Außerordentliche Mitgliederversammlung 2011/S 1

Reform der Verantwortungsstruktur: Satzungsänderung

Antragsteller

Sebastian Moleski für den Vorstand

Antragstext

Die Mitgliederversammlung beschließt:

1. Die Satzung wird in den Paragraphen
   • § 4 (1), Rechte und Pflichten der Mitglieder
   • § 5 (1), § 5 (3) und § 5 (4), Beginn und Ende der Mitgliedschaft
   • § 5 (3), Beginn und Ende der Mitgliedschaft
   • § 7, Organe des Vereins
   • § 8 (1), § 8 (2), § 8 (5), und § 8 (6), Mitgliederversammlung
   • § 10, Präsidium (war: Vorstand)
   • § 11, Beschlussfassung durch das Präsidium (war: Beschlussfassung durch den Vorstand)
   • § 12, Vorstand (neu)
   • § 13 (1) und § 13 (3), Kassenprüfer

   wie in der vom Vorstand am 27.12.2010 veröffentlichten Fassung geändert.

2. Die Mitglieder des Vorstands werden mit Wirkung bis zur nächsten Mitgliederversammlung zu den Mitgliedern des Präsidiums bestimmt.
3. Die jährliche Mitgliederversammlung mit Neuwahl des Präsidiums wird auf den 19. März 2011 terminiert. Das Präsidium wird beauftragt, für eine ordnungsgemäße Einberufung der Mitgliederversammlung und Durchführung der Wahlen unter Einhaltung aller satzungsgemäßen Fristen zu sorgen.

Begründung

Das neue Strukturmodell

Die Mitgliederversammlung hat im Mai 2010 die Arbeitsgruppe Verantwortungsstruktur mit der Aufgabe betraut, ein Modell für die zukünftige Strukturierung der Funktionen „Geschäftsleitung“ und „Kontrolle der Geschäftsleitung“ zu entwickeln. Der Vorstand spricht der Arbeitsgruppe für ihre Arbeit seinen Dank aus und bringt ihr Ergebnis in Form dieses Antrags zur Satzungsänderung zur Abstimmung. Die überschaubaren Änderungen sind in der Synopse ersichtlich und werden im anhängenden Fragenkatalog behandelt.

Grundsätzliche Änderungen durch das Strukturmodell

Eine der Triebfedern für die Einberufung der Arbeitsgruppe war das Haftungsrisiko, das auch trotz der letzten Gesetzesreform zu diesem Thema weiterhin beim ehrenamtlichen Vorstand liegt. Trotz der Anstellung eines Geschäftsführers verbleiben beim ehrenamtlichen Vorstand die gesetzliche Vertretung des Vereins und die grundlegende Pflicht zur Geschäftsführung. Damit ist auch ein persönliches Haftungsrisiko verbunden, das durch keinerlei Vergütung ausgeglichen wird. Gleichzeitig wird der Geschäftsführer, der gemäß unserer Geschäftsordnung im Rahmen des Wirtschaftsplans weitestgehend eigenverantwortlich handeln soll, haftungsrechtlich „nur“ als einfacher Angestellter betrachtet.

Das von der Arbeitsgruppe entwickelte Modell sieht nun vor, Verantwortung und Haftung zusammenzulegen. In ihm soll der bisherige hauptamtliche Geschäftsführer als Vorstand und damit gesetzlicher Vertreter des Vereins die Haftung für seinen Aufgabenbereich vollumfänglich übernehmen. Hier werden Planung, Ausführung, Vertretung und Verantwortlichkeit an der Position gebündelt, die für diese Verpflichtungen und Aufgaben auch ein entsprechendes Entgelt erhält. Gleichzeitig wird das bewährte Modell eines ehrenamtlichen Planungs- und Kontrollorgans als Präsidium beibehalten. Das geringere persönliche Haftungsrisiko kann zusätzlich Anreize schaffen, damit auch bei weiterem Wachstum des Vereins Menschen bereit sind, an dieser Stelle unbezahlt Verantwortung zu übernehmen.

Das Modell erfüllt ergänzend dazu grundlegende Anforderungen, die für die Weiterentwicklung des Vereins unverzichtbar sind. Es eröffnet eine klare Funktionstrennung von „Geschäftsleitung“ und „Kontrolle der Geschäftsleitung“ und es ist umsetzbar ohne laufende und geplante Vereinstätigkeiten auf unbestimmte Zeit auf Eis zu legen oder gar zu gefährden.

Die vorgeschlagenen Satzungsänderungen sind maßvoll und basieren auf erprobten Strukturen. Sie legen fundamentale Grundsätze fest, bieten aber gleichzeitig ausreichend Flexibilität, bei Bedarf detaillierte Regelungen über Geschäftsordnungen zu etablieren. Damit wird ermöglicht, die Satzung auch bei weiterem Wachstum längerfristig stabil zu halten.

Zusätzliche Kosten entstehen durch die Änderungen nicht, da die Personalkosten für den bisherige Geschäftsführer zukünftig beim hauptamtlichen Vorstand anfallen. Die geplanten Aufwendungen für die ehrenamtliche Vorstandsarbeit werden dem ehrenamtlichen Präsidium zugeschrieben. Weitere Gremien, die ein zusätzliches Budget benötigen würden, existieren nicht.

Erweiterte Rechte der Mitgliederversammlung

Der Mitgliederversammlung wird der vom Vorstand ausgearbeitete Wirtschaftsplan zur Beschlussfassung vorgelegt. Sie wird damit noch besser in der Lage sein, die inhaltliche Ausrichtung und Schwerpunktsetzung der Vereinsarbeit zu korrigieren und vorzugeben. Der Wirtschaftsplan ist eine nach inhaltlichen Schwerpunkten ausgerichtete Darstellung der Einnahmen und Ausgaben des Vereins für ein Jahr und damit ein wichtiges Instrument für die Steuerung der Vereinsaktivitäten. Er gibt dem Vorstand einen Rahmen vor, ohne dabei die Flexibilität und Handlungsfähigkeit des Vereins zu gefährden.

Die Mitgliederversammlung ist sowohl für die Entlastung des Vorstands als auch des Präsidiums zuständig. So bietet sich den Mitgliedern die wirksame Gelegenheit, die Arbeit dieser Vereinsorgane zu bewerten und zu beurteilen.

Erweiterte Rechte der Kassenprüfer

Die Kassenprüfer werden ermächtigt, eine außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen zu lassen, wenn sich aus der Kassenprüfung eine zwingende Notwendigkeit ergibt. Die Kassenprüfer erhalten damit eine ihrer Kompetenz angemessene und weitreichende Möglichkeit, ohne weitere Hürden auf schwerwiegende Missstände oder Unregelmäßigkeiten in der Mittelverwendung zu reagieren. Ihr Handlungsspielraum wird damit erheblich erweitert und der Verein erhält ein weiteres wirksames Kontrollinstrument.

Übergangsregelung

Die Übergangsregelung sieht vor, dass der derzeitige Vorstand vorübergehend das Präsidium bildet und damit die der bisherigen Aufgabe entsprechenden Funktionen übernimmt. Diese Regelung sichert die Funktionsfähigkeit des Vereins bis zu den allgemeinen Neuwahlen, die für die reguläre Mitgliederversammlung am 19. März 2011 terminiert sind. Darüber hinaus ermöglicht sie die Entwicklung notwendiger Geschäftsordnungen bis zu diesem Termin und die unverzügliche Einleitung der erforderlichen Schritte zur Bestellung des derzeitigen Geschäftsführers zum hauptamtlichen Vorstand.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Hintergrund für die Satzungsänderung?

Hintergrund der Satzungsänderungen sind die Ergebnisse der durch die Mitgliederversammlungen 2009 und 2010 berufenen Arbeitsgruppen Verantwortungsstruktur. Sie hatten die Aufgabe, Strukturdefizite zu ermitteln und ein Modell für eine neue Vereinsstruktur zu entwickeln. Schwerpunkt war dabei sicherzustellen, das die Funktionen Geschäftsleitung und Kontrolle der Geschäftsleitung angemessen umgesetzt werden.

Welche Rolle spielte die Arbeitsgruppe bei der Entwicklung der Satzungsänderung?

Die Arbeitsgruppe hat einen Entwurf für eine Satzungsänderung entwickelt, der geschlossen dem Vorstand übergeben wurde. Der nun vorliegende Antrag entspricht diesem Entwurf mit wenigen redaktionelle Änderungen und einer wesentlichen Erweiterung der Kontrollmöglichkeiten durch die Kassenprüfer.

Wurden andere Möglichkeiten als eine Satzungsänderung geprüft?

Insbesondere die erste Arbeitsgruppe hat Maßnahmen ermittelt, die das Haftungsrisiko des ehrenamtlichen Vorstands verringern können. Diese Maßnahmen wie externe Buchführung oder eine D&O-Versicherung werden bereits umgesetzt oder stehen kurz vor der Realisierung, können das Risiko aber nur zu Teilen senken. Insbesondere lässt sich die persönliche Haftung des ehrenamtlichen Gremiums gegenüber der Finanzverwaltung und den Trägern der Sozialversicherung nicht aufheben, solange es als Vorstand die gesetzliche Pflicht zur Geschäftsführung trägt.

Wie sieht das Strukturmodell aus?

Es erfolgt eine Verschiebung von Funktionen: Aus der jetzigen hauptamtlichen Geschäftsführung wird der hauptamtliche Vorstand und aus dem jetzigen ehrenamtlichen Vorstand wird das ehrenamtliche Präsidium.

Wer trägt nun das Haftungsrisiko?

Das Haftungsrisiko trägt vollumfänglich der hauptamtliche Vorstand.

Erfüllt das Modell die Anforderungen?

Die Funktionen Geschäftsführung und Kontrolle der Geschäftsführung werden durch die Satzungsänderungen klar beschrieben, gleichzeitig erfolgt die Haftungsverlagerung auf den hauptamtlichen Vorstand. Die Änderung kann vollzogen werden, ohne laufende und geplante Vereinsprojekte zu gefährden.

Welche Kosten entstehen durch die Satzungsänderung?

Durch das Modell entstehen keine zusätzlichen Kosten, da die bisherigen Funktionen, auch die Geschäftsführung im Angestelltenverhältnis, umgeschichtet werden und keine zusätzlichen Gremien eingerichtet werden.

Was bedeutet die Satzungsänderung die innere Struktur des Vereins?

Der Verein erhält mit dem Präsidium ein zusätzliche Organ, das im Wesentlichen die Aufgaben des bisherigen Vorstands übernimmt. Durch die Aufgabenbeschreibungen in der Satzung werden die Kompetenzen von Vorstand und Präsidium voneinander abgegrenzt. Die Mitgliederversammlung und die Kassenprüfer erhalten zusätzliche, für den Verein weitreichende und wichtige Rechte.

Was bedeutet die Satzungsänderung für die Außenwirkung des Vereins?

Wikimedia Deutschland beweist mit dieser Satzungsänderung, dass der Verein bereit und in der Lage ist, den durch die Entwicklung der letzten Jahre gewachsenen Anforderungen an die Geschäftsführung und die Kontrollorgane angemessen zu begegnen.

Ist das Modell eine gute Basis für die Zukunft des Vereins?

Das Modell basiert auf anerkannten veröffentlichten Ausarbeitungen zum Thema Haftung und Strukturen in Vereinen. Beispiele für Vereine, die vergleichbar mit hauptamtlichem Vorstand und ehrenamtlichem Aufsichtsorgan arbeiten, sind neben anderen action medeor und die deutsche Welthungerhilfe.

Warum wurde der Entwurf der Arbeitsgruppe noch einmal erweitert?

Der Vorstand hat den Entwurf der Arbeitsgruppe aufgenommen und um einige redaktionelle Änderungen sowie einer Stärkung der Kassenprüfer erweitert:

• § 8 (2) Einberufung der MV durch das Präsidium

  Die Aufgabe der Einberufung wurde analog zur Regelung der alten Sitzung wieder dem ehrenamtlichen, direkt von den Mitgliedern gewähltem Gremium übertragen, um auszuschließen, dass dessen Amtszeit und Entlastung ohne Eingriffsmöglichkeiten durch den hauptamtlichen Vorstand beeinflusst werden können. Damit wird auch der inhaltliche Zusammenhang zu den Kontroll- und Aufsichtsfunktionen gewahrt.

• § 10 (1) Wiedereinführung des Schatzmeisters

  Der Schatzmeister übt mit seinem speziellen Aufgabengebiet eine wichtige und gewünschte Kontrollfunktion aus. Ihre Besetzung soll sichergestellt werden, daher wird das Präsidium durch einen Vorsitzenden, zwei stellvertretende Vorsitzende und einen Schatzmeister gebildet.

• § 10 (4) Regelung zur Wahl der stellvertretenden Vorsitzenden analog zur Beisitzerwahl

  Bei der Wahl von zwei Positionen gleicher Art ist wie bei den Beisitzern eine Regelung für den Fall notwendig, dass es mehr Kandidaten als Positionen gibt.

• § 10 (6) Verantwortlichkeit für aus vereins- und steuerrechtlichen Gründen geforderte Satzungsänderungen beim Vorstand als Vertreter des Vereins

  Sollten Satzungsänderungen notwendig werden, die das Registergericht oder die Finanzbehörden aus vereins- oder steuerrechtlichen Gründen fordern, kann dieser Änderung nur in die Zuständigkeit des Vertreters des Vereins fallen, sie liegt damit beim Vorstand.

• § 12 (4) Ausnahmeregelung der In-sich-Geschäfte nach § 181 BGB entfernt

  In Bezug auf die Gemeinnützigkeit ist es bedenklich, wenn ein hauptamtlicher Vorstand die Möglichkeit hat, Geschäfte mit sich einzugehen. Im Sinne einer guten Organisationsführung wurde diese Möglichkeit wieder entfernt. Sie war in der alten Satzung ebenfalls nicht enthalten.

• § 13 (1) Wahl von Stellvertretern der Kassenprüfer und mögliche Nachwahl

  Um die wichtigen Funktionen der Kassenprüfer auch bei Rücktritt zu sichern, werden bei jeder Wahl auch zwei Stellvertreter gewählt.

• § 13 (3) Antragsrecht der Kassenprüfer auf Einberufung der MV

  Hiermit wird eine zusätzliche Kontrollinstanz geschaffen, die unmittelbar auf Unregelmäßigkeiten bei der Finanzbuchhaltung reagieren kann.

Ist mit der Satzungsänderung alles geregelt?

Die Satzung setzt den Rahmen für Detailregelungen aller Organe, die in Geschäftsordnungen festgelegt werden. Diese Aufgabe steht noch an und soll bis zur nächsten Mitgliederversammlung im März abgeschlossen werden, auf der die Geschäftsordnungen dann zur Genehmigung vorgelegt werden.

Welche Veränderungen betreffen die Mitgliederversammlung?

Die Mitgliederversammlung ist neben der Entlastung des Vorstands auch für die Entlastung des Präsidiums zuständig. Ferner wird ihr der jährliche Wirtschaftsplan zur Beschlussfassung vorgelegt.

Was beinhaltet der Wirtschaftsplan, den die Mitgliederversammlung beschließt?

Der Wirtschaftsplan ist eine nach inhaltlichen Schwerpunkten ausgerichtete Darstellung der Einnahmen und Ausgaben des Vereins. In ihm werden die inhaltlichen Schwerpunkte und die Großprojekte für das kommende Jahr festgelegt.

Warum ist es notwendig, unterjährige Änderungen am beschlossenen Wirtschaftsplan zu ermöglichen?

Die Einnahmen des Vereins sind abhängig von den Ergebnissen der jährlichen Spendenkampagne am Jahresende. Dadurch beruht der Wirtschaftsplan auf Annahmen, die der Entwicklung der letzten Jahre folgen. Um die Umsetzung der Vereinsprojekte bei Bedarf an die aktuelle Situation der Einnahmen anpassen zu können, müssen Anpassungsmöglichkeiten geschaffen werden, die unterjährig ohne Einberufung einer zusätzlichen Mitgliederversammlung die Handlungsfähigkeit des Vereins sicherstellen.

Was ist der Unterschied des hauptamtlichen Vorstands zum ehrenamtlichen Vorstand?

Der hauptamtliche Vorstand führt die Geschäfte des Vereins von der Geschäftsstelle aus und vertritt den Verein. Er ist verantwortlich für die Umsetzung der strategischen Ziele, die Planung und Realisierung von Vereinsprojekten und die Leitung der Geschäftsstelle und des Fördervereins. Der ehrenamtliche Vorstand ist schon lange nicht mehr in der Lage, die Geschäftsführung im notwendigen Umfang selbst zu erledigen und hat daher seit Mitte 2008 einen Geschäftsführer mit diesen Aufgaben betraut. Nun wird der Tätigkeitsbereich der Geschäftsführung mit den gesetzlichen Aufgaben des Vorstands vereint, was zu einer Verschmelzung von vergüteter Tätigkeit und Haftung dafür führt.

Aus wie vielen Personen besteht der Vorstand?

Der Vorstand besteht aus mindestens einer Person. Die Bestellung weiterer Personen wie zum Beispiel einem Finanzvorstand oder einem Programmvorstand ist jederzeit möglich. Derzeit gibt es jedoch keine Pläne, den Vorstand mit mehreren Personen zu besetzen.

Welche Aufgaben und Kompetenzen hat der hauptamtliche Vorstand?

Der hauptamtliche Vorstand hat all die Aufgaben und Kompetenzen, die bislang beim Geschäftsführer liegen. Hinzu kommen die Vertretung des Vereins und die umfassende Geschäftsführung im gesetzlichen Sinne, da die Aufteilung zwischen Vorstand und Geschäftsführer nun entfällt. Anders als beim Geschäftsführer wird die Bestellung des Vorstands zeitlich auf höchstens fünf Jahre befristet. Sie kann wiederholt werden.

Warum ist ein Präsidium notwendig?

Das Präsidium übernimmt die bisherigen Aufgaben des ehrenamtlichen Vorstands, die unter anderem in der Aufsicht und Kontrolle der Geschäftsführung und in der Fortschreibung der strategischen Ziele des Vereins liegen.

Warum repräsentiert das Präsidium den Verein lediglich den Mitgliedern gegenüber?

Die Vertretung und Repräsentation des Vereins ist grundsätzlich beim Vorstand angesiedelt und wird auch von Mitgliedern und Öffentlichkeit dort erwartet. Die Repräsentation des Vereins den Mitgliedern gegenüber war bislang ungeklärt. Diese Regelung ist eine Kompetenzzuschreibung, die in der Summe mit den Repräsentationsaufgaben des Vorstands zu einer breiteren Abdeckung führt. Sie führt auch dazu, dass das von den Mitgliedern direkt gewählte Gremium für die Kommunikation mit ihnen verantwortlich ist.

Warum gibt es keinen Schriftführer mehr?

Eine Funktion wie das Vorbereiten von Sitzungsunterlagen und Protokollieren mit einem gewählten Amt für ein Aufsichtsgremium zu verbinden, ist nicht mehr zeitgemäß und deckt sich nicht mit den Vorstellungen, die mit damit verbunden werden. Die Aufgaben können, wie es bei der letzten Mitgliederversammlung der Fall war, von Dritten übernommen werden Das ermöglicht dem Amtsinhaber, sich selbst an den Diskussionen des Präsidiums zu beteiligen.

Warum wurde die Nachrückregelung verändert?

Die derzeitige Regelung sieht vor, dass ein Beisitzer ungeachtet seiner persönlichen Motivation auf die freie Position nachrückt oder durch seinen eigenen Rücktritt den Weg für den nächsten in der Nachrückreihenfolge freimachen muss. Mit einer Wahl aus den Reihen des Präsidiums können individuelle Interessen und Fähigkeiten der Beisitzer berücksichtigt werden und die Zusammensetzung und Funktionsfähigkeit des Gremiums kann bis zur nächsten Wahl besser gewahrt werden.

Warum sind Stellvertreter der Kassenprüfer notwendig?

Die Ergänzung der Kassenprüfer um zwei Stellvertreter unterstreicht die Wichtigkeit der Prüfung. Sie stellt die Funktionsfähigkeit und das Zwei-Augen-Prinzip sicher, auch wenn ein Kassenprüfer während seiner Amtszeit ausfällt.

Welche zusätzlichen Rechte erhalten die Kassenprüfer?

Die Kassenprüfer erhalten das Recht, einstimmig eine außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen zu lassen, sofern sich aus einer Kassenprüfung eine zwingende Notwendigkeit ergibt. Sie benötigen dazu weder ein Minderheitenquorum noch die Zustimmung eines anderen Gremiums.

Was geschieht bis zur nächsten Mitgliederversammlung?

Die Eintragung der Satzungsänderungen im Vereinsregister, die Ausarbeitung notwendiger Geschäftsordnungen und die Bestellung des hauptamtlichen Vorstands sind Aufgaben, die bis zur nächsten Mitgliederversammlung anliegen.

Wer bestellt den hauptamtlichen Vorstand?

Der hauptamtliche Vorstand wird durch das Präsidium bestellt, das bis zur nächsten Wahl aus dem bisherigen ehrenamtlichen Vorstand besteht.

Stellungnahme des Vorstands

Entfällt, da Eigenantrag

Bemerkungen

Ich werde jetzt nicht die langen Diskussionen zu diesem Satzungsentwurf aus der Mailingliste und dem WMDE-Forum neu aufgreifen, nur eins möchte ich klarstellen: "Die Arbeitsgruppe hat einen Entwurf für eine Satzungsänderung entwickelt, der geschlossen dem Vorstand übergeben wurde." - Die beiden von der Mitgliederversammlung im Mai 2010 in die AG Verantwortungsstruktur entsandten Mitgliedervertreter (Olaf Simons und ich) stehen nicht hinter diesem Antrag. Ich selbst habe im September (wenige Wochen vor der Erstellung des Antragsentwurfs) meine Mitarbeit in der AG niedergelegt, nach dem mir erst durch ein Gerücht bekannt wurde, dass ohne jede Kenntnisgabe an die AG parallele Vorbereitungen zur Gründung einer gGmbH stattgefunden hatten und deren Gründung bereits kurz bevor stand. Olaf Simons hat gemäß AG-Beschluss vom 1. Oktober 2010 einen alternativen Entwurf erstellt und bringt diesen nun als eigenständigen Satzungsänderungsantrag ein.
--Martina Nolte 19:22, 5 January 2011 (UTC)

Am 5. Januar gegen 2 Uhr Nachts erfolgte durch unseren Ersten Vorsitzenden die Aufforderung, diese auf Meta.Wiki veröffentlichten Anträge zu kommentieren. Leider wurde mit dem Hinweis auf die Briefwähler für eine solche Kommentierung lediglich Zeit bis zum Donnerstag, den 6. um 18:00 Uhr gegeben. Den Termin der Sitzung für die Satzungsänderungen stehen seit monaten fest, auch die beiden Satzungsanträge sind seid Wochen auf Mailingliste und im Forum in Diskussion. Jetzt hier nochmals ein Medium zu eröffnen, welches nunmehr als einzige Information für die Briefwähler diesen zugesandt werden soll mit einer derart kurzen Frist halte ich für einen wenig demokratieförerlichen Umfang mit den Mitgliedern. Es sind wirklich umfassende Informationen gerade auch gegen den Vorstandsentwurf auf Mailingliste und im Forum von ehrenamtlichen verfasst worden, denen bei den Briefwahlen die Stimme genommen ist. Der Vorstand hat einen Misstrauensantrag der Mitglieder wegen fehlender Kommunikation in Sachen Strukturänderung und Gründung der gGmbH gegen sich laufen, hier völlig unbeeindruckt vom Antrag von 65 Mitgliedern auf Abwahl des kompletten Vorstandes derart unsensibel mit dem Umgang mit Informationen und Partizipation der Mitglieder zu handeln zeigt nicht gerade von Einsichtsfähigkeit und Änderungswillen. --Abena 15:38, 6 January 2011 (UTC)

Leider ermöglicht das vorgezeigte Problem und die vom Vorstand gewählte Abstimmung der sich ausschließenden Satzungsanträge nicht die Darstellung an zwei Stellen. Daher hier der Hinweis, sich zur Kritik am Vorstandsentwurf auch die Kommentare zum Satzungsentwurf Olaf Simons vor einer Abstimmung durchlesen. --Abena 16:42, 6 January 2011 (UTC)