المنح:منح الخطة السنوية/بوابة لجنة توزيع الأموال/التقرير السنوي عن عملية لجنة توزيع الأموال للسنة المالية 2012-2013

عنوان التقرير: "التقرير السنوي عن عملية لجنة توزيع الأموال"

سبتمبر/أيلول 2013

الملخص التنفيذي

تأسست لجنة توزيع الأموال كي تقدم توصيات تتعلق بكيفية "التخصيص الفعال لأموال الحركة بغرض تحقيق رؤية ويكيميديا ورسالتها واستراتيجيتها." تراجع لجنة توزيع الأموال الاقتراحات المقدمة من جهات ويكيميديا المستوفية للشروط للحصول على دعم مالي عام، والذي يغطي "خطة أحد المنظمات السنوية الإجمالية لتحقيق أهداف الرسالة،" والتي تشمل "كلا من المصروفات المستديمة (مثل الرواتب والمصروفات المكتبية) وأي تكاليف برامجية تتكبدها المنظمات كي تحقق أهدافها." الغرض من هذه العملية المشددة هو ضمان أن موارد الحركة المالية توزع بطريقة تتسم بالشفافية وعلى أساس "أنها ليست استحقاقات." ومن ثم يتخذ مجلس أمناء مؤسسة ويكيميديا قراره بشأن توصيات اللجنة. بدء العمل بهذه العملية منذ سبتمبر/أيلول 2012 حيث قدمت اللجنة جولتين اثنين من توصيات التمويل حتى الآن في نوفمبر/تشرين الثاني 2012 ومايو/أيار 2013، والذين اعتمدهم بالكامل مجلس أمناء مؤسسة ويكيميديا.

النتائج

• إجمالا، نرى أن عملية لجنة توزيع الأموال مرضية وتتسم بالشفافية وعادلة رغم تحديد عدة نطاقات منها على أنها في حاجة لبعض التحسين. لقد أضفنا ملاحظاتنا على مدى التحسن في هذه النطاقات في القسم الأخير من هذا التقرير. إلا أن الأثر الأطول أجلا لهذه النتائج ومدى التقدم تجاه تحقيق أهداف الحركة ككل لا زالت غير معلومة. كما أن الحوار لا زال دائرا فيما يتعلق بما إذا كانت الأموال تنفق في أكثر البرامج أثرا وما إذا كان تحويل الجهات إلى مؤسسات هو استخدام فعال لموارد الحركة ككل. هذا الأمر سيكون أحد المجالات التي تتطلب الانتباه إليها خلال السنة القادمة، وكذلك مراجعة المجموعة الاستشارية التابعة للجنة توزيع الأموال في نهاية فترة التجربة البالغة سنتين.

لا يمثل برنامج المنح للخطة السنوية الخاص بلجنة توزيع الأموال أفضل نموذج لكافة الجهات، حتى ولو كانت مستوفية لشروط تقديم اقتراح. شجعنا بعض الجهات على اختيار برنامج منح المشاريع والفعاليات (الذي يعرف بالاسم السابق برنامج منح مؤسسة ويكيميديا) عوضا عن برنامج منح الخطة السنوية التابع للجنة لأن برنامج منح المشاريع والفعاليات قد يكون أكثر ملائمة لحاجتهم وموضوعاتهم، خاصة حينما لا تحتاج المنظمات موظفين بدوام كامل. بدا أن العديد من الجهات غير مدركة للاختلاف بين برامج منح مؤسسة ويكيميديا المختلفة؛ ولهذا نحتاج لبذل المزيد من الجهد لتوضيح المتطلبات والتوقعات واحتمالات كافة برامج منح مؤسسة ويكيميديا.

• في ظل مبالغ وطبيعة التمويل المخصص من خلال هذه العملية، نرى أن عملية تقديم الاقتراحات ومراجعتهاتستهلك الوقت بشكل مناسب. ورغم ذلك، شعر بعض مقدمي الطلبات أن متطلبات الاقتراحات كانت مرتفعة جدا.

• نرى أن المداولات المشددة الشخصية التي تستعين بأسلوب يعتمد على إجماع الآراء مكونا هاما في إنجاح عمل لجنة توزيع الأموال. رغم الاختلافات المبدئية الشديدة في الآراء، إلا أن الأعضاء وافقوا في النهاية على التوصيات بعد نقاشات مطولة تتعلق بجوانب قوة وضعف وإمكانات كل اقتراح.

• واجه عمل لجنة توزيع الأموال تحديا ألا وهو كيف يجب على كبرى جهات الحركة، مؤسسة ويكيميديا، المشاركة. في السنة الأولى، قدمت مؤسسة ويكيميديا جزءا من خطتها السنوية وميزانيتها لتكون اقتراحها للجنة لتحصل على 4.5 مليون دولار أميركي. قدمت مؤسسة ويكيميديا اقتراحا بشأن السنة المالية الحالية، ولهذا أخذ كلا من الخطة والميزانية بينما كانت هذه الخطة تنفذ بالفعل. حينما قدم التمويل للاقتراح، كان تنفيذ تلك الخطة جاريا لمدة ستة أشهر. بينما أن الأمر اعتبر ناجحا أن تضم مؤسسة ويكيميديا في العملية كطريقة لزيادة أثر رأي المجتمع والشفافية في مراجعة الخطة السنوية للمؤسسة وميزانيتها، لم يعتبر مراجعة خطة جزئية في النهاية أمرا ناجحا للجنة أو للمؤسسة.

• خلال السنة الأولى من تنفيذ عمل لجنة توزيع الأموال، وضعت كافة الأنظمة والعمليات التي ينص عليها هيكل اللجنة وكانت النتائج صالحة. شمل ذلك تقديم شكوى إلى ممثلي مجلس لجنة توزيع الأموال التابع للمؤسسة وكذلك التماس مقدم إلى أمين مظالم اللجنة، بالإضافة إلى بعض "الأحداث الغير معتادة": تحدي في الحوكمة في ويكيميديا المملكة المتحدة، وانتقال إداري في ويكيميديا فرنسا وكذلك أصبحت جهتين اثنين (ويكيميديا هونغ كونغ وويكيميديا التشيك) غير مستوفتين للشروط بسبب انعدام الالتزام أثناء عملية مراجعة لجنة توزيع الأموال، وكذلك اقتراح غير صالح قدمته ويكيميديا التشيك. ثبت أن العمليات والأنظمة المبينة في إطار العمل كافية للعديد من السيناريوهات وقدمت لذوي العلاقة الإرشاد لما كان قد يتحول إلى مواقف تمثل أزمات.

• وبينما وضعت هذه الأحداث الغير معتادة العمليات والأنظمة على المحك، برزت أسئلة تتعلق بما إذا كانت المتقدمين إلى اللجنة كانوا على استعداد لعملية مثل تلك التي تستخدمها لجنة توزيع الأموال فيما يتعلق بهذه المستويات المرتفعة من التمويل. في الوقت الحالي تخضع العديد من جهات لجنة توزيع الأموال لوضع سياسات وممارسات تنظيمية جيدة (مثل تعارض المصالح)، وهي تتلقى في بعض الأحيان التمويل قبل تنفيذ سياسات الحوكمة القوية.

الأشياء الهامة في صورة أرقام من السنة الأولى

• العدد الإجمالي للجهات التي تقدمت بعروض: كان عدد الاقتراحات الإجمالي التي تلقيناها هو 16 في السنة 1 (2012-2013) والتي قدمتها 15 جهة مؤهلة للتقديم. ملحوظة: تقدمت ويكيميديا فرنسا باقتراحات في كلتا الجولتين، وتلقت "تمويل مرحلي" لمدة 6 أشهر في 2012-2013 الجولة 1 وكذلك تمويل لكامل الخطة التي تستغرق 12 شهر في 2012-2013 الجولة 2." نتوقع أن يزيد عدد الجهات التي ستقدم اقتراحات في السنوات القادمة حيث تصبح المزيد والمزيد من الجهات مؤهلة للتقديم..

• تلقت غالبية الاقتراحات المقدمة تمويلا: تلقت 13 اقتراحا (12 جهة) التمويل، بينما رفضت 3. ولذلك تلقى ما نسبته 81% من الجهات التي قدمت اقتراحات تمويلا لاقتراحاتها.

• نطاق بعيد التباين في حجم الطلبات: بلغ حجم الطلبات المتوسط (المتوسط الحسابي)، باستثناء طلبات مؤسسة ويكيميديا، 478,063 دولار أميركي. وكان مبلغ أصغر طلب هو 14,065 دولار أميركي، كما كان مبلغ أكبر طلب هو 1,820,000 دولار أميركي.

• خصصت نسبة كبيرة من المبالغ التي طلبت: خصصنا في كلتا الجولتين 79% من المبالغ التي طلبت. لو استثنينا الطلبات التي لم تحظى بأي مبالغ مخصصة أو تلقت تمويل مرحلي فقط، تم تخصيص 89% من المبالغ التي طلبت. ولو استثنينا مؤسسة ويكيميديا، خصص إجمالي نسبته 81% من المبالغ التي طلبت.

• مشاركة المجتمع في مراجعة الاقتراحات: نشر 97 مستخدم فريد 181 تعليق في 2012-2013 الجولة 1 و84 مستخدم في 2012-2013 الجولة 2 على صفحات نقاش الاقتراحات لكلا الجولتين.

• التكلفة الإجمالية: خصص في السنة المالية 2012-2013 مبلغ قدره 9,173,409 دولار أميركي لخمسة عشر جهة أو 4,714,409 دولار أميركي لو استثنينا مخصصات مؤسسة ويكيميديا. كما أنفق مبلغ 537,911 دولار أميركي لأغراض المساندة وتكاليف غير مباشرة كما يلي: 175,835 دولار أميركي أنفقت على الموظفين، 65,424 دولار أميركي أنفقت على المداولات وجها لوجه (السفر والمكان والإقامة)، 2,466 دولار أميركي أنفقت على نفقات تشغيلية، 294,186 دولار أميركي أنفقت على نفقات غير متكررة تغطي رسوم استشارات مجموعة بريدجسبان وذلك أثناء وضع عملية لجنة توزيع الأموال.

مخصصات 2012-2013 الجولة 1 التي طلبت وسددت	مخصصات 2012-2013 الجولة 2 التي طلبت وسددت	شهد نطاق واسع من الطلبات معدلات عالي من التمويل	الجهات التي تلقت التمويل حصلت على أكثر من 80% من طباتها وذلك في المتوسط
إجمال ما طلب 10.4 مليون؛ المخصص 8.5 مليون (82%)	إجمالي ما طلب 1.2 مليون؛ المخصص 0.7 مليون (55%)	باستثناء مؤسسة ويكيميديا

آراء المدير التنفيذي لمؤسسة ويكيميديا المتعلقة بعملية لجنة توزيع الأموال

أصبحت عملية لجنة توزيع الأموال سارية منذ شهر مارس/آذار 2012 بعد قرار اتخذه مجلس أمناء مؤسسة ويكيميديا والذي طلب من المدير التنفيذي للمؤسسة تولي زمام أمر تأسيس إطار يوفر

• وصف للكيفية التي سوف تمارس بها لجنة توزيع الأموال عملها؛
• خطة انتقالية لتنفيذ ذلك وكذلك تنفيذ جزئي في 2012-2013 وتنفيذ كامل في 2013-2014؛
• وعملية تهدف إلى التقييم والمراجعة والتشذيب في عدة مراحل.

كل ما سبق تم بالفعل. وفي يوليو/تموز 2012، وبعد تلقي الكثير من تعليقات المجموعة الاستشارية للجنة توزيع الأموال وأعضاء المجتمع الذين شاركوا على صفحات النقاش وموظفي مؤسسة ويكيميديا، وضعنا الإطار حيز التنفيذ. كنا على دراية في وقت تأسيس الإطار أنه سوف يتطلب جهدا كبيرا من المجتمع وموظفي المؤسسة وبوجه خاص أعضاء للجنة توزيع الأموال الأولين، كي يساندوا "عملية تلقي طلبات واتخاذ قرار تتسم بالشفافية" لتخصيص أموال الحركة وكذلك إنشاء "مركز تميز في الحركة وذلك عن طريق رفع مستوى الجهات إلى مستوى معياري مرتفع في الخطط التي تضعها وتنفيذ خططهم."

التقرير الماثل هو تقرير مقدم إلى مجلس مؤسسة ويكيميديا -- وإلى الحركة دون حصر -- يتعلق بالرأي وبما تعلمناه في السنة الكاملة الأولى من عملية للجنة توزيع الأموال. حسب الإطار الموضوع، سوف تجتمع المجموعة الاستشارية للجنة توزيع الأموال في السنة القادمة كي تقدم مشورتها إلى المدير التنفيذي للمؤسسة فيما يتعلق بالتحسينات على العملية استنادا إلى التقييم المحدث وما تعلمناه. وفي نهاية الفترة التجريبية التي تبلغ سنتين لعملية للجنة توزيع الأموال، وهو ما سينتهي في منتصف شهر أغسطس/آب 2014، سوف يضم المدير التنفيذي للمؤسسة هذا الإرشاد المتلقى من المجموعة الاستشارية إلى التوصيات المقدمة إلى مجلس الأمناء سواء كان القرار هو الاستمرار في عملية لجنة توزيع الأموال أم لاـ وإن كان الأمر كذلك، ما هو شكل الاستمرار.

بالنظر إلى ما سبق، لقد تخطت السنة الأولى من عملية لجنة توزيع الأموال توقعاتي في عدة جوانب.

• تصميم الأمر على هيئة آلية تمويل تتسم بالمشاركة والشفافية والاعتماد على المجتمع: عملية لجنة توزيع الأموال فريدة: حيث أنها أكثر عمليات توزيع الأموال اتساما بالمشاركة والانفتاح والشفافية والدمج والحصول على إجماع الآراء التي رأيتها. لا تقوم أي جهة أخرى بمنح المنح بهذه الطريقة، حيث أن أغلب جوانب الاقتراح والمراجعة والتوصية واتخاذ القرار تتم في العلن وتكون متاحة ليعلق عليها أي شخص. كان هدفنا تصميم وتنفيذ عملية تكون متسقة بالكامل وقيم الحركة ويسرني أننا نجحنا في تحقيق ذلك.

• التوقيت والتنفيذ: لم نعلم أثناء تصميم الإطار إن كانت عملية لجنة توزيع الأموال سوف تكون قابلة للتنفيذ بالفعل. كان ممكنا جدا أن يتبين أن ما يبدو قابلا للتنفيذ نظريا مستحيل التنفيذ. يسرني أن العملية ظلت على الدرب المخطط له من ناحية الوقت طوال السنة، كما أنها حققت بنجاح هدفها الأساسي: توزيع المال على منظمات الحركة بطريقة تمكنهم من تنفيذ عملهم.

• صرامة واستبصار في المراجعة: حينما دشنا لجنة توزيع الأموال، لم نعلم ما إذا كان أعضاء لجنة توزيع الأموال سوف يكون لديهم الخبرات وسداد القرار الذين يمكناهم من اتخاذ قرارات تمويل صائبة. أنا في غاية السعادة أن اتخاذ القرار الأولى يدل على ذلك. ضمت لجنة توزيع الأموال الافتتاحية سبعة أعضاء من المجتمع (بالإضافة إلى اثنين آخرين انتخبا مؤخرا) من كافة أنحاء العالم ولديهم خبرات تتعلق بمختلف مشاريع ويكيميديا وفي مجال التمويل والمنح وإدارة المشاريع وكذلك اثنين ممثلين عن أعضاء المجلس بصفة مراقبين على عمل لجنة توزيع الأموال؛ سويا تمكن الجميع من تولي زمام عملية مراجعة عالية التحفيز وتتسم بالحرص. كما أنهم اتخذوا قرارات حرجة: لم يوصوا بالتخصيص الكامل لكافة من تقدموا بطلبات، ورفضوا ثلاثة اقتراحات على أساس تحديات الريادة علاوة على وجود سوابق غير ملائمة تتعلق بالالتزام بشروط رفع التقارير السابقة وكذلك تنفيذ البرنامج وأثره.

• صرامة في تقييم "الأحداث الغير معتادة" والرد على الشكاوى الهامة والالتماسات: بينما كانت لجنة توزيع الأموال تدرس طلبات التمويل، تحتم على اللجنة في عدة حالات أن تتخذ قرار بشأن كيفية التعامل مع الطلبات المقدمة من جهات تعاني من تحديات خطيرة في أمور الريادة والحوكمة (والتي أطلقنا عليها عبارة "الأحداث الغير معتادة"). حيث كانت تعاني ويكيميديا المملكة المتحدة من مشكلات في مستوى الحوكمة وكذلك مشكلات تتعلق بتضارب المصالح. كما واجهت ويكيميديا فرنسا تحديات تتعلق بانتقال الريادة. وكذلك تقرر أن جهتين واللتين كانتا تأملان أن يكونا مؤهلين لتلقي تمويل من لجنة توزيع الأموال أنهما غير مؤهلين بسبب عدم استيفاء المتطلبات. استخدمت الجهات التي طلبت التمويل عمليات عرض الشكاوى الالتماسات التي تتبعها لجنة توزيع الأموال في بعض من هذه الحالات، وهو ما أفضى إلى إجراء تحقيق وكذلك رفع تقارير على يد أمين المظالم والي تبعتها قرار من ممثلي مجلس أمناء المؤسسة لدى لجنة توزيع الأموال، وذلك لتأييد توصيات اللجنة رغم معارضة طالبي التمويل. يسرني مدى الجدية التي تعاملت بها لجنة توزيع الأموال مع "الأحداث الغير معتادة" وكذلك يسرني أن عمليات دراسة الشكاوى والالتماسات خضعت للاختبار ويبدو أنها أيضا تعمل بكفاءة.

كما أرغب في التلميح إلى أن مستوى رفع التقارير العامة المتعلقة بالجهات بخصوص أنشطتها قد ارتفع بشكل ملحوظ منذ تدشين عملية لجنة توزيع الأموال. قبل تدشينها لم تكن الكثير من جهات ويكيميديا ترفع تقارير عامة عن أنشطتها، كما كانت بصفة مستمرة غير ملتزمة بمتطلبات رفع التقارير المذكورة في كلا من اتفاقيات الفصل المحلي واتفاقيات المنح. منذ تدشين عملية لجنة توزيع الأموال، ارتفعت نسبة كلا من الانفتاح والشفافية في كافة أرجاء الحركة. أنا على يقين أن هذا الأمر ناتج عن عملية لجنة توزيع الأموال وحتى لو كان الأمر غير ذلك، نرى أن هذا التغيير يحظى بالترحيب ويستحق أن يذكر.

نتيجة: أنا في غاية السرور لنتائج السنة الأولى للجنة توزيع الأموال. وبما أنني ذكرت ذلك، أرغب في أن ألمح إلى أن لدي بواعث قلق خطيرة تتعلق بكيفية نمو جهات الحركة. ألمح إلى هذه الأمور هنا ليس لأنها تمثل بالضرورة مشكلات تتعلق بعملية لجنة توزيع الأموال ذاتها، بل لأنني على يقين أن لجنة توزيع الأموال سوف تلعب دور هام في المساعدة في التصدي إلى هذه المشكلات وحلها بمرور الوقت.

• موارد غير متكافئة وأثر منظمات ويكيميديا: أرى أنه في الوقت الحالي يتولى صرف قسم كبير جدا من أموال الحركة الفصول المحلية. القيمة الفعلية في مشاريع ويكيميديا تتأتي في المقام الأول من المحررين الأفراد: أفراد ينشؤون قيمة للقراء، ونتيجة ذلك هي أن هؤلاء القراء يتبرعون بالمال للحركة. لدينا أكثر ن 40 منظمة تابعة لويكيميديا في الوقت الحالي، 12 منها تلقت مخصصات مالية من لجنة توزيع الأموال السنة الماضية. ذهب ما نسبته 89% أو مبلغ 5.04 مليون دولار أميركي من إجمالي 5.65 مليون دولار أميركي التي دفعتها مؤسسة ويكيميديا كمنح في السنة الماضية إلى جهات شقيقة، ومنها مبلغ 4.71 مليون دولار أميركي (83% من إجمالي المنح) إلى هذه الجهات الاثنى عشر من أجل خططها السنوية. أنا لست على يقين من أن القيمة الإضافية التي تحققها جهات الحركة مثل الفصول المحلية تبرر التكلفة، وأتساءل ما إذا كان الأمر أكثر منطقية للحركة أن تخصص مبالغ أكثر للدعم المالي المباشر للأفراد الذين يعملون في هذه المشاريع.

• طغى على عملية لجنة توزيع الأموال وجهات نظر الفصول المحلية:يقلقني أيضا أن لجنة توزيع الأموال ذاتها -- أهم وأقوى آليات التمويل في حركتنا -- تضم فيها عدد قليل جدا من الأعضاء الغير منتمين إلى فصول محلية: حيث أن غالبية الأعضاء يشغلون أو كانوا يشغلون عضوية مجلس أمناء فصل محلي. أنا على دراية أن الأفراد ذوي الخبرة في الفصول المحلية قد يستقطبون للعمل في لجنة توزيع الأموال لذات الأسباب التي جذبت للعمل في فصل محلي، وأدرك أن المهارات والخبرات التي اكتسبوها في عملهم في الفصول المحلية قد يضعهم في مكانة جيدة لتولى أعمال لجنة توزيع الأموال. أدرك أيضا لماذا قد يختار الويكيميديين الغير منتمين لفصول محلية (لذات الأسباب لم يشاركوا في العمل في أحد الفصول المحلية) ألا يشاركوا في لجنة توزيع الأموال. إلا أنني يساورني القلق لأن لجنة توزيع الأموال معتمدة بشكل كبير على الفصول المحلية، وزاد قلقي ولم يقل بعد انتخاب أعضاء اللجنة سنة 2013 والتي نتج عنها أن شغل كرسيين شاغرين في اللجنة أعضاء في مجالس أمناء فصول محلية. أود أن أوضح ما أقصد: أنا على ثقة أن أعضاء لجنة توزيع الأموال يضعون صالح الحركة قبل مصالحهم الشخصية، ويشمل ذلك مصالح فصولهم المحلية. إلا أننا أؤمن أيضا الأفراد المشاركين في منظمات محلية (ومنظمات ويكيميديا) لديهم نظرة عالمية محددة والتي تختلف إلى حد ما عن الويكيميديين الذين اختاروا ألا يشاركوا في منظمات ويكيميديا ذات الكيان القانوني، وأرى أن عملية توزيع الأموال الصحيحة قد تنتفع من وجود أكثر من وجهة نظر. وكذلك ورغم أنني أثق في أن أعضاء لجنة توزيع الأموال الحاليين يضعون صالح الحركة أولا، أرى أن عملية لجنة توزيع الأموال والتي يهيمن عليها طالبي التمويل لا توفر حسب تشكيلتها الحالية حماية كافية من تبادل المصالح وخدمة مصالح الذات وممارسات أخرى فاسدة. كنت آمل أن يقلل من هذه المخاطر وجود لجنة توزيع الأموال المتمتعة بالاستقلالية بعيدا عن الأفراد المنتمين لجهات، إلا أنه وحتى الآن تشير الأدلة إلى أن العدد لا زال قليل وقد يقل بمرور الوقت، كما لا أرى انه من المعقول أن نتوقع أن تكون أقلية من الأعضاء المستقلين هي آلية الحماية الوحيدة من الفساد. كما ألمح قلقي النقطة التي ذكرتها المجموعة الاستشارية للجنة توزيع الأموال وهي أن أفراد المجتمع الذين يهتمون بالموضوع أكثر من غيرهم هم مقدمي الطلبات وأن مشاركة المجتمع في التدقيق على الاقتراحات منخفضة جدا. إنني أقدر لو قامت المجموعة الاستشارية للجنة توزيع الأموال أن تدرس هذه المشكلة، وأن تقدم توصياتها المتعلقة بحلها في المراجعة التي سوف تقوم بها.

• نمو التنظيم المؤسسي للحركة: أثناء عملية التخطيط الاستراتيجي للمؤسسة، في بداية سنة 2010، كان هناك فقط ثلاثة فصول محلية لديها موظفين. وبنهاية السنة الأولى من عملية لجنة توزيع الأموال، كان هناك ما لا يقل عن 15 جهة شقيقة لويكيميديا والتي لديها موظفين بدوم كامل أو جزئي ومقار (ليست كلها مشمولة في عملية لجنة توزيع الأموال). وفي ظل وجود هذا التفاوت الكبير في موارد الحركة -- كما ذكرنا من قبل -- الذي يوجه تمويل الحركة إلى الجهات "المؤسسة تنظيميا"، علينا أن نسأل هل المنافع فعلا تماثل التكلفة. من الممكن أن يساعد الانتقال الموجه بعناية إلى دعم بعض الموظفين أن يظل مجتمع المتطوعين متحفزا ومهتما، إلا أن المخاطر وتكلفة تأسيس مؤسسات مادية يرفع بشكل كبير، بالإضافة إلى ديناميات تكون صعبة في بعض الأحيان بين الموظفين والمجتمع، كما أشار بعض من مقدمي الطلبات إلى لجنة توزيع الأموال هذه السنة. علينا أن نسأل أنفسنا ما إذا كان ثمة طرق أكثر إبداعا ومرونة لتنظيم حركتنا والتي تساند عملنا بشكل أفضل وكيف يمكن لعملية لجنة توزيع الأموال أن تشجع هذه العملية الرامية إلى التفكير والتدبير.

• تكاليف باهظة ونتائج غير واضحة: أنفقت مؤسسة ويكيميديا في السنة الماضية 4.71 مليون دولار أميركي كمنح خطة سنوية من خلال لجنة توزيع الأموال وذلك باستثناء مؤسسة ويكيميديا (5.65 مليون دولار أميركي لكافة المنح)، ونظن أن هذا المبلغ سوف يصل إلى حوالي 6 ملايين دولار أميركي هذه السنة كمنح خطة سنوية تمنحها لجنة توزيع الأموال (8 ملايين دولار أميركي إجمالا في شكل منح). هذا المبلغ مبلغ كبير جدا. وبينما أن فرق تقييم وتصميم البرامج وتعلم المنح وتقييمها التابعة لويكيميديا سوف تساعد لجنة توزيع الأموال في استيعاب أثر برامج ويكيميديا العالمية، لا توجد في الوقت الحالي أدلة كافية تشير إلى أن هذا الإنفاق يساعدنا كثيرا على تحقيق رسالة ويكيميديا. أرى أننا ننفق الكثير من المالي أكثر مما تبرره النتائج التي نراها. يقلقني معدلات النمو التي تطلبها الجهات التي تقدم طلبات التمويل إلى لجنة توزيع الأموال: أرى أنه كي نبرر حجم المنح التي طلبت، على الجهات المشاركة أن تكون قادرة على أن تبين كيف سيكون لخطتها السنوية مساهمة كبيرة في مساعدة حركة ويكيميديا على تحقيق رسالتها.

تدارس مجلس أمناء مؤسسة ويكيميديا بالفعل العديد من هذه التحديات في إرشادات موجهة إلى لجنة توزيع الأموال في أبريل/نيسان 2013، ومن الهام خلال السنة القادمة، أن تستجيب عملية لجنة توزيع الأموال للمجلس بأن تقدم حلول بناءة لهذه التحديات. وكما ذكر المجلس، "نحن محظوظون لأن لدينا الموارد المتوفرة لنا، ونحن ممتنين لمتبرعي حركة ويكيميديا الكرماء. ومع هذه الميزة تأتي المسؤولية: نحن ندين لمجتمعنا المكون من مساهمين وقراء ومتبرعين كي نستغل الموارد بشكل مسؤول قدر الإمكان، كي نحقق أعلى أثر ممكن في سبيل تحقيق رؤيتنا."

تمهيد

عملية التمويل

عملية تقديم اقتراحات إلى لجنة توزيع الأموال

كما هو مبين في الجدول الزمني لتقديم الاقتراحات، تتلقى لجنة توزيع الأموال مرتين كل سنة من الجهات المؤهلة لتلقي الدعم العام (الغير مقيد) أموال مخصصة لأغراض العمل المتماشي وحركة ويكيميديا. في السنة الأولى من عمل لجنة توزيع الأموال (2012-2013)، قدمت جولتين من الاقتراحات. وبعد كل عملية مراجعة مشددة، والتي شملت مراجعة المجتمع وتقييم الأفراد العاملين في اللجنة، تنظر اللجنة في أمر كل اقتراح طوال شهر كامل وتجتمع كي تتداول بدقة هذه الاقتراحات شخصيا خلال فترة 3 إلى 4 أيام. وحينما تصل اللجنة إلى إجماع في الرأي، تقوم بإرسال توصيات التمويل إلى مجلس أمناء مؤسسة ويكيميديا وتنشرها على المجتمع.

صمم كلا من لجنة توزيع الأموال وعملية تقديم الاقتراحات كي تفسح المجال كبيرا للمساهمة ومشاركة المجتمع والشفافية والمساءلة. هذا البرنامج بشكل برنامج منح أموال غير معتاد ويحتوي على سمات كثيرة فريدة، مثل فترة مراجعة المجتمع والتي توجه فيها الدعوة للمجتمع كي يشارك أسئلته وتغذيته الراجعة المتعلقة بالاقتراحات؛ ووثائق متاحة للعامة تتعلق بالرأي والملاحظات التي أبدتها اللجنة ومداولاتها؛ وكذلك أمين مظالم يتولى التحقيق في العملية ونظر الالتماسات؛ وتنظيم استبيان بعد كل جولة لجمع التغذية الراجعة والشكاوى وبواعث القلق ومستوى الرضاء وذلك بغرض التحسين المستمر في الجولات التالية.

المتقدمين بطلبات إلى لجنة توزيع الأموال

يمكن للجهات الشقيقة لويكيميديا المؤهلة أن تقدم اقتراحات إلى لجنة توزيع الأموال كي تحصل على تمويل عام لتساند خططتها السنوية. في السنة الأولى، كانت كافة الجهات عدا واحدة (مؤسسة ويكيميديا) فصول محلية. وكان مقر أربعة عشر من أصل خمسة عشر جهة التي قدمت الاقتراحات أوربا وأميركا الشمالية وأستراليا؛ في حين أن واحدة فقط كانت في "الجنوب العالمي" (الأرجنتين). تقدمت العديد من الجهات باقتراحات إلى لجنة توزيع الأموال لتحصل على منحة خطة سنوية أو تخصيص أموال لتغطية تكاليف الموظفين والمقار التي تساند العمل البرامجي. تفاوتت في الجولتين الأوليين من عملية الاقتراح الجهات من ناحية حجم المجتمعات الجغرافية التي تغطيها والتاريخ البرامجي والميزانية وسنوات العمل ومستوى نشاط المجتمعات ومجالسها وعدد موظفيها.

اللجنة

تألفت لجنة توزيع الأموال الافتتاحية من سبعة أعضاء عينهم مجلس أمناء مؤسسة ويكيميديا في سبتمبر/أيلول 2012 من سبعة دولة (بنغلاديش والهند وبولندا والسويد والمملكة المتحدة وأوكرانيا والولايات المتحدة) ومختلف الخلفيات العملية داخل الحركة. مر كل منهم بعملية اختيار شملت مراجعة على موقع الويكي ومقابلات هاتفية ووقع الاختيار بفضل خبراتهم في أعمال منح الأموال أو الأعمال المالية أو إدارة البرامج، علاوة على تاريخهم كأفراد في المجتمع من كافة مشاريع ويكيميديا. وفي يونيو/حزيران 2013 انضم إليهم عضوين اثنين انتخبوا حديثا من إيطاليا وفرنسا/ألمانيا. والآن تتألف اللجنة من سبعة ذكور وأنثيين. كما تتعاون لجنة توزيع الأموال مع ممثلين اثنين من مجلس أمناء مؤسسة ويكيميديا وكذلك أمين مظالم مستقل ويساندها واحد من موظفي المؤسسة العاملين بدوام كامل، وكذلك مساندة كبيرة من عضوين من فريق منح المنح، وآخرين من مؤسسة ويكيميديا فيما يتعلق بالفرق القانوني والمالي وفريق الاتصالات.

تقرير السنة الأولى المتعلق بعملية لجنة توزيع الأموال

الغرض من هذا التقرير هو توثيق حالة عملية لجنة توزيع الأموال والخبرات التي تعامل معها ذوي العلاقة، وذلك لإبراز التغذية الراجعة التي تلقيناها خلال السنة الماضية لنشارك نزوع ومدى التقدم الذين تلقيناهم من الجهات التي تلقت المخصصات المالية وكذلك ذكر التغييرات التي تمت حتى تاريخه بهدف التحسين. حرر التقرير لكافة ذوي العلاقة الذين شاركوا في العملية وكذلك لمجتمع ويكيميديا إجمالا وكذلك لمجلس أمناء مؤسسة ويكيميديا.

جمع محتوى هذا التقرير من استبيانات وتقارير وصفحات نقاش ومكالمات هاتفية وتغذية راجعة مأخوذة من نقاش وجها لوجه. على وجه التحديد:

• العديد من قنوات التغذية الراجعة الرسمية التي جمعت تغذية راجعة ووثقت خبرات ذوي العلاقة لضمان التحسين المستمر لعملية لجنة توزيع الأموال.
• مجموعتين من الاستبيانات (استبيان العملية واستبيان للتكلفة والمنفعة) التي أجريت بعد كل جولة من جولات التمويل لجمع التعليقات الخاصة بخبرات ذوي العلاقة والتغذية الراجعة منهم.

• كما جمع أمين المظالم تغذية راجعة بعد كل جولة ونشر تقرير سنوي ليبرز كلا من الجوانب الإيجابية والسلبية للعملية.
• علاوة على ذلك، يجمع أعضاء لجنة توزيع الأموال التغذية الراجعة باستمرار أثناء الاجتماعات وأثناء الزيارات التي تتم للمقار ومن مواقع الويكي وأثناء فعاليات الحركة مثل مؤتمر ويكيميديا وويكيمانيا.

تغذية راجعة جمعت من هذه القنوات علاوة على الرأي المأخوذ مباشرة من ذوي العلاقة تشكل أساس هذا التقرير.

سوف تحرر التقارير السنوية القادمة بيد لجنة توزيع الأموال وسوف تركز على التعلم من السنة الماضية، ويشمل ذلك النزعات الواعدة في برامج جهات الحركة ومستوى التقدم والتحديات والملاحظات المتعلقة باستثمار الحركة لتحقق أهداف رسالة الحركة والتوصيات الخاصة بأولويات الحركة الاستراتيجية وأهدافها.

لو كان لديكم أية تغذية راجعة، والتي لم نتناولها هنا بالفعل، والتي تودون مشاركتها والمتعلقة بالسنة الأولى للجنة توزيع الأموال، يرجى ترك تعليق على صفحة النقاش.

نتائج الاستبيان الذي أجري على ذوي العلاقة

تكمن فائدة عملية لجنة توزيع الأموال في إجبار الكيانات على تفسير خططها وبرامجها. أرجو أن تتحول بمرور الوقت إلى طريقة جيدة كي نكون أكثر كفاءة في تطبيق برامجنا: توسيع قاعدة المحررين والمحتوى والاستعانة بالحاضر في المستقبل وكذلك الدروس المستفادة ومشاركة الخبرات ...

“

”

استبيان عملية لجنة توزيع الأموال، أحد الردود على الاستبيان

يجري بعد كل جولة من جولات التمويل التي تقوم بها لجنة توزيع الأموال فريق تعليم منح المنح وتقييمها التابع لويكيميديا استبيانات تشمل ذوي العلاقة بالعملية والتي تستهدف الجهات وأعضاء لجنة توزيع الأموال والعاملين في لجنة توزيع الأموال وممثلي مجلس أمناء مؤسسة ويكيميديا وأعضاء المجموعة الاستشارية للجنة توزيع الأموال وكذلك أفراد المجتمع. تجمع هذه الاستبيانات معلومات من هؤلاء المشاركين أكثر من غيرهم في العملية لتحديد النقاط السلبية ومعلومات تتعلق بالتكلفة والمنفعة العائدة ومستوى الرضاء عن عملية لجنة توزيع الأموال. ومن ثم تستخدم لجنة توزيع الأموال هذه التغذية الراجعة وكذلك موظفي اللجنة لتحسين العمل. نشر تقرير تجميعي للسنة 1. وملخص النقاط البارزة من التقرير كما يلي:

معدلات الرضاء عن لجنة توزيع الأموال، استنادا إلى استبيانين اثنين لاحقين للجولتين الاثنين من التمويل في السنة المالية 2012-2013

1. كانت معدلات الرضاء عن عملية لجنة توزيع الأموال التي عبر عنها من أجابوا عن الاستبيان في السنة الأولى من عمل لجنة توزيع الأموال بين "راض" و"راض جدا." هذا هو المتوسط الإجمالي من كافة الأطراف (مثل المجموعة الاستشارية للجنة توزيع الأموال وموظفي لجنة توزيع الأموال وممثلي مجلس أمناء مؤسسة ويكيميديا في اللجنة ومقدمي الطلبات إلى لجنة توزيع الأموال وأفراد المجتمع واللجنة). في الإجمال، كان 85% من المشاركين في العملية إما راضين أو راضين جدا، وكان 15% إما غير راضين أو غير راضين جدا. كانت 75% من الجهات (12 من 16 ممن أجابوا على الاستبيان) راضين أو راضين جدا، وكانت نفس النسبة منطبقة على المجموعة الاستشارية للجنة توزيع الأموال / مجلس أمناء مؤسسة ويكيميديا (3 من 4 ممن أجابوا على الاستبيان). أتت المستويات المتدنية من مستوى الرضاء من جهات لم تتلقى أي تمويل أو لم تتلقى التمويل كاملا. وافقت كل الأطراف على أنه يوجد مساحة للتحسين في العملية وأن الأمر يتطلب إجراء تغييرات محددة.
2. نعتبر أن عملية تقديم الاقتراحات ومراجعتها الدقيقة التي تتبعها لجنة توزيع الأموال كآلية لتوزيع أموال الحركة تستهلك الوقت بشكل ملائم. هذا الأمر صحيح بشكل خاص لو نظرنا إلى المبالغ المخصصة وطبيعة الأموال المخصصة، والتي لا تخضع لقيد. رغم ذلك، يجب على لجنة توزيع الأموال أن تواصل البحث عن طرق لتقليل صعوبات العملية.
3. يجب رفع مستوى الاتصال لضمان الوضوح ومشاركة التوقعات مع كل المشاركين خاصة في الجوانب المتعلقة بالتأهل وعملية تقديم الاقتراحات والعلامات الفارقة فيها. ومنذ أن الاقتراحات تقبل باللغة الإنجليزية فقط، تظل اللغة تحديا منذ أن غالبية المشاركين في عملية تقديم الاقتراحات ليسوا من متحدثي الإنجليزية كلغة أولى. واضعين ذلك في الاعتبار، قد تقدم لجنة توزيع الأموال وموظفيها المزيد من قنوات الاتصال مع الجهات من خلال عملية تصميم الاقتراحات ومراجعتها؛ وتحسين بوابة لجنة توزيع الأموال كي تصبح أفضل في الاستخدام؛ وتقديم المزيد من التفاصيل المتعلقة بالأنواع المختلفة من المنح التي تقدمها المؤسسة.
4. كانت أكثر النقاط إثارة للجدل في العملية هي الأهلية والتوقعات أثناء فترة تقديم الاقتراحات وعملية تقديم الشكاوى والالتماسات. يجب أن تتحسن هذه العمليات عن طريق توضيح البروتوكولات والإجراءات.

آراء مأخوذة من مجموعات ذوي العلاقة

المتقدمين بطلبات إلى لجنة توزيع الأموال

أدوار المشاركين الرئيسيين في عملية لجنة توزيع الأموال
مقدمو الطلبات إلى لجنة توزيع الأموال	تقديم الطلبات إلى لجنة توزيع الأموال الخاصة بمنح الخطة السنوية
أعضاء لجنة توزيع الأموال	مراجعة الاقتراحات ورفع التوصية بتخصيص الأموال إلى مجلس أمناء المؤسسة
ممثلي مجلس أمناء المؤسسة	متابعة العملية وتقديم المشورة فيما يخص المشكلات الرئيسية والتنسيق مع مجلس المؤسسة كاملا وتلقي الشكاوى والرد عليها الخاصة بالتوصيات
المجموعة الاستشارية للجنة توزيع الأموال	ساعدت في تأسيس عملية لجنة توزيع الأموال وسوف ترفع توصياتها إلى مجلس أمناء المؤسسة السنة القادمة حول كيفية البناء على ذلك
أمين المظالم	تلقي الالتماسات وتوثيقها ونشر تقرير سنوي مستقل يتعلق بعملية لجنة توزيع الأموال
موظفي لجنة توزيع الأموال	الإشراف على العمليات وتزويد اللجنة بآراء والتعاون مع مقدمي الطلبات فيما يخص الاقتراحات

في السنة الأولى (2012-2013) كانت غالبية الجهات الخمسة عشر التي تقدمت باقتراحات إلى لجنة توزيع الأموال راضية عن العملية، رغم أن أن العديد منها أعربت عن عدم رضائها الشديد وقدمت اقتراحاتها للتحسين. أبرز أحد من أجابوا على الاستبيان الفرصة التي قدمتها عملية لجنة توزيع الأموال لمشاركة التعلم بشكل أوسع في كافة أرجاء الحركة: "سوف ينشأ عن عملية لجنة توزيع الأموال تقارب أكبر بين الجهات (جزء من ذلك عن طريق تقليد الآخرين وكذلك في شكل رد فعل للعملية والمراجعة ذاتها)."

بينما شعر العديد (69% ممن أجابوا على الاستبيان) أن متطلبات التقديم معقولة ويمكن استيفائها، لم يوافق الجميع على ذلك. ذكر أحد من أجابوا على الاستبيان أن الأمر كان سهلا على جهته/ها بسبب أن الموظفين المأجورين أمكنهم مساندة عملية تحرير الاقتراح: "وجدت أن العملية يسيرة وبسيطة، إلا أنني أظن أن الأمر يختلف مع الجهات التي لا تستعين بموظفين مأجورين." وشارك أحد ممن أجابوا على الاستبيان رأي مفاده أنه يجب أن تبسط العملي تبسيطا كبيرا: "إنها تبلغ من العمر سنة واحدة وهي الآن خارج نطاق السيطرة. كلما زاد الوقت الذي يستغرقه مقدمي طلبات المنح في المشاركة في عملية لجنة توزيع الأموال، كلما قل الوقت المتوفر لهم لإنجاز العمل البرامجي المطلوب منهم."

ثارت بواعث قلق تتعلق بالتواصل، خاصة فيما يتعلق باللغة والتوقعات، كأحد النطاقات الرئيسية للتحسين. كتب أحد مقدمي الطلبات قائلا، "علمنا بالمواعيد النهائية (وإن يكن بأسلوب تعبيري قانوني للغاية). إلا أن التوقعات لم نعلم بها بشكل جيدا. كما أن المتطلبات المطلوبة من المشاركين لم تكن معقولة." وذكر مقدم الطلب لاحقا، رغم ما سبق، أنهم كانوا بوجه عام قادرين على التغلب على مشكلاتهم عن طريق البريد الإلكتروني. وذكر مقدم طلب آخر الحاجة للمزيد من الاتصال، خاصة في ظل وجود مشكلة اللغة: "إني أأسف لأنه لم يكن هناك حوار (مثل الدردشة أو سكايب) بين لجنة توزيع الأموال والجهات. عملية لجنة توزيع الأموال صحيحة إلا أنها تغفل أن المشاركين ليسوا من متحدثي اللغة الإنجليزية كلغتهم الأولى." لا تزال عملية لجنة توزيع الأموال تفتقر للتجهيزات التي تمكنها من التعامل مع مشكلة الترجمة وهذا الأمر من بين التحديات الرئيسية.

لم تتلقى ثلاثة جهات التمويل من عملية لجنة توزيع الأموال، ولم يتلقى الكثير منهم كامل المبالغ التي طلبوها. قدمت إحدى الجهات التي لم تتلقى التمويل شكوى رسمية إلى مجلس الأمناء. كتبت ويكيميديا هونغ كونغ: "نحن نرى أن قرار لجنة توزيع الأموال غير مناسب. حيث أن القرار يضر عظيم الضرر بتطوير ويكيميديا هونغ كونغ وكذلك تحسين مستوى الثقافة الحرة في هونغ كونغ. تلتزم مؤسسة ويكيميديا بالترويج لمشاريع ويكيميديا والثقافة الحرة في كافة أرجاء العالم. ويجعل رفض التمويل من الترويج لهذه المشاريع في هونغ كونغ أكثر صعوبة. كما أن رفض التمويل يجعل المتطوعين في ويكيميديا هونغ كونغ يظنون أن عملهم ترفضه بالكامل مؤسسة ويكيميديا." رد مجلس الأمناء على الشكوى مؤيدا توصيات لجنة توزيع الأموال ومبرزا بواعث قلق لجنة توزيع الأموال المتعلقة بالاقتراح، والتي تشمل: "فعالية البرامج المقترحة من ناحية كلا من الأثر المحتمل وأمور الموازنة وكذلك الحوكمة الداخلية والقدرة المؤسسية للفصل المحلي ويكيميديا هونغ كونغ على إدارة مثل هذه المنحة الضخمة." كما أن الرد أبرز قلق لجنة توزيع الأموال المتعلق بسوابق ويكيميديا هونغ كونغ فيما يخص ثلاثة منح سابقة أقل بكثير. كرر المجلس رغبته في العمل لتنمية وتحسين الفصل المحلي في هونغ كونغ والمجتمع، وطلب منهم التفكير في "منحة مشروع أصغر مما قدم والتي سوف تساعد في تحسين قدرات [ويكيميديا هونغ كونغ] وأثرها، بما يتماشى ورسالة حركتنا وأهدافها."

يتعلق أيضا أحد بواعث القلق الكبيرة التي تلقيناها من مقدمي الطلبات هو الكيفية -- وما إذا كانت -- أموال لجنة توزيع الأموال والعملية ذاتها قد تمكن الجهات من تحقيق الأثر وحصد منافع خاصة بأولويات الحركة. بشكل أو بآخر، لقد شكل الأمر تحديا أن نغير بشكل جذري الطريقة التي توزع بها موارد الحركة. ففي الماضي تولت العديد من الجهات أمور التعامل مع المصروفات أثناء حملات جمع التبرعات العالمية التي أجريت على المشاريع واحتفظت بجزء من الأموال المجمعة خارج نطاقها الجغرافي. أما الآن، وكي تتلقى التمويل، تقيم الجهات من خلال عملية لجنة توزيع الأموال بناءا على قدراتها على تحقيق أثر في مساعدة الحركة على تحقيق أهدافها. هذا الانتقال انتقال صعب، كما عبر عنه أحد مقدمي الطلبات: "أوافق على أن عملية لجنة توزيع الأموال تقدم مستوى معلومات خاص بالحركة إجمالا أكبر من قبل فيما يخص ما يتطلبه الأمر لتحقيق أثر، إلا أنني يساورني القلق أن هذا الأمر يستخدم لتحديد الفصول المحلية بناءا على مستوى أدائها وشعبيتها وليس مجرد توفير التمويل لهم، التمويل الذي دفعه المتبرعون (وفي بعض الحالات، متبرعون خاصين بهم)." احتج أحد مقدمي الطلبات قائلا أن عملية لجنة توزيع الأموال لم تصمم جيدا كي تساند الأثر على بعض أهداف الحركة: " 'تشجيع الابتكار' و 'رفع مستوى التنوع' هما آخر الأمور التي قد تحققها عملية مؤسسية بهذا الشكل."

كما أعربت الجهات أيضا عن قلقها لأنها لن يتوافر لها ما يكفي من الأموال لتحقيق الأثر بالطريقة التي خطط لها. كتب أحدهم أن توصيات لجنة توزيع الأموال لا تستند إلى "ما يتطلبه الأمر لتحقيق الأثر،" حيث ذكر حقيقة أن لجنة توزيع الأموال خصصت ما يكفي من الأموال إلى ويكيميديا النرويج لموظف واحد بدوام كامل بدلا من اثنين مطلوبين، رغم أن ويكيميديا النرويج ذكرت أن المشاريع قد تؤتي ثمارها لو تم الاستعانة باثنين من الموظفين. إلا أنه وعند علامة الربع الثاني الجولة الأولى من جهة لجنة توزيع الأموال كانت نسبة الإنفاق على الموظفين 40% وانفاق الجهة على غير الموظفين 24%، لذلك ليس واضحا أن نقص الأموال يعوق قدرة الجهة على تحقيق أثر.

أعضاء لجنة توزيع الأموال

يوافق أعضاء اللجنة أنه ورغم التحديات التي واجهتهم في نقاط عديدة في العملية، إلا أن السنة الأولى كانت ناجحة بالمستوى الذي شجع مجلس أمناء مؤسسة ويكيميديا على تأييد كلا من جولتي توصيات لجنة توزيع الأموال. لقد كانت رحلة شيقة لتأسيس هيئة تعتمد على المتطوعين بالكامل، وكذلك إفساح المجال لها كي تنمو وتكبر بينما تحافظ على مستوى مرتفع من المعايير القياسية. وفي ذات الوقت، كان الأمر يشكل تحديا، حيث كانوا طوال العملية برمتها يهدفون إلى ألا يضيقوا الخناق على الطابع العفوي والنشط للحركة. وبصفتهم أعضاء متطوعين من المجتمع أنفسهم، يواجهون توازنا صعب التحقيق.

ربما كان أحد أعظم إنجازات اللجنة هو نجاح عملية المداولة الشخصية التي استغرقت بضعة أيام. كما يفسح النموذج المعتمد على الإجماع في الرأي لكافة أعضاء هذا المجتمع المتنوع مشاركة آرائهم ومداولتها إلى أن يصلوا إلى اتفاق نهائي على كافة الاقتراحات. قد تكون هذه العملية مرهقة، حيث يتعين على كافة الأعضاء أيضا الاتفاق على نص التوصيات الختامي. رغم ذلك، يشهد الأمر على نزاهة العملية وعلى أعضاء اللجنة أن إجماع الآراء تحقق في كلتا الجولتين، رغم الاختلافات الشديدة المبدئية في الرأي.

أعضاء لجنة توزيع الأموال الافتتاحية

وافق الأعضاء على أن العملية كما وضعت قد حققت هدفها، حيث علق أحد الأعضاء قائلا أن الأموال كانت تخصص للجهات "لمشاريع الجهات الواعدة وان ذلك سيساعد ويكيميديا على الحفاظ على معاييرها القياسية وتحسين الجودة." بينما ذكر أحد الأعضاء أن "العملية تمكن المشاريع التي سوف تفسح المجال لتحقيق أثر اجتماعي أكبر،" وينتظر الآخرين المزيد من المعلومات المتعلقة بنتائج وأثر المنح، والتي سوف نشهدها في السنة القادمة.

يفخر الأعضاء بحقيقة أن أعضاء لجنة توزيع الأموال ومقدمي الطلبات إليها على حد سواء واجهوا التحديات التي واجهتهم في السنة الأولى. كتب أحد الأعضاء أن "عملية لجنة توزيع الأموال جديدة جدا على الحركة. لقد كان هناك الكثير من الريب والتوجس فيما يتعلق بنجاح العملية من قبل. إلا أن النتائج حتى يومنا هذا مشجعة جدا كما أن عملية لجنة توزيع الأموال تضمن توافر كلا من المساءلة والمحاسبة في أنشطة الحركة." وافق عضو آخر على أن العملية كانت مشجعة، حيث "كان هناك مشاركة جيدة من ذوي العلاقة واحترم الجميع قرارات لجنة توزيع الأموال." وشارك أحد الأعضاء مشاعره قائلا "أننا سويا نسطر تاريخ تخصيص موارد الحركات الاجتماعية المفتوحة."

ذكر أيضا أعضاء اللجنة ذات بواعث القلق التي عبرت عنها مجموعات ذوي العلاقة الأخرى المتعلقة بالتوقعات والاتصالات وقوالب الاقتراحات والبوابة الإلكترونية. حيث كتب أحد الأعضاء قائلا: "يبدو أنه لم تكن التوقعات والمواعيد النهائية المتعلقة بالتأهل واضحة لبعض مقدمي الطلبات. ربما يمكننا أن نحسن من الأمر لو استعننا بتغذية راجعة سريعة مزدوجة الاتجاه." واقترح عضو آخر قائلا لقد تطلب الأمر "من كل طلب مقدم أن تذكر أهداف معرفة بعناية وذكية."

كما أبرز بعض الأعضاء مشكلة تتعلق بالمدخلات إلى لجنة توزيع الأموال، ذاكرين أنه لم تكن كل الجهات ‘على استعداد’ كي تتقدم بطلب إلى لجنة توزيع الأموال: "بدا لي أن اغلب الجهات سلمت جدلا أن ‘عليها أن’ تتواصل مع لجنة توزيع الأموال بعد تنفيذ منحتين مشروطتين أخريين سابقتين." وكي نساعد في حل هذه المشكلة، أيد عضو آخر الحاجة لوجود "تزامن أفضل لكافة المنح / برامج التمويل التابعة لويكيميديا" حتى تتعرف الجهات على أي برامج المنح هو الأنسب لحاجاتها.

ممثلي مجلس أمناء مؤسسة ويكيميديا الموجودين في لجنة توزيع الأموال

كان كلا من ممثلي مجلس أمناء مؤسسة ويكيميديا راضين جدا عن السنة الأولى من عملية لجنة توزيع الأموال. وذكرا أن اللجنة "تخطت أقصى توقعاتنا للسنة الأولى." وحيث أنه من المهم بالنسبة لهم أن يروا كامل عمل اللجنة يتم على يد متطوعين، أعجبهم قدرة أعضاء اللجنة على تخصيص كل ذلك الوقت للعملية. كما سرهم مشاهدة "نقاش عميق يفضي إلى نتيجة تمتعت بقدر كبير من التداول." كما ذكروا أيضا رضائهم عن الدور المساعد الذي لعبه موظفي لجنة توزيع الأموال.

وبينما أن ممثلي المجلس أعجبهم العملية هذه السنة، إلا أنهم قلقين حيال النسبة الكبيرة من موارد الحركة التي تذهب إلى منح الخطة السنوية ويناشدا لجنة توزيع الأموال والحركة أن تمنح التمويل وفقا لقدرة الجهة على تحقيق أثر. ومن أجل تحقيق ذلك، يحثون الجهات ولجنة توزيع الأموال على ترسيخ ثقافة التقييم لتساعد في اتخاذ قرارات جيدة تتعلق بسبل استثمار الموارد لتحقق أكبر أثر. ردد كلاهما ما كتباه في إرشادات موجهة إلى لجنة توزيع الأموال الذي كتباه بداية هذه السنة: "يجب أن تتلقى الجهات التمويل بمقدار ما يمكنها أن تبرهن أن أنشطتها تساعد على تحقيق الرسالة أو أن أنشطتها قد تساعد على ذلك بشكل معقول. التناسب هو الفيصل في هذه النقطة: يمكن للمنح الصغيرة أن تساند ما قد يبدو عملا جديدا عالي المخاطرة إلا أنه مشوقا، ولكن المنح الكبيرة يجب أن تستند إلى أسباب متينة وسجل حافل من الأداء السابق والحالي وتركيز واضح على العمل ذو الأثر الكبير بدلا من عرض مجموعة من السبل المختلفة."

بالنسبة إلى ما سلف وفي السنة القادمة، ذكر ممثلا المجلس أن عملية لجنة توزيع الأموال سوف تحتاج للسعي لتحسن من مستوى جودة الاقتراحات استنادا إلى التغذية الراجعة الجيدة والدروس المستفادة. سوف يتعين التعامل مع هذا التحدي على يد كلا من أعضاء لجنة توزيع الأموال والفصول المحلية ذاتها (مثل وضع عملية مراجعة على يد أقران).

وبما أن مشكلات تتعلق بالالتزام باللوائح والحوكمة والقيادة التنفيذية بالنسبة لعدد من مقدمي الطلبات، إلا أن ممثلا المجلس أعربا عن قلقهما أن بعض مقدمي الطلبات لم يكونوا "مستعدين" للتعامل مع منح الخطط السنوية الضخمة. كما ثارت بواعث قلق ممثلا المجلس بسبب عدد ونطاق "الأحداث الغير معتادة" التي واجهت مقدمي الطلبات هذه السنة. في السنة الماضية عانت ويكيميديا المملكة المتحدة من مشكلات تتعلق بتضارب المصالح كما أن ويكيميديا فرنسا شهدت انتقالا للسلطات التنفيذية وكلا من ويكيميديا هونغ كونغ وجمهورية التشيك واجهتا مشكلات تتعلق بالالتزام باللوائح. تتطلب منح لجنة توزيع الأموال وجود منظمات تتمتع بالكفاءة والشفافية والتخطيط الاستراتيجي التي يمكنها التعامل مع المنح الكبيرة وسداد رواتب الموظفين وتنفيذ برامج جيدة ذات أثر كبير. يوصي كلاهما أن تحث لجنة توزيع الأموال الجهات على تثبيت "ممارسات الحوكمة الجيدة والشفافية والمساءلة. حيث تضمن القيادة المتمتعة بالكفاءة للجهات - سواء كانت مؤسسة رسميا أو غير رسمية في تكوينها المؤسسي - أن أمورها المالية متاحة للعامة وتدار بشكل جيد، وأن برامجها تتمتع بالتركيز والتصميم الجيد ويعول عليها، وأنها تتعلم من الماضي سواء كان ماضيها أو ماضي غيرها في الحركة، وأنها تؤسس شراكات متينة سوف ترسخ مكانة المحتوى والمجتمع وأنه سبل الاتصال وعلاقاتها مع بعضها البعض وسائر أرجاء المجتمع تتسم بالاحترام والمهنية والشفافية."

رغم بواعث القلق هذه، إلا أن ممثلا المجلس يقدران عظيم التقدير كافة جوانب العمل البارز التي تمت في العملية كما يحتفيان بما تحقق من نجاح حتى يومنا هذا.

أعضاء المجموعة الاستشارية لتوزيع الأموال

تلعب المجموعة الاستشارية لتوزيع الأموال دورا هاما في السنتين الأولين من عمر لجنة توزيع الأموال. حيث ساعدت المجموعة الاستشارية في وضع عملية لجنة توزيع الأموال والآن تقدم الإرشاد والتغذية الراجعة التي تهدف لتحسين العملية. تتألف المجموعة من أعضاء من ذوي الاهتمام في المجتمع ومانحي لجنة توزيع الأموال الحاليين ومانحي منح خارجيين وأعضاء من مجلس أمناء مؤسسة ويكيميديا. بعد تأسيس لجنة توزيع الأموال، انضم عضوين من المجموعة الاستشارية إلى اللجنة وبالتالي استقالا من المجموعة الاستشارية.

المجموعة الاستشارية لتوزيع الأموال

إجمالا، شعرت المجموعة الاستشارية أن مراجعة عملية لجنة توزيع الأموال للسنة الأولى غطت بشكل دقيق الحالة القائمة لعملية لجنة توزيع الأموال. كما انهم أكدوا بشدة على الحاجة لتعزيز التواصل بين مقدمي الطلبات وموظفي اللجنة. ذكرت المجموعة الاستشارية إلى أن الاتصال هو العامل الأكثر تحديا من العلاقة، حيث عانت الجهات الجديدة والتي لم تتمتع بالخبرة الكافية في استيفاء المتطلبات. ولذلك توصي المجموعة الاستشارية أن يتعاون موظفي لجنة توزيع الأموال مع مقدمي الطلبات خاصة مقدمي الطلبات الجدد.

ذكرت المجموعة الاستشارية بواعث قلقها حيال الجهات الصغيرة الحجم التي تمر بذات المراجعة الصارمة التي تمر بها الجهات الكبيرة، حتى حينما تكون الجهات الصغيرة يديرها في المعتاد أو في الغالب متطوعين. كما ذكروا أن بعض الجهات قد لا تكون على استعداد لتلقي منح الخطة السنوية التي تكون الأموال فيها غير مقيدة. ولذلك فهم يوصون موظفي لجنة توزيع الأموال توجيه الجهات الصغيرة (وربما أيضا الغير ناضجة بما فيه الكفاية) إلى برامج منح ويكيميديا الأبسط مثل برنامج منح المشاريع والفعاليات.

أحد بواعث القلق الأخرى هو انعدام مشاركة المجتمع الإجمالية. ذكر أحد الأعضاء أن من يخصصون مقدارا كبيرا من الانتباه إلى العملية هم مقدمي الطلبات فقط.

ذكرت المجموعة الاستشارية عدة جوانب إيجابية للجنة توزيع الأموال. فهي أولا ترى أن إطار لجنة توزيع الأموال كان مفيدا ومستغلا جيدا كوثيقة تأسيسية للعملية. وكذلك شعرت المجموعة بالإعجاب بمستوى التدبر في أعمال لجنة توزيع الأموال وقراراتها. وكذلك ورغم نطاق الشخصيات الموجود، إلا أن الجميع احترم كافة وجهات النظر واتفق الجميع على التوصيات. وختاما كانت المجموعة معجبة بنضج الردود المستلمة من الجهات في الجولة الأولى والتي شملت تلك التي لم تحصل على تمويل.

أمين مظالم لجنة توزيع الأموال

ينهض أمين المظالم بدور فريد ومستقل في عملية لجنة توزيع الأموال. حيث أن دورها هو تلقي الالتماسات وتوثيقها على العامة وكذلك مساندة التحقيق في الشكاوى حسب ما يطلبه مجلس أمناء مؤسسة ويكيميديا ونشر تقرير سنوي يحدد المشكلات المتعلقة بالنظام. يلخص التقرير السنوي الأول لأمينة المظالم العوامل الأساسية في التغذية الراجعة التي تلقتها.

أيدت أمينة المظالم نتائج استبيان السنة 1 (2012-2013) والتي تشير إلى أن عملية لجنة توزيع الأموال في مجملها مرضية بشكل عام وتتسم بالشفافية والعدالة. كما أنها ذكرت أنه خلال جولتيها الأوليين من توصيات التمويل، تمكنت من تخصيص الأموال بطريقة فعالة كي توجه الأثر. يذكر تقريرها أنه يمكن تحسين عملية لجنة توزيع الأموال عن طريق جعلها أقل "استهلاكا للوقت وغير معقدة،" وذلك من خلال تضييق نطاق المتطلبات وتوضيح التوقعات والمصطلحات والتفكير في سياقات مختلفة وموازاة عملية الاقتراحات المقدمة إلى لجنة توزيع الأموال أفضل من ذلك مع التخطيط الداخلي للجهة ذاتها.

ذكرت أمينة المظالم أن بوابة لجنة توزيع الأموال الإلكترونية في حاجة للتحسين. ويحث التقرير الفريق على جعل البوابة الإلكترونية أيسر على المستخدم وكذلك تقليل عدد صفحات التعليق.

ذكرت أمينة المظالم تغذية راجعة متباينة تتعلق بنماذج الاقتراحات والتقارير. حيث ذكرت أن نماذج لجنة توزيع الأموال معينة في المقارنة بين اقتراحات إنشاء تحليل للحافظة كما أنها تساعد مقدم الطلب على تحديد الأهداف. لكن النماذج لا تساعد الجهات على ترتيب خططها السنوية، كما أن تنسيق الويكي ليس هو أفضل طريقة لعرض بعض المعلومات في اقتراح ما.

كما ذكر التقرير تفاعلات إيجابية من مقدمي الطلبات مع أعضاء لجنة توزيع الأموال، الذين اعتبروا ودودين ويتسمون بالكفاءة رغم فروق التوقيت. لكن شعر البعض أنه لم يكن هناك مستوى كافي من التواصل بين اللجنة وموظفيها والجهات التي تقدمت باقتراحات. ذكرت أمينة المظالم أن الجهات طلبات المزيد من التغذية الراجعة وتواصل من لجنة توزيع الأموال بعد نشر توصيات اللجنة. وأخيرا، ذكر التقرير أن مقدمي الطلبات شعروا أن تقييم الموظفين كان غامضا جدا بشكل لا يوفر إرشاد يمكن تنفيذه وبالتالي لا يحفزهم على العمل أثناء مرحلة مراجعة الاقتراحات.

كان أحد بواعث القلق التي أبرزها التقرير هو دور المجتمع في عملية مراجعة لجنة توزيع الأموال. وكما بين الآخرين، يمثل الغياب الحالي لمشاركة المجتمع مشكلة خطيرة. حيث يوجد انعدام اهتمام ومعرفة بالعملية. تساهم للغة في هذا التحدي. كما ذكر أيضا أن الأسبوعين المخصصين لمراجعة المجتمع لم تكن كافية لإرسال التغذية الراجعة إلا أن فترة مراجعة المجتمع في الجولة 2 2012-2013 امتدت إلى شهر واحد.

ومن ناحية التكاليف الغير مباشرة، أبرز التقرير شكاوى المتطوعين من مقدمي الطلبات والموظفين الذين ينعون "البيروقراطية المفرطة" والأشهر التي أضاعوها على العملية. كما ذكر أيضا أن برنامج منح المشاريع والفعاليات (الذي عرف سابقا باسم برنامج منح مؤسسة ويكيميديا) يمتاز بعملية تقديم اقتراحات أسهل وقد يكون مسار تمويل أفضل للجهات التي تسعى للحصول على منح أسرع.

إن أحد أهم أدوار أمينة المظالم هو تلقي الالتماسات المتعلقة بعملية لجنة توزيع الأموال وعليه تلقت هذه السنة أربعة التماسات. أرسلت الالتماسات إلى أمينة المظالم كي تبرز تعليقات وبواعث القلق وشكاوى المجتمع. تألفت الالتماسات في السنة 1 (2012-2013) من بواعث قلق تتعلق بتركيبة أعضاء لجنة توزيع الأموال وسؤال ما إذا كانت الأنشطة الممولة قد يكون لها أثر أم لا وشكوك حيال تقييم موظفي إحدى الجهات وكذلك إقصاء بأثر رجعي لإثنين من مقدمي الطلبات في 2012-2013 الجولة 2. سجلت أمينة المظالم هذه الالتماسات وكانت الردود في كافة الحالات تنشر.

موظفي لجنة توزيع الأموال/مؤسسة ويكيميديا

كان موظفي لجنة توزيع الأموال (وهم موظفي مؤسسة ويكيميديا الذين يتعاونون في عملية لجنة توزيع الأموال ويشمل ذلك مدير أول منح المنح والقائم الأول بالبرامج لدى اللجنة والإداري المسؤول عن المنح ومدير المالية والإدارة) راضين إلى حد ما عن العملية. حيث كتب أحدهم قائلا أن العملية "هي نموذج عادل وشفاف جدا لأعمال منح المنح التشاركية،" كما أنها عملية تتسم بالتفكير العميق. وافق الجميع على أن العملية صممت جيدا وحصلت على قدر كافي من التفكير وذلك بدءا بمرحلة التأهيل مرورا بالمعلومات الكثيرة المستلمة أثناء مرحلة المراجعة وعملية الالتماس والشكاوى وانتهاء بقرار مجلس أمناء مؤسسة ويكيميديا. أعرب أحدهم عن تقديره لصرامة العملية حيث ذكر أن "هذه الأموال لا تملكها لجنة توزيع الأموال أو أي جهة بعينها (ويشمل ذلك مؤسسة ويكيميديا). فهي أموال الحركة--ونحن ندين للمتبرعين وكافة ذوي العلاقة كي نستخدم الأموال بشكل يتسم بالحكمة البالغة."

ومن ناحية رأي المجتمع، أيد الموظفين أن صوت المجتمع يجب أن يكون أوسع نطاقا. وفي ذات الوقت، أعربوا عن تقديرهم لحقيقة أن عملية لجنة توزيع الأموال هي عملية منح منح نادرة والتي تطلب رأي المجتمع وتفيه قدره. قال أحدهم: "يجب أن توازن عملية المراجعة توازنا ملائما بين العثور على الذين يمكنهم بشكل معقول تقديم الرأي وزيادة العدد الإجمالي للتعليقات. لن يكون الأمر ذي نفع أن نحصل على رأي المجتمع لو كان أفراد المجتمع غير متآلفين مع أهداف الحركة الاستراتيجية وأن يكونوا على دراية بسبل الإنفاق الجيدة والفعالة وخلافه."

اعرب الموظفين عن تأييدهم لفكرة أنه يجب إدارة التوقعات حتى تتوقع الجهات التي تقدم اقتراحات إلى لجنة توزيع الأموال لتحصل على منح للخطة السنوية وتخصص لها الأموال عبء العمل الذي سيكون مطلوبا. ذكر أحد الموظفين أهمية "موازاة الفصول المحلية فيما يتعلق بكم العمل الواجب تخصيصه في أمور الحصول على منح غير مقيدة."

ربما كانت أكبر بواعث القلق للموظفين هي حجم وأثر وكفاءة استخدام الأموال. كتب أحد الموظفين قائلا أن عملية لجنة توزيع الأموال "تعلي من صوت المجتمع وتشجع النقاش حول الأثر، إلا أننا لا زال الطريق طويل أمامنا." ويرى موظف آخر أن عملية لجنة توزيع الأموال قد تساعد الجهات على تحقيق المزيد من الاستخدام الفعال لأموال الحركة على المدى الطويل، رغم أن معدلات الإنفاق الحالية على النفقات المتعلقة بالبرامج في الجولة 1 فيما يتعلق بجهات لجنة توزيع الأموال مثير للقلق. إجمالا، كان لدى الموظفين بواعث قلق تتعلق بأن حجم المنح قد لا يتحول إلى أثر مساو للحركة، خاصة حينما ينظر إليها من منظور الدعم المقدم إلى مجتمع المتطوعين الأكبر حجما الذي يساهم في ويكيميديا.

مدى التقدم والتعلم من منح لجنة توزيع الأموال الحالية حتى تاريخه

بينما أنه وحتى تاريخه توجد معلومات قليلة تتعلق بنتائج أو أثر الأموال التي خصصتها لجنة توزيع الأموال، إلا أننا يسعنا الآن أن نفهم مستوى تقدم الجهات التي تلقت الأموال المخصصة. حيث تقدم الجهات التي تتلقى تمويل من لجنة توزيع الأموال ترفع تقارير ربع سنوية كما أن المجموعة الأولى و الثانية من التقارير المرحلية الربع سنوية رفعتها الجهات التي تتلقى تمويل في 2012-2013 الجولة 1. تمكن التقارير المرحلية الربع سنوية هذه لجنة توزيع الأموال والمجتمع من استيعاب مقدار تقدم كل جهة فيما يتعلق بمخصصات لجنة توزيع الأموال وخاصة في نطاقات البرامج والشؤون المالية.

تمكن التقارير المرحلية، التي تتباين من ناحية مستوى الجودة والعمق، الجهات من توثيق مستوى تقدمها والتحديات التي تواجهها وتشارك التعلم مع الحركة على نطاق أوسع. تناقش بعض الهيئات مستوى التقدم بشكل يتسم بالشفافية وكذلك التحديات التي تواجهها والتعلم مع الحركة على نطاق واسع إلا أن جميع هذه النقاشات لم تكن مفتوحة فيما يتعلق بالتحديات وحالات الفشل.

نتابع معدلات الإنفاق من خلال التقارير الربع سنوية. بعد الربع الأول، إجمالا (باستثناء مؤسسة ويكيميديا ويكيميديا فرنسا)، أنفقت 15% من منح لجنة توزيع الأموال. بعد الربع الثاني، انفق 36%. بينت العديد من الجهات، وليست كلها، التباين في نفقاتها. حيث يبدو أن الإنفاق على الموظفين غير ملتزما بما هو مطلوب، بينما أن نطاقات غير الموظفين والتي تشمل البرامج تتأخر أكثر من ذلك.

بعد الجولتين الأوليين من التقارير الربع سنوية، لاحظنا عدة نزعات مستوى عامة:

• تواجه العديد من الجهات في الوقت الحالي تحديات بسبب انخفاض مشاركة المتطوعين في أنشطتها، ويشمل ذلك برنامج المنح متناهية الصغر. ذكرت الجهات أنها تعاني في الموازنة الفعالة بين الموظفين والمتطوعين في قيادة وتنسيق وتنفيذ الأنشطة.
• من ناحية البرامج، تتعلم الجهات كيفية تأسيس واستدامة الشراكات مع المعارض الفنية والمكتبات ودور المحفوظات والمتاحف (جلام). تعمق عدة جهات أو تدشن مراحل جديدة من أنشطتها التثقيفية والتي تشمل التعاون مع المدارس الابتدائية والثانوية وكذلك الجامعات. وبفضل مصادر التمويل التي لا تعتمد على لجنة توزيع الأموال، وهو ما يحبذ تغيير السياسات المتعلقة بالمحتوى وترخيصه. كما أن غالبية جهات لجنة توزيع الأموال في الوقت الحالي لديها برنامج واحد على الأقل يركز على رفع مستوى الوعي بمسألة الفجوة بين الجنسين على ويكيبيديا سواء كان ذلك بالتعريف بالفجوة أو بالعمل على حلها.

• جمع التبرعات يشكل تحديا للجميع، إلا أنه يجب على الجهات أن تأخذ في الاعتبار تنويع مصادر تمويلها لو كانت تسعى للنمو خارج المستوى الذي تستطيع لجنة توزيع الأموال العمل في إطاره. وكما ذكر المجلس في الإرشادات الموجهة إلى لجنة توزيع الأموال، على الجهات "أن تسعى لتنويع قاعدة تمويلها كي تضع استراتيجية مستدامة ويمكن توسيع رقعتها تتعلق بنموهم أنفسهم. هذه الطريقة تعد طريقة جيدة تعمل على أننا لا نمول عرضا المنظمات بوتيرة أسرع مما تحتمله إمكاناتها، حيث أن ذلك يعني أن النمو سوف يقيد بسبب قدرتهم على إقناع الجهات الأخرى أن عملها ذي قيمة فعلية. علاوة على ذلك، وبينما أن جهات أخرى شقيقة لويكيميديا تصبح مؤهلة لتلقي أموال من لجنة توزيع الأموال، قد تتسم عملية التمويل بالتنافسية.
• تزيد العديد من الجهات من عدد موظفيها وتسعى لاتخاذ شكل مؤسسي مختلف. قد يمكن للحركة بنطاقها الأوسع أن تتعلم من خبرات مختلفة.
• يمكن للجهات تحسين قدرتها على تتبع نتائج البرامج عن طريق اتباع مساهمات المشاركين على فترات أطول من الزمن كي تستوعب التغيرات قصيرة الأجل وطويلة الأجل التي تطرأ على أنشطة التحرير.
• تواصل العديد من الجهات المساهمة مع بعضها البعض بين البرامج وبعضها يقدم الإرشاد والتوجيه إلى بعضها الآخر.

سوف تقدم جهات لجنة توزيع الأموال في مارس/آذار 2014 من الجولة 1 2012-2013 تقارير الأثر. في ذلك الوقت، سوف نتعرف أكثر على أثر مخصصات اللجنة والمدى الذي دفعت به هذه الأموال مستوى التقدم في اجتماعات أهداف حركة ويكيميديا.

ملخص التحسن الذي طرأ على عملية لجنة توزيع الأموال

يعمل كلا من لجنة توزيع الأموال وموظفيها على معالجة التحديات التي تعرفنا عليها في الجولتين الأوليين من أعمال التمويل. ذكر ذوي العلاقة العديد من المشكلات وحالات الفشل التي إما عالجناها معها أو نعالجها حاليا.

عملية الاقتراح:

• في السنة المالية 2013-2014، استعننا بخطوة تقديم خطاب نوايا كخطوة أولى إلزامية في عملية تقديم الاقتراحات. كانت صيغة خطابات النوايا هي صياغة أساسية غير ملزمة لرغبة أي جهة في التقدم للحصول على أموال من لجنة توزيع الأموال. وتساعد هذه الخطابات موظفي لجنة توزيع الأموال على التواصل بشكل أفضل مع الجهات ذات الرغبة قبل حلول الموعد النهائي لتقديم الاقتراحات.

• ويرجع جزء من فضل تركيز واستباقية التواصل بين موظفي لجنة توزيع الأموال والجهات التي قدمت خطابات نوايا إلى إضافة عملية تقديم خطابات النوايا. حيث أن رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والاجتماعات عبر سكايب جرت بصفة معتادة بين الجهات وموظفي لجنة توزيع الأموال خلال عملية تحديد الأهلية في الجولة الحالية وذلك لضمان أن الجميع على دراية بالفجوات في الأهلية والمواعيد النهائية. إضافة إلى ذلك، نظمت ستة ساعات عمل على آي آر سي قبل الموعد النهائي للجولة 1 من السنة المالية 2013-2014 لمشاركة المعلومات والإجابة على الأسئلة المتعلقة بالأهلية وعملية تقديم الاقتراحات بموجه عام.

• أجرت كافة الجهات التي تقدمت للمرة الأولى بطلب مكالمة هاتفية أو اجتماع سكايب لمرة واحدة على الأقل مع موظفي لجنة توزيع الأموال. وعقدت هذه الاجتماعات مع كافة الجهات الجديدة التي تقدمت بخطاب نوايا قبل الموعد النهائي لتقديم الاقتراحات وذلك لمشاركة التوقعات المتعلقة بعملية تقديم الاقتراحات وضمان أن الجهات تستوعب الخيارات المتوفرة لها من ناحية برامج منح ويكيميديا المختلفة وكذلك أنها تتخذ قرارات بناء على معرفة وافية بنوعية المنح الملائمة لحاجتها وأغراضها. وقد قررت جهات في يعض الحالات ألا تتقدم بطلب للحصول على منح خطة سنوية من لجنة توزيع الأموال في الوقت الحالي.

• عدلنا نموذج تقديم الاقتراحات بعد كلتا الجولتين كي يكون مباشرا أكثر من قبل وسهل الاستخدام. كما أوضحنا الأسئلة وأضفنا تعريفات وبسطنا صيغة الجداول كي تصبح أيسر في الاستخدام.

• تغير اسم البرنامج كي نعزز الوضوح فيما يتعلق بأموال لجنة توزيع الأموال. حيث يشار إلى منح لجنة توزيع الأموال ومخصصاتها باسم منح الخطة السنوية التي تقدمها لجنة توزيع الأموال وذلك إشارة إلى أن البرنامج يمول الخطط السنوية للجهات المؤهلة لذلك الغرض.

• تناقش لجنة توزيع الأموال مع مؤسسة ويكيميديا في الوقت الحالي تفاصيل عملية تقديم اقتراحات من مؤسسة ويكيميديا إلى لجنة توزيع الأموال، والتي تمثل أمر كبير الحجم كاقتراح ومنعزل عن الحركة ككل. حيث تغير الجدول الزمني لتقديم الاقتراحات من الجولة 1 من السنة المالية 2013-2014 إلى الجولة 2 من السنة المالية 2013-2014. ويفسح دمج اقتراحات مؤسسة ويكيميديا في الجولة 2 من السنة المالية 2013-2014 المجال أمام مراجعة المجتمع للعملية بشكل مفيد والذي قد يغير من خطة مؤسسة ويكيميديا الخاصة بالسنة القادمة.

المراجعة والمداولة

• يجري حاليا مراجعة بوابة لجنة توزيع الأموال الإلكترونية كي تصبح أيسر في الاستخدام. يجب أن ينتج عن هذه التغييرات تحسين خبرة تعامل كافة ذوي العلاقة مع البوابة الإلكترونية وتيسير العثور على المعلومات. ويأمل موظفي لجنة توزيع الأموال أن تحسن هذه التغييرات من عملية مراجعة المجتمع من خلال تيسير وصول أفراد المجتمع إلى المعلومات المتعلقة بالاقتراحات.
• قمنا بتمديد فترة مراجعة المجتمع لتصبح أربعة أسابيع بعد أن كانت أسبوعين فقط لضمان توفير الوقت الكافي للمراجعة.
• في الجولة 2 من السنة المالية 2012-2013 كان ثمة تواصل استباقي مع أفراد المجتمع وذلك للحصول على رأيهم أثناء فترة مراجعة المجتمع للعروض.

رفع التقارير

• قمنا بتحسين نماذج التقارير بعد تلقينا لتغذية راجعة من الجولة الأولى للتقارير الربع سنوية.
• أضاف موظفي لجنة توزيع الأموال عملية مراجعة للتقارير المرحلية الربع سنوية والتي تشمل تغذية راجعة واستفسارات على صفحة نقاش كل تقرير وكذلك ملخص لكافة التقارير المرحلية التي أرسلت والتي تضم فيها معدلات الإنفاق والنزعات العامة وذلك لتيسير التعلم بين جهات الحركة.

أمور لم تحل بعد

رغم مستوى التقدم والتغلب على بعض الأمور، إلا أن بعض التحديات لا يسهل التغلب عليها.

• يظل أكبر التحديات هو تحليل أثر هذه الموارد على المنظمة وكامل الحركة: يتعين على الجهات أن تؤسس عملية تقييم ذاتي ورفع تقارير أكثر صرامة وتفكيرا وكذلك على الحركة أن تستوعب أن الأثر الإجمالي لموارد الحركة هذه على المجتمع الإجمالي الآخذ في النمو والمحتوى على مواقعنا الشبكية. على كل من مقدمي الطلبات إلى لجنة توزيع الأموال واللجنة ذاتها وموظفي مؤسسة ويكيميديا/لجنة توزيع الأموال التعاون مع بعضهم البعض بهدف تأسيس إمكانات النهوض بهذا التقييم بشكل مناسب وعليهم أيضا أن يتحلوا بالتفهم والشفافية فيما إذا كانت هذه النسبة الكبيرة نسبيا من التمويل الموجهة إلى منظمات ويكيميديا هي أفضل استخدام لموارد الحركة أم لا.

• يناقش في الوقت الحالي كلا من اللجنة ومؤسسة ويكيميديا الكيفية التي يتعين على مؤسسة ويكيميديا مواصلة المشاركة في العملية. كانت اقتراحات مؤسسة ويكيميديا السنة الماضية ذات أهمية من حيث أن مؤسسة ويكيميديا شاركت في عملية لجنة توزيع الأموال منذ البداية إلا أنه كان من الصعب على كلا من لجنة توزيع الأموال ومؤسسة ويكيميديا بسبب وضعها الخارجي: حجم ميزانيتها ودورها الهام في البنية التحتية التقنية والتمييز الذي كان قائما (والذي لم يعد قائما الآن) بين التمويل المخصص للب الحركة وغير لب الحركة. نظن أن النتيجة المحتملة للنقاش الدائر حاليا هو أن مؤسسة ويكيميديا لن تشارك في الجولة 1 من السنة المالية 2013-2014، بل ستشارك في الجولة 2. ويتماشى الانتقال إلى الجولة الثانية بشكل أفضل مع عملية التخطيط السنوي التي تتبعها المؤسسة كما تتعاون كلا من لجنة توزيع الأموال ومؤسسة ويكيميديا على صيغة ذلك. ولكن تظل مشكلة تضارب المصالح قائمة فيما يتعلق بمشاركة مؤسسة ويكيميديا في عملية لجنة توزيع الأموال: يجري موظفي لجنة توزيع الأموال -- وهم موظفي مؤسسة ويكيميديا أيضا -- تقييما لكافة الاقتراحات المقدمة. بينما أن موظفي لجنة توزيع الأموال يحاولون تقديم تقييم مستقل لاقتراحات مؤسسة ويكيميديا، إلا أن المشكلة لم تحل بعد كما أنها محل نقاش في لجنة توزيع الأموال.

• لم نتغلب بشكل مرضي بعد على مشكلة اللغة. حيث أن لجنة توزيع الأموال في الوقت الحالي تقبل الاقتراحات المقدمة باللغة الإنجليزية فقط، بينما أن الكثير من مقدمي الطلبات ومجتمعاتهم لا تتحدث اللغة الإنجليزية. هذا الأمر يشكل تحديا للحركة بشكل عام.
• تم حسين نماذج الاقتراحات ونماذج رفع التقارير، إلا أن طلبات تقديم نماذج اقتراحات لا تستخدم رموز الويكي يصعب التعامل معها حيث أن إرسال مستندات خارجية بدلا من وضع المعلومات على مواقع الويكي لن يسهل على المجتمع عملية المراجعة.

• قد يحتاج قالب رفع التقارير الربع سنوية إلى المزيد من التحسين للحصول على معلومات مفصلة تتعلق بالتعلم ومستوى التقدم والتحديات وكذلك ضمان أن جهات لجنة توزيع الأموال يسعها مشاركة قصصها بشكل ذي مغذى وجذاب. يتعين أيضا على هذا النموذج تحقيق توازن بين هذا الأمر وعدم استحداث عبء تقديم معلومات إضافي على الممنوحين حيث أن عملية رفع التقارير المجهدة قد تستنزف موارد العمل البرامجي.
• لا زالت عملية التعامل مع الشكاوى/الالتماسات للتوضيح حيث أن الهيئة الحالية غير سهلة: حيث أن الأمر غير واضح للجميع أن أمين المظالم يتلقى شكاوى العملية أثناء عملية لجنة توزيع الأموال، وحتى اللحظة التي تنشر فيها اللجنة توصياتها، بينما أن ممثلي مجلس الأمناء يتلقون الشكاوى أو الالتماسات المقدمة حيال توصيات لجنة توزيع الأموال التي تقدمها الجهات المقدمة للطلبات. يجرى حاليا مناقشة هذه المشكلة.
• أخيرا، طلبنا المزيد من التغذية الراجعة المتعلقة بالاقتراحات المقدمة من أعضاء لجنة توزيع الأموال أنفسهم. ولو نظرنا إلى تزايد عدد الاقتراحات المقدمة، وكذلك حجم العملية ذاتها، سوف يصبح هذا الطلب أصعب في التعامل معه.

ماذا بعد

سوف تواصل في السنة القادمة (2013-2014) عملية لجنة توزيع الأموال عملها كما هو خلال السنة الأولى (2012-2013)، بالإضافة إلى التحسينات التي ذكرناها سابقا. سوف تجري جولتين من التمويل واللتين تتبعان نفس عملية تقديم الاقتراحات ومراجعتها والمداولات وجها لوجه. كما سنظل نسعى للحصول على تغذية راجعة كي نفسح المجال للتحسين المستمر للعملية كاملة.

وفي نهاية السنة الثانية، سوف تنهض المجموعة الاستشارية لجنة توزيع الأموال بدور خاص. سوف تجتمع المجموعة في شهر مايو/أيار 2014 (تقريبا) كي تقيم مدى استيفاء لجنة توزيع الأموال لأهدافها الأصلية وما إذا كانت المخصصات المالية ذات أثر أم لا وما إذا كانت منافع البرنامج تفوق تكاليفه. ومن ثم سوف ترفع المجموعة مشورتها إلى المدير التنفيذي لمؤسسة ويكيميديا لتبيين الكيفية التي يجب اتباعها في عملية لجنة توزيع الأموال.