Grants:Programs/Wikimedia Community Fund/Planificación 2022 de Wikimedia España/Midpoint Report

Midterm Learning Report

Report Status: Accepted

Due date: 15 July 2022

Funding program: Wikimedia Community Fund

Report type: Midterm

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General information

This form is for organizations receiving Wikimedia Community Funds (General Support) or Wikimedia Alliances Funds to report on their mid-term learning and results. See the Wikimedia Community Fund application if you want to review the initial proposal.

Name of Organization: Asociación Wikimedia España
Title of Proposal: Planificación 2022 de Wikimedia España
Amount awarded: 185874.46 USD, 164649.19 EUR
Amount spent: 45158.01 EUR

Part 1 Understanding your work

1. Briefly describe how your strategies and activities proposed were implemented and if any changes to what was proposed are worth highlighting?

Nuestro trabajo estructura en 4 programas. Gestión interna. Estamos documentado en nuestro wiki interno distintos procesos, por ejemplo de altas/bajas de personas socias para que el conocimiento de estas tareas se quede en la organización y no en las personas que realizaron estas tareas. También trabajamos en un nuevo diseño para que la información de interés esté más accesible.

Comunidad. Celebramos wikicafés mensuales, donde se tratan distintos temas relacionados con la asociación. Hicimos una sesión en línea, aunque no fue todo lo didáctica que esperábamos por la complejidad del tema (Python), y organizamos un encuentro de edición multilingüe con otras comunidades, como Wikimedia Portugal, Galipedia, Wikipedia en asturiano, Grupo de wikimedistas vascos y Amical Wikimedia, que fue un éxito. Además, mandamos dos encuestas tras cada sesión de edición, una al acabar el evento y otra un mes después. Un hito fue la publicación de la guía web para organizar editatones, con la que pretendemos que cualquier persona sea capaz de organizar este tipo de actividad. Contenido. Trabajamos brechas de conocimiento y atención a la diversidad. Se llevaron a cabo distintas editatonas para reducir la brecha de género, con buenos resultados cuando se han implicado las instituciones colaboradoras, o relacionadas con la brecha rural, como Wiki Loves Earth, o la brecha geográfica, como el mes de África, aunque con resultados menores de los esperados. En el área de cultural se insertó una nueva campaña de 1lib1ref y el proyecto ninguna biblioteca sin fotografía, iniciado el pasado año, con desigual seguimiento por parte de la comunidad bibliotecaria. De cara a mejorar, vamos a contactar con entidades que representan a las bibliotecas a nivel estatal, para reunirnos con ellas e implicarlas. En cuanto a comunicación, ha servido para difundir interna y externamente las distintas acciones de los tres programas anteriores, mediante redes sociales, blog, lista de correo y atención a prensa.

2. Were there any strategies or approaches that you feel are being effective in achieving your goals?

Reorganizar la gestión y estructura interna de WMES para que sea sostenible en el futuro:

El hecho de que en la nueva Junta Directiva haya varias personas nuevas que no han formado parte de la misma anteriormente, ha hecho que veamos la importancia que tiene poder sistematizar lo que hacemos para que cualquier persona pueda hacerse cargo de las tareas. A día de hoy sigue siendo un sueño, pero estamos trabajando en ello. Diagnosticar para actualizar nuestro conocimiento de la comunidad: su estado de satisfacción, su composición en cuanto a diversidad y si es inclusiva: Se han diseñado varias encuestas con el propósito de conocer características de las personas que participan en nuestras actividades, de cara a saber cómo interactuar de forma más efectiva con ellas. Cubrir brechas de contenido haciendo hincapié en la diversidad lingüística y cultural de España y la brecha de género de forma transversal. Nos apoyaremos en la generación de herramientas propias: La nueva Junta Directiva se ha propuesto que las actividades de edición que se realicen, propongan la generación de contenidos en las lenguas cooficiales del Estado. También se tiene en cuenta, de manera transversal, incorporar la perspectiva de género. La guía de editatones es una herramienta para mostrar la metodología que utilizamos, testada en más de un centenar de eventos realizados. La alianza con otros grupos, ya sea en la reducción de brecha de género o en la edición en otros idiomas diferentes al español, por ejemplo, está dando buenos resultados, ya que se trata de comunidades especializadas y con experiencia. Y es una oportunidad para generar sinergias y poder llegar a más lugares y a más personas. Estamos trabajando mucho en escuchar a nuestra comunidad, en poner en contacto personas con intereses similares. Trabajar con grupos de Telegram, atender a los resultados de encuestas, volver a contactar con las personas nos está ayudando a dinamizar la comunidad.

3. What challenges or obstacles have you encountered so far?

Después de estos 2 años de pandemia, donde la mayor parte de la actividad fue en línea, lo que incrementó la participación de la gente, está siendo un reto lograr atraer al público a las actividades presenciales, con resultados desiguales. Resulta clave que la institución con la que colaboramos se involucre. Cuando han colaborado activamente y han logrado movilizar a su público, ha mejorado la participación.

Por ejemplo, el WikiTakes, que otras veces congregó a más de 10 personas, en esta ocasión solo acudieron 6, aunque también pudo deberse al largo desplazamiento que conllevaba. Un reto en esta actividad es involucrar a las localidades donde se van a realizar las fotografías, por ejemplo realizando un taller para personas interesadas, con el objetivo de que surja un grupo tras el paso del WikiTakes. En general, en los editatones, acude la mitad de la gente que se apunta, y de las que acuden, muy pocas siguen editando posteriormente; este es un problema en el que seguir trabajando para lograr una mayor retención; en relación a esto hablamos con Wikimedia Hungría para conocer su programa de retención y cómo trabajan. Una estrategia podría ser hacer varias sesiones previas al editatón para familiarizar a las personas con el mundo wikimedia, de manera que no se abrumen el día del editatón y se animen a seguir editando, con un mayor acompañamiento personalizado del que hacemos hasta ahora. En el caso de los concursos fotográficos, la edición de WLE ha vuelto a ser modesta en participación, y a pesar de haber probado otras vías, como contacto con asociaciones de fotografía o escuelas de fotografía, no obtuvimos el resultado esperado. Igualmente, las instituciones colaboradoras tampoco están respondiendo positivamente a nuestra petición de ayuda o colaboración. Se plantearon cambios en los concursos, consultando por ejemplo con Wikimedia Suecia, pero hasta ahora no fue posible implementar dichos cambios. Cualquier feedback sobre esto nos sería especialmente útil.

4. Please describe how different communities are participating and being informed about your work.

Es importante indicar que contamos solo con 2 personas de staff, y una de ellas, la de comunicación, ha estado de baja médica durante más de 4 meses. Por esto, las tareas de comunicación han recaído en personas voluntarias que se encargan de dar a conocer nuestras actividades e informan sobre nuestro quehacer.

De forma general, las distintas actividades se difunden a través de nuestros canales: redes sociales, blog, lista de correo y canal de Telegram, además de, en algunos casos, de envío de notas de prensa. Al inicio de cada mes se envía un boletín con la previsión de actividades para ese mes, además de otros materiales de interés; uno centrado en las personas socias de WMES, y otro enviado al público externo. En las actividades de edición, especialmente las presenciales, se crea un formulario de inscripción para controlar la asistencia y para poder contactar con las personas participantes días antes y después del evento. Para algunas acciones convocamos la inscripción a través del Wiki interno, como ocurrió con el Wiki Takes Huelva. Para acciones centradas, por ejemplo, en la reducción de la brecha de género, se contacta especialmente con los grupos que trabajan regularmente tal temática, como pueden ser Cuarto Propio en Wikipedia, Wikimujeres o Wikiemakumeok, o bien se avisa en Wikiproyectos relacionados y el café de Wikipedia.

5. Please share reflections on how your efforts are helping to engage participants and/or build content, particularly for underrepresented groups.

La experiencia nos ha demostrado que cuando dedicamos tiempo a cuidar a las personas participantes, tanto su involucración como el contenido generado, son mayores. La realización de sesiones de formación antes de la celebración de un editatón sirve para introducirles en Wikipedia. Así se dedica más tiempo a editar, aunque también nos percatamos de que quizás no es suficiente y son necesarias más sesiones de formación previa. Igualmente, la propuesta de en un grupo de Telegram, donde de forma permanente podrán recibir soporte por parte de otras personas de la comunidad, también suele ser bien recibido.

Otra motivación es la practicada en dos ocasiones, con el ofrecimiento de una visita guiada como parte de la actividad; en el Museo Arqueológico Nacional, como parte de la editatona sobre arqueólogas, se ofrecieron visitas a dos espacios internos del museo (gabinete numismático y almacén de las colecciones griegas), no abiertos al público habitualmente, mientras que en Las Damas de Estibaliz, la visita fue un gancho para atraer a 15 personas a una actividad en la que primero se explicó que es el Universo Wikimedia y cómo subir imágenes a Commons y posteriormente durante la visita, las personas que no conocían Commons hicieron y subieron imágenes. Otra acción que sigue dando buenos resultados es proporcionar diversas fuentes válidas a partir de las cuales pueden empezar a trabajar los artículos, generalmente sugeridas por la institución o colectivo con el que hemos colaborado.

6. In your application, you outlined your learning priorities. What have you learned so far about these areas during this period?

Aprendimos que somos una organización muy pequeña, con 2 personas contratadas, personas voluntarias de la Junta con dedicación desigual, dependiendo de su disponibilidad. Necesitamos orden y organización interna para que la asociación pueda seguir funcionando independientemente de quién esté. Para ello estamos inmersas en la selección de dos personas que esperamos que nos liberen (a la Junta Directiva) de tareas que nos superan. Sería interesante hacer un análisis de cuánto personal tiene cada capítulo y el alcance de sus actividades. Tenemos la impresión de que, para lo pequeña que es WMES estamos haciendo mucho, tal vez demasiado para el personal con el que contamos, a quien no queremos saturar.

También sabemos que es importante saber delegar tareas y confiar en que las personas las realizarán o informarán si no pueden hacerlas con tiempo, para que las puedan asumir otras personas de la Junta. Aprendimos que podemos contar con personas de la asociación que están dispuestas a dedicar su tiempo para ayudarnos en tareas que desconocemos cómo hacer, o no tenemos tiempo para hacerlas. Llevamos tiempo trabajando en dar soporte a nuestra comunidad, formación, materiales, de cara a que gestionen sus propias actividades, y en vista de los resultados hasta ahora, donde casi un 30% de las acciones de este 2022 (18 del total de 39) han sido gestionadas por voluntarios y no por junta o staff, consideramos que es el camino a seguir para lograr una mayor autonomía de nuestra comunidad.

7. What are the next steps and opportunities you’ll be focusing on for the second half of your work?

Esperamos completar la incorporación de 2 personas a nuestro staff (dirección ejecutiva y administración), fortaleciendo así nuestra capacidad organizativa, de planificación y ejecución. Tendremos nuevas oportunidades para dar soporte a nuestra comunidad, tanto con las jornadas anuales de WMES, como con nuevos materiales de formación (guías, vídeos...). A partir de las encuestas realizadas, podremos analizar y poner en marcha medidas para mejorar la retención.

Part 2: Metrics

8a. Open and additional metrics data.

Open Metrics
Open Metrics	Description	Target	Results	Comments	Methodology
Gestión interna	Los principales procedimientos internos estén documentados. 20% de procedimientos documentados.	20	0	Gestión interna: estamos trabajando aún en definir y documentar procesos, por lo que podremos responder a esta métrica en el informe final.	N/A
# de actividades desarrolladas por personas voluntarias	Número de actividades promovidas o gestionadas por personas voluntarias (fuera del staff contratado y de la Junta directiva), puesto que organizar una actividad implica poner en juego muchas destrezas y demostrar compromiso con la comunidad. Buscamos que un 20% de las actividades estén en manos de gente voluntaria.	20	18	# de actividades desarrolladas por personas voluntarias: 18 de un total de 39 acciones han sido llevadas a cabo por personas ajenas al staff o a la junta directiva, en los programas de Contenido y Comunidad, lo que supone un 29%.	Mensualmente analizamos las actividades realizadas y volcamos todos los datos (personas, organización, espacio, resultados) en una tabla, que luego utilizamos para hacer la memoria de actividades.
Satisfacción de las personas participantes en eventos y actividades	Porcentaje de satisfacción tras su participación en actividades, obtenido a través de una encuesta realizada al finalizar cada evento. Esta encuesta permitirá tener acceso para futuras entrevistas, estudios de caso, etc. 75% de satisfacción.	75	100	Satisfacción de las personas participantes en eventos y actividades: el 100% de las personas que respondieron a la pregunta de satisfacción, lo hicieron positivamente, superando al 75% esperado.	Usamos un formulario con una encuesta, que se adapta para cada actividad y situación, de allí se recogen datos de satisfacción mediante preguntas ad hoc.
# de formaciones dedicadas o pensadas para instituciones	Número de sesiones de formación planificadas y llevadas a cabo con instituciones, con objeto de promover su participación en los proyectos Wikimedia	4	3	# de formaciones dedicadas o pensadas para instituciones: sesiones en el Museo Bibat, la biblioteca municipal de Toro y la Universidad de Zaragoza.	Mensualmente analizamos las actividades realizadas y volcamos todos los datos (personas, organización, espacio, resultados) en una tabla, que luego utilizamos para hacer la memoria de actividades.
Gestión interna Wiki-interno	Buscamos que las personas de la asociación tengan un acceso sencillo a la información que manejamos. Para eso, trabajaremos en la publicación de recursos en el Wiki interno. Acabamos de instalar el contador de visitas en el wiki-interno y esperamos poder aumentar las visitas al mismo. 20% más de visualizaciones.	20	515	Gestión interna Wiki-interno: en esta primera mitad del año, las visualizaciones han aumentado un 515%, de 1057 a 6504.	Hemos implantado en nuestro wiki interno un contador de visitas acumulativo, que nos permite ver las visitas totales recibidas por el wiki al completo como página a página.

Additional Metrics
Additional Metrics	Description	Target	Results	Comments	Methodology
Number of editors that continue to participate/retained after activities	Personas que realizan al menos una edición en los 60 días siguientes a la primera actividad en la que participan. Buscamos retener al menos al 5% de las personas particiantes de actividades.	5	0	Ninguna de las personas que participaban y editaban por primera vez en una jornada de edición de Wikipedia hizo alguna edición en los 60 días siguientes al evento. Pese a disponer de nuestro correo y del canal de Telegram habilitado para ello, no han tenido esa motivación para seguir editando. En las encuestas, entre las respuestas de quienes dijeron no haber seguido editando, señalaban el borrado de artículo o la falta de tiempo como motivos para no seguir editando.	Gracias a las encuestas que se envían, hemos podido tener feedback.
Number of organizers that continue to participate/retained after activities	N / A	N/A	N/A	N/A	N/A
Number of strategic partnerships that contribute to longer term growth, diversity and sustainability	Número de alianzas con instituciones, organizaciones o colectivos, con cuya colaboración se llevan a cabo iniciativas, actividades o proyectos.	5	6	Han sido: Ayuntamiento de Murcia, Colegio Oficial de Doctores y Licenciados en Filosofía y Letras y en Ciencias de la Comunidad de Madrid, Museo Arqueológico Nacional, Museo etnológico de Valencia, Álava Medieval, Museo Bibat que supusieron una colaboración sin retribución por su parte.	Mensualmente analizamos las actividades realizadas y volcamos todos los datos (personas, organización, espacio, resultados) en una tabla, que luego utilizamos para hacer la memoria de actividades. Son 6 instituciones de las cuales 3 son nuevas relaciones.
Feedback from participants on effective strategies for attracting and retaining contributors	Opinión de las personas participantes en las actividades sobre su propia participación. A los 30 días, envío de una encuesta a quienes continúan, sobre sus motivos, e invitarles a nuevos eventos. A quienes no siguen después de ese tiempo, envío de otra encuesta sobre los motivos y qué tendríamos que hacer para que quiera participar. Recepción de respuestas por parte de un 20% de personas.	N/A	29	Hasta la fecha, han respondido un 29% de las personas a las que se le enviaron las dos encuestas, una tras el evento y la otra a los 30 días.	Usamos un formulario con una encuesta, que se adapta para cada actividad y situación, de allí se recogen datos de satisfacción mediante preguntas ad hoc.
Diversity of participants brought in by grantees	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A
Number of people reached through social media publications	Como hasta ahora no se tenía seguimiento de resultados de las RRSS, no tenemos una base sobre la que trabajar. N/A	N/A	N/A	Es importante remarcar que la persona de Comunicación ha estado el 80% del tiempo de baja médica. Durante ese tiempo, las RRSS fueron llevadas por personas voluntarias.	Hemos contratado un servicio llamado Metricool que ayuda a medir las interacciones en RRSS.
Number of activities developed	Número de eventos que se organizan conjuntamente con otros grupos de Wikimedia, con el fin de fortalecer los lazos y promover la edición de contenidos en otros idiomas diferentes al español.	1	1	Se organizó un editatón multilingüe con varias comunidades: Wikimedia Portugal, Wikipedia en gallego, Wikipedia en asturiano, Grupo de wikimedistas vascos y Amical Wikimedia. Fue la primera vez que se trabajó en conjunto dentro de España.	Para medir el éxito de este encuentro, utilizamos el Dashboard Outreach.
Number of volunteer hours	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A

8b. Additional core metrics data.

Core Metrics Summary
Core metrics	Description	Target	Results	Comments	Methodology
Number of participants	Personas que participan en actividades propuestas. Al menos 800 personas participando en sesiones de formación, wikicafés, jornadas, charlas... Especial atención en: Brecha de conocimiento: género, rural, geográfica. Cultura.	800	560	Supone un 70% del objetivo anual. Cifras muy satisfactorias, especialmente en las actividades de comunidad.	Dashboard y Fountain para actividades de edición, revisión manual para charlas o talleres, Wiki Loves Competition Tools para concursos, hashtag para 1lib1ref.
Number of editors	Personas que editan proyectos Wikimedia, creando o mejorando contenidos. Al menos 500 personas editando sobre brechas de conocimiento y cultura: Brecha de género 100, Brecha rural, 250, Brecha geográfica, 50, Cultura, 100	500	225	Suponen un 45% del objetivo anual. Buenas cifras, teniendo en cuenta que faltan varias actividades de edición programadas para la segunda mitad.	Dashboard y Fountain para actividades de edición, Wiki Loves Competition Tools para concursos, hashtag para 1lib1ref.
Number of organizers	Personas que dedican tiempo a la implementación de las actividades. Involucrar al menos a 45 personas en la organización e implementación de las actividades. Brecha de género 10, Brecha rural, 10, Brecha geográfica, 5, Cultura, 10, Comunidad, 10 El trabajo principal se centra en los proyectos: Wikipedia, Wikidata, Wikimedia Commons.	45	51	Consideramos buenas cifras, supone un 113% del objetivo. 18 de las 39 acciones organizadas o gestionadas por personas ajenas a la junta o staff.

**Number of new content contributions per Wikimedia project**
Wikimedia Project	Description	Target	Results	Comments	Methodology
Wikipedia	Trabajar 1200 artículos de Wikipedia relacionados con las brechas de conocimiento, de los cuales un 20% (240) sean en idiomas diferentes al español.	1200	588	Wikipedia: suponen un 48% del objetivo final. Especialmente destacada la cifra de artículos en otros idiomas diferentes al español (234), donde prácticamente alcanzamos el objetivo marcado de 240, gracias al evento multilingüe con otras comunidades peninsulares.	Dashboard, Fountain y hashtag.
Wikimedia Commons	Obtener 9800 archivos multimedia a través de instituciones, campañas de documentación fotográfica y archivos de audio/video.	9800	13452	Commons: gracias a los proyectos de documentación Ningún municipio español sin fotografía, Ninguna biblioteca sin fotografía, Wiki Takes Huelva, Wiki Loves Earth, Las damas de Estibaliz, Wiki Takes Vitoria-Gasteiz, Wiki Takes Corpus.	Categorías de Wikimedia Commons
N/A	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A
N/A	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A
N/A	N/A	N/A	N/A	N/A	N/A

9. Are you having any difficulties collecting data to measure your results?

Edición: utilizamos Dashboard Outreach, pero, para obtener una cifra fiable, hemos de repasar manualmente todas las contribuciones ya que es habitual que haya personas que no se registran en la herramienta o bien que, por alguna razón, ésta no funciona correctamente. Recordamos y solicitamos que las personas se registren en Dashboard en todas las presentaciones, al inicio de cada editatón, pero no siempre lo conseguimos. Hay otras herramientas, como Event Metrics, pero ofrecen una información poco cercana a la realidad del evento, al medir todo tipo de contribución.

Aprendizaje: También deberíamos ser más flexibles con las inscripciones, porque hay personas que no quieren registrarse, les resulta un lío, pero quieren participar.

10. Are you collaborating and sharing learning with Wikimedia affiliates or community members?

Yes

10a. Please describe how you have already shared them and if you would like to do more sharing, and if so how?

Al generar mucho contenido en español, intentamos reunirnos con los grupos de Latinoamérica para compartir conocimientos. Así hemos hecho encuentros, como el Cóctel Wikipedista que implicó que varias comunidades castellanoparlantes nos reuniéramos a trabajar en su preparación y a disfrutar del 21 aniversario de Wikipedia en español. https://www.wikimedia.es/2022/05/20/feliz-cumpleanos-wikipedia-en-espanol/

También, y para agradecer todo lo que estos grupos nos brindan, hicimos una guía-web para realizar editatones que, a diferencia de las ya existentes, tiene vídeos didácticos y explica, entre otros aspectos, cómo filtrar contenidos y referencias. Tenemos varios canales informales de comunicación con otras comunidades que mantenemos bastante activos. Hemos intercambiado saberes con Educación de Wikimedia México, por temas de un Mooc de Wikidata con Wikimedia Francia, sobre gobernanza con Wikimedia Argentina, etc. Nos gustaría poder contar lo que hacemos e intercambiar saberes en persona, pero lamentablemente no nos han elegido para ir presencialmente al Summit de Berlín. Así que lo haremos por videoencuentros y mail, como hasta ahora.

11. Documentation of your work process, story, and impact.

Below there is a section to upload files, videos, sound files, images (photos and infographics, e.g. communications materials, blog posts, compelling quotes, social media posts, etc.). This can be anything that would be useful to understand and show your learning and results to date (e.g., training material, dashboards, presentations, communications material, training material, etc).

Equip_Wiki_Takes_Corpus_2022_01.jpg

Below is an additional field to type in link URLs.

Blog posts:

Guía web editatones https://editatones.wikimedia.es/

Resultado de trabajo en Universidades https://theconversation.com/mejorar-contenidos-en-wikipedia-es-un-desafio-conjunto-173998

Part 3: Financial reporting and compliance

12. Please state the total amount spent in your local currency.

45158.01

13. Local currency type

EUR

14. Please report the funds received and spending in the currency of your fund.

Upload Documents, Templates, and Files.
Provide links to your financial reporting documents.

WMES Mid-report 2022.xls

Se adjunta archivo en

14a.

página_blanco_magnificar Informe medio de WMES 2022.xls

15. Based on your implementation and learning to date, do you have any plans to make changes to the budget spending?

Yes

15a. Please provide an explanation on how you hope to adjust this.

Vamos a reorganizar el presupuesto de comunicación, puesto que con la ausencia de personal y tras decisiones de la asamblea, hay que rediseñar las inversiones.

Nuestra asamblea consideró que no era buena idea hacer campañas de pago en RRSS, así que ese dinero se reacomodará en materiales para la comunidad.

16. We’d love to hear any thoughts you have on how the experience of being a grantee has been so far.

Desde que diseñamos la propuesta para 2022 y durante lo que va del año hemos recibido ayuda, atención y seguimiento por parte de Marti y su equipo, y esto ha hecho de la experiencia algo bueno. Estamos muy contentos de poder comunicarnos en español, nuestra lengua materna, porque facilita la expresión y elimina barreras.