Grants:APG/Funds Dissemination Committee/Advisory Group/Recommendations/2014/ED Response/pt-br

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Resumo

Este documento responde às recomendações do Grupo Consultivo FDC e traça os próximos passos na evolução da FDC durante 2014-2015 timeline. Não é uma descrição completa da estratégia de financiamento e programa da WMF para esse período de tempo, que serão documentadas em separado, e será submetido a consulta à comunidade e informará todas as formas de financiamento WMF.

As respostas amplamente seguir as sugestões do grupo consultivo, com algumas mudanças. Eles guiam em direção outcome- e experi- financiamento baseado, um formato que será aplicado a todos os financiamentos no WMF no futuro, tanto a nível interno e externo. Um exemplo desse tipo de experimento que tem escalado é o projeto Wikidata gerido pela WMDE, que tem crescido em uso, dados e contribuições ao longo dos últimos dois anos. Como resultado dessas respostas não abordam o envelope global de financiamento, mas sim definir as expectativas de que o financiamento deve ser justificada por esses resultados e sucessos desses experimentos.

Finalmente, as recomendações delinear as expectativas da WMF em direção a um foco estratégico na diversidade e crescimento do conhecimento em regiões emergentes e linguagens do movimento Wikimedia. Ele também descreve os papéis e as responsabilidades dos fundees na construção de relacionamentos locais com instituições e financiadores locais para fortalecer e validar seus programas.

Plano de fundo e contexto

O Comitê de Divulgação de Fundos (FDC) foi criado pela Fundação Wikimedia (WMF) em 2012, com a orientação do Grupo Consultivo FDC, para fazer recomendações ao Conselho WMF sobre como alocar efetivamente os fundos de movimento para alcançar a missão, a visão e estratégia da Wikimedia. A FDC, um comitê de nove membros da comunidade, revisa e orienta o Conselho acerca das concessões de apoio geral para fomentar os planos anuais das organizações da Wikimedia. A FDC havia feito quatro rodadas de recomendações de financiamento no Plano Anual de Concessões (APG), até à data.

Como você já sabe, o Grupo Consultivo reuniu-se novamente em maio de 2014 para fazer recomendações ao Conselho de Curadores da WMF sobre o futuro do Plano Anual de Concessões. Quero agradecer ao Grupo Consultivo FDC por sua revisão nos dois primeiros anos do Plano Anual de Concessões e, também, por suas recomendações. Gostaria também de agradecer a todos os membros da FDC, do passado e do presente, que foram essenciais neste processo.

Em resposta às recomendações do Grupo Consultivo, eu gostaria de oferecer um contexto ao meu pensamento.

Atualmente, na WMF, nós estamos continuando a nos focar em nossas principais capacidades: tecnologia, captação de recursos, e serviços jurídicos. Nosso foco principal em doações pretende continuar a permitir que os nossos voluntários individuais e de grupo, tanto com fundos quanto com apoio não monetário, implantem programas locais que aceleram o ritmo em direção à nossa missão.

Como a equipe Grantmaking faz isso, ele começou a avaliação de subvenções e do impacto do programa. Sabemos que esta é uma análise preliminar porque organizações do movimento apenas começou a medir sistematicamente os seus resultados. No entanto, este análise de impacto forneceu um quadro crítico para as minhas respostas, e as perguntas que eu e minha equipe orientam como nós pensamos em conjunto com a comunidade sobre os próximos passos. A análise descobriu que as organizações estavam fazendo muitos tipos diferentes de atividades off-line que podem ser traduzidos em impacto em linha, mas não houve correlação direta entre o tamanho das bolsas e seu impacto: as grandes doações não necessariamente se traduz em impacto significativo. A análise também destacou investimentos consideráveis ​​em estruturas organizacionais, sistemas e processos, mas não mostram que esses investimentos produziu impacto em linha quantificáveis, particularmente em termos de expansão de conteúdo (qualidade) e crescimento da base de contribuintes.

Finalmente, nossa análise mostra que, atualmente, a proporção de nossos fundos que vão para organizações globais Norte é 92,55%. Isto é, em um contexto em que a taxa de crescimento do número de leitores e de contribuição no Norte global é estável ou em declínio. A taxa editor ativo diminuiu em 2,3% em relação ao ano passado, enquanto que no (nossas regiões emergentes ou e comunidades linguísticas) do Sul Global, a taxa de crescimento editor ativo em relação ao mesmo período é de 21,7%. Declínio geral editor no Norte global foi de 1,4%, enquanto o crescimento global editor no Sul Global foi de 13,1%. Da mesma forma, as estimativas de pesquisa gap de gênero apenas uma corrente de 8-16% de nossos colaboradores se identificam como mulheres, com grandes lacunas no conteúdo feminino-focada em todos os Wikipedias e projetos da Wikimedia.

O que sabemos agora

  • A FDC tem sido uma grande melhoria em nosso processo de divulgação fundos: ele tem servido como um mecanismo crítico de revisão por pares de grandes doações de planos anuais e conduziu as conversas todo o movimento em torno da estratégia e impacto das organizações da Wikimedia. * Impacto de momento não é proporcional ao tamanho da concessão. Em comparando Grants plano anual (APG) com o Projeto e Grants de Eventos (PEG) vai organizações Wikimedia, descobrimos que por dólar subvenções plano anual desempenho pior do que as subvenções para projectos relacionados com o conteúdo. Enquanto isto pode ser devido à falta de comunicação, as dimensões globais de bolsas são grandes demais para ignorar a falta de resultados reportáveis.
  • Organizações Wikimedia têm potencial para parcerias de conteúdo de alto impacto ou mudança de política (com GLAM e educação instituições de nível nacional, por exemplo), mas nem sempre são capazes de alavancar esse potencial em escala. * organizações Wikimedia ainda não estão bem desenvolvidos em termos de competências em torno de concepção, implementação e avaliação de como eles gostariam de ser, e como o movimento pode precisar deles para ser. Apesar de avanços significativos têm sido feitos ao longo dos últimos dois anos, as organizações ainda não são muito eficazes no rastreamento de dados, mensuração de resultados e avaliação de impacto.
  • Poucas organizações têm vindo a construir e exercitar a capacidade de captação de recursos fora do WMF. A maioria das organizações FDC-suportados são atualmente no Norte global, onde existem vários caminhos para a mobilização de recursos e parcerias com financiadores locais é vantajoso para a nossa missão. * A proporção atual de concessões anuais do Plano indo para regiões Wikimedia e comunidades linguísticas emergente é 7,45%. Em contrapartida, seis organizações da Wikimedia financiadas através do FDC (WMDE, WMFR, WMUK, WMNL, WMCH, WMSE) recebe mais de 57% de todo o orçamento subvenções WMF (para os indivíduos a organizações estabelecidas). Os quatro primeiros capítulos receber 60% de todo o financiamento a organizações Wikimedia.

As questões que temos de abordar

  • Como podemos aumentar o impacto dos programas Wikimedia WMF / FDC-financiados? * O apoio não monetário é necessário por organizações Wikimedia dirigir impacto? Como devemos estruturar subsídios para focar o impacto?
  • Como podem as organizações Wikimedia alavancar parcerias locais de forma a melhorar significativamente o conteúdo sobre os projetos da Wikimedia on-line? Como podem as organizações Wikimedia desenvolver competências mais fortes na concepção, implementação e avaliação? * Como podem as organizações Wikimedia diversificar o seu financiamento e outros recursos, reduzir riscos e aumentar suas redes de parceiros, através do financiamento de organizações privadas e beneficentes locais?
  • Como podemos aumentar o nosso apoio e impacto sobre as regiões emergentes, idiomas e colaboradores? Como podemos tornar nossas comunidades e nosso conteúdo mais diversificado? * Como pode a FDC ser fundamental para melhorar ainda mais a nossa eficácia financiamento?

=== === Resumo

  • Precisamos de distribuir os fundos para os programas com os melhores resultados de desempenho - seja em áreas comprovadas ou experiências - e proporcionalmente menores custos em despesas gerais. No caso das bolsas de planos anuais, o foco principal deve ser em organizações de apoio e projetos que são bem sucedidos em trazer muito mais conteúdo on-line para os nossos projectos, particularmente em torno lacunas conteúdo críticos em diferentes Wikipedias linguagem ou projetos temáticos. * Organizações Wikimedia deve gastar uma parte significativa do seu orçamento programa, tempo e outros recursos em programas e projetos que são comprovadamente eficazes, seja com pilotos bem sucedidos ou registos fortes. Eles também devem ser o orçamento para experiências, mas com programas de baixo custo e pilotos. Eu acredito que a inovação ocorre tanto na geração de novas idéias e melhorar os processos atuais.
  • Formação, apoio na concepção e avaliação do programa, bem como outro tipo de apoio não monetário, é necessário para melhorar a eficácia dos programas. A WMF precisa dar mais atenção ao apoio e permitindo que programas eficazes e impactantes. Eu reconheço que a motivação voluntário é uma fundação importante para todo o nosso trabalho e requer programas que suportam interações sociais e de grupo, compartilhamento de idéias e de brainstorming offline. Eu também reconheço que esta é uma parte do trabalho que as organizações Wikimedia fazer em seu contexto local.
  • Temos de nos concentrar em objetivos que são melhor alcançados a nível local por uma organização local Wikimedia. Com foco e apoio, organizações Wikimedia poderia estar pronta para apoiar parcerias de conteúdo (por exemplo, com as instituições ou governos GLAM), bem como a mudança de políticas (por exemplo, para permitir Wikipédia para fazer parte das políticas nacionais de educação, ou apoiar dados abertos e licenciamento de educação primas). * organizações Wikimedia deve diversificar o financiamento através de outras organizações dentro de suas respectivas regiões, especialmente no Norte global e controlar os recursos em espécie que recebem.
  • Diversidade em conteúdo e colaboradores são factores fundamentais para aprofundar a qualidade do nosso conteúdo, e organizações da Wikimedia precisa ser fatores críticos em intervalos de diversidade desafiadoras em todo o nosso movimento (incluindo gênero e linguagem). Precisamos equilibrar fundos para regiões emergentes da Wikimedia diversidade e e comunidades linguísticas.

Impactantes, projetos e programas eficazes devem e serão financiados e recursos necessários para o melhor da capacidade do movimento. No entanto, temos de selecionar continuamente onde e como os recursos são mais utilizados. Estas são as perguntas que eu colocar na frente do WMF. E estas são as questões que temos de pensar em conjunto no que diz respeito a programas de financiamento lideradas por voluntários e organizações. À medida que aprendemos mais sobre o que funciona eo que não funciona em contextos particulares, a FDC também pode se concentrar mais na produtividade e eficácia dos programas específicos.

Eu acredito que as grandes idéias vêm de voluntários que imaginar e experiência: Estou animado pela paixão incrível e motivação que eu vejo de contribuintes individuais a grupos informais, desde emergente das organizações estabelecidas. Eu gostaria de ver a nossa estratégia doações continuam a concentrar-se, como a nossa equipa tem vindo a fazer, em um financiamento estruturado (e não apenas o financiamento) de diferentes fases de desenvolvimento de ideias e iniciativas: a partir de semear boas idéias, para crescer e expandir os efetivos e phasing práticas fora ineficaz.

Eu também irá se comprometer a oferecer os meus pensamentos como ED no próximo ano, no início do ano fiscal 2015-16, para rever o progresso deste ano passado, e ser claro sobre o nosso papel contínuo e evolutivo no apoio e financiamento do movimento.

Grupo Consultivo e ED recomendações

Estou respondendo ao Grupo Consultivo com os meus planos de como WMF pode mover estas recomendações para a frente. Eu delinear o que estamos a implementar de imediato, o que vamos fazer um pouco mais abaixo na estrada, eo que precisamos discutir com nossas comunidades, como parte da estratégia de longo prazo.

O Grupo Consultivo debateu nove tópicos principais:

  • Renovação simplificada ou financiamento contínuo para os candidatos * Segmentar propostas ou das bandas de financiamento "
  • Flexibilidade no processo * Métricas e avaliação do impacto
  • Diversidade de doações em todas as regiões * A diversificação das fontes de financiamento para organizações Wikimedia * Capacitação de candidatos
  • A elegibilidade para a adesão FDC * O envolvimento da WMF como candidato a fundo no processo FDC

Veja o recomendações completas do Grupo Consultivo.

A tabela abaixo resume as minhas respostas às recomendações.

FDC AG recommendation Action Comments
Renovação simplificada ou financiamento contínuo para os candidatos Sim Piloto de 2 anos
Segmentando propostas ou "faixas de financiamento" Ainda não As subvenções devem ser apoiados de acordo com o impacto, e não o tamanho da organização
Flexibilidade no processo ('guardrails' para ser removido) Sim, mas ... Guardrails estão sendo removidos da análise, mas qualquer taxa de crescimento deve ser diretamente relacionada aos resultados de programas específicos
Medições e avaliação do impacto Sim Medições globais e orientação da equipe pela WMF
Diversidade regional do financiamento Sim, mas ... A estratégia geral precisa ampliar recursos e focar na diversidade para apoiar a disponibilidade da comunidade e da organização para programas piloto para escalar com efetividade
Diversificação de fontes de recursos para as organizações da Wikimedia (sem se desviar do foco do programa) Sim OS relatórios irão começar medindo recursos em espécie assim como fundos; aumentar aprendizado e orientação em parcerias
Construção de capacidade dos inscritos Sim WMF, capítulos e especialistas externos trabalharem na eficiência tanto do programa quanto da organização
A eligibilidade para associação ao FDC (equipe das organizações da Wikimedia, garantir diersidade) Sim No staff on FDC; continue 2 year limits; ensure diversity particularly through Board selection process
WMF’s involvement as a fund-seeker in the FDC process Não, mas ... The WMF will increase the rigour of its own quarterly reporting, ensure public review of annual plan but not be part of the FDC process
Other issues Ação Comentários
Formulário de proposta simplificado Sim In place for October 2014 round of the FDC proposals; reporting format will also focus on key lessons for the movement
Reporting simplified Ainda não Two reports, with financial updates; learning in groups facilitated by WMF
Community consultation on next steps for APG grants and FDC process Sim End of community consultation by August 2015 with implementation due July 2016

Simplified renewal or continuing funding for applicants

The Advisory Group recommended a simplified renewal funding application process to make it easier for returning grantees to seek funds again.

What we’re doing

Simplifying proposal requirements, and piloting two-year, results-based grants for the APG process.

Rationale

In the past, Annual Plan Grants have had terms of 12 months, which allowed us to check progress and re-evaluate the appropriateness of the size of the grant as well as the ability of the organization to deliver on intended impact. However, 12 month grants can also limit the ability of grantee organizations to plan beyond one-year horizons on longer projects. A longer-term grant could also reduce the burden on both the grant applicant and the FDC. However, since the APG/FDC grant sizes are already large, the pilot will not include a growth in grant size for the second year and will focus on a smaller, well-defined grant.

Segmenting proposals or ‘bands of funding’

The Advisory Group recommended segmenting proposals into groups by size of request, age of organization, or any other criteria (e.g. by how much of their funding they receive through the FDC).

What we’re doing

We are continuing to develop on our current strategy of supporting different phases of development of movement ideas and initiatives, across the different grants programs that we offer, not only the FDC’s Annual Plan Grants. This would allow us to incubate and grow successful programs. We will be sharing more details of our current thinking on this as part of an overall strategy on supporting effective programs and projects through both funds and non-monetary resources. However, we do not believe that the Annual Plan Grants need specific segmentation because we do not currently see size of grant (or of organization) as being correlated to impact. We will continue to monitor the different groups within the FDC process to see if segmentation at the proposal stage is needed.

Rationale

I believe that the most important criterion for judging a proposal is current and potential impact. Today, a smaller grant issued by the WMF appears to be more effective than a larger grant. That is counter to well-established successful program metrics. Guidelines and parameters around funding should be encouraging ideas and innovation at a smaller scale, and focusing on optimizing impact in larger scale programs. I would like to continue to urge the FDC and all our other grants committees to judge a proposal on its effectiveness and impact criteria, in its own context and across the portfolio.

Flexibility in the process

The FDC Advisory Group considered whether the -20% to 20% “guardrail system”, as a general guidance for annual increases, was still appropriate in today’s context. They recommended instead having an organization be considered in its own context. Further, they proposed the creation of a "Grantmaking Advisory Group" that can help support an integrated strategy.

What we’re doing

We are no longer using the guardrails in the FDC process. During the pilot period, with very little data on impact, the guardrails served as a guideline and were not meant to be absolute. In fact, the FDC has made several recommendations that have gone above the 20% guideline.

Optimally, increases or decreases in funding should follow successes and failures of the programs they support and in a well designed system, the guardrails would not be necessary. However, given our current limitations around availability of data, we will continue our research on the current suggested maximum or minimum increases in funding. Aligning growth or decreases in funds with successes and failures of corresponding initiatives is one way to ensure that organizations are funded appropriately to their level of impact. This will be considered as part of our larger WMF strategic planning process rather than decided here, and as part of this process, our teams will work to secure data on what kinds of growth are appropriate and sustainable in our movement.

In addition, we’ll be thinking about whether a formal Grantmaking Advisory Group can serve us well and help us integrate our various grantmaking programs. We already informally reach out to a number of experts in different fields to help support our work.

Rationale

When the FDC process was created, the "guardrails" were devised as a tool to guide applicants in their funding requests and the FDC in their decisions. These funding guidelines outlined a suggested maximum increase or decrease of up to 20% to the previous year’s funding. This +/- 20% tool has been criticized as arbitrary and not meaningful. I am concerned that 20% itself can be a high level of growth for an organization that may be unprepared to manage it well. I would like the FDC to focus on results-based programs rather than staff as justification for budget.

It is worth noting as well that the “guardrails” approach may tend to reinforce and continue funding disparity between the Global North and Global South despite a general understanding that both needs and opportunities may be greater in the South.

The FDC should continue to review each proposal in its own context and consider the “value for money” question: to what extent will the proposed plan create impact, and is that impact commensurate with the funds requested?

We’ll continue to review this going forward.

Metrics and evaluation of the impact

The Advisory Group recommended that WMF define a set of global metrics and indicators for all proposals and reports, while encouraging applicants to self-define other quantitative and qualitative metrics pertinent to their context and strategies. They also noted that grantees should strive to measure how their offline activities impact online work.

What we’re doing

Global metrics have now been created and will build data to allow us to understand impact. The data we collect from global metrics will also give us a bird’s eye view of impact across the movement and allow us to compare the work of APG grantees to the work of others in different grantmaking programs. Other metrics, both qualitative and quantitative, that are relevant to grantees should continue to be proposed. WMF staff, particularly the Learning and Evaluation team, are prepared to offer support to grantees and applicants to help them identify baselines and set targets for metrics.

Further, I endorse the AG’s consideration around alignment with the Wikimedia mission and strategic goals. Offline activities should impact online work, or when they do not directly, this work should be closely linked to the strategic goals.

Rationale

Metrics and measures of success are critical to knowing whether we’re making a difference. APG grantees have made significant improvements in tracking and reporting progress against targets, but we all still have significant work to do, including WMF. The global metrics are intended to give us a portfolio or aggregate understanding of our impact as a movement, or as a set of grantees.

Grantmaking diversity across regions

The Advisory Group recommended that movement resources be distributed across diverse geographies, including to the Global South. However, they believe that organizational readiness, rather than geographic location, should remain the primary criterion for the FDC’s funding recommendations.

What we’re doing

The WMF has several other initiatives, including grants programs, available to support diverse movement constituents. The WMF Grantmaking team will be trialing a few campaigns to proactively increase diversity in the coming year.

Rationale

The Advisory Group identified one of the challenges the FDC faces, which is funding diverse geographies. I agree that one criterion is organizational readiness, but even more critical is the success of pilot programs led by diverse communities, that can then scale effectively. Within an organization’s geographic or thematic focus, I think more can be done towards bridging content and contributor gaps related to diversity. For example, some organizations have begun working with diaspora communities (for e.g. Wikimedia Sweden’s recent experiment in this area), and could focus more content partnerships towards this as well. While Wikimedia organizations should continue to support each other across the movement, our key focus should be on supporting the growth of diverse local communities and their leadership.

Diversification of funding sources for Wikimedia organizations

The Advisory Group discussed the diversification of funding for grantees, and encouraged organizations to consider resources beyond financial resources. While they believe there are benefits to increasing diversity of funds supporting our movement, they caution against spending significant time and resources on fundraising. They offered a number of specific guidances.

What we’re doing

Partnership building should be a prerequisite for all Wikimedia organizations requesting funding through the APG process. For those organizations that currently are not ready or are not active in building partnerships, the WMF should provide advice in building out that capacity before providing significant monetary support through the FDC.

If possible and appropriate in their contexts, APG grantees and applicants should be encouraged to develop other sources of partnerships and support (not just financial) beyond Wikimedia that are consistent with our mission. This kind of support and help increases local interest and commitment to Wikimedia projects.

It is essential for larger organizations to have diversified resources, including funding. This provides a healthy sanity check that we are attending to work that is meaningful to others and the community at large.

Rationale

We know that most movement organizations are heavily reliant on WMF as a source of funds. External partnerships can help promote financial sustainability as well as cultivate meaningful resources and relationships beyond money. These partnerships may actually help our grantees generate more impact, interest and ownership in their local contexts.

Increasing capacity building for applicants

The Advisory Group recommended increasing capacity building for grantees.

What we’re doing

While the FDC remains focused on its mandate to evaluate proposals to disseminate movement funds towards effective programs, WMF staff will be looking more at organizational effectiveness through research this year. However, in a global and distributed organization like ours, we advise that organizations also seek local training and information appropriate for their region.

Rationale

Our — and the FDC’s — focus should be on increasing on program effectiveness. Organizational capability and stability is an area of focus for WMF grantmaking staff and we have been developing this over time. Work is underway to contextualize organizational effectiveness for the Wikimedia movement, and that body of research will help AffCom and WMF staff to guide and support movement organizations.

As part of the strategic planning process, we will be looking at how our teams support learning and facilitate knowledge sharing on program level activities, including facilitation of programs required for this.

Eligibility for FDC membership

The Advisory Group made several recommendations about the composition of the FDC itself as a committee, including:

  • disallowing staff members of FDC-funded organizations from joining, as the strength of the FDC is that it is wholly a volunteer committee,
  • considering what the ideal amount of committee turnover is each year, and,
  • considering diversity in all ways in FDC membership.

What we’re doing

  • Staff of Wikimedia organizations will not be members of the committee.
  • Two-year terms will remain constant until we do another significant review of the overall grantmaking strategy, most likely in 2016.
  • When the Board is appointing FDC membership, diversity of all kinds will be prioritized.

Rationale

I believe that one of the strengths of this participatory grantmaking program is that the committee members are volunteers.

In terms of turnover, it is too early to know whether roughly 50% turnover annually is a desirable level as it takes time to come up to speed on issues and best practices around grant programs. Since there are currently no term limits, members may be selected or elected multiple times. I know that the FDC staff will work to ensure a strong orientation program and integration of new members. This issue may need to be addressed again in the future.

Finally, I agree that diversity on the FDC is critical. I am pleased that the current membership is diverse in areas such as gender, region, age, language, and offline and online experience, as well as experience on Wikimedia projects. We will have to ensure that a diverse group of candidates continues to serve the movement on the FDC.

WMF’s involvement as a fundseeker in the FDC process

The Advisory Group recommended a public review of the WMF’s annual plan prior to its approval by the Board, but did not agree on whether the WMF’s plan should go through the FDC process.

What we’re doing

The WMF greatly appreciated the FDC’s review of our plan, which helped shape some of our implementation this past year. However, we will not go through the FDC process again, as it was not easily suited to either the WMF planning process or the FDC deliberations process. At the same time, I take public review and transparency seriously and commit to having a form of public review of WMF’s annual plan. In addition, I would like community review of our work to be more iterative and periodic than only on an annual basis. Since WMF operational practices are being updated, we will share these as updates become available. As we move to the quarterly system, we plan to release our quarterly score cards as well.

Rationale

The WMF is committed to community review of our plan. As the lead movement infrastructure and support organization, the WMF has different goals and demands on its planning. WMF will integrate an open process into its yearly, quarterly and strategic planning. This is a broader process than the one that can be effectively managed by the FDC process.

Other issues

The Advisory Group discussed other issues, and I wanted to address a few where we are making changes.

Proposal form

What we’re doing

To keep the process simple, we will not create different proposal forms for different types of applicant organizations within a single grantmaking program like the Annual Plan Grants program. The Grantmaking team has significantly revised the proposal form to make it lighter, shorter and to incorporate global metrics.

Rationale

After each of the four previous rounds of funding, FDC staff have made minor revisions to the APG proposal form to improve data collection and minimize the back-and-forth needed with applicants following proposal submission. They work to keep the proposal form tight and light, collecting only data needed for analysis by the FDC. However there is often a balance needed with the amount of data to collect for the FDC’s decision-making process, given the FDC makes recommendations on up to $6,000,000. For the sake of analysis, along with due diligence and transparency to our donors, we must work hard to get the right balance.

I would ask the WMF grantmaking team to take on the burden of collecting additional information required for due diligence on larger grants. Increasing review and analysis of effectiveness of larger grants is necessary to ensure we are applying our funds wisely. This work will help us overcome some of the burden currently put on grantees and applicants, as well as address translation and language issues.

Requisitos do relatório

We have been considering whether four reports (3 progress and 1 impact) are excessive. The FDC AG also discussed this.

O que estamos fazendo?

I would like to reduce the reporting requirements from four to two: a mid-term report and a final impact report. Organizations should document their progress in programs and spending but will not be required to share it with the FDC (unless requested when necessary). Learning patterns and specific metrics are also being encouraged. Long-term we foresee creating different reporting requirements for different sizes of grants to further reduce burden on smaller grants.

We need to get better at capturing data and telling stories. The staff will need to revise and simplify the reporting forms to help enhance this and to include the global metrics, and we’ll be looking at how we can support grantees in this area going forward.

Justificativa

Currently, all APG grantees are required to submit both narrative and financial reports on a quarterly basis: progress reports in Q1, Q2, and Q3, followed by a final impact report including Q4, and totaling four reports. This are heavy requirements when our goal is to spend time on results, not administration. Some have shared that they appreciate the rigor and discipline of reporting, and have shaped their internal reporting systems to align with these requirements. These reports, including the financial reports, have helped inform FDC decisions. However, other applicants feel the reporting is cumbersome and detracts from mission-aligned work. Few members of the community seem to review these reports. In addition, KPMG audited WMF’s reporting requirements and found them to be higher than what was required by law and good practice.

I encourage organizations to submit learning patterns during the “off quarters” in which there is no reporting as a way to continue to ensure documentation of experience and knowledge, and to facilitate learning between movement constituents. A culture of learning is a critical component of the APG process, yet does not need to be done through traditional grant reporting. In place of the progress reports, we will put a greater burden on staff to review existing reports and communication by grantees, as well as to host learning conversations and events.

Próximos passos

As we go into this next year of the FDC process, supported by the Advisory Group’s faith in the work of the FDC members and staff over the past two years, I would like to see an open community consultation on impact through the Annual Plan Grants, over the ways in which to further strengthen the mission of the FDC: to review and recommend proposals of high current or potential value to the movement.

In order to do this, I suggest that:

By March 2015: the FDC Board representatives and staff have discussed with the FDC members and current grantees their suggestions for ensuring significant programmatic impact. I recommend discussing different options around grant sizes, and most importantly, working to understand the kind of non-monetary support that our organizations need to do better.

By July 2015: we would have heard from different community members (particularly core contributors) on the suggestions created in partnership with the FDC and Wikimedia organizations.

By August 2015: we would have a decision on any future structure and scope of the FDC to be implemented by July 2016. This would ensure that Wikimedia organizations in this process are consulted and have worked through their strategies for sustainable impact well before any potential changes are launched.

Agradecimentos especiais

I would like to thank everyone who has put their time and effort in this in the last two years. You have been instrumental in improving our programs as we move towards high-impact, distributed support towards Wikimedia projects.

Members of the FDC Advisory Group

  • Richard Ames, FDC Advisory Group
  • Thomas d'Souza Buckup, FDC Advisory Group
  • Ting Chen, FDC Advisory Group
  • Peter Ekman, FDC Advisory Group
  • Crystal Hayling, FDC Advisory Group
  • Christophe Henner, FDC Advisory Group
  • Kathy Reich, FDC Advisory Group
  • Pavel Richter, FDC Advisory Group

Members of the Funds Dissemination Committee, current and past:

  • Arjuna Rao Chavala (former)
  • Anne Clin (current)
  • Cristian Consonni (current)
  • Dariusz Jemielniak (current; Chair)
  • Ali Haidar Khan (current; Vice-Chair; former FDC Advisory Group member)
  • Delphine Ménard (current)
  • Matanya Moses (current; Secretary)
  • Dumisani Ndubane (current)
  • Mike Peel (former; former Secretary)
  • Yuri Perohanych (former)
  • Sydney Poore (current; former FDC Advisory Group member)
  • Osmar Valdebenito (current; former FDC Advisory Group member)
  • Anders Wennersten (former; former Secretary)

Ombudsperson

Susana Morais

WMF Board Members working with the FDC:

  • Frieda Brioschi, Wikimedia Foundation Board of Trustees (current Board representative to the FDC)
  • Bishakha Datta, Wikimedia Foundation Board of Trustees (current Board representative to the FDC)
  • Patricio Lorente, Wikimedia Foundation Board of Trustees (former Board representative to the FDC, current Vice-Chair)
  • María Sefidari, Wikimedia Foundation Board of Trustees (future Board representative to the FDC)
  • Jan-Bart de Vreede, Wikimedia Foundation Board of Trustees (former Board representative to the FDC, member of the FDC Advisory Group, current Chair)
  • Stu West, Wikimedia Foundation Board of Trustees (member of the FDC Advisory Group, former Chair of the Audit Committee)

And all the Wikimedia organizations and volunteers partnering with us.

Obrigado, Lila Tretikov, WMF