Wikimédia France/Gouvernance/Comité de gestion des conflits d'intérêts/FAQ

Délibération et vote (article 0), quelle différence entre ces deux termes ?

En général, une décision est prise via deux mécanismes utilisés l'un à la suite de l'autre. Le premier consiste à délibérer, c'est-à-dire échanger des avis (éventuellement également extérieurs au Comité) concernant la décision à prendre. Après les délibérations et lorsque les participant·e·s se sont forgé leur opinion, un vote peut être organisé.

La participation de personnes ayant un autre intérêt (« double casquette ») que celui de l'association fait peser un risque que cette décision ne soit pas prise totalement dans l’intérêt de l'association. Aussi ces personnes doivent-elles se déporter, c'est-à-dire n'être présentes ni lors de la délibération ni lors du vote. En revanche, elles peuvent exprimer leur opinion avant de quitter la réunion. Par exemple, un·e membre du CA président·e d'une association partenaire peut présenter le point de vue du partenaire, mais doit ensuite quitter la réunion pour ne pas influencer la décision.

Cela s'applique également dans le cadre d'une délibération par voie numérique (ne pas participer à une discussion par courriel, ne pas se connecter à une visioconférence etc.).

En cas de conflit d'intérêts au sein du Comité, quelle procédure pour remonter une alerte ?

Les articles concernant les "Réunions du comité" et "L'accueil des alertes" organisent les conditions de prise de contact pour signaler un possible conflit d'intérêts au sein même du comité.

Dans la mesure où l'alerte vise une personne au sein du comité, le recours à l'adresse générique interets@lists.wikimedia.fr n'est pas recommandée. Il est préférable que la personne à l'initiative de l'alerte prenne contact avec un·e membre du comité de son choix (ou demande à un·e membre du CA de le faire). La personne choisie réunie alors les membres du comité qui ne sont pas visé·e·s par l'alerte par un autre moyen que l'adresse générique pour organiser l'accueil de l'alerte et son traitement selon la procédure décrite dans le règlement.

Quels délais de traitement d'un sujet par le comité ?

Le comité a un mois pour rendre son avis à partir du moment où il a pris connaissance d'une alerte ou d'un sujet lié à un conflit d'intérêt. Dans l'accusé de réception qu'il remet à la personne à l'origine du signalement, les dates de remise de l'avis sont rappelées. Si cette date doit évoluer pour des raisons matérielles ou l'arrivée de nouvelles informations, le comité informe les parties prenantes de l'évolution de cette date comme l'y oblige l'article "Délai de traitement".

À quoi sert la réunion annuelle ?

Le comité doit se réunir au moins une fois par an pour travailler sur d'autres sujets que les dossiers visant des membres particuliers de l'association.

La question de la lutte contre les conflits doit être en perpétuel mouvement et doit faire l'objet d'actions pédagogiques régulières. Ces réunions obligent donc le comité à se poser des questions plus globales sur la lutte contre les conflits d'intérêts au sein de Wikimédia France, notamment la manière dont un maximum de membres peuvent être sensibilisé·e·s à la question et accéder aux informations utiles sur le fonctionnemen du Comité.

Si la politique de lutte contre les conflits d'intérêts est différente entre salarié·e·s et élu·e·s au CA, quid d'une personne salariée élue au CA ?

Comme sur d'autres sujets, l'éventuel·le salarié⋅e élu⋅e au CA voit ses obligations évoluer en fonction de ses responsabilités à un instant donné. Ainsi lorsque cette personne participe à une délibération du CA (par exemple sur des nouvelles règles de management au sein de l'équipe salariée), elle est tenue à une stricte confidentialité et ne peut ensuite rapporter à ses collègues que les informations partageables avec l'ensemble de l'équipe.

De même, si il ou elle est élu·e CSE et qu'une personne vient se confier d'une situation impliquant le CA, il ou elle ne peut en faire part à ses collègues élu·e·s sans de grandes précautions.

Pour ce qui est de la lutte contre les conflits d'intérêts, c'est la même chose. En tant qu'élu·e du CA, il ou elle devra se conformer aux obligations déclaratives comme membre du CA alors qu'au regard de ses responsabilités de salarié·e, elle ou il ne sera peut-être pas soumis·e aux mêmes obligations [sujet toujours non tranché fin 2024].

Un avis d'avocat ou de juriste a-t-il été pris au sujet des déclarations concernant les salarié⋅e⋅s ?

Oui, le CA a sollicité l'avis d'un avocat notamment sur la question des salarié·e·s. L'avis révèle qu'il n'existe pas d'obligation de lutte contre les conflits d'intérêts pour les salariés de droit privé. Que les éventuelles obligations que l'employeur ferait peser sur les salarié⋅e⋅s doivent être proportionnelles au degré de responsabilité des personnes notamment pour respecter le RGPD.

Sur le cas des salarié⋅e⋅s, CSE et responsable RH ont-ils été sollicités ?

Oui, le CA comme le Comité a sollicité CSE comme RH. Le comité souhaite que les règles destinées aux salarié⋅e⋅s soient discutés collectivement par l'équipe salariée et avec le comité. Ces discussions ont débuté à la rentrée 2021 [avis disparates qui n´ont pas (encore) permis une synthèse applicable].

Le comité a-t-il un pouvoir de sanction ?

Le rôle du comité a été conçu comme un contre-pouvoir. Il a donc besoin d'une certaine indépendance vis-à-vis du CA. Son rôle est avant tout pédagogique mais il peut émettre des avis aux membres concernés. Si le problème persiste, le comité peut demander une mise en application de son avis au CA, ou en dernier recours à l'assemblée générale. L'avis du comité peut être contesté auprès du comité lui-même mais également auprès des instances directrices de l'association.

De ce point de vue, le comité ne possède pas un pouvoir direct de sanction, mais émet principalement des avis. Les éventuelles sanctions découlant de ces avis ne peuvent être mises en application que par le CA ou l'AG.

Quel équilibre entre vie privée et lutte contre les conflits d'intérêts ?

Par l'application de son règlement, les membres du comité sont strictement tenu·e·s à la confidentialité des informations qui leur sont communiquées.

Concernant la publication des déclarations d'intérêts, si une personne déclarant ses intérêts estime qu'elle prend un risque pour sa vie privée en cas de publication d'une ou plusieurs informations relatives à ses intérêts, elle en informe le comité qui après analyse retire ces informations de la version publique de la déclaration.

Concernant des avis rendus publics, le comité est tenu de respecter l'équilibre entre le respect de la vie privée et la compréhension de son avis par les membres. Les personnes mises en cause sont informées de cet avis et peuvent informer le comité de leur sentiment sur cet équilibre.

N'y-t-il pas pas un risque de réduire la motivation des bénévoles à candidater au CA ?

Le rôle du comité n'est pas de décourager mais de proposer au contraire un cadre qui rende l'exercice potentiellement moins intimidant et plus protecteur. Des dispositions sont prises pour permettre une certaine souplesse dans la publicité des déclarations, si la personne candidate se trouvait dans une situation où dévoiler ses intérêts serait incompatible avec le respect de sa vie privée.