10000
Adhésions	28	26	100
Clubs soutenus	10	5	10
Compétences développées/leaders formés	15	43	40
Innovations/Projets éditoriaux	Non disponible	7	20
Nombre de Partenariat stratégique	4	5

Des liens, de l'engagement et du niveau de chevauchement avec le groupe WikiKouman

A l’origine soutenu par Wikimedia Côte d'Ivoire, Wikikouman a très vite acquis son autonomie devenant une organisation indépendante du UG. Anciennement membre du UG, sa fondatrice y a, en effet, occupé des fonctions de premier ordre (Trésorière, puis Coordinatrice des Programmes).

Wikikouman et Wikimedia CI sont donc des partenaires naturels. Nous participons mutuellement aux activités de chaque organisation. Par exemple, les membres de Wiki Kouman interviennent depuis 2022 aux différentes éditions des Rencontres annuelles de WMCI en animant des ateliers et la soirée culturelle. De même, Wikimedia Côte d’Ivoire était représenté en mars 2023, au lancement des ateliers Wiki Kouman. Nous relayons également nos communications sur nos différentes plateformes numériques.

Cette proximité n’est pas en effet sans risque, notamment en ce qui concerne les possibles chevauchements s’agissant des domaines d’intervention. Wikimedia CI s’est en effet positionné dès sa création sur le libre partage de la connaissance en Côte d’Ivoire et dans le monde, quand WikiKouman promeut la préservation des langues locales et la promotion du patrimoine culturel des peuples, notamment ivoiriens.

Aussi, avons-nous décidé après des discussions tenues en février 2023, de maintenir un cadre d’échanges régulier pour se tenir informer et ainsi juguler les risques de chevauchement. Ce qui pour l’heure se fait à travers différents canaux : mails, appels, échanges informels etc.

De la collaboration avec Wikimedia Deutschland pour une immersion de notre future Coordinatrice générale

Les échanges avec Wikimedia Deutschland sur le projet d’immersion de notre Coordinatrice des programmes ont bien évolué depuis la soumission de notre demande de subvention. En effet, en plus des mails des 31 août et 26 octobre 2023 officialisant l’accord de Wikimedia Deutschland de nous accompagner, nous avons eu une séance de travail en ligne le 30 octobre 2023 entre Wikimedia Côte d’Ivoire et Wikimedia Deutschland. Les participantes à cette réunion étaient Nikki Zeuner (Senior Advisor Global Partnerships) et Eva Martin (Program Coordinator Governance and Movement Relations) de WMD et Emmanuelle Kakou de UGCI. Il s’agissait d’échanger sur l’agenda et les aspects logistiques de ce programme d’immersion. Nous avons d’ailleurs poursuivi les échanges durant WikiIndaba le 4 novembre à Agadir où était présente Eva Martin. Nous avons convenu d’aligner le programme d’immersion à Wikimedia Summit pour optimiser les ressources à mobiliser.  

Des précisions sur le projet Reading Wikipedia in Classroom en Côte d'Ivoire

Le programme Reading Wikipedia in Classroom vise à former 15 enseignants en Côte d'Ivoire dans l'usage des Ressources éducatives de Libres de Wikipedia en Classe. Les détails du programme, ainsi que la ventilation du budget sont disponibles ici : Reading Wikipedia in classroom Côte d'Ivoire

De la hausse du budget 2024 par rapport à 2023

La hausse de notre budget tient compte de 2 facteurs : le développement d’un programme dense issue de la stratégie 2427 de Wikimedia CI et l’inflation générale dans la Côte d’Ivoire.

Le premier et principal facteur, c’est que nous observons en effet une croissance numérique et qualitative des activités de Wikimedia Côte d’Ivoire, entraînant une augmentation des volontaires et Clubs/groupes de travail à soutenir mais aussi du staff et du Bureau exécutif.

En 2022, ce sont plus de 72 activités qui ont été menées par le User group, soit environ 6 activités par mois. De janvier à juin 2023, à mi-parcours de l’année, ce sont déjà plus de 50 activités que le User Group a mis en œuvre, soit plus de 8 activités par mois. Une hausse d'au moins 25%.

Parallèlement, On note aussi une vingtaine de projets/initiatives à déployer en 2024 contre une dizaine en 2023. Au moins 7 de ces projets et initiatives n’étaient pas inscrites à la demande de subvention 2023, car déployer en pilote pour certaines, avec soit des fonds propres ou des micro-financement (Art + Feminism par exemple pour Fotamana, Micro-fi Wikifranca & AKI pour les projets Environnement). Pour d’autres projets et initiatives comme Reading Wikipedia in Classroom, nous finalisions la conception à peine la certification obtenue.

Les projets et initiatives reconduits connaissent également une croissance de leurs budgets eux-mêmes influencés par la croissance du mouvement en Côte d’Ivoire. Nous sommes à plus de 60 adhérents avec 4 clubs territoriaux actifs dans différentes villes du pays, et plusieurs porteurs de micro-projets bénévoles. La communauté Wikimedia en Côte d’Ivoire s’étend, avec les sollicitations de nouveaux acteurs de l’Education et du domaine de la Culture et de l’Héritage. Cela en raison de l'exposition récente de l'Association à la faveur de la Wikiconvention francophone et de la visite de travail de Sylvia Gutterez du département Culture et Héritage. Aussi, le staff devrait-il passer de 6 à 9 membres (+33%), avec des prévisions de recrutement de stagiaires pour certaines fonctions d’assistanat pour soutenir efficacement cette dynamique.

Le second facteur se rapporte à une augmentation générale du coût de la vie en Côte d’Ivoire. En effet, depuis le début de l’année, nous avons assisté à plusieurs reprises à l’augmentation du prix du carburant allant de 635 Fcfa/litre en mars 2022 à 875 Fcfa/litre en novembre 2023, soit 27,42% de hausse. Cette inflation a une incidence directe sur la hausse des prix des denrées et du coût de la vie en général, notre économie étant libérale et la régulation des prix dans le commerce n’étant pas toujours assurée.

De la croissance et de la gestion du personnel

Croissance du personnel. Plusieurs raisons expliquent l’augmentation de notre personnel. D’abord, il s’agit de renforcer nos capacités et de combler les insuffisances identifiées précédemment pour une meilleure conduite de nos actions. Les exercices 2022 et 2023 ont révélé des besoins pour les profils ci-dessous :

• Legal and administrative officer, car nous envisageons plus de partenariats avec des institutions étatiques et même internationales. Ce qui nécessite un service consacré à l’administration et au volet juridique. À cela s’ajoute la gestion des aspects juridiques des ressources humaines de Wikimedia Côte d’Ivoire.
• Events manager, pour une meilleure organisation et un meilleur suivi des évènements par une personne dédiée. Un besoin révélé par l’organisation des Rencontres annuelles et de la Wikiconvention Francophone 2023.
• IT support, car, de plus en plus, le User Group développe des applications. C’est l’exemple de la plateforme GAWA, créée par un membre de la communauté. De ce fait, un support dédié en permanence pour les questions IT s’impose.
• Graphic designer, pour davantage d’efficacité. En 2023, ce sont des centaines de productions graphiques réalisées pour soutenir la communication des activités du User Group. Cette charge de travail requiert une personne en interne dédiée pour un travail de qualité et dans les délais.

Ensuite, nous pouvons évoquer la croissance numérique des activités de Wikimedia Côte d’Ivoire et l’influence du UG en Afrique francophone voire au-delà. Enfin, nous avons identifié, à la faveur de l’élaboration de notre stratégie 24/27, des opportunités qui nécessitent une équipe élargie pour les saisir pleinement. Cela inclut le développement de nouveaux projets, l'expansion de certains et la recherche de nouvelles collaborations.

Gestion du staff. La responsabilité de la gestion des ressources humaines est partagée principalement entre le Bureau exécutif, la Coordinatrice générale et le Conseiller juridique, les 2 derniers disposant d’une délégation du bureau sur les aspects opérationnels.

Tous les membres du staff signent à leur recrutement un contrat de travail, qui précise les rôles et missions, les droits et devoirs, et les rapports hiérarchiques. Nous avons aussi institué une culture qui favorise une communication ouverte et transparente à tous les niveaux de l'organisation pour garantir une collaboration efficace.

Ainsi, nous tenons par exemple toutes les deux semaines des réunions du staff avec l’ensemble du personnel pour faire le suivi des différents travaux et discuter des avancements. Ces rencontres sont assorties de comptes rendus et de to do list qui permettent de suivre ensemble l’évolution et les éventuelles difficultés rencontrées par chacun. Nous disposons également d’un groupe Whatsapp qui permet les échanges ponctuels entre deux réunions.

Les membres du staff participent également à des programmes de formation continue afin de se sensibiliser également à la culture du mouvement et de développer leurs compétences.

De la stratégie du passage à l'échelle avec les GLAM

Nous avons une double approche : collaborer avec l’Association faitière pour développer ensemble des projets et discuter directement avec des institutions patrimoniales sur des initiatives propres. Nous avons ainsi tenu avec l’APSIDCI le 21 octobre une journée de réflexion pour ensemble identifier de nouvelles actions à déployer ensemble dès 2024. Un comité bipartite a été mis en place pour assurer l’implémentation des initiatives identifiées. On y trouve des projets de numérations, des projets d’éducation avec l’INSAAC etc. Nous prévoyons aussi de poursuivre ou engager des échanges directs avec certaines Institutions patrimoniales pour des projets de valorisation et de documentation de leurs patrimoines sur les plate-formes Wikimedia. nous avons déjà entamé des échanges avec l’Office Ivoirien des Parcs et Réserves, l’Assemblée Nationale de Côte d’Ivoire, Bibliothèque Nationale etc Pour Wikimedia Community User Group Côte d'Ivoire, Papischou (talk) 19:20, 13 November 2023 (UTC)

General Support Fund Approved at 177,514,800.00 XOF

Dear Wikimedia Community User Group Cote D'Ivoire,

Thank you for submitting your application seeking General Support Funds - Wikimedia Community Fund. The MEA Regional Committee and Staff have thoroughly reviewed, discussed and deliberated upon your application and made the decision to fund you at 177,514,800.00 XOF for the grant period of January 1st 2024, to 31st December 2025.

Here are a few points to note;

• We found your personnel costs to be significantly high and see an opportunity for review.
• We see the proposed programs , projects and activities to be aligned with the new strategy . We however see the need to regulate the scope of the work to fit capacity and resources. Volume and scale of projects at this point may not be prudent seeing that you are testing the strategy guiding your work. A gradual approach is advisable.
• We look forward to learning more about your GLAM partnership-supported programs.

We hope to continue having regular conversations over the course of your grant implementation. Do set up a regular schedule to connect with your MEA Programme Officer based on your needs.

The reporting requirements for the grant will shared in your grant agreement and on Fluxx. All reports are to be completed and submitted via Fluxx.

Once again, Congratulations! We thank you for your participation in the grant application process and hope to continue to journey with you as you embark on a new year of project implementation. Nehaoua (talk) 18:52, 15 December 2023 (UTC)