Grants:Programs/Wikimedia Community Fund/Conference Fund/WikiConvention Francophone 2023

statusCompleted

Conference and Event Fund

WikiConvention Francophone 2023

proposed start date2023-06-22T00:00:00Z

proposed end date2023-10-31T00:00:00Z

budget (local currency)86916500 XOF

amount requested (USD)143846 USD

amount recommended (local)86916500 XOF

decision fiscal year2022-23

applicant• Papischou

organization (if applicable)• Wikimedia Community User Group Côte d'Ivoire

Friendly Space Policy

Universal Code of Conduct

Application Privacy Statement

Review Final Report

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Applicant details

A. Are you applying as a(n)

Wikimedia Affiliate (chapter, thematic org., or user group)

B. Full name of organization presenting the proposal.

Wikimedia Community User Group Côte d'Ivoire

F. Do you have an account on a Wikimedia project?

Yes

F1. Please provide your main Wikimedia Username.

Papischou

F2. Please provide the Usernames of people related to this proposal.

Emmanuel Dabo Manouka

G. Are you legally registered?

Yes

If you are applying as an individual or your group is not a legally registered nonprofit in your country, we require that you have a fiscal sponsor.

I. Fiscal organization name.

N/A

Objectives and Strategy

1. Please state the title of your proposal.

WikiConvention Francophone 2023

2.1. When will the event begin? Please enter the event start date.

2023-09-22

2.2. When is the last day of your event?

2023-09-23

3.1. When will you begin preparing for your event?

2023-06-22T00:00:00Z

3.2. When will you expect to complete your last event payment?

2023-10-31T00:00:00Z

4. In which country will the conference take place?

Cote d'Ivoire

4.1. In which city will the conference take place?

5. Is it a remote or in-person event?

In-person event

5.1. What will be the total number of participants at the event? (including scholarship recipients + organizing team + other guests + self funded guests) (required)

110

6. Please indicate whether your work will be focused on one country (local), more than one or several countries in your region (regional) or has a cross-regional (global) scope.

International

6.1. If you have answered regional, please write the country names and any other information that is useful for understanding your proposal.

La Wikiconvention francophone rassemble chaque année depuis 2016 les communautés francophones du mouvement Wikimédia réunis au sein de Wikifranca. Les pays présents à Paris en 2022 étaient : Algérie, Bénin, Belgique, Burkina Faso,Cameroun, Canada, France, Haïti, Maroc, Suisse, Tunisie, etc.

7. If you would like, please share any websites or social media accounts that your group or organization has.

Site web : https://www.wikimedia.ci/ Facebook : www.facebook.com/WikimediaCI Twitter : https://twitter.com/wikimedia_civ

8. Do you work with any thematic or regional platforms such as WISCom, CEE, Iberocoop, etc.

Yes

8.1. Please describe what platforms and your work with them.

Le réseau Wikifranca est un réseau d’entraide des communautés wikimedia francophone. Il se positionne comme un hub de capacitation et de développement de ces membres. Le réseau compte à ce jour 18 affiliés.

9. Please describe the target participants for this event.

Les contributeurs francophones aux projets Wikimedia Les membres des affiliés francophones Les membres du réseau Wikifranca Les partenaires (actuels ou potentiels) du mouvement Wikimedia Les parties prenantes des écosystèmes impactés par les projets Wikimédia (Numérique, Education-Formation, GLAM etc) Les autorités locales de tutelles (Enseignement, Education nationale, Francophonie, Culture, Economie Numérique, etc)

10. Please provide the link to the event's page if you already have one.

The following questions (11-14) will refer to the Community Engagement Survey which is required in order to submit a proposal. Here is the survey form that you can copy and use (if the link does not work): https://docs.google.com/forms/d/1ieEI8EFf2vxjD9wN_h8-srYeRCp4fhSp7_1_wiR2jh8/edit. This survey is required to access a Conference grant.

11. How many people did you send the community engagement survey to?

200

11.1. When did you conduct the survey, and for how long?

Du 02 au 18 janvier 2023, soit pendant 17 jours

12. How many people responded to the survey?

67

13. What are the main objectives of the event?

Favoriser la discussion en vue d’identifier des solutions aux défis et enjeux de Wikifranca et des communautés francophones Développer les compétences des participants par l’apprentissage entre pairs Renforcer l’entraide et la collaboration entre communautés francophones

14. Based on survey responses, what are the most important things your community should do at the conference to achieve these objectives?

Les répondants souhaitent qu’il y ait des sessions de renforcement des capacités, des activités qui permettent également le renforcement de la communauté, des Conversations stratégiques et aussi des groupes de travail dédiés à des thématiques spécifiques.

15. Please state if your proposal aims to work to bridge any of the identified CONTENT knowledge gaps (Knowledge Inequity)? Select up to THREE that most apply to your work.

Geography, Language, Important Topics (topics considered to be of impact or important in the specific context)

15.1. In a few sentences, explain how your work is specifically addressing this content gap (or Knowledge inequity) to ensure a greater representation of knowledge. (optional recommended).

Plusieurs approches seront mises en œuvre durant la WikiConvention Francophone pour relever le gap de l’inégalité des connaissances. Premièrement, la programmation de sessions de formation sur la contribution et de partages d’expériences de contributeurs avancées à l’endroit de débutants. Deuxièmement, l’on prévoit des temps de discussions et de réflexions en vue d’identifier les meilleures façons de répondre collectivement aux défis de la représentation géographique, linguistique et des nouveaux sujets importants (par exemple l’environnement) sur les plateformes Wikimedia. Troisièmement, des répondants proposent la tenue d’éditathons durant la WikiConvention pour encourager la contribution francophone durant la Wikiconvention.

16. Please state if your proposal includes any of these areas or THEMATIC focus. Select up to THREE that most apply to your work and explain the rationale for identifying these themes.

Education, Climate Change and sustainability, Culture, heritage or GLAM

17. Will your work focus on involving participants from any underrepresented communities?

Geographic , Linguistic / Language, Age

18. Do you intend to invite or engage with non-Wikimedian individuals or organizations? If so – can you explain your intention for this outreach?

Si Wikipédia est très connu, il n’en est pas de même pour la communauté Wikimedia et ses affiliés. L’occasion de la Wikiconvention Francophone se présente comme une opportunité de faire connaître le mouvement, ses acteurs et ses projets aux personnes/organisations extérieures du mouvement qui pourraient ainsi nous rejoindre et/ou soutenir nos actions/groupes. Nous prévoyons ainsi inviter les organisations partenaires à Wikimedia CIV, notamment le CNRA (Centre Nationale de Recherche Scientifique), l'Institut Goethe, l’association des blogueurs de Côte d'Ivoire, l'association des professionnels des Sciences de l'information et de la documentation, l’Institut français, l'institut africain des medias, le Goethe-Institut, les écoles et universités où nous avons des Clubs.

19. What will you do to make sure participants continue to engage in your activities after the event?

La Wikiconvention étant portée par le réseau Wikifranca, chaque affilié est invité/encouragé à poursuivre les dynamiques amorcées entre 2 Wikiconventions. Ainsi, à travers les initiatives menées au sein de Wikifranca, les membres des affiliés sont toujours soutenus dans leurs engagements respectifs aux niveaux locaux. Lors de la dernière édition, la liste des boursiers s’est élargie avec des wikimédiens de pays tels que le Burkina Faso et le Rwanda. Aujourd’hui, ils participent au Mois de la contribution francophone après avoir reçu les microfinancements de notre commission de microfinancement. Un suivi est fait à plusieurs niveaux, à travers les communautés plus expérimentées par le partage d’expérience, et à travers l’accompagnement lors des sessions de formation organisées dans ces communautés. Tout ceci à pour finalité de renforcer le travail fait par ces jeunes groupes et permettre aux participants de faire des retours d'expériences aux membres de leur communauté.

20. In what ways do you think your proposal most contributes to the Movement Strategy 2030 recommendations. Select a maximum of THREE options that most apply.

Increase the Sustainability of Our Movement, Coordinate Across Stakeholders, Invest in Skills and Leadership Development

Logistical Aspects

21. Do you have any proposed venue for the event?

Nous prévoyons tenir la conférence et héberger les participants sur le même site. Pour l'heure, nous pressentons Azalaï Hôtel Abidjan. https://www.azalai.com/azalai-hotel-abidjan

22. Is the event venue and hotel accessible for people with physical disabilities?

Yes

23. How many scholarships would you like to offer?

100 bourses (50 bourses pour les participants de Côte d’Ivoire, 25 bourses pour les participants Afrique et 25 bourses pour les participants Autres continents)

24. What expenses will the scholarship cover?

Transport Hébergement (y compris les repas) Accès à l’événement

25. How will scholarship recipients be selected?

Les boursiers seront sélectionnés à la suite d’un appel à candidatures. Un comité d’attribution des bourses sera constitué. Il veillera au choix des bénéficiaires en tenant compte de leurs contributions aux projets Wikipedia, de leurs engagements communautaires, de la représentativité de la diversité francophone. On pourra au besoin réserver quelques bourses aux communautés open source hors Wikimedia.

26. In which ways can Wikimedia Foundation staff support your event onsite?

Toute aide du personnel de la fondation sera la bienvenue. Notamment dans la gestion des réservations de vol, le conseil événementiel, la communication et la sensibilisation, l’animation de sessions spécifiques (subventions, charte du mouvement, stratégie 2030 etc), les aspects juridiques et sécuritaires…

26.2. Do you intend to invite any WMF staff members to your event? (please note that all WMF staff travel and accommodation costs will be covered by the foundation). Please indicate what is the limit number of WMF staff members you would like to welcome at your event.

Entre 5 et 10 membres de la Fondation pourraient être invités selon les attentes des participants.

27. Please outline the roles and responsibilities of the organizing team for the conference.

Superviseur, Liaison avec la Wikimedia Foundation : Donatien Kangah & Emmanuel Dabo Point de contact principal pour la demande de subvention. Disponible pour vérifier régulièrement avec l'équipe d'organisation principale et le responsable du programme de subventions pour s'assurer que les plans sont sur la bonne voie.

Coordinatrice générale : Emmanuelle Kakou Coordonne les bénévoles pour travailler sur de petites tâches, c'est-à-dire concevoir des logos, gérer l'enregistrement, mettre en place des blocs d'éther et prendre des notes lors des sessions. Coordonne la recherche sur les lieux d'événements possibles, les traiteurs et l'hébergement des participants

Comité Programme de la conférence : Emmanuel Dabo (Recrutement prochain des autres membres) Coordonne l'enquête sur la planification du programme, l'appel à propositions et l'élaboration du programme de la conférence Recueille la documentation des résultats et des éléments d'action de chaque session

Comité des Bourses : Non constitué Gérer le processus de demande de bourse.

Comité Communication & support IT : Abiba Pauline Traoré (Recrutement prochain des membres) Maintient la page de l'événement à jour. Coordonne le processus d'engagement communautaire. Crée une liste de diffusion, une page Facebook ou une autre plateforme de communication pour tenir les participants informés avant, pendant et après l'événement.

Comité Finances, Moyens Généraux et Logistique : Paule-Ursule Koffi & Didier Yao (Recrutement prochain des autres membres) Responsable du suivi du budget, de la collecte des documents de dépenses des différentes équipes et de la collaboration avec le sponsor fiscal (le cas échéant). S'assure qu'il y a suffisamment d'Internet sur le lieu de l'événement et coordonne la logistique le jour de l'événement. Responsable de l'obtention de la documentation officielle ou des contrats avec le lieu de l'événement et les fournisseurs.

Chargé du Suivi-Evaluation

28. Do you have plans to co-organize the event with other Wikimedia communities, groups or affiliates?

Yes

28.1. If yes, can you please explain how you are going to co-organize the event and what responsibilities each partner will have.

La Wikiconvention francophone étant une activité du réseau Wikifranca des affiliés francophones, il va de soi que ce soit en coordination avec Wikifranca que nous organisions l’événement à Abidjan. Ainsi, en tant qu’affilié hôte, nous aurons en charge toute l’organisation pratique, opérationnelle et logistique de l’événement. L’appui de Wikifranca portera sur la mobilisation des autres communautés Wikimedia francophone, l’élaboration du programme, la sélection des boursiers hors Côte d’Ivoire et la communication. Au niveau local, nous prévoyons d'associer au niveau de la mobilisation et des aspects logistiques l’Association Wiki Kouman qui travaille sur les contenus Wikimedia en langue locale.

29. What kind of risks do you anticipate and how would you mitigate these?

Ce sont essentiellement des risques logistiques et financiers. Au niveau logistique, les problèmes de visa pourraient constituer des blocages pour les participants qui en ont besoin, si on ne s’y prend pas avec soin. Nous veillerons à collecter toutes les informations relatives au processus, fournirons les coordonnées utiles pour faciliter la procédure et suivrons le processus jusqu’à l’obtention des visas de chacun des participants. Nous pourrons également recourir à la possibilité du visa à l’arrivée. La coordination des arrivées/départs des participants pour parer aux éventualités de vols manqués. Il nous faudra être alerte pour faire face aux imprévus qu'impliqueraient ces situations. Déjà, des volontaires de l’équipe d’organisation veilleront à informer/relancer chaque participant sur ses horaires de départ/arrivée. Au cas où il y aurait des départs manqués, ces volontaires veilleront en coordination avec les comités concernés à trouver des solutions rapides : nouveau vol, hébergement etc. Au niveau financier, c’est la réception dans les délais de la subvention qui nous d’où l’indication de la période idéale dans la proposition.

30. Friendly space policy - Please add the link to the friendly space policy that your community will be using for this event.

Nous adopterons le Friendly Space Policy de la Fondation Wikimedia https://foundation.wikimedia.org/wiki/Policy:Friendly_space_policy

Learning, Sharing, and Evaluation

31. What do you hope to learn from your work organising this conference?

La Wikiconvention a-t-elle favorisé la discussion en vue d’identifier des solutions aux défis et enjeux de Wikifranca et des communautés francophones? Quelles solutions/recommandations ont émergé des discussions? Les compétences des participants ont-elles été développées par l’apprentissage entre pairs? Qu’en pensent les participants? Quelles compétences ont-elles été effectivement abordées? La WikiConvention Francophone a-t-elle renforcé l’entraide et la collaboration entre communautés francophones ? Y a-t-il des exemples illustratifs de cette entraide entre affiliés ? Les cibles visées ont-elles été atteintes? Quelles sont les tranches d’âge représentées durant l’événement? Quelle est la représentation géographique enregistrée ?Linguistique? Combien de contributeurs francophones aux projets Wikimedia étaient présents? Quels projets étaient représentés? Combien de membres d’affiliés francophones y étaient? Quels affiliés y étaient? Les affiliés présents sont-ils membres du réseau Wikifranca ? Quels partenaires y étaient? Quelles sont leurs impressions? Quelles parties prenantes des écosystèmes impactés par les projets Wikimédia (Numérique, Education-Formation, GLAM etc) étaient présents? Quelles sont leurs impressions? Quelles autorités locales de tutelles (Enseignement, Education nationale, Francophonie, Culture, Economie Numérique etc) étaient présentes? Quelles ont été leurs impressions? Les capacités du User Group à organiser des événements internationaux ont-elles été renforcées ? Comment ? Quel a été l’impact de la WikiConvention Francophone pour l’équipe hôte? Quels thèmes ont-ils été effectivement abordés dans les sessions? Dans quelles proportions les thèmes “Éducation”, “Changement climatique et durabilité”, “Culture, patrimoine ou GLAM” ont-ils été abordés?

32. Main open metrics

Main Open Metrics Data

Main Open Metrics	Description	Target
Recommandations	Cette métrique vise à relever les solutions aux défis et enjeux de Wikifranca et des communautés francophones qui ont émergées des discussions et conversations durant Wikifranca. Les rapports des sessions ainsi que les commentaires des participants collectés via les formulaires de satisfaction aideront à la collecte de ces métriques.	10
Compétences renforcées	Cette métrique vise à identifier les compétences des participants qui ont été développées durant la Wikiconvention, notamment par l’apprentissage entre pairs. Il s'agira aussi d'évaluer le niveau de satisfaction des participants quant au renforcement de leurs compétences. Nous ciblons au moins 75% des participants estimant avoir développé leurs compétences durant l'événement. Elle sera collecté via les déclarations des participants dans les formulaires d'évaluation.	N/A
Entraide & collaboration	Nous recherchons des exemples de collaborations et d'entraide favorisés par la WikiConvention Francophone. Ces histoires seront identifiés via les formulaires de satisfaction, puis documenter par des interviews.	10
Participations	Nous analyserons plusieurs segments de cette métrique : les tranches d’âge représentées, la représentation géographique enregistrée, la diversité des contributeurs selon les projets Wikimedia, les affiliés francophones présents, les partenaires, les autorités locales. Les différentes listes d'inscription et de présence aideront à effectuer ces segmentation.	N/A
Impact	Il s'agit d'évaluer l'effet de cette organisation sur le User Group et ses membres. Des entretiens avec les différentes équipes organisatrices permettront de mieux comprendre cette métrique.	N/A

Financial Proposal

33. What is the amount you are requesting from Wikimedia Foundation? Please provide this amount in your local currency.

86916500

34. Select your local currency.

XOF

Requested amount in USD

143846 USD

35. Please upload your budget for this proposal or indicate the link to it.

• 030223 Wikiconvention Francophone Budget.xlsx
• Updated030323Conference Fund Budget.xlsx
• Updated040423Conference Fund Budget.xlsx

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1exBwdtlAnygf3vHiYpuYBDBrXEnK0VPb/edit?usp=sharing&ouid=107951567345164448610&rtpof=true&sd=true

36. Do you expect to receive funding for this conference from other organizations to support your work?

Yes

36.1. If yes, what kind of resources are you expecting to get?

Des fonds de chapitres occidentaux (France, Canada, suisse) pour la subvention de bourses pour une quinzaine de participants en plus.

We/I have read the Application Privacy Statement, WMF Friendly Space Policy and Universal Code of Conduct.

Yes

Please use this optional space to upload any documents that you feel are important for further understanding your proposal.

Other public document(s): Le lien de l'enquête communautaire : https://docs.google.com/spreadsheets/d/18Xp4oSWdfIg_0UAJz6WgUBCSn_EAZ1kyg9MCZQivhHg/edit?usp=sharing

Endorsements and Feedback

Please add endorsements and feedback to the grant discussion page only. Endorsements added here will be removed automatically.

Community members are invited to share meaningful feedback on the proposal and include reasons why they endorse the proposal. Consider the following:

• Stating why the proposal is important for the communities involved and why they think the strategies chosen will achieve the results that are expected.
• Highlighting any aspects they think are particularly well developed: for instance, the strategies and activities proposed, the levels of community engagement, outreach to underrepresented groups, addressing knowledge gaps, partnerships, the overall budget and learning and evaluation section of the proposal, etc.
• Highlighting if the proposal focuses on any interesting research, learning or innovation, etc. Also if it builds on learning from past proposals developed by the individual or organization, or other Wikimedia communities.
• Analyzing if the proposal is going to contribute in any way to important developments around specific Wikimedia projects or Movement Strategy.
• Analysing if the proposal is coherent in terms of the objectives, strategies, budget, and expected results (metrics).

Endorse