Wikimedia Danmark/Bestyrelse/Forretningsorden

Forretningsordenen er under opdatering og du er velkommen til at bidrage til arbejdet. Den aktuelt vedtagede og gældende udgave findes her: Version af 5. april 2009 Den reviderede udgave forventes behandlet på bestyrelsesmødet den 28. december.

-- VicVal 19:19, 31 October 2009 (UTC)

Denne forretningsorden for bestyrelsen i Wikimedia Danmark er lavet i konsekvens af vedtægternes §5 stk. 3, "Bestyrelsen fastsætter i øvrigt selv sin forretningsorden".

For at forretningsordenen er gældende skal den behandles på et bestyrelsesmøde og godkendes med simpelt flertal.

Denne udgave er behandlet og godkendt på bestyrelsesmødet den ??. ??? 20??.

Bestyrelsens konstituering, roller og opgaver

Formanden for bestyrelsen vælges af generalforsamlingen jvf. vedtægternes §3 stk. 5.

Bestyrelsens medlemmer og suppleanter udpeges ligeledes af generalforsamlingen.

Bestyrelsen udpeger selv rollerne som næstformand, kasserer og sekretær jvf. §5 stk. 1. Dette sker i praksis på et konstituerende bestyrelsesmøde, som holdes i forlængelse af en generalforsamling hvor der har været valg til bestyrelsen. Konstitueringen kan senere ændres ved et bestyrelsesmøde.

Bestyrelsens suppleanter opfordres til at indgå aktivt i bestyrelsesarbejdet og deltage i møderne, omend de ikke har mødepligt.

Indsættelse af suppleant

En af generalforsamlingen valgt suppleant kan indtræde som fuldgyldigt medlem i stedet for et valgt medlem såfremt:

• Det valgte medlem melder sig ud af foreningen
• Det valgte medlem tilkendegiver at det ønsker at forlade bestyrelsen
• At formanden godtgører at medlemmet er i varigt forfald

I praksis sker udskiftningen ved et bestyrelsesmøde, under punktet formandens orientering, og er gyldigt fra beslutningen er truffet.

Hvis flere suppleanter er til rådighed tildeles pladsen af den siddende bestyrelse efter forhandling.

Roller og opgaver

Nærværende principielle opgaver er defineret for bestyrelsens roller:

Rolle	Opgaver
Formand	Indkalder og leder bestyrelsens møder Indkalder generalforsamlingen Foreningens talsmand i formelle forhold
Næstformand	Indtræder i formandens opgaver, såfremt denne er i forfald
Kasserer	Vedligeholder foreningens medlemsregister Ansvarlig for foreningens bogføring Aflæggelse af foreningens regnskab
Sekretær	Udarbejder dagsorden for bestyrelsens møder Udarbejder referater af bestyrelsens møder

Dispositionsret

Formand og kasserer kan hver for sig afholde udgifter indtil kr. 1.000,. og i fælleskab udgifter indtil. kr. 5.000,-, i jvf. af vedtægternes §9 stk. 2.

Bestyrelsesmøder

Ordinære bestyrelsesmøder afholdes efter behov dog mindst 4 gange om året.

Indkaldelse

Ordinært bestyrelsesmøde indkaldes af formand pr. email, vedhæftet udkast til dagsorden, seneste 14 dage før afholdelse af mødet. Mødet annonceres ligeledes på bestyrelsens meta-side. Ekstraordinært bestyrelsesmøde kan indkaldes af formanden med fem dages varsel.

Dagsorden

Dagsorden til ordinært bestyrelsesmøde skal som udgangspunkt indeholde:

1. Godkendelse af referat fra forrige møde
2. Formandens orientering
3. Økonomi og medlemmer
4. Aktiviteter
5. Indkomne forslag
6. Eventuelt

Forslag til behandling under "indkomne forslag" bør fremsendes senest fem dage forud for mødet.

Beslutningsdygtighed

Bestyrelsen er beslutningsdygtig såfremt mindst 50% af de valgte medlemmer er fremmødte. Fremmødte suppleanter indgår i opgørelsen af fremmøde procenten.

Beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal.

Afstemninger

Som udgangspunkt søges bestyrelsesarbejde løst gennem forhandling og opnåelse af konsensus.

Er afstemninger nødvendige, afholdes de åbent og tages til referat med antal stemmer afgivet.

Stemmeberettiget er de fremmødte medlemmer og suppleanter. Der kan ikke stemmes pr. fuldmagt.

I fald af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.

Referat

Referat udarbejdes som beslutningsreferat af sekretæren og lægges ind på foreningens interne wiki senest 8 dage efter mødet afholdelse. Ved mødets afslutning beslutter bestyrelsen, om dele af referatet er af fortrolig karakter. De ikke-fortrolige dele af referatet lægges ind på foreningens åbne wiki senest 8 dage efter mødet afholdelse.

Ethvert medlem med stemmeret ved mødet kan begære at få taget specifikke kommentarer til referat.

Udvalg og arbejdsgrupper

Bestyrelsen kan nedsætte udvalg og arbejdsgrupper efter behov.

Udvalg

Et udvalg udpeges for et ansvarsområde og består frem til den næste generalforsamling eller til det specifikt besluttes opløst.

Et udvalg består af medlemmer af foreningen med gyldigt medlemsskab og ledes af et medlem fra bestyrelsen.

Bestyrelsen kan afgive kompetence til at et udvalg kan agere selvstændigt indenfor en nærmere defineret ramme.

Oprettelse og eventuel opløsning af udvalg foregår ved forhandling under et bestyrelsesmøde.

Arbejdsgruppe

En arbejdsgruppe udpeges for løsning af en specifik opgave og opløses automatisk når opgaven er fuldført.

En arbejdsgruppe kan bestå af såvel medlemmer som eksterne personer udpeget af bestyrelsen.

Arbejdsgruppen ledes af et medlem af foreningen med gyldigt medlemsskab og har et bestyrelsensmedlem udpeget som ansvarlig kontaktperson.

Oprettelse og eventuel opløsning af udvalg foregår ved forhandling under et bestyrelsesmøde.

Lokalafdelinger

Foreningen har pt. ikke lokalafdelinger.