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Subventions:APG/Portail FDC/Rapport annuel relatif au processus du comité de distribution des fonds 2012-2013

Résumé

Le comité de distribution des fonds (FDC − Funds Dissemination Committee) a été créé pour donner des recommandations pour « allouer de manière efficace les fonds du mouvement afin d’accomplir la vision, mission et stratégie de Wikimedia ». Le FDC relit les demandes de fonds globales des organisations Wikimedia éligibles, visant à couvrir « le plan annuel d’une organisation pour mener à bien des objectifs », ce qui inclut « à la fois les dépenses en cours (comme les salaires ou les bureaux) et tous les coûts programmatiques engagés par les organisations pour atteindre leurs buts ». Ce processus intensif vise à faire en sorte que les ressources financières du mouvement soient distribuées de façon transparente, et sur une base « pas de droit spécifique ». Le Board of Trustees de la Wikimedia Foundation (WMF) prend ensuite sa décision en se basant sur les recommandations FDC. Le processus a été établi en septembre 2012, et il y a eu jusqu’à présent deux tours de financement FDC, en novembre 2012 et en mai 2013, tous deux approuvés intégralement par le Board de la WMF.

Découvertes

  • En résumé, le processus de FDC est jugé satisfaisant, transparent et juste, bien que plusieurs points aient été identifiés comme ayant besoin d’être améliorés. Les progrès sur ces points sont notés dans la section finale de ce rapport. Toutefois, l’impact à long terme des résultats et de l’avancement vers les buts communs du mouvement sont toujours inconnus. De plus en plus, les conversations s’orientent vers les questions de déterminer si les fonds sont dépensés dans les programmes les plus efficaces et si l’institutionalisation des entités est une utilisation utile des ressources du mouvement entier. Cela sera un des points qui nécessitera une attention significative au cours de l’année prochaine, et sera revu par le groupe consultatif à la distribution des fonds (groupe consultatif FDC) à la fin de cette période d’essai de deux ans.
  • Les programmes de subventions pour les plans annuels FDC ne conviennent pas à toutes les organisations, même si elles sont éligibles pour soumettre une proposition. Quelques organisations sont encouragées à choisir le programme de subventions Projets et Événements (précédemment nommé programme de subventions de la Wikimedia Foundation) au lieu du programme de subventions pour les plans annuels FDC car le programme de subventions Projets et Événements conviendrait mieu à leurs besoins et contextes, en particulier lorsque les organisations n’ont pas suffisamment de temps salarié. Plusieurs organisations semblent ne pas être au courant des différences entre les différents programmes de subventions de la WMF ; toutefois, un travail supplémentaire est requis pour clarifier les conditions, attentes et possibilités entre touts les programmes de subventions de la Wikimedia Foundation.
  • Étant donné les montants et la nature des financements alloués par ce processus, la soumission des propositions et le processus de relecture a une proportion de consommation en temps appropriée. Cependant, quelques proposants ont fortement ressenti que les conditions pour effectuer une proposition étaient trop élevées.
  • Les délibérations rigoureuses en personne qui ont utilisées une méthodologie basée sur le consensus sont une composante critique d’un processus de FDC réussi. En dépit de fortes différences entre opinions, les membres sont tombés finalement d’accord sur les recommandations après des discussions intenses sur chacune des forces, faiblesses et potentiels des propositions.
  • La question s’était posée de savoir comment le processus de FDC devait faire participer la plus grande organisation du mouvement, la Wikimedia Foundation. La première année, la WMF a soumis une partie de son plan et budget annuels en tant que proposition au FDC pour 4,5 millions de dollars américains. La WMF a soumis une proposition pour sa première année fiscale ; ainsi le plan et budget soumis étaient considérés alors qu’ils étaient déjà en cours de réalisation. Quand la proposition fut financée, la réalisation de ce plan était déjà en cours depuis six mois. Bien que ce soit considéré comme un succès d’avoir inclus la WMF danc le processus de façon à accroître la voix de la communauté et la transparence dans la relecture du plan et budget annuels de la WMF, relire un plan annuel partiel ne fut ultimement pas jugé viable par le FDC ou la WMF.
  • Dans la première année du processus FDC, tous les systèmes et processus établis par le Référentiel FDC furent testés avec de bons résultats. Ceci comprend une plainte aux représentants du Board WMF du FDC et un appel à la médiatrice du FDC, en plus de quelques « événements extraordinaires » : une problématique de gouvernance à WMUK, une transition exécutive à WMFR, deux organisations (WMHK et WMCZ) devenues inéligibles à cause du manque de conformité au cours du processus de relecture par le FDC, et une proposition invalide soumise par WMCZ. Les processus et systèmes créés par le Référentiel ont montré qu’ils étaient suffisants pour une grande variété de scénarios et qu’ils ont fournis aux parties prenantes une aide dans ce qui aurait été sinon des situations difficiles.
  • Alors que ces événements extraordinaires ont testé les processus et systèmes, des questions se posent si les proposants FDC sont prêts à un processus tel que le FDC pour de si hauts niveaux de financement. Plusieurs organisations ayant requêté le FDC sont en cours de mise en place de politiques et de pratiques de bonne organisation (par exemple à propos des conflits d’intérêts) et elles reçoivent parfois un financement avant que des politiques fortes soient en place.

Les faits marquants de la première année en chiffres

  • Total des propositions soumises par les organisations : un total de 16 propositions ont été reçues en Année 1 (2012-2013) depuis 15 organisations. Note : WMFR a soumis des propositions aux deux tours, recevant un financement de transition pour 6 mois en Tour 1 2012-2013 et un financement pour un plan complet de 12 mois au Tour 2 2012-2013. Le nombre d’organisations qui soumettront des propositions est susceptible d’augmenter dans les années qui viennent puisque de plus en plus d’organisations deviennent éligibles.
  • La plupart des organisations qui soumettent une proposition reçoivent un financement : 13 propositions (12 organisations) ont été financées tandis que 3 ont été rejetées. Ainsi, 81 % des organisations ayant soumis une proposition ont reçu un financement pour leur proposition.
  • Une grande variation dans la taille des requêtes : la taille moyenne de requête, en retirant la requête de la WMF, est de 478 063 $US. La plus petite requête est de 14 065 $US et la plus grande est de 1 820 000 $US.
  • Un fort pourcentage de financements demandés ont été alloués : les deux tours ont vu 79 % des financements demandés alloués. Hormis les requêtes qui n’ont reçu aucun financement ou reçu seulement un financement de transition, 89 % des fonds demandés ont été alloués. En retirant la WMF, un total de 81 % des fonds demandés ont été alloué.
  • Implication de la communauté dans la relecture de la proposition : 181 commentaires depuis 97 utilisateurs uniques au Tour 1 2012-2013 et 84 utilisateurs au Tour 2 2012-2013 ont été postés sur les pages de discussion des propositions lors des deux tours.
  • Coût total : pour l’année fiscale 2012-2013, 9 173 409 $US ont été alloués à 15 organisations, ou 4 714 409 $US en retirant l’allocation de la WMF. 537 911 $US ont été dépensés en support et autres côuts répartis comme suit : 175 835 $US en personnel, 65 424 $US en délibérations en face-à-face (voyage, réception, hébergement), 2 466 $US en frais opérationnels et 294 186 $US en dépenses à occurence unique couvrant les frais de conseil de The Bridgespan Group lors de la création du processus FDC.
Allocations demandées et financées pour le Tour 1 2012-2013 Allocations demandées et financées pour le Tour 2 2012-2013 Une grande partie des requêtes ont vu de forts taux de financement Les organisations qui ont reçu un financement ont reçu en moyenne plus de 80 % de leur demande

 

 

 

 

Total demandé de 10,4 millions $US ; 8,5 millions $US alloués (82 %) Total demandé de 1,2 millions $US ; 0,7 millions $US alloués (55 %) Hors WMF


Réflexions de la directrice exécutive de la Wikimedia Foundation sur le processus FDC

Le comite de distribution des fonds a été mis en place en mars 2012, à la suite d’une résolution du Board of Trustees de la WMF demandant à la directrice exécutive de la WMF de mettre en place la création d’un cadre qui offrirait :

  • une description de la façon dont le FDC fonctionnerait ;
  • la plannification d’une transition pour la mise en place, ainsi qu’une mise en place partielle pour 2012-13 et une mise en place complète en 2013-14 ;
  • et un processus pour évaluation, relire et effectuer des raffinements à plusieurs moments clé.

Ça a été fait. En juillet 2012, à la suite des nombreuses remarques du groupe consultatif du FDC, des membres de la communauté qui ont participé sur les pages de discussion et des salariés de la Wikimedia Foundation, nous avons mis en place le Référentiel. Nous savions au moment de la création du Référentiel que cela demanderait un effort considérable à la communauté, aux salariés et en particulier aux membres inauguraux du FDC pour soutenir un « processus de demande et de prise de décision transparent » pour l’allocation des fonds du mouvement et pour créer un « centre d’excellence dans le movement pour hisser les organisations à de hauts standards dans les plans qu’ils développent et dans l’exécution de leurs plans ».

Ceci est un rapport au Board WMF — et au mouvement plus largement — sur les réflexions et leçons sur le processus de FDC sur la première année. De part le Référentiel, le groupe consultatif du FDC se rencontrera l’année prochaine pour conseiller la directrice exécutive de la WMF sur les améliorations au processus, basées sur les leçons et estimations mises à jour. À la fin de la période de deux années d’essai du processus FDC, vers la mi-août 2014, la directrice exécutive incluera ce conseil du groupe consultatif dans des recommandations au Board of Trustees, si le processus de FDC doit continuer ou non, et dans l’affirmative dans quelle forme.

La première année du processus FDC a de loin dépassé mes attentes sur plusieurs points.

  • Créer un mécanisme de financement participatif, transparent et communautaire : le processus de FDC est unique : il est le processus de distribution de fonds le plus participatif, ouvert, transparent, inclusif et enclin au consensus que je connaisse. Personne d’autre ne fait de la distribution de subventions de la sorte, avec la plupart des étapes du processus, de la relecture, des recommandations et de la prise de décision se déroulant en public et ouvert aux commentaires de tout le monde. Notre but était de créer et d’utiliser un processus qui serait entièrement en accord avec les valeurs du mouvement, et je suis heureuse que nous ayions réussi à faire cela.
  • Rythme et mise en œuvre : au moment où nous avons créé le Référentiel, nous ne savions pas si le processus de FDC serait vraiment utilisable. Il était entièrement possible que ce qui apparaissait utilisable en théorie se soit révélé impossible à mettre en œuvre. Je suis heureuse que le processus ait été capable de conserver un rythme rigoureux au cours de l’année et qu’il ait été géré de façon à atteindre son but premier : donner de l’argent aux organisations du mouvement de façon à leur permettre de fonctionner.
  • Rigueur et sérieux de la relecture : quand nous avons lancé le FDC, nous ne savions si les membres du FDC auraient l’expertise et le jugement pour faire de bonnes décisions de financement. Je suis heureuse que leur prise de décision initiale ait montré qu’ils le pouvaient. Le FDC inaugural avait sept membres de la communauté (plus deux récemment élus) de part le monde, avec de l’expérience sur différents projets Wikimedia ainsi qu’en finance, subventions et gestion de projets, avec des représentants du Board en tant qu’observateurs au FDC ; ensembles, ils ont mené un processus de relecture très attentif et motivé. Ils ont aussi fait certaines demandes délicates : ils n’ont pas recommandé l’allocation complète pour tous ceux qui se présentaient et ils ont refusé trois propositions sur la base de problématiques de gouvernance ainsi que de précédents inadéquats dans la mise en conformité des rapports de subventions précédentes, des mises en œuvre des programmes et des impacts.
  • Robustesse dans la gestion des « événements extraordinaires » et réponse aux plaintes et appels significatifs : Alors qu’ils travaillaient sur les demandes de financement, dans plusieurs cas le FDC a décidé de la façon de traiter les demandes d’organisations à qui il arrivait de sérieuses questions de gouvernance et de direction (ce que nous appelons « événements extraordinaires »). WMUK a eu quelques problèmes au niveau de la gouvernance avec un conflit d’intérêts. WMFR a fait face à une transition difficile dans sa direction. Deux organisations qui espéraient être éligibles aux financements FDC se sont finalement trouvées être non-éligibles à cause de problèmes de non-conformité avec les pré-requis. Dans certains cas, les processus de plaintes et appels au FDC ont été utilisés par les organisations qui demandaient des financements, ce qui a mené à une enquête et un rapport de la médiatrice, ainsi qu’à une décision des représentants du Board WMF au FDC, pour maintenir les recommandations du FDC en dépit de l’opposition par les demandeurs de financement. Je suis contente de voir le sérieux que le FDC a eu pour traiter ces « événements extraordinaires » et suis contente que les processus de plaintes et relecture aient été testés et qu’ils semblent effectivement fonctionner.

Je voudrais aussi faire remarquer que les rapports publics des organisations a augmenté de façon significative depuis que le FDC a été lancé. Avant le lancement du FDC, de nombreuses organisations Wikimedia ne faisaient pas beaucoup de rapports publics sur leurs activités et n’étaient souvent plus en conformité sur les exigences de rapport venant des accords de chapter et de subventions. Depuis le lancement du processus FDC, l’ouverture et la transparence ont augmenté de façon significative au sein du mouvement. Je pense que c’est un résultat du processus de FDC, mais même si ça ne l’était pas, c’est un changement heureux et qu’il faut noter.

En résumé : je suis satisfaite par la première année du FDC. Ceci dit, je voudrais aussi faire remarquer que j’ai des préoccupations significatives sur la façon dont les organisations du mouvement se développent. Je note celles-ci ici, non parce qu’elles représentent nécessairement des problèmes venant du processus de FDC lui-même, mais parce que je crois que le FDC, de la façon dont il évolue, jouera un rôle important dans la traitement et la résolution de ceux-ci.

  • Ressources et influence disproportionnées des organisations Wikimedia : Je pense que, actuellement, une trop grande proportion de l’argent du mouvement est dépensée par les chapters. La valeur des projets Wikimedia est en premier lieu créée par les contributeurs individuels : ceux-ci créent de la valeur pour les lecteurs qui en retour donnent de l’argent au mouvement. Nous avons aujourd’hui 40 organisations Wikimedia ; 12 d’entre elles on reçu des financements au travers du FDC l’année dernière. Sur les 5,65 millions de dollars américains que la WMF a donné en subventions l’année dernière, 89 % (5,04 millions de dollars) l’ont été pour des organisations partenaires, avec 4,71 millions de dollars (83 % du total des subventions) vers ces 12 organisations pour leurs plans annuels. Je ne suis pas sûre que la valeur ajoutée créée par les organisations du mouvement telles que les chapters justifient le coût financier, et je me demande si cela ferait sens pour le mouvement de focaliser une plus grande quantité d’argent dépensée pour soutenir les personnes travaillant directement sur les projets.
  • Processus FDC dominé par les perspectives des chapters : Ça me pose soucis que le FDC lui-même -- le mécanisme de financement le plus significatif et puissant de notre mouvement -- a très peu de membres non-liés-à-un-chapter : la majorité de ses membres sont également d’anciens ou d’actuels membres de conseils d’administration de chapters. Il est compréhensible pour moi que les personnes avec une expérience dans les chapters soient attirées pour travailler avec le FDC pour les mêmes raisons qu’elles sont attirées par le travail des chapters, et il est raisonnable de penser que les compétences et l’expertise qu’ils acquierent dans leur travail lié aux chapters soit intéressante pour le travail lié au FDC. Il est aussi compréhensible que les Wikimédiens non-liés-à-un-chapter (pour les mêmes raisons pour lesquelles ils ne sont pas impliqués dans les travaux du chapter) peuvent ne pas être intéressés par le FDC. Mais je suis troublée de voir que le FDC soit centré sur les chapters dans une telle disproportion, et ça me pose encore plus soucis que les élections des membres FDC 2013 aient résulté dans le fait que les deux sièges ouverts soient occupés par des membres de conseils d’administration de chapters. Que je sois claire : j’ai confiance en le fait que les membres du FDC travaillent dans l’intérêt du mouvement plutôt que pour leurs propres intérêts ou les intérêts de leur chapter. Mais je crois également que les personnes qui sont impliquées dans les organisations de chapters (et d’autres organisations Wikimedia) ont une vision particulière qui est parfois différente de celle des Wikimédiens qui ont choisis de ne pas s’impliquer dans des organisations formelles Wikimedia, et je pense qu’un processus sain de distribution des fonds tirerait avantage de points de vue multiples. Et, bien qu’ayant confiance en les membres du FDC pour placer les intérêts du mouvement en première place, je pense que le processus de FDC, dominé par les demandeurs de fonds, n’est actuellement pas construit pour offrir une protection suffisante contre le logrolling (NdT : traduction approximative : commerce d’intérêts), le self-dealing (NdT : l’utilisation de sa position à des fins personnels) ou d’autres pratiques de corruption. J’avais espéré que les risques seraient limité par la présence au FDC de membres indépendants non-affiliés mais pour l’instant on peut constater que leur nombre sera faible et pourrait diminuer au cours du temps ; et je ne crois pas qu’il soit raisonnable de penser qu’une minorité de membres indépendants puisse seule agir comme unique moyen de contrecarrer la corruption. Je m’inquiète également d’un point soulevé par le groupe consultatif FDC relatif au fait que les membres de la communauté qui portent le plus d’intérêt au processus sont ceux qui soumettent des propositions et que l’implication de la communauté pour vérifier et relire les propositions est autrement bas. J’aimerais que le groupe consultatif FDC émette quelques réflexions à ce sujet et fasse des recommendations sur les moyens de le résoudre, lors de son examen.
  • Institutionalisation croissante au sein du mouvement : Au cours du processus de planification stratégique de la WMF, début 2010, il n’y avait que trois chapters avec du personnel. À la fin de cette première année de processus FDC, il y a au moins 15 organisations Wikimedia avec du personnel à temps complet ou partiel ainsi que des bureaux (pas tous ne sont dans le processus FDC). Avec une telle proportion de ressources du mouvement — commen mentionné ci-dessus — qui financent l’« institutionalisation » du mouvement, nous devons nous demander si les bénéfices de ce changement valent le montant que ça coûte. Il est possible qu’un changement correctement géré vers un soutien par du personnel puisse aider la communauté bénévole à rester bien vivante et enthousiaste, mais les risques et les coûts de créer des institutions dans des immeubles (brick-and-mortar) peuvent aussi augmenter de façon importante, ainsi que parfois des difficultés à créer des dynamiques entre salariés et bénévoles, comme rapporté cette année par certaines organisations FDC. Nous devons nous demander nous-même si on peut imaginer des moyens agiles pour organiser notre mouvement de façon à mieux soutenir notre œuvre, et comment le processus de FDC peut encourager ce processus de réflexion et de mise en œuvre.
  • Coûts élevés et résultats peu clairs : L’année dernière, la WMF a dépensé 4,71 millions de dollars pour les subventions de plans annuels du FDC, sans compter la WMF (5,65 millions de dollars en tout) et projette d’augmenter ce montant à 6 millions de dollars pour les subventions de plans annuels du FDC cette année (8 millions de dollars en tout). C’est beaucoup d’argent. Tandis que les équipes de la WMF Façonnage et évaluation de programmes ainsi que Apprentissage et évaluation des subventions aideront le FDC à comprendre l’impact des programmes mondiaux Wikimedia, il n’y a actuellement pas de preuves démontrant que cette dépense contribue de façon significative à atteindre la mission Wikimedia. Je trouve qu’on dépense beaucoup d’argent, plus que garanti par les résultats que nous voyons. Je suis préoccupée par les taux de croissance demandés par les organisations demandeuses de fonds au FDC : je crois que pour justifier la taille des subventions qui sont demandées, les organisations impliquées devraient être capables de démontrer clairement comment leur plan apportera une contribution importante à la mission du mouvement Wikimedia.

Le Board of Trustees de la WMF a déjà fait écho à plusieurs de ces défis dans ses Directives au FDC en avril 2013, et il est critique qu’au cours de la prochaine année le processus de FDC réponde au Board en offrant des solutions constructives à ces défis. Comme le Board le dit, « nous privilégions les ressources que nous avons et sommes reconnaissants aux généreux donateurs du mouvement Wikimedia. Avec ce privilège arrive la responsabilité : nous devons à notre communauté de contributeurs, de lecteurs et de donateurs d’utiliser ces ressources de façon aussi réfléchie que possible dans le but d’avoir le plus d’impact possible dans la réalisation de notre vision. »

Contexte

Processus de financement

 
Processus de demande au FDC

Comme décrit dans le calendrier des demandes, le comité de distribution des fonds reçoit les propositions deux fois par an pour les organisations éligibles à un financement pour un soutien général (non-affecté) pour réaliser des actions en accord avec la mission du mouvement Wikimedia. Après un processus de relecture intense comprenant une relecture communautaire publique et une certification par le personnel, le comité réfléchit à chaque demande pendant un mois, se recontre en personne pendant 3-4 jours pour délibérer. Une fois que le comité arrive à un consensus, il publie ses recommandations de financement au Board WMF et à la communauté.

Le FDC et le processus de proposition ont été conçu pour être fortement participatifs, pour inviter la communauté, être transparent et responsables. C’est un programme de subvention inhabituel avec plusieurs caractéristiques uniques, comme : la période de relecture communautaire pendant laquelle la communauté est invitée à poser des questions et à faire des retours sur les demandes, un document public sur les réflexions et notes du comité et ses délibérations, un médiateur qui effectue des enquêtes et gère les appels relatifs au processus, et des questionnaires après chaque tour pour soliciter des retours, plaintes, interrogations et satisfactions pour améliorer le processus en continu pour les tours ultérieurs.

Postulants FDC

Les organisations Wikimedia éligibles peuvent soumettre des demandes au FDC pour un financement général servant à mettre en œuvre leurs plans annuels. Cette première année, toutes les organisations sauf une (la Wikimedia Foundation) sont des chapters. Quatorze sur les quinze organisations qui ont soumis une demande sont situées en Europe, Amérique du Nord et Australie ; seule une organisation est dans le Sud (l’Argentine). Plusieurs organisations ont soumis des demandes au FDC pour financer leur plan annuel avec des coûts liés au personnel et aux bureaux qui soutiennent leur travail sur les programmes. Dans les deux premiers tours du processus de demande, les orgnisations avaient des différences significatives en taille des communautés géographiques liées, en historique des programmes, en budget organisationnel, en années d’existence, en niveau d’activité des communautés et des conseils d’administration, et en personnel.



Le comité

Le premier Comité de distribution des fonds (FDC) comprenait sept membres nommés par le Board WMF en septembre 2012 ; ils venaient de sept pays (Bangladesh, Inde, Pologne, Suède, Royaume-Uni, Ukraine, États-Unis) et avaient une grande diversité dans leurs personnalités au sein du mouvement. Ils ont participé à un processus de sélection qui comprenait une discussion sur le wiki et des interviews téléphoniques ; ils furent ensuite choisis pour leur expérience en distribution de subventions, en finance ou en gestion de programme, ainsi que pour leur vécu en tant que membres de la communauté venant de différentes projets Wikimedia. En juin 2013, ils furent rejoints par deux membres nouvellement élus d’Italie et de France/Allemagne. Le comité comprend maintenant sept hommes et deux femmes. Le FDC a également travaillé avec deux représentants du Board WMF et une médiatrice indépendante, et il s’appuie sur une équipe de salariés de la WMF, avec en particulier un important soutien de deux membres de l’équipe de distribution de subventions ainsi que d’autres personnes de la WMF dans les équipes juridique, de finance et de communication.

Rapport sur la première année du processus FDC

Le but de ce rapport est de documenter l’état du processus de FDC et les expériences des différentes parties prenantes de façon : à mettre en lumière les différents avis reçus au cours de l’année précédente, à partager les tendances et les progrès des organisations attributrices de fonds, et à noter les changements faits pour améliorer le tout. Le rapport est écrit pour toutes les parties prenantes qui ont participé au processus, pour la communauté Wikimedia dans son ensemble et pour le Board of Trustees de la WMF.

Le contenu de ce rapport provient de sondages, de rapports, de pages de discussion, d’appels téléphoniques et d’avis partagés dans les discussions en face-à-face. En particulier :

  • Plusieurs canaux de retours formels ont rassemblé les avis et ont documenté les expériences des parties prenantes pour s’assurer de l’amélioration continue du processus de FDC.
  • Deux jeux de sondages (un sondage du processus et un sondage coûts-bénéfices) ont été conduits après chaque tour de financement pour solliciter les commentaires sur les expériences des parties prenantes et des avis de la part de ceux-ci.
  • La médiatrice a aussi collecté des avis après chaque tour et a publié un rapport annuel pour mettre en lumière tant les aspects positifs que négatifs du processus.
  • De plus, les avis étaient collectés par les salariés du FDC lors des rencontres, des visites, sur le wiki et dans les événements du mouvement comme la Conférence Wikimedia ou Wikimania.

Les avis recueillis à travers ces canaux, ainsi que ceux qui ont été sollicités directement auprès des intervenants, forment la base de ce rapport.

Les futurs rapports annuels seront écrits par le Comité de distribution des fonds et se focalisera sur les leçons de l’année précédente, dont les tendances prometteuses dans les programmes des organisations du mouvement, les progrès et défis, les observations sur l’investissement du mouvement à atteindre les buts du mouvement, ainsi que des recommendations sur les priorités stratégiques et buts du mouvement.

Si vous avez des commentaires qui ne sont pas discutés ici et que vous aimeriez partager à propos de la première année du FDC, vous pouvez laisser un commentaire sur la page de discussion.

Résultats de l’enquête auprès des parties prenantes

Le processus de FDC est utile por obliger les organisations à expliquer leurs plans et programmes. J’espère que cela sera, après quelque temps, un bon moyen d’être plus efficient dans nos programmes : augmenter le nombre de contributeurs et améliorer le contenu, les cas d’école pour le futur, les leçons et partages d’expériences…

Après chaque tour de financement FDC, l’équipe Apprentissage et évaluation des subventions a conduit des sondages auprès des parties prenantes au processus, c’est-à-dire les organisations demandeuses, les membres du FDC, les salariés du FDC, les représentants du Board WMF, les membres du groupe consultatif FDC et les membres de la communauté. Ces sondages sollicitaient des informations de la part de ceux qui étaient les plus impliqués dans le processus de façon à identifier les points de blocage, des informations coûts-bénéfices et la satisfaction envers le processus FDC. Ces retours ont ensuite été utilisés par le FDC et les salariés du FDC pour faire des améliorations. Un rapport cumulé de l’Année 1 est publié. Les points remarquables du rapport sont résumés ci-après :

 
Taux de satisfaction pour le FDC, basé sur deux sondages suivants les deux tours de financement pour 2012-13
  1. Au cours de la première année du processus FDC, les taux de satisfaction moyens sur le processus FDC par ceux qui ont répondu au sondage sont entre « satisfaits » et « très satisfaits ». Ceci est une moyenne globale entre toutes les parties (par exemple le groupe consultatif FDC, les salariés FDC, les représentants du Board WMF au FDC, les demandeurs FDC, les membres de la communauté, le FDC). En tout, 85 % des participants au processus sont soit satisfaits soit très satisfaits et 15 % sont non-satisfaits ou fortement non-satisfaits. Tous les membres du FDC et les salariés du FDC sont satisfaits ou très satisfaits. 75 % des organisations (12 sur 16 ont répondu) sont satisfaites ou très satisfaites, et le même pourcentage est vrai pour le groupe consultatif FDC / Board WMF (3 sur 4 ont répondu). Les faibles niveaux de satisfaction viennent des organisations qui n’ont pas recu de financement ou qui n’ont pas reçu un financement total. Toutes les parties conviennent qu’il y a encore à améliorer le processus et que certains changements sont nécessaires.
  2. En tant que mécanisme de distribution des fonds du mouvement, l’intense processus de soumission de proposition au FDC et relecture est jugé approprié en temps passé. Cela est particulièrement vrai étant donné les montants alloués et la nature des fonds alloués, non-dédiés. En dépit de cela, le FDC devrait continuer à rechercher des moyens de minimiser les difficultés dans le processus.
  3. Il devrait y avoir plus de communication pour s’assurer d’attentes claires et partagées entre tous ceux qui sont impliqués, en particulier sur l’éligibilité, le processus de proposition et les étapes clé. Puisque les propositions ne sont acceptées qu’en anglais, la langue continue à être une difficulté puisque la majorité de ceux qui soumettent une proposition ne sont pas des locuteurs ayant l’anglais comme langue maternelle. En gardant cela en tête, le FDC et le personnel FDC devrait offrir plus de canaux de communication pour les organisations au cours du développement des propositions et du processus de relecture ; améliorer le portail FDC pour le rendre plus naviguable ; et fournir plus de détails sur les différents types de subventions offertes par la WMF.
  4. Les points les plus sujets à des désaccords sont l’éligibilité, les attentes au cours du processus de relecture et les processus de plainte et d’appel. Ces processus devraient être améliorés par la clarification des protocoles et procédures.

Réflections de la part des parties prenantes

Postulants FDC

Rôles des participants clé dans le processus de FDC
Demandeurs FDC soumettent leurs propositions de subventions de plans annuels au FDC
Membres du FDC relisent les propositions, font des recommendations à l’allocation de fonds au Board WMF
Représentants du Board WMF au FDC observent le processus, conseillent sur les problèmes clé, font la liaison avec l’ensemble du Board, reçoivent et répondent aux plaintes contre les recommendations
Groupe consultatif FDC ont aidé à créer le processus FDC, conseilleront l’année prochaine le Board WMF sa façon de procéder
Médiatrice reçoit et documente les appels, publie un rapport annuel indépendant sur le processus FDC
Personnel FDC
(FDC Staff)
supervise le processus, fournit des informations au FDC, travaille avec les demandeurs sur leurs propositions

Dans l’Année 1 (2012-2013), la majorité des 15 organisations qui ont soumis des propositions au FDC furent satisfaites du processus, bien que plusieurs organisations aient exprimées des insatisfactions ou des suggestions d’amélioration. Un des réponses au sondage a pointé l’opportunité que le processus du FDC présente un partage des apprentissages au sein du mouvement : « le processus du FDC créera une plus grande convergence entre les organisations (en partie en copiant ce que font les autre, et en tant qu’effet rétrospectif du processus et de la relecture elle-même). »

While many (69% of survey respondents) felt the application requirements were reasonable and achievable, not all agreed. One applicant noted it was easy for his/her entity because paid staff could support the proposal development: “I found the process smooth and easy, but I guess that is different for entities without paid staff.” Another applicant shared the opinion that the process should be simplified significantly: "It is only one year old and it is all ready out of hand. The more time it takes for grantees to participate in the FDC process, the less time they have to do their programmatic work."

Concerns around communications, particularly around language and expectations, arose as one of the major areas for improvement. One applicant wrote, “deadlines were communicated (albeit in a very legalese manner). Expectations were not communicated well. The requirements of the participants were unreasonable.” This applicant later noted, however, that they were generally able to resolve their issues through email. Another applicant noted the need for more communication, particularly given language issues: “I regret that there is not more dialogue (eg chat or skype) between the FDC and structures. The process of FDC is correct but probably forgets that participants are not native English speakers.” The FDC process is still ill-equipped to tackle the translation problem, and it is a key challenge.

Three entities did not receive funding from the FDC process, and many did not receive the full amounts they requested. One entity that did not receive funding submitted a formal complaint to the Board. Wikimedia Hong Kong wrote: "We believe the decision of the FDC is inappropriate. The decision is totally harmful for the development of WMHK, as well as the development of free culture in Hong Kong. The Wikimedia Foundation has the obligation to promote Wikimedia projects and free culture around the world. The rejection of funding makes the promotion of those projects in Hong Kong more difficult. The rejection of funding also makes the volunteers in WMHK think that their work is totally denied by the Wikimedia Foundation." The Board responded to the complaint, endorsing the FDC's recommendation and highlighting the concerns of the FDC with the proposal, including: "the effectiveness of the programs proposed in terms of both potential impact and budgetary implications, and the internal governance and organizational capacity of the WMHK chapter to administer such a large grant." The response also raised the FDC's concerns with WMHK's track record with three much smaller grants. The Board reiterated its desire to work towards the growth and development of the Hong Kong chapter and community, and asked them to consider a "more modest project grant that will help develop [WMHK's] capacity and impact, consistent with our movement’s mission and goals".

Another major concern from the applicants was around how--and whether--FDC funds and the process itself would enable entities to achieve impact and make gains in movement priorities. In some ways, it it has been a challenge to fundamentally change the way movement resources are distributed. In the past, many entities acted as payment-processors during global fundraising campaigns on the projects, and simply kept part of the funds processed out of their geography. Now, in order to receive funding, entities are assessed through the FDC process on their capacities to make impact helping the movement achieve its goals. This transition is a difficult one, as one applicant reflects: “I agree that the FDC process is producing greater movement-wide information about what it takes to achieve impact, but I worry that this is being used to mark chapters on their performance and popularity rather than actually giving them access to the funds that donors (in some cases, their own donors) have raised.” One applicant argued that the FDC process is not well designed to support impact on some movement goals: "'Encourage innovation' and 'Increase diversity' is the last thing a highly institutionalised process would do."

Entities are also concerned that they will not have sufficient funds to achieve impact in the way they've planned. One wrote that the FDC's recommendations are not based on "what it takes to achieve impact," citing the fact that the FDC allocated enough funding to Wikimedia Norge for one full time employee rather than two requested, although Wikimedia Norge noted that projects would only work if two staff were hired. However, at the second quarter mark, Round 1 FDC entity spending on staff is 40%, and entity spending on non-staff is 24% spent, so it's not clear that a lack of funds is hampering entity ability to generate impact.

Membres du comité de distribution des fonds

Committee members agree that in spite of the challenges they faced at many points in the process, the first year was a success that resulted in the WMF Board endorsing both rounds of the FDC's recommendations. It has been an exciting journey to build up an entirely volunteer-driven body, to allow it to evolve and grow while holding the high standards. At the same time, it has been challenging, since throughout the whole process they have aimed not to stifle the spontaneous and activist character of the movement. As volunteer members of the community themselves, they face a difficult balance.

Perhaps one of the greatest accomplishments of the committee has been the success of the multi-day face-to-face deliberation process. The consensus-driven model allows all members of this diverse committee to share their opinions and deliberate until a final agreement is reached for all proposals. This process can be exhausting, as all members must also agree on the final recommendation text. However, it is a testament to the integrity of the process and the members of the committee that consensus has been achieved in both rounds, despite strong initial differences in opinions.

 
Members of the inaugural Funds Dissemination Committee

Members agree that the process as it was set out has achieved its goal, with one member remarking that funds were being allocated to entities’ “promising projects, [and] that will help Wikimedia maintain its standards and grow with quality.” While one member notes that “the process is enabling projects that will allow a bigger social impact,” others are waiting for more information about outcomes and impact from the grants, which will be seen in the next year.

Members are proud of the fact that FDC members and applicants alike rose to all the challenges faced in the first year. One member wrote that “FDC process is very new to the movement. There was lot of uncertainty and apprehension over the success of the process before. However, the results so far are very encouraging and the FDC process is also making sure accountability and responsibility is there in the movement activities.” Another agreed that process has been encouraging, given “there has been good involvement of stakeholders and FDC decisions have been respected.” One member shared a sense that "together we are making history of open social movement resource allocation."

Committee members echoed similar concerns as other stakeholder groups about expectations, communications, proposal templates, and the portal. One member wrote: “Expectations and deadlines for eligibility apparently weren't clear for some applicants. We can probably do better with real-time bidirectional feedback.” Another suggested “well defined and SMART goals for each application” were needed.

Some members also highlighted the issue about the pipeline to the FDC, noting that not all entities are ‘ready’ to apply to the FDC: “it seemed to me that most entities have taken for granted that they 'have to' approach FDC after execution of two earlier restricted grants.” To help with this problem, another also endorsed the need for better a “synchronization of all grants / funding programs of WMF" so that entities know which grants programs might best fit their needs.

Représentants du Board of Trustees de la Wikimedia Foundation au FDC

The two WMF Board representatives have been very satisfied with the first year of the FDC process. They note that the FDC has "exceeded our wildest expectations for the first year." Since it was important for them to see the entire FDC run by volunteers, they were impressed with the ability of committee members to commit so much time to the process. They were pleased to observe "thoughtful discussions leading to a carefully thought out result." They noted, too, their satisfaction with the support role that the FDC staff played.

While the Board representatives have been impressed with the process this year, they are concerned by the high proportion of movement resources going to annual plan grants and urge the FDC and the movement to award funding commensurate to an entity’s ability to create impact. To do this, they encourage entities and the FDC to develop a culture of evaluation and assessment to help make good decisions about where resources should be invested for the most impact. They reiterate what they expressed in their Guidance to the FDC earlier this year: “Entities should get funding insofar as they can demonstrate that their activities are helping to achieve the mission, or that their activities plausibly may help. Proportionality is key: smaller grants can support what might be risky but exciting new work, but larger grants need to be based on a strong rationale, a solid track record of past and future performance and a clear focus on high impact work, rather than a menu of different approaches.”

In relation to this, in the coming year, the Board representatives noted that the FDC process will need to endeavor to improve the quality of the proposals, based on good feedback and learning. This challenge will need to be addressed both by the members of the FDC as well as the chapters themselves (e.g. establishing a peer review process).

As issues in compliance, governance, and executive leadership arose for several applicants, the Board representatives expressed their concern that some applicants may not be “ready” to manage large annual plans grants. The Board representatives were concerned by the number and range of “extraordinary events” that FDC applicants faced this year. This past year, Wikimedia UK faced conflict of interest issues, Wikimedia France experienced an executive transition, and Wikimedia Hong Kong and Wikimedia Czech Republic faced compliance issues. FDC grants require effective, transparent and strategic organizations who are able to manage large grants, paid staff, and implement good programs with significant impact. They recommend that the FDC encourage entities to establish “practices of good governance, transparency, and accountability. Effective leadership by entities - whether formally established or more informal in their organizational structure - ensures their finances are public and well managed, that their programs are focused, well-designed and reliable, that they are learning from their own histories and from others in the movement, that they are creating strong partnerships that will build content and community, and that their communications and relationships with each other and the rest of the community are respectful, professional and transparent.”

In spite of these concerns, the Board representatives are greatly appreciative of all the significant work that has gone into the process and celebrate the successes to date.

Membres du groupe consultatif à la distribution des fonds

Le groupe consultatif à la distribution des fonds joue un rôle important dans les deux premières années d’existence du FDC. Le groupe consultatif a aidé à développer le processus FDC et donne maintenant une direction à suivre et des commentaires pour affiner le processus. Le groupe est composé de membres de la communauté intéressés, d’attributaires actuel du FDC, de personnes extérieures travaillant dans la distribution de subventions et de membres du Board WMF. Après la création du comité de distribution des fonds, deux membres du groupe consultatif ont rejoint le comité et ont donc quitté le groupe consultatif.

 
Groupe consultatif à la distribution des fonds

De façon générale, le groupe consultatif trouve que la revue du processus Année 1 FDC rend bien compte de l’état actuel du processus FDC. Ils insistent particulièrement sur un besoin d’augmenter la communication entre les postulants et l’équipe FDC. Le groupe consultatif a noté que la communication est l’aspect qui apporte le plus de défi dans les relations car les organisations nouvelles et inexpérimentées ont un temps difficile pour satisfaire aux pré-requis. Le groupe consultatif recommande ainsi que l’équipe FDC travaille plus conjointement avec les postulants et en particulier les nouveaux postulants.

Le groupe consultatif note des soucis pour les plus petites organisations qui font face à la même rigueur lors de la relecture que les plus grandes organisations, même si les plus petites organisations sont plus souvent en partie ou totalité gérées par des bénévoles. Il est aussi noté que quelques organisations ne sont pas prêtes pour des subventions de plans annuels avec des fonds non dédiés. Ils recommandent que l’équipe du FDC conseille aux organisations plus petites (et possiblement moins développées) d‘adresser leurs demandes aux programmes de subvention Wikimedia plus simples, comme le programme de subvention Projets et Événements.

Un autre soucis est le manque d’implication communautaire globale. Un membre note que seuls les postulants semblent accorder une attention significative au processus.

Le groupe consultatif note plusieurs aspects positifs du FDC. D’abord, il trouve que le Référentiel FDC est utile et correctement utilisé comme document fondateur du processus. De plus, le groupe est impressionné par la réflexion dans le travail et les décision du FDC, et bien qu’il y ait des personnalités assez différentes, tous les points de vue sont respectés et les recommandations sont acquises conjointement. Finalement, le groupe est également impressionné par la maturité des réponses des organisations du premier tour, y compris celles qui n’ont pas été financées.

Médiatrice FDC

La médiatrice joue un rôle unique et indépendant dans le processus FDC. Son rôle est de reçevoir et de publiciser les appels, reçevoir les enquêtes sur les plaintes comme demandé par le Board WMF, et publier un rapport annuel qui identifie les problèmes systémiques. Le premier rapport annuel de la médiatrice a résumé les éléments clé des retours qu’elle a eus.

La médiatrice est d’accord avec les résultats du sondage de l’année 1 (2012–2013) sur le fait que le processus du FDC est dans l’ensemble satisfaisant, transparent et juste. Elle note de plus que, à travers les deux premiers tours des recommandations de financement, il a été possible d’allouer des fonds de manière efficace pour avoir un impact. Son rapport note que le processus du FDC pourrait être amélioré en le rendant moins « consommateur en temps et compliqué », en allégeant les pré-requis, en clarifiant les attentes et la terminologie, en considérant différents contextes et en alignant mieux le processus du FDC sur le planning interne des organisations.

La médiatrice note que le portail FDC requiert des améliorations. Le rapport demande avec insistance à l’équipe de rendre le portail plus facile à utiliser et de réduire le nombre de pages de commentaire.

La médiatrice rapporte des avis mitigés sur les formulaires de proposition FDC et de rapport. Elle note que les formulaires FDC sont utiles pour faire des comparaisons entre propositions de façon à créer une analyse en porte-folio, ainsi qu’à aider les postulants à se fixer des buts. Cependant, les formulaires n’aident pas les organisations à structurer leurs plans annuels et le balisage wiki n’est pas la meilleure manière de présenter des informations dans une proposition.

Le rapport note positivement les interactions entre postulants et membres du FDC qui sont vus comme amicaux et efficaces en dépit des différences temporelles. Cependant, il est ressenti qu’il n’y a pas assez de communication entre le FDC, les salariés FDC et les organisations soumettant leurs propositions. La médiatrice note que les organisations demandent plus de retours et de contacts auprès du FDC après que les recommandations du FDC soient publiées. Finalement, le rapport note que les postulants ont le sentiment que les certifications par le personnel sont trop vagues pour permettre une ligne de conduite utilisable, et en conséquence sont démotivés pendant le processus de relecture des propositions.

Un des plus grands soucis rapportés dans le rapport est le rôle de la communauté dans le processus de relecture du FDC. Comme d’autres l’ont pointé, le manque actuel d’implication de la communauté est problématique. Il y a un manque d’intérêt et de connaissance sur le processus. La langue contribue à ce défi. Il est également noté qu’une relecture communautaire de deux semaines n’est pas un temps suffisant pour soumettre des commentaires, mais dans le deuxième tour 2012–2013 la période de relecture communautaire a été allongée à un mois.

En terme de coûts en frais généraux, le rapport insiste sur la plainte des volontaires et employés demandeurs qui se lamentent à propos d’une « bureaucratie excessive » et les mois qu’ils passent dans le processus. Il est noté que le programme de subventions Projets et Événements (précédemment programme de subvention de la Fondation Wikimedia) a un processus de soumission de proposition plus facile et peut être un canal de financement pour les organisations qui recherchent des subventions plus rapidement.

Un des rôles les plus importants de la médiatrice est de recevoir les appels à propos du processus de FDC ; quatre appels ont été reçu cette année. Des appels ont été soumis à la médiatrice pour mettre en lumière des commentaires, ces soucis et des plaintes par la communauté. Lors de l’année 1 (2012–2013), les appels comprenaient des soucis à propos de la composition du comité FDC, une question demandant si les activités financées auraient un impact, des soucis à propos de la certification par le personnel pour une organisation, et une disqualification rétrospective de deux postulants au deuxième tour 2012–2013. La médiatrice a enregistré ces appels et dans tous les cas des réponses ont été publiées.

Membres salariés FDC/WMF

Le personnel FDC (c’est-à-dire le personnel de la WMF qui travaille surtout sur le processus de FDC, comprenant la directrice senior des subventions, l’officier senior des programmes FDC, l’administratrice des subventions et le directeur administratif et financier) est relativement satisfait du processus. Une des personne écrit que c’est un « modèle de distribution participative de subventions extrêmement juste et transparent », ainsi qu’un processus réfléchi. Ils trouvent que le processus a été bien conçu et réfléchi, depuis la période d’éligibilité au travers des nombreux retours pedant le processus de relecture, jusqu’au processus de plainte et d’appel, en passant par la décision du Board WMF. Un salarié apprécie la rigueur du processus, notant que « ces fonds n’appartiennent pas au FDC ni à aucune autre organisation (dont la WMF). Ce sont les fonds du mouvement -- et nous sommes tous redevables envers nos donateurs et toutes les parties prenantes pour utiliser ces fonds de manière sage ».

En terme de retours de la communauté, le personnel trouve que la voix de la communauté devrait être accrue. En même temps, ils apprécient le fait que le processus de FDC est un processus de distribution de subventions rare qui sollicite et met en avant les retours de la communauté. Un salarié dit : « le processus de relecture doit trouver le juste équilibre dans la recherche de ceux qui peuvent fournir des retours raisonnables et dans l’accroissement du nombre total de commentaires. Ça n’aiderait pas à avoir plus de retours de la communauté si les membres de la communauté ne connaissent pas assez les buts stratégiques du mouvement, ou n’ont pas une bonne compréhension de dépenses justes, etc. ».

Le personnel trouve que les attentes doivent être gérées de façon à ce que les organisations qui soumettent des propositions au FDC pour leurs subventions de plan annuel et d’allocation de fonds anticipent sur la charge de travail que cela implique. Un salarié mentionne l’importance de « s’aligner avec les chapters sur la quantité de travail que cela implique de demander des dons non-dédiés ».

Peut-être que le soucis le plus important pour le personnel concerne la taille, l’impact et l’efficience de l’utilisation des fonds. Un salarié écrit que le processus de FDC « augmente la voix de la communauté et encourage la discussion autour de l’impact, bien que nous ayons encore un long chemin à parcourir ». Un autre salarié pense que le processus de FDC peut aider les organisations à être plus efficientes dans l’utilisation des fonds du mouvement à long terme, bien que les taux actuels de dépenses liées aux programmes par les organisation du Tour 1 FDC soit préoccupant. De façon globale, le personnel s’inquiète particulièrement sur le fait que la taille des subventions ne soit pas en addéquation avec l’impact commensurable pour le mouvement, en particulier lorsqu’il est est mis en relation avec le soutien aux communautés de contributeurs bénévoles Wikimedia.

Progrès et leçons des subventions FDC actuelles

While to date there is little information about outcomes or impact of FDC funds allocations, we can now begin to understand the progress of entities receiving funds allocations. Entities receiving funding from the FDC submit quarterly reports, and the first and the second set of quarterly progress are submitted by entities receiving funding in 2012-2013 Round 1. These quarterly progress reports allow the FDC and the community to understand how each entity is progressing with its FDC funds allocation, particularly in the areas of programs and finances.

Progress reports, which have varied in quality and in depth, allow entities to document their progress and challenges, and share learning with the movement more widely. Some entities transparently discuss progress, challenges, and learning with the wider movement, but not all are open with challenges and failures.

Expenditure rates are monitored through quarterly reports. After the first quarter, overall (excluding the WMF and WMFR), 15% of the FDC grants had been spent. After the second quarter, 36% had been spent. Many entities, though not all, have explained variances in their expenses. Spending on staff seems to be more or less on track, whereas spending in non-staff areas, including programs, lags further behind.

After the first two rounds of quarterly reports, several global level trends were observed:

  • Many entities are currently challenged by low volunteer participation in their activities, including micro-grants programs. Entities have noted that they struggle to find an effective balance between staff and volunteers in leading, coordinating and implementing activities.
  • Programmatically, entities are learning about building and sustaining successful Galleries, Libraries, Archives and Museums (GLAM) partnerships. Several entities are deepening or launching new phases of their education activities, including working with primary and secondary schools as well as universities. With non-FDC sources of funding, many entities are advocating for changing policies around content and licensing. And most FDC entities now have at least one program focusing on raising awareness around or addressing the gender gap on Wikipedia.
  • Fundraising is a challenge for many, yet entities should consider diversifying their funding if they plan to grow beyond the levels the FDC will support. As the Board noted in their Guidance to the FDC, entities "should seek to diversify their funding base in order to create a sustainable, scalable strategy for their own growth. This is a good way to help ensure we don’t accidentally fund organizations faster than their capabilities suggest they should be funded, because it means their growth will be partly constrained by their ability to persuade other entities their work is valuable." In addition, as more Wikimedia-affiliated entities become eligible for the FDC process, funds may become more competitive.
  • Many entities are growing their staff and pursuing different organizational structures. The larger movement may be able to learn from different experiences.
  • Entities can improve their ability to track program outcomes by following the contributions of participants over longer periods of time in order to understand changes in short-term and longer-term editing activity.
  • Many entities are continuing to collaborate with one another across programs, and some are providing mentorship to others.

In March 2014, FDC entities from Round 1 2012-2013 will submit impact reports. At that time, we will know more about the impact of FDC allocations and the extent to which these funds have enabled progress in meeting the Wikimedia movement's goals.

Résumé des améliorations au processus FDC

Le FDC et les salariés du FDC travaillent pour répondre aux défis des deux premiers tours de financement. Plusieurs points d’accroche ou de problèmes notés par les parties prenantes ont été ou seront résolus.

Processus de proposition

  • For the year 2013-2014, the Letter of Intent (LOI) process was introduced as the first and mandatory step of the proposal process. LOIs are a basic, non-binding expression of interest from an entity in applying for FDC funds. The LOIs allow FDC staff to better reach out to interested entities before the proposal deadline.
  • Thanks in part to the introduction of the Letter of Intent process, communication among FDC staff and entities submitting LOIs has been much more intensive and proactive. Individual emails, telephone calls, and Skype meetings regular occurred among entities and FDC staff throughout the eligibility process in the current round to ensure all were aware of eligibility gaps and deadlines. In addition, six IRC office hours were held prior to the Round 1 2013-2014 proposal deadline to share information and answer questions about eligibility and the proposal process more generally.
  • All entities new to the process had one or more telephone or Skype conversations with FDC staff. These meetings with all new entities that submitted a Letters of Intent have been held prior to the proposal submission deadline to share expectations about the proposal process and ensure that the entities understand their options with different Wikimedia grants programs, and are making informed decisions about which kind of grant is most appropriate for their needs and contexts. In some cases, entities decided not to apply for annual plan grants from the FDC at this time.
  • The proposal form was modified after both rounds to be more straightforward and easy to use. Questions were clarified, definitions were added, and tables were simplified to make them easier to fill out.
  • The name of the program has changed to promote clarity about what the FDC funds. FDC grants and funds allocations are now referred to as FDC annual plan grants to reflect that the program funds the annual plans of eligible entities.
  • The details of the process for WMF’s proposal to the FDC, a significant outlier as a proposal from the largest movement entity, are currently being discussed by the FDC and WMF. The timeline for the proposal is being shifted from 2013-2014 Round 1 to 2013-2014 Round 2. WMF’s proposal being a part of the 2013-2014 Round 2 timeline will allow for a meaningful community review process that can influence WMF’s plan for the following year.

Relecture et délibérations

  • Le portail FDC a été revu pour devenir plus fluide et plus facilement utilisable. Ces changements doivent améliorer les expériences de toutes les parties prenantes sur le portail et de rendre l’information plus facile à trouver. Les salariés FDC espèrent que ces changements amélioreront le processus de relecture par la communauté de façon à fournir aux membres de la communauté un accès plus facile aux informations relatives aux propositions.
  • La période de relecture par la communauté a été alongée de deux à quatre semaines pour assurer un temps suffisant pour la relecture.
  • Au Tour 2 2012-2013, il y a eu une communication active vers les membres de la communauté pour solliciter leurs remarques lors de la relecture communautaire.

Rapport

  • Les formulaires de rapport ont été améliorés après les remarques du premier tour des rapports trimestriels.
  • Les salariés FDC ont mis en place un processus de relecture pour les rapports d’avancement trimestriels qui comprennent des questions et remarques les pages de discussions de chaque rapport ainsi qu’un résumé de tous les rapports d’avancement soumis qui comprennent les taux de dépenses et les tendances globales pour faciliter les apprentissages au sein du mouvement.

Problématiques non encore résolues

In spite of the progress and resolution on some matters, some challenges cannot easily be addressed.

  • The most significant challenge remains that of analyzing the organizational and movement wide impact of these resources: entities need to have more rigorous and reflexive self-assessment and reporting, and the movement needs to understand the overall impact of these movement resources on growing global community and content on our sites. FDC applicants, the FDC itself and WMF/FDC staff have to work together on building the capacities to do this assessment well, and have to be thoughtful and transparent about whether this significantly high proportion of funding towards Wikimedia organizations is the best possible use of movement resources.
  • The Committee and the WMF are currently in discussions about how to the WMF should continue to participate in the process. Last year's WMF proposal was important in that WMF participated in the FDC process from the start, but was difficult for both the FDC and WMF because of its outlier status: its size of budget, its critical role in technical infrastructure, and the distinction then being made (now no longer applicable) of core vs. non-core funding. The likely outcome of the current discussions is that WMF will not participate in Round 1 of the 2013-14 process, but in Round 2. The move to the second round aligns much better with the WMF's annual planning process, and the FDC and WMF are working out the modalities. However, a conflict of interest issue remains around the WMF's participation in the FDC process: FDC staff -- WMF staff themselves -- conduct assessments of all proposals submitted. While the FDC staff attempted to provide an independent assessment of the WMF proposal, this issue has not yet been resolved, and is also under discussion by the FDC.
  • The issue of language has not been satisfactorily resolved. The FDC currently only accepts proposals in English, while many applicants and their communities are non-English speakers. This is a challenge for the entire movement.
  • Proposal and reporting forms were improved, but requests for non-wiki markup proposal forms are difficult to address since posting external documents instead of keeping information on wiki would not allow for easy community review.
  • The quarterly reporting template may need further improvements to solicit detailed information about their learning, progress, and challenges, and to ensure FDC entities can share their stories in a meaningful and engaging way. This form must also balance that need against the need to not create an excessive reporting burden for grantees, as cumbersome reporting structures can take away resources from programmatic work.
  • The complaints/appeals process still needs to be clarified, as the current structure is not intuitive: it is not universally clear that the Ombudsperson receives process complaints during the FDC process, up until the moment of the FDC recommendations, while the Board representatives receive complaints or appeals against the FDC recommendations by applying entities. Conversations are under way on this issue.
  • Finally, more feedback on proposals from FDC members themselves has been requested. Given the growing number of proposals, and as the process scales, this request will become more difficult to tackle.

Dans le futur

Dans l’année à venir (2013-2014), le processus de FDC continuera largement à fonctionner comme ça l’a été la première année (2012-2013) en mettant en place les améliorations notées. Deux tours de financement sont prévus avec le même processus de soumission de proposition, de relecture des propositions et de délibérations en face-à-face. Les retours continueront à être recherchés pour permettre d’améliorer en continu l’entièreté du processus.

À la fin de la deuxième année, le groupe consultatif à la distribution des fonds jouera un rôle spécial. Vers mai 2014, le groupe se rencontrera pour juger si le FDC a rempli ses buts originaux, si l’allocation de fonds a eu un impact et si les bénéfices du programme l’emportent sur les coûts. Le groupe conseillera ensuite à la directrice exécutive de la WMF comment procéder pour le processus FDC.