Wikimedians of the Levant/Bylaws

Wikimedians of the Levant

(ويكيميديا بلاد الشام)
الهيكلية الإدارية

سوف يتم اختيار مسؤولي المجموعة في بداية شهر أيار من كلّ سنة، بدءاً من عام 2017. فيما يلي المسؤوليات المطلوب تحديدها مع المهام التي ستناط بكل مسؤولية. وتحكمُ الهيكلية الإدارية للمجموعة الأسس العامَّة الآتية:

  • يجري الفصل في المناصب المعتمدة بالمجموعة بين:
  • المسؤوليات القضائية: من يضعُ القوانين والأنظمة نيابةً عن الأعضاء
    • وهي الهيئة الإدارية التي ينتخبها جميع أعضاء المجموعة بالانتخابات المنظمة
  • المسؤوليات التنفيذية: من يقوم على التنفيذ والتطبيق نيابةً عن الأعضاء
    • وهي مسؤوليات تختارها وتُعيِّنُ أصحابها الهيئة الإدارية، ومنها المدير التنفيذي
  • لا يسمحُ لأعضاء الهيئة الإدارية بتلقي أي مسؤوليات تنفيذية ولا تعويض مادي عن عملهم
  • على أعضاء الهيئة الإدارية توقيع إقرارٍ بالإفصاح عن أي تعارض لمصالحهم الشخصية مع العمل الذي يقومون به في دورهم الإداري

الهيئة الإداريةEdit

تشرفُ على أعمال المجموعة هيئة إدارية (أي "بورد") من 5 أشخاص تنتخبُ بالانتخابات المنتظمة، مسؤولياتها كالآتي:

  • حضور الاجتماعات الدورية للهيئة الإدارية (مرة شهرياً).
  • وضع الخطة السنوية للمجموعة للسنة القادمة بنهاية كل سنة ميلادية، بحيث تكون خطة متكاملة الجوانب للوصول إلى أهداف استراتيجية يمكن قياسها.
  • وضع وإقرار الميزانية السنوية للمجموعة.
  • متابعة عمل المدير التنفيذي للمجموعة والتأكد من أدائه لمهامّه (إن وُجِدَ) أو التأكد من سير العمل التنفيذي مباشرةً (إن لم يوجد مدير تنفيذي).
  • تحديد المناصب التنفيذية الضرورية لسير العمل بالمجموعة واختيار أشخاص لها بالطريقة المناسبة.
  • تحديد آلية قبول الأعضاء في مجموعة ويكيميديا بلاد الشام.
  • مناقشة وإقرار أي بيانات أو شراكات أو مشاريع أو تمثيل بالفعاليات أو قرارات رسمية من أي نوع تخصّ مجموعة ويكيميديا بلاد الشام.
  • على الأعضاء إبلاغ الهيئة في حال تنظيم ورش تحرير أو مشاريع باسم المجموعة حتى لو كانت خارج إطار الميزانية السنوية.
  • حلّ الخلافات والمشاكل بتطبيق بحسب قواعد وضوابط السلوك المعتمدة في المجموعة.
  • التواصل مع أعضاء المجموعة بالوسائل الرسمية وبشفافية لإبلاغهم بالقرارات التي تأخذها الهيئة
  • من خلال نشر محضر بعد كل اجتماع
  • ضرورة فتح نقاشٍ عام مع كل أعضاء المجموعة لمدة أسبوع على الأقل قبل إقرار: الخطة السنوية والميزانية السنوية والشراكات وتعديلات قانون المجموعة وأنظمتها الداخلية كافَّة (مثل قواعد السلوك).
  • ضرورة إعطاء مهلةٍ للأعضاء للتعليق على القرارات العادية (غير المتضمّنة أعلاه) بمساحةٍ مفتوحة لمدة 48 ساعة قبل اتخاذها.
  • ضرورة فتح جميع اجتماعات الهيئة لحضور الأعضاء المهتمين كمستعمين.
  • في حال تغيّب عضو الهيئة الإدارية عن 3 اجتماعات متوالية فيمكنُ لباقي الأعضاء الاتفاق على فصله.

المنسّق العامEdit

يكون المنسّق العام واحداً من أعضاء الهيئة الإدارية الخمسة، ومسؤولياته كالآتي:

  • الحفاظ على التواصل والشفافيَّة بين أعضاء المجموعة قدر الإمكان.
    • الدعوة للاجتماعات عندما تدعو الحاجة، أو عندما يلاحظ نقص التواصل بين الأعضاء.
    • تجهيزُ محضرٍ لكلّ اجتماع، بمحاور نقاش مُعَدَّة مسبقاً، والإشراف على الالتزام بهذه المحاور وتسجيل نتائج النقاش (أو توكيلُ متطوّع بجميع هذه المهام ومتابعة عمله).
  • التأكد من متابعة الهيئة الإدارية لجميع المشاريع التي يعملُ عليها أفراد ويكيميديا الشام.
  • التأكد من متابعة الهيئة الإدارية لتدقيق الفواتير والحسابات والتأكد من أن أمين الصندوق يوثّقها وينشرها.
  • الإشراف على إعداد التقرير السنوي لتقديمه لمُؤسَّسة ويكيميديا في نهاية كلّ عام (أو توكيل متطوّع أو أكثر بالمهمة في حال عدم وجود المدير التنفيذي).

أمين الصندوقEdit

يكون أمين الصندوق عضواً من أعضاء الهيئة الإدارية الخمسة، ومهامه كالآتي:

  • إرسال طلبات المنح المالية لمؤسسة ويكيميديا أو أي جهات داعمة أخرى، بتوكيل من المنسّق العام، عند الاتفاق على ماهية المنح وضرورتها مع أعضاء المجموعة. بحيث تكون عليه متابعة الطلب مع المؤسسة وتزويدها بما يلزم من معلومات أو بيانات حتى إتمامه.
  • استقبال المنح المالية من مؤسسة ويكيميديا أو أيِّ جهاتٍ داعمة أخرى (من خلال حساب المجموعة لو أمكن، أو حسابه الشخصي على مسؤوليته)، وإبلاغ الأعضاء الآخرين بوصولها من خلال توثيقها في مستند غوغل.
  • إدارة طريقة صرف إيرادات المجموعة على مشاريعها بحسب ما يتَّفقُ عليه باقي الأعضاء.
  • الاحتفاظُ بصورٍ عن جميع الفواتير أو المستندات المالية التي تُوثِّق كيفية إنفاق أموال المجموعة، ورفعها لاحقاً على غوغل درايف.
  • توكيل ما لا يقلُّ عن متطوعين اثنين بتدقيق الفواتير (Double-check) من بعده للتأكّد من صحة ومطابقة الأرقام، إما بصورة دورية أو في نهاية السنة المالية كحدّ أقصى (السنة المالية للمجموعة تبدأ في شهر مايو من كل عام إلى شهر أبريل من العام التالي).

المدير التنفيذيEdit

تختارُ وتُنصِّبُ الهيئة الإدارية مديراً تنفيذياً من خارج أعضائه مسؤولياته كالآتي:

  • في حال عدم وجود مدير تنفيذي، يمكن للهيئة إسناد هذه المسؤولية لأي من الأعضاء.
  • إعداد تقرير المجموعة السنوي لتوثيق نشاطاتها وعملها.
  • متابعة سير العمل المهام التنفيذية في المجموعة من حيث:
    • استلام الميزانية وتوزيعها على منظمي النشاطات.
    • التأكد من توثيق الموازنة والمصاريف المالية بكلّ دقة وأمانة وبالفواتير المختومة لرفعها في التقرير المالي.
    • تنظيم النشاطات بأوقاتها المنصوص عليها حسب الخطة السنوية، من مسابقات تحرير وورش عمل وبرنامج تعليم وغيرها.
    • توثيق النشاطات بتقارير احترافية للتوثّق من تطبيق أهداف الخطة السنوية.
    • تقييم نتائج النشاطات وكيفية سير الخطة السنوية في جداول ووثائق مُنظَّمة.
  • التنسيق بين المسؤولين في المجموعة (ومنهم أمين الصندوق ومشرف العضوية والحسابات الاجتماعية وقادة الفرق) وبين مجلس المجموعة.
  • متابعة عمل أصحاب المناصب التنفيذية في المجموعة (ومنهم أمين الصندوق ومشرف العضوية والحسابات الاجتماعية وقادة الفرق) للتأكد من أدائهم لعملهم ومهامهم.
  • في حال تغيّب الأعضاء عن عملهم لفترة، يحقّ للهيئة الإدارية مناقشة فصلهم بشرط تغيبهم عن مسؤولياتهو وعدم التجاوب.
  • تنظيم اجتماعات للمجموعة والتأكد من توثيقها بمحاضر ونشرها بشفافية وبالطرق المتّبعة.
  • تقديم نصائح للهيئة الإدارية حول عمل المجموعة ونشاطاتها وخطتها السنوية للمشاريع وموازنتها المالية.
  • التواصل مع الأعضاء والتجاوب مع احتياجاتهم إن كانوا بحاجة لمساعدة أو دعم.

مديرو الفرقEdit

يكون لكلّ فريق مديرٌ وظائفه ومهامّه هي كالآتي:

  • استقطاب الأعضاء والمتطوعين الجدد للانضمام إلى الفريق، سواء من داخل مجموعة ويكيميديا بلاد الشام أو من خارجها.
  • التواصل مع أعضاء الفريق بأي وسيلة مناسبة للاتفاق على النشاطات القادمة للفريق وأعماله.
  • حضور الاجتماعات الدورية والعامَّة لمجموعة ويكيميديا الشام لإعطاء تحديثات عن عمل الفريق ومناقشة أي دعم أو مساعدة أو تعاون ضروريّ.
  • توثيق أعمال الفريق بالطرق الآتية:

منسّقو المشاريعEdit

يتم الاتفاق على أدوار المُنسِّقين وتوزيعها بالاقتراع في حال دعت الحاجة إليها.

مسؤولو التواصلEdit

سيكونُ للمجموعة دائماً شخصان مسؤولان على الأقل مسؤولان عن التواصل، يتم تغييرهما بعد اقتراع كلّ عام حيث:

  • يكون المنسّق العام، تلقائياً، واحداً منهما.
  • يختار المنسّق العام شخصاً آخر على الأقل ليكون جهة تواصل رسمية للمجموعة.

سير الانتخاباتEdit

عملية الترشّحEdit

  • لا يتم التصويت إلا على الأشخاص المرشحين.
  • يسمح لكلّ عضوٍ بترشيح نفسه، أو بترشيح عضوٍ آخر واحدٍ لكلّ منصبٍ يراه ملائماً (في حال موافقة ذلك العضو على التزكية).
  • على الراغبين بترشيح أنفسهم أو ترشيح غيرهم مراسلة أحد المشرفين على الاقتراع لإدراج أسمائهم.

شروط الترشح للهيئة الإداريةEdit

  • أن تكون للمترشح صلاحية المحرر في ويكيبيديا العربية
  • معايير عامة يجب على المترشحين إثباتها من خلال أسئلة للترشيح:
    • أن يكون للمترشح إلمام عام بسياسات موسوعة ويكيبيديا وأساليب العمل فيها
    • أن تكون للمترشح مشاركة مستمرة بنشاطات المجموعة العامة عموماً
    • أن يكون للمترشح حضورٌ في اجتماعات المجموعة ونقاشاتها

عملية الانتخابEdit

  • يقام الاقتراع في بداية شهر تموز (يوليو) مرَّة واحدة سنوياً، بدءاً من عام 2017.
  • يجري الاختيار باقتراعٍ عبر صفحة تصويت خاصّة على الميتاويكي.
  • يتم اختيار المسؤولين بحسب أغلبية أصوات المشاركين في الاقتراع.
    • في حال تعادل أكثر من مُرشَّح بنفس عدد الأصوات، تجري جولة تصويت ثانية للمترشّحين المتعادلين فقط.
  • يشرف الانتخابات شخصان على الأقل باتّفاق الآخرين، يحظيان بثقة المجموعة.
  • يتم نشر النتائج بعد انقضاء مدة الاقتراع، البالغة أسبوعاً واحداً.
  • في حال استقالة أحد المسؤولين قبل انتهاء فترة صلاحياته، يتم إجراء انتخابات تكميلية لتعويض منصبه.

لقاءات المجموعةEdit

يتم تنظيم اجتماعات دورية على النحو التالي:

  • الاجتماع السنويّ، في نهاية شهر أبريل من كلّ عام، بحيث يسبقُ ذكرى التأسيس و(موعد إصدار التقرير السنوي) بشهر تقريباً، وتكون محاوره الأساسية كالآتي:
    • مراجعة أداء السنة الماضية، من حيث المشاريع وعمل المسؤولين.
    • التخطيط لأهمّ مشاريع السنة القادمة.
    • وضع خطة مالية تقريبية للسنة القادمة.
  • اجتماع في آخر يوم سبت من كلّ شهر لجميع المسؤولين، وأي أعضاء راغبين، يعقد عبر الإنترنت. يمكن أن لا تتعدى مدة الاجتماع الخمس دقائق، حيث سيعتمدُ طوله على الحاجة والمستجدات.
  • اجتماعات طارئة أخرى يدعو لها المنسّق العام، حسب المستجدات، واقتراحات عضوين آخرين على الأقل.

إدارة اللقاءاتEdit

يجبُ أن يجري كلّ اجتماعٍ بالطريقة الآتية:

  • توضع أجندةٌ ومحاور مُسبقاً، يُجهّزها منسق المجموعة أو المشرف على الاجتماع، أو أيّ متطوع يرغبُ بذلك.
  • يكونُ هناك مشرفٌ للاجتماع (هو في العادة المنسّق، مع إمكانية حلول عضوٍ آخر مكانه في حال الرغبة)، مسؤولياته هي:
    • متابعة الاجتماع بحيث لا يأخذ محورٌ أكثر من حقّه.
    • تسجيل أهمّ النقاط المذكورة، والنتائج، والتوصيات.
    • كتابة محضرٍ مُختصرٍ عن الاجتماع يتضمَّن المكان والزمان، والحضور، ومُلخَّص النتائج ورفعه إلى غوغل درايف.
  • الحضور اختياريٌّ لجميع الاجتماعات، مع مُلاحظة الآتي:
    • في حال كان الاجتماع دورياً متفقاً عليه، فإنَّه من الممكن اتخاذ أيّ قرارٍ خلاله بإجماع الأعضاء الحاضرين، مع النُّصح - لكن عدم الإلزام - بإشعار باقي أعضاء المجموعة.
    • في حالة الاجتماع السنوي، يجبُ الإعلان عن القرارات المُتَّفقِ عليها قبل اعتمادها بأسبوع واحدٍ على الأقل، وذلك للحصول على موافقة أو تعليقات الأعضاء الآخرين.

مشاريع المجموعةEdit

سيكونُ لكلّ مشروعٍ رسمي للمجموعة مشرف (Owner)، يُمكنه التطوّع برغبته الشخصية للإشراف على المشروع، أو يُوكِّله منسّق المجموعة (بعد موافقته على استلام المهمة). مهام المشرف هي الآتي:

  • التأكد من سير المشروع حسب ما يتّفق عليه باقي الأعضاء، أو ما يراهُ مناسباً في حال عدم وجود اتفاق مُحدَّد.
  • إطلاع أعضاء المجموعة على سير المشروع ومخرجاته، وطلب المساعدة عند اللزوم.
  • إعداد تقريرٍ مختصرٍ عن مراحل المشروع، وإنجازاته، ونتائجه، وإضافته إلى غوغل درايف.
  • مشاركة التقارير مع أي جهات ذات علاقة، كالمؤسسة، المشرفين على المسابقات، إلخ.
  • التنسيق مع الفريق في حال الحاجة للتعاون مع جهات خارجية، كالحال في تحكيم المسابقات.
  • التنسيق مع المسؤول المالي في حال الحاجة إلى تمويل.
  • في حال تنظيم أي نشاط باسم المجموعة، فيجبُ إطلاع باقي الأعضاء عليه بشكل واضح، مع عدم تدخّل المنسق أو أحدٍ من المجموعة في تفاصيله.

اختيار ممثلّي اللقاءات الخارجيةEdit

عند الحاجة لاختيار ممثّل عن المجموعة للقاء رسمي، مثل مؤتمر ويكيميديا السنوي في ألمانيا، يجري اقتراعٌ عامٌ ويعلم به جميع أعضاء المجموعة. يجري الاقتراع كالآتي:

  • يجرى الاقتراع عبر موقع إلكتروني، مثل نماذج غوغل.
  • يُمكن لكلّ عضوٍ ترشيح ما بين 1-3 أسماء للممثلين، حيث سيقع الاختيار في النهاية على صاحب أكثر أصوات.
  • لا يطلع على أسماء المصوّتين سوى شخصان إلى ثلاثة باتفاق باقي الأعضاء، حفاظاً على الخصوصية ودرءاً للحساسيات.

عن قانون المجموعةEdit

  • هذا القانون تم اعتماده في يوم السبت، 6 مايو 2017، ويكونُ ملزماً لكلِّ أعمال المجموعة منذ ذلك الحين.
  • في حال الرغبة بتعديل بنود القانون، يكون ذلك كالآتي:
    • في الاجتماع السنوي تكون هناك مراجعة للقانون.
    • في حال وجود اعتراض على أحد البنود، يدعو المنسّق العام لعقد اجتماع طارئ لمناقشة البند أو تعديله حسب ما يلزم، على أن لا يقل عدد الحاضرين عن خمسة أشخاص، وعلى أن يتم تنبيه أعضاء المجموعة للاجتماع مسبقاً بوسائل التواصل المناسبة.

تاريخ التعديلEdit