Wikimedia France/Micro-financement/Fonctionnement interne
Ordre de prise en charge edit
Exercice juillet 2015 - juin 2016
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Bonnes pratiques edit
Dans un souci de Bonnes Pratiques pour un bon fonctionnement de la commission :
- Il est important de pouvoir indiquer rapidement à un demandeur que sa demande a été bien enregistrée : Envoyer un courriel pour informer l'utilisateur + copie à microfi@
- Il ne parait cependant pas opportun de chercher à obtenir des précisions du demandeur quand on n'est pas celui ou celle chargé-e de la demande. Si ce système de rotation des preneurs en charge a été mis en place, c'est à la fois pour permettre de répartir les tâches entre les membres et pour permettre à un demandeur qui n'est pas forcément au fait des activités de l'association d'avoir affaire à un interlocuteur unique.
- Dans un souci de bonne pratique, le preneur en charge se désigne dans un délai de trois jours suivant la publication de la demande, sinon on passe automatiquement au suivant dans la liste. Pendant ce délai de prise en charge, les échanges avec le demandeur devraient être limités à un message du style « Nous avons bien reçu votre demande. Elle sera prise en charge dans les meilleurs délais. » Cela permettra d'éviter de brouiller le message reçu par le demandeur.
- Concernant l'instruction de la demande, dans le texte soumis au CA portant réforme du fonctionnement de la commission µfi, il n'avais volontairement pas indiqué de délai maximal de réponse à partir du moment où la demande est prise en charge. En effet, entre des frais de déplacement sur quelques km, l'achat de bouquins ou l'achat d'un matériel pointu technologiquement (appareil photo, système d'enregistrement, etc.), les enjeux financiers ne sont pas les mêmes et les demandes ne requièrent pas le même niveau d'expertise. Il bon de garder cette souplesse et de ne pas se fixer trop de contraintes que la commission ne serait pas en mesure de tenir. Dans le cas d'un achat comme un investissement de type Fañch ou Atget, le temps du débat peut durer plusieurs semaines ; pour un défraiement de déplacement de 150 km, le débat n'a guère de sens dès lors que la raison est clairement définie.
- Pendant cette instruction, il semble important de ne pas multiplier les échanges tous azimuts. Une personne s'occupe a priori de creuser la demande avec le demandeur ; les autres membres de la commission n'ont pas à intervenir sans avoir été invités par l'une des deux parties. L'effet peut être dévastateur pour la crédibilité de l'association. Quel effet si la demande avait été formulée par un contributeur extérieur à l'association !
- S'il y a une commission, c'est bien sûr pour pouvoir échanger entre nous. Le(La) chargé(e) du dossier peut avoir besoin de l'avis de membres de la commission avant d'ouvrir le vote. Le demandeur peut également se retourner vers la commission dans son ensemble pour accélérer ou préciser son dossier. Mais, hors de ces cas, il n'y a pas lieu de s'immiscer dans l'échange en cours, a fortiori en intégrant dans l'échange des personnes ou des listes supplémentaires.