Wikimedia Community User Group Côte d'Ivoire/Rules/fr

REGLEMENT INTERIEUR

PRÉAMBULE

L'association « Wikimedia Community User Group Côte d'Ivoire » a, notamment, pour objet le libre partage de la connaissance. Afin de renforcer l'efficacité des actions de l'association « Wikimedia Community User Group Côte d'Ivoire », il est apparu opportun, compte tenu de l'expérience acquise depuis sa création et de son niveau de développement, de fixer avec précision ses modalités d'organisation et de fonctionnement par le présent règlement intérieur qui précise et complète les Statuts de l’Association.

TITRE I. – LES MEMBRES DE L'ASSOCIATION

Article 1er. – Obtention de la qualité de membre

1.1 Agrément des nouveaux membres

Pour être membre de l'association, il faut être agréé par le Bureau exécutif. Cette tâche peut être confiée, par délégation du Bureau exécutif, à son secrétaire.

L'agrément donné par le secrétaire sera matérialisé par l'envoi à l'intéressé d'une carte de membre signée par le président de l'association.

Dans le cas où le secrétaire envisagerait de refuser l'agrément d'un nouveau membre, il devra en aviser, au préalable, le Bureau exécutif ; le Bureau statuera alors, en dernier ressort, dans les trois mois, sur l'agrément et avisera l'intéressé de la décision prise.

Le refus d'agrément par le Bureau exécutif n'a pas à être motivé.

1.2 Coordonnées des Membres

Tout membre s’inscrivant à l’association doit communiquer son identité (nom et prénom pour les personnes physiques) et ses coordonnées (adresse, adresse mail) et pouvoir les justifier.

L’adhérent veille à ce que ses coordonnées soient à jour.

Ces données sont strictement confidentielles et réservées au fonctionnement interne de l’association. Seuls les membres du Bureau exécutif ou des personnes approuvées par le Bureau y ont accès.

1.3 Devoir de réserve

Les membres de l’association et les membres du Bureau sont tenus à l’obligation de discrétion au sujet des dossiers ou des faits dont ils ont connaissance lors des réunions ou des conversations échangées dans le cadre de leur adhésion ou mandat. Ils ne peuvent être déchargés de cette obligation que par une décision expresse du président.

Article 2 . – Catégories de membres

L'association est composée de trois catégories de membres :

• les membres actifs ;

• les membres d'honneurs ;

• les sponsors.

2.1. – Membres actifs

Les membres actifs sont les personnes physiques ou morales ayant adhéré aux statuts de l’Association, désirant contribuer activement dans le cadre de l'Association, ou à l'un des projets supportés par l'Association, et ayant versé une cotisation annuelle dont le montant est fixée par l’assemblée générale.

2.2. – Membres d'honneur

Les membres d'honneur sont les personnes désignées, par le Bureau exécutif, au regard de leurs mérites et des services qu'ils ont rendus à l'association.

Les membres du Bureau exécutif sont membres d'honneur de droit, jusqu’au terme de leur mandat.

2.3. – Sponsors

Les sponsors sont les personnes physiques ou morales qui ne désirent pas participer activement, mais qui veulent promouvoir et supporter les buts de l'Association. Les sponsors paient une cotisation annuelle dont le montant minimal est fixé par l’assemblée générale. Ils sont nommés par le Bureau exécutif pour une durée d’un an, renouvelable.

Article 3 . – Perte de la qualité de membre

La qualité de membre se perd par démission, décès, radiation pour non-paiement de la cotisation, pour motif grave ou par la signature d'un contrat (ou convention) avec l'association.

La perte de la qualité de membre, quelqu'en soit le motif ou l'initiative, ne donne lieu à aucun remboursement de cotisation, même partiel.

3.1. – Radiation pour non-paiement de la cotisation

La perte de la qualité de membre est effective dès l'expiration de la dernière adhésion.

L'adhésion expire lorsque n'est pas versée la cotisation pour l'année qui suit, ou lorsque le statut de membre d'honneur est échu et qu'il n'est pas prorogé ou remplacé par le versement d'une cotisation.

Plusieurs fois dans l'année, à l'appui de la liste des membres défaillants, le secrétaire procède à la suppression de leurs accès fournis par l'association (listes de diffusion "Mailing lists", sites internet dédiés aux membres, etc.). A ce titre, le membre défaillant reçoit un email ou un courrier simple l'informant que dans la quinzaine suivante, si son statut n'a pas évolué, ses accès feront l'objet de suppressions.

3.2. – Radiation pour motif grave

La radiation d'un membre peut être prononcée par le Bureau exécutif pour motif grave.

Sont notamment réputés constituer des motifs graves :

• une condamnation pénale pour crime ou délit ;

• toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l'association ou à sa réputation.

Préalablement à toute décision de radiation d'un membre de l'association pour motif grave, le Bureau exécutif exposera à l'intéressé, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, les manquements qui lui sont reprochés et l'invitera à fournir au Bureau toutes explications.

Le membre intéressé pourra, dans un délai de quinze jours à compter de la date de présentation de ladite lettre recommandée, soit adresser un mémoire écrit, soit demander à être entendu par le Bureau.

Le Bureau ne pourra se prononcer sur la radiation du membre intéressé qu'à l'expiration du délai de quinze jours ci-dessus défini, à la majorité des voix.

Le membre radié pourra exiger que l'appréciation de cette mesure soit soumise à la plus prochaine assemblée générale, devant laquelle il exposera ses justifications et qui statuera sur la radiation en dernier ressort.

3.3. – Démission – Décès

Le membre démissionnaire peut quitter l’association sur simple notification au président ou au secrétaire. Elle n'a pas à être motivée par le membre démissionnaire.

En cas de décès, la qualité de membre disparaît avec la personne et ni les héritiers, ni les légataires ne peuvent prétendre à un quelconque maintien dans l'association.

3.4. – Contrat de prestation (ou convention)

La signature d'un contrat de prestation (ou convention) entre un membre et l'association met fin au statut de membre, dès signature et ce, quelle que soit la période de l'année où cela intervient. Il est possible de solliciter une ré-adhésion dès lors qu'un délai de 12 mois s'est écoulé entre la demande et la fin du dernier contrat, et s'il n'est pas prévu de nouveau contrat dans les 12 mois suivant la demande.

Seules les prestations non rémunérées, et après décision favorable du Bureau exécutif, pourront faire l'objet d'une dérogation.

TITRE II. – COTISATIONS

Article 4 . – Fixation des cotisations

Il est perçu de chaque membre un droit d'adhésion unique et non remboursable de 5000 F.CFA.

Le montant de la cotisation annuelle des membres adhérents et des membres bienfaiteurs est décidé par délibération de l’assemblée générale.

Plusieurs tarifs peuvent être proposés selon la situation personnelle, professionnelle et financière des membres.

Article 5 . – Versement des cotisations

Le droit d'adhésion est exigible au jour de l’adhésion et la cotisation annuelle une fois par an.

TITRE III. – ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT

Article 6 . – Bureau exécutif

6.1. – Composition du Bureau exécutif

L'association « Wikimedia Community User Group Côte d’Ivoire  » est administrée par un Bureau composé de 6 membres.

Les personnes morales, membres de l'assemblée générale, peuvent être nommées en qualité de membre du Bureau exécutif. Dans ce cas, elles doivent désigner une personne physique chargée de les représenter au Bureau ; elles doivent communiquer à l'association, dans le mois qui suit leur nomination, par lettre simple, les coordonnées de la personne physique ainsi désignée.

Toute modification dans cette représentation doit être communiquée par lettre simple à l'association.

6.2 Mandat des membres du Bureau exécutif

Les membres du Bureau exécutif sont élus par l'assemblée générale pour un mandat d’une durée de 2 exercices comptables. Cette durée expirant à la tenue de l'assemblée générale d’approbation des comptes portant sur le deuxième exercice clos depuis leur nomination.

Ils sont choisis parmi les membres actifs et membres d'honneur à condition que ceux-ci soient à jour de leur cotisation un mois avant la date de tenue de l’assemblée. Ils sont rééligibles.

6.3 – La perte de la qualité du membre du Bureau exécutif et la révocation d’un membre du Bureau exécutif

La qualité du membre du Bureau exécutif se perd par démission ou décès.

Un membre du Bureau exécutif est révocable pour juste motifs et en cas de perte de la qualité de membre de l’association, dans le respect des droits de la défense.

Préalablement à toute révocation d'un membre du Bureau exécutif pour juste motifs ou en cas de perte de la qualité de membre de l’association, les autres membres du Bureau exécutif exposeront à l'intéressé, par lettre avec demande d'avis de réception, les manquements qui lui sont reprochés et l'inviteront à fournir au Bureau toutes explications.

Le membre du Bureau exécutif intéressé pourra, dans un délai de quinze jours à compter de la date de présentation de ladite lettre, soit adresser un mémoire écrit, soit demander à être entendu par le Bureau.

Le Bureau ne pourra se prononcer sur la révocation du membre du Bureau exécutif intéressé qu'à l'expiration du délai de quinze jours. Le membre du Bureau exécutif dont la révocation est envisagée ne pourra pas participer au vote.

Cette mesure de révocation sera ratifiée par la plus prochaine assemblée générale.

6.4 – Processus électoral des membres du Bureau exécutif

Les candidats doivent annoncer publiquement leur candidature par écrit sur le site internet dédié aux membres sur la page prévue à cet effet au moins 1 mois avant la tenue de l’assemblée générale.

Les candidats doivent se présenter sous leur identité civile.

Dans le cadre de l’assemblée générale, les membres de l’association votent pour chaque candidat individuellement.

Sont élus au Bureau exécutif les candidats recueillant le plus de votes positifs à concurrence du nombre de places disponibles et à condition d’avoir obtenu plus de 50% des suffrages exprimés.

Si des ex-aequo font qu’il y a trop de candidats satisfaisant à ces critères au regard du nombre de places disponibles, l’ancienneté dans l’association départage les candidats ex-aequo (les candidats dont la durée d’adhésion est la plus longue en excluant les périodes d’interruption, étant choisis en premier).

6.5 - Renouvellement des membres du Bureau exécutif

Le renouvellement des membres du Bureau exécutif aura lieu au cours de l'assemblée générale d’approbation des comptes de l'exercice au cours duquel le mandat du membre du Bureau exécutif expire.

Les membres sortants sont rééligibles.

6.6 – Vacance d’un membre du Bureau exécutif

Si un siège du membre du Bureau exécutif devient vacant entre deux assemblées générales, le Bureau exécutif peut pourvoir au remplacement provisoire de ce membre, par cooptation. Les cooptations doivent être ratifiées par la plus prochaine assemblée générale. Les pouvoirs des membres cooptés prennent fin à l'époque où devrait normalement expirer le mandat des membres remplacés.

6.7 – Convocation et tenue des réunions du Bureau exécutif

Le Bureau se réunit physiquement une fois au moins tous les trois mois et chaque fois qu’il est convoqué par son président ou sur demande soit :

• du tiers des membres du Bureau, ou

• du quart au moins des membres de l’association,

Le Bureau est convoqué par lettre simple, ou par e-mail, huit jours avant la date de la réunion.

La convocation indique l'ordre du jour et le lieu où se tiendra la réunion.

Toutefois, le Bureau peut se réunir sur convocation verbale et l'ordre du jour peut n'être fixé que lors de la réunion, si tous les membres du Bureau exécutif sont présents à cette réunion et si leur consentement est recueilli sur la teneur de l'ordre du jour.

Il est tenu un registre de présence, qui est signé par les membres du Bureau exécutif participant à la séance du Bureau.

6.8 – Délibérations du Bureau exécutif

Toutes les décisions mises au vote par le Bureau exécutif sont prises sur le site internet dédié aux membres.

Tous les membres de l’association peuvent participer à la discussion préparant la décision.

Les membres peuvent initier des décisions à soumettre au vote du Bureau exécutif.

Pour la validité des délibérations, la participation effective du tiers au moins des membres du Bureau exécutif est nécessaire.

Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres participants.

Chaque membre du Bureau exécutif dispose d'une voix.

En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.

Un membre du Bureau exécutif ne pourra pas disposer de plus de deux procurations.

Les délibérations du Bureau sont constatées par des procès-verbaux, établis sans blancs ni ratures sur des feuillets numérotés et conservés au siège de l'association ; ils sont signés par le président et le secrétaire.

Par exception, des décisions, des réunions ou des informations pourront rester confidentielles sur décision du Bureau exécutif.

6.9 – Pouvoirs du Bureau exécutif

Le Bureau exécutif est investi des pouvoirs les plus étendus pour agir en toutes circonstances au nom de l'association, pour faire et autoriser tous actes et opérations qui entrent dans l'objet de l'association et qui ne sont pas réservés à l'assemblée générale.

• Il prend toute décision nécessaire au bon fonctionnement de l'association en ce qui concerne l'emploi des fonds, des ressources et autres biens dont dispose l'association.

• Il fixe l'ordre du jour des assemblées et procède à leur convocation.

• Il supervise les actions des membres du bureau et peut se faire rendre compte de leurs actes.

• Il se prononce sur toutes les admissions et radiations de membres de l'association.

• Cependant, le Bureau délègue à son secrétaire tous pouvoirs à l'effet de procéder à l'agrément des nouveaux membres de l'association. Toutefois, le secrétaire, dans le cas où il envisagerait de refuser l'agrément d'un nouveau membre, devra, au préalable, en aviser le Bureau exécutif qui statuera en dernier ressort sur cet agrément.

• Il se prononce sur un plan d’action tous les ans et sur un projet stratégique tous les 5 ans.

Le Bureau exécutif pourra confier à un ou plusieurs de ses membres ou à des tiers, adhérents ou non, tous mandats spéciaux pour un ou plusieurs objets déterminés.

6.10 - Pouvoirs spécifiques du Bureau exécutif : conflit d’intérêt

Toute convention passée entre un membre du Bureau exécutif ou une personne morale (société, association,...) dans laquelle il est directement ou indirectement intéressé, et l’association doit faire au préalable l’objet d’un vote du Bureau exécutif, vote auquel le membre concerné ne participe pas.

Toutes les conventions passées au cours de l’année écoulée font l’objet d’une présentation à l’assemblée générale annuelle lors de la présentation du rapport d’activité.

Article 7 . – Membres du bureau

Le Bureau exécutif est composé :

• d'un président ;

• d'un vice-président ;

• d'un secrétaire ;

• d'un secrétaire adjoint ;

• d'un trésorier ;

• d'un trésorier adjoint.

En cas de vacance d’un membre du bureau, le Bureau exécutif peut pourvoir à son remplacement provisoire, par cooptation.

Les pouvoirs des membres cooptés prennent fin à l'époque où devrait normalement expirer le mandat des membres remplacés.

7.1. – Président

Le président représente l'association dans tous les actes de la vie civile et est investi de tous les pouvoirs à cet effet.

• Il a, notamment, qualité pour ester en justice. Il peut former tous appels ou pourvois.

• Il ne peut transiger qu'avec l'autorisation du Bureau exécutif statuant à la majorité.

• Il préside toutes les assemblées et, en cas d'absence ou de maladie, il est remplacé par le vice-président et, en cas d'absence ou de maladie de ce dernier, par le membre du Bureau exécutif désigné à cet effet par le Bureau exécutif.

• Il ordonnance les dépenses en conformité avec le budget arrêté par l'assemblée de l'association ; toutefois, tout engagement hors budget d'un montant supérieur à 100.000 F.CFA (cent mille francs) devra être soumis à autorisation préalable du Bureau exécutif.

• Le Président est habilité à donner toutes délégations de signature ou, dans la limite de ses pouvoirs statutaires, toutes délégations de pouvoirs à tout tiers pour un ou plusieurs objets déterminés.

7.2. – Vice-président

Le vice-président assure les missions qui peuvent lui être confiées en rendant compte au Bureau exécutif.

Il remplace le président dans ses fonctions en cas d'empêchement de celui-ci.

Sur simple notification au secrétaire, le président peut donner délégation au vice-président pour représenter l’association dans tous les actes de la vie civile.

7.3. – Trésorier et trésorier adjoint

Le trésorier exécute les dépenses et a la responsabilité de la gestion des fonds.

Il assure le respect du contrôle budgétaire dont les résultats sont communiqués au Bureau exécutif.

Il remplit les obligations d'information financière à l'égard des membres de l'association auxquels il présente, au cours de l'assemblée générale, les comptes annuels et le budget de l'exercice en cours arrêtés par le Bureau exécutif, ainsi que son rapport financier.

Il peut accorder toutes délégations de signature nécessaires au fonctionnement courant de l'association.

Le trésorier adjoint assure les missions qui peuvent lui être confiées en rendant compte au trésorier.

7.4. – Secrétaire et secrétaire adjoint

Le secrétaire assure les fonctions de secrétaire général et, à ce titre, il est chargé de la mise en œuvre des décisions prises par le Bureau exécutif.

De manière générale, il exécute toutes les formalités et démarches incombant à l'association.

Sur délégation du Bureau exécutif, il agrée les nouveaux membres de l'association.

Il rédige les procès-verbaux des réunions des assemblées et des Bureaux d'administration et, en général, toutes les écritures concernant le fonctionnement de l'association, à l'exception des écritures comptables.

Le secrétaire adjoint, assure les missions qui peuvent lui être confiées en rendant compte au secrétaire.

Article 8 . – Assemblée générale

8-1. Assemblée générale ordinaire

8-1.1 Composition de l’Assemblée générale ordinaire

L'assemblée générale de l'association comprend les membres d'honneur, les sponsors et les membres actifs.

8-1.2 Convocation de l’Assemblée générale ordinaire

Elle se réunit au moins une fois par an.

Elle est convoquée par le Bureau exécutif et à chaque fois que le quart au moins de ses membres en formule la demande.

Les convocations sont adressées à tous les membres par lettre simple, au moins quinze jours avant la date de l'assemblée.

Les membres ayant donné leur consentement écrit et leur adresse électronique pourront recevoir leur convocation par courrier électronique.

La convocation à l’assemblée générale fait également l’objet d’une publication sur l’ensemble des pages du site internet dédié aux membres.

Il doit être joint à la convocation :

• l'ordre du jour fixé par le Bureau exécutif;

• le texte des résolutions ;

• le rapport financier et le rapport moral et d’activité ;

• les comptes annuels ;

• une procuration.

8-1.3 Droit de vote

Tous les membres de l'association ont accès à l'assemblée générale.

Ceux ayant réglé leur cotisation plus d’un mois avant la tenue de l’assemblée disposent d'une voix.

Les membres adhérents et bienfaiteurs ayant réglé leur cotisation moins d’un mois avant la date de tenue de l’assemblée générale ont accès à l’assemblée générale avec voix consultative.

Les personnes morales membres de l’association sont représentées par la personne désignée lors de l’adhésion.

Les membres de l'association ont la faculté de se faire représenter aux assemblées générales par un autre membre.

La procuration doit être établie au nom d'un membre désigné ; toutefois, les procurations en blanc vaudront approbation des résolutions proposées.

La procuration ne vaut que pour une seule assemblée ; toutefois, elle peut être donnée pour deux assemblées tenues le même jour ou, si l'assemblée n'a pas pu statuer faute de quorum, pour les assemblées successives réunies sur le même ordre du jour.

Chaque membre présent ne peut détenir plus de cinq procurations.

En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.

8-1.4 Bureau

L'assemblée désigne les membres du bureau, à savoir, un président, un secrétaire et un assesseur.

Le président de l'association préside l'assemblée générale.

Les autres membres du bureau sont choisis, par l'assemblée générale, parmi les membres du Bureau exécutif ou en dehors d'eux.

8-1.5 Scrutin, tenue et décisions de l’assemblée générale

Les dates de début de scrutins sont fixées par le Bureau exécutif et se terminent toujours durant l’assemblée générale.

Il est tenu des procès-verbaux de séances.

Les procès-verbaux sont signés par le président, le secrétaire, et le cas échéant, par le secrétaire adjoint.

Ils sont établis sans blancs, ni ratures, sur des feuillets numérotés et conservés au siège de l’association.

L'assemblée générale ne délibère valablement que si les membres participants au vote ou représentés, représentent au moins un dixième des membres de l'association. Si ce quorum n'est pas atteint, dans un délai de quinze jours, il sera procédé à la convocation d'une deuxième assemblée, appelée à statuer sur le même ordre du jour, pour laquelle aucun quorum ne sera requis.

Les décisions sont prises à la majorité des membres participants et représentés.

8-2. Assemblée générale extraordinaire

L'assemblée générale extraordinaire notamment appelée à statuer sur les modifications statutaires, et sur la dissolution de l’association doit se composer du quart au moins des membres sur première convocation.

Si cette proportion n’est pas atteinte, l’assemblée est convoquée de nouveau, mais à quinze jours au moins d’intervalle, et cette fois, elle peut valablement délibérer, quel que soit le nombre de membres participants ou représentés.

Dans tous les cas, les décisions ne seront prises qu’à la majorité des deux tiers des membres participants ou représentés.

TITRE IV. – MOYENS D'ACTION DE L'ASSOCIATION

Article 9. - Groupes de travail

Les groupes de travail sont des groupes de membres ayant pour fonction d’assurer la mise en œuvre et le suivi de certaines tâches.

Chaque groupe de travail est mené par un membre de l’association.

Tout membre de l’association peut se voir confier par le Bureau exécutif l’animation et le pilotage d’un groupe de travail ou de réflexion sur un sujet ou un thème relatif aux activités de l’association.

Il s’engage à :

• assurer la mise en œuvre des tâches qui incombent au groupe de travail ;

• garantir la bonne utilisation du budget confié au groupe par le Bureau exécutif ;

• rendre compte au moins une fois par trimestre de l’état d’avancement des travaux du groupe au sein de la lettre d’information.

Les groupes de travail peuvent se voir confier par le Bureau exécutif la charge de préparer puis d’exécuter un budget permettant le financement de leurs activités.