Wikimédia France/Documents/Rapports/janvier-juin 2018

Création du rapport bi-annuel de l'équipe salarié de WMFr

Introduction Janvier-Juin 2018 (Rémy)

En janvier 2018, l'association est entré dans une phase de reconstruction après une année 2017 difficile tant pour la communauté que pour l'équipe salariée. Beaucoup d'efforts ont été entrepris par le Conseil d'administration et l'équipe pour réparer, réorganiser et avancer vers une plus grande transparence des activités de l'association. Tout d'abord, une petite newsletter hebdomadaire, une semaine chez les wikis, a été mise en place afin de tenir informé plus régulièrement les membres de l'association des actions menées. L'agenda développé par 0x010C a été mis sur la page Meta de Wikimedia France pour mieux coordonner les activités. Un nouvel espace contributeur a également vu le jour dans les locaux de Wikimedia France afin d'y accueillir tous les wikimédiens et wikimédiennes qui souhaiteraient organiser un atelier de contribution ou partager un moment convivial.

Nous savons qu'il n'est pas toujours facile de se représenter concrètement l'ensemble du travail fourni par l'équipe salariée, c'est pourquoi il nous a semblé important de faire ce petit rapport d'étape à six mois qui vous permettra d'avoir une vue d'ensemble des actions menées entre janvier et juin 2018. Nous avons aussi fait le choix d'individualiser les sections afin notamment de donner aussi la parole à des salariés très importants dans l'organisation mais qui, de part leur fonction, n'ont pas l'opportunité d'être directement en relations avec des membres de notre association.

Cependant, la majorité des projets qui sont cités ci-dessous, sont le fruit d'une étroite collaboration entre un ou plusieurs membres de l'équipe salariée et des bénévoles. C'est pourquoi, l'équipe salarié souhaitait aussi profiter de cet instant pour remercier chaleureusement tous celles et ceux qui donnent de leur temps pour faire vivre notre association.

Nous vous souhaitons un bel été et restons à votre disposition pour soutenir le libre partage de la connaissance sur les projets Wikimedia.

Amitiés wikimédiennes,

L'équipe salariée de Wikimédia France

Coordination opérationnelle (Rémy)

Depuis janvier, la priorité a été restauré des relations de travail cordiales avec la Wikimedia Foundation notamment en vue des deux rapports que Wikimedia France devaient remettre dans le cadre du processus FDC. Tout d'abord le Halfyear puis la demande FDC. Ces échanges ont permis de pointer différents challenges à surmonter pour le chapitre. Vous pouvez les retrouver dans le document produit par les équipes de la Wikimedia Foundation en mai dernier. Différents chantiers ont donc été ouverts pendant cette période (organisation de l'équipe salarié, refonte du plan stratégique, impact social de nos actions...) Malgré cela, de nombreuses actions ont pu être menées grâce à nos partenaires et à l'ensemble des bénévoles. Le projet Lingua Libre a notamment atteint son stade de développement le plus abouti grâce à l'équipe de wikimédiens et wikimédiennes (Nicolas Vion, Lyokoï, Yug, Unuaiga, Pamputt, Elfix) qui le porte depuis plus de deux ans et surtout grâce au travail formidable mené par 0x010C depuis 6 mois. Tout cela promet de belles perspectives pour les prochains mois.

Ce qui a été réalisé

• Gestion du processus FDC avec la rédaction du Halfyear (janvier 2018) puis de la demande FDC 2018/2019 (avril 2018)
• Rassurer les partenaires de Wikimedia France comme le Ministère de la Culture, Organisation internationale de la francophonie notamment en vue de la prochaine Wikiconvention francophone.
• Approfondissement de la collaboration initiée l'hiver dernier avec Qwant qui avait relayé la campagne de levée de fonds de Wikimedia France. Ce partenariat a donné lieu à la mise en place d'un lien vers les vidéos du Wikimooc dans les résultats de recherche de Qwant. Des discussions sont en cours pouyr une participation financière de Qwant à l'organisation de la Wikiconvention francophone.
• Suite au European GLAM meeting organisé à Paris en février 2017, de nouvelles coopérations ont vu le jour entre l'UNESCO et Wikimedia France (Wiki4women, travail autour de la documentation de l'UNESCO, soutien à WLM...)
• Lancement d'une initiative conjointe avec le Ministère de l'Outre-mer et l'Agence française du développement à destination des territoires ultra-marins. Un concours intitulé "Photographiez les Outre-mer" se déroulera du 1er au 31 août sur le modèle de WLM et WLE
• Poursuite du partenariat avec Signes de Sens en vue du développement d'un outil d'accompagnement à la lecture sur les projets Wikimedia pour les personnes sourdes ou malentendantes. (Lien vers la page projet)
• Reprise de la collaboration entre Wikimédia France et les autres structures du mouvement Wikimedia. Cela passe par une intensification des échanges avec les autres affiliés du mouvement Wikimedia et par une participation à la Wikimedia Conférence de Berlin.
• Renforcement des actions envers la communauté francophone et notamment en vue d'une meilleure collaboration entre les affiliés membres de Wikifranca. Des activités de contributions ont été soutenues au Congo, au Bénin et au Cameroun pendant le mois de contribution francophone 2018
• Organisation d'une journée professionnelle entre les équipes de Wikimédia Suisse et Wikimédia France.
• Organisation de la Wikiconvention francophone 2018 :Choix du lieu, prise de rendez-vous avec la ville hôte, soutien à l'équipe d'organisation (boursiers OIF), hébergement et restauration.
• Participation aux discussions autour de la Stratégie 2030 du mouvement Wikimedia
• Lancement du groupe de travail stratégie qui oeuvre pour la réalisation d'un nouverau plan stratégique pour l'association.

Ce que nous souhaitons faire les 6 prochains mois

• Parvenir à la réalisation d'un nouveau plan stratégique pour 2019-2022
• Interroger les indicateurs de l'association et travailler sur l'impact de nos actions
• Mettre en place une coordination efficace entre les affiliés francophones notamment par une stratégie commune.

Partenariats et GLAM (Xavier)

La redéfinition des responsabilités au sein de l'équipe salariée a eu comme conséquence directe de permettre un travail en profondeur sur les partenariats. L'arrivée d'Alexis en service civique nous a notamment aidé à nous pencher rapidement sur la mise en place d'un projet GLAM, une véritable [Wikimédia France/Groupes de travail/Groupes thématiques/GLAM/Stratégie|stratégie] de partenariat dont le point de départ fut l'élaboration d'un [Wikimédia France/Groupes de travail/Groupes thématiques/GLAM/Bilans|bilan] quantitatif et qualitatif de nos actions. C'est d'ailleurs ce bilan qui a confirmé l'importance de revoir notre approche des collaborations dont la plupart se faisaient au fil de l'eau, et de leur offrir un cadre mieux défini, tenant compte de nos spécificités et celles de nos partenaires, tout en restant en adéquation avec la stratégie du mouvement. Nous avons parallèlement poursuivi nos efforts de soutien, de mise en place et de communication autour des partenariats dans le cadre de l'exercice 2017-2018.

Ce qui a été réalisé

• Elaboration d'un bilan des actions GLAM.
• Elaboration d'une stratégie pour le projet GLAM.
• Travail sur l'argumentaire, l'approche et la communication auprès des partenaires.
• Prise de contacts avec des acteurs culturels pour libérer des contenus.
• Réception des demandes émanant des institutions elles-mêmes ou des bénévoles souhaitant travailler avec ces dernières.
• Mise en place de partenariats, exemples : Latmos, Centre national d'études spatiales, Théatre national de l'Opéra Comique, Bibliothèque interuniversitaire de la Sorbonne, Ville de Grenoble.
• Suivi des partenariats en cours (ex:Archives Nationales, PBA Lille (Plans reliefs), Ville de Toulouse/Musée St Raymond) ou nécessitant une réorganisation.

Ce que nous souhaitons faire les 6 prochains mois

• Favoriser l'autonomie des partenaires : mise en place d'un.e Wikipédien.ne en résidence, favoriser les formations en interne et faire intégrer la contribution aux projets dans les fiches de poste.
• Consolider le réseau GLAM via nos partenaires ambassadeurs (en vue d'organiser une rencontre avec nos différents partenaires GLAM courant 2019).
• Perfectionner les argumentaires au fil des contacts et travailler les supports de communication.
• Mettre l'accent sur les échanges avec les autres chapters ou organisations GLAM.
• Mettre en place ou améliorer un outils d'analyse permettant une réelle qualité de suivi dans le cadre des partenariats.
• Approfondir les liens avec les partenaires et impliquer d'autres agents pour soutenir le porteur de projets.

Éducation et Formation (Mathieu)

Les années précédentes plusieurs initiatives ont été mises en place avec les acteurs du monde éducatifs permettant à l'association de gagner en crédibilité. Le Wikiconcours lycéen en est un exemple parfait. Nous allons poursuivre ce travail ces six prochains mois notamment en accentuant la formation auprès des professeurs-documentalistes. L'association continuera à s'investir auprès de ces acteurs et elle aura un rôle important à jour notamment avec la popularité de thématiques comme l'éducation au numérique ou la lutte contre les "fake news".

Ce qui a été réalisé

• Rencontre avec plusieurs acteurs pour échanger sur les missions et potentiels projets pouvant être menés dans les mois qui viennent notamment la Ligue de l'enseignement, le collectif Inversons la Classe et l'Agence bibliographique de l'enseignement supérieur (qui a accepté de relayer l'opération 1Lib1Réf).
• Réponse et/ou animation de modules diplômants (UE) dans le supérieur avec les universités Paris Descartes, Paris Sorbonne, Nord de Lille.
• Demandes d'autorisation de filmer en classe envoyées à plusieurs académies en France (les temps de traitement peuvent-être assez longs) afin de développer le kit pédagogique en y incluant des interviews vidéo. L'une des solutions envisagées est de profiter du salon Educatec pour réaliser ces interviews si les demandes n'aboutissent pas.
• Organisation d'une soirée de remise des prix avec le CLEMI dans le cadre du Wikiconcours lycéen au Centre Pompidou. Il nous reste d'ailleurs des mugs, donc n'hésitez pas à passer dans les locaux, on pourra vous en donner !
• Animation de formations aux usages de Wikipédia en classe à Reims, Lille, Besançon, Paris, Arras, Brunoy et Créteil. Principalement avec Réseau Canopé, le CLEMI et dans le cadre de stages de bassin académique organisés par des professeurs-documentalistes
• Participation à des journées d'études et salons sur le numérique éducatif : journées des communs à Lille, journée sur les fake news à Marly-le-Roi, inauguration du 110bis (Ministère de l'éducation nationale)...
• Préparation d'une nouvelle session du WikiMOOC hébergé sur France Université Numérique (lancé le 17/09/2018).
• Contacts téléphoniques avec toutes les académies pour inscrire aux plans académiques de formation des sessions sur les usages de Wikipédia en classe (une commission se réunit par an avec souvent un retour 1 an voire 2 ans plus tard)

Ce que nous souhaitons faire les 6 prochains mois

• Un déploiement du Wikiconcours lycéen avec le CLEMI pour inclure davantage d'établissements participants et qui vont au bout du concours
• Des interviews vidéos de porteurs de projets pédagogiques qui viendront alimenter le kit pédagogique (hébergé pour l'instant sur Wikipédia mais qui pourra prendre la forme d'un mini-site avec les vidéos mises en avant).
• Continuer à solliciter les écoles de futurs enseignants (ESPE ex IUFM) pour inscrire des formations et plus généralement les centres en formation initiale
• Continuer à participer à des groupes de travail notamment avec la Direction du Numérique Educatif en lien avec les ressources pédagogiques libres
• Continuer à soutenir les projets pédagogiques d'enseignants qui mène de véritables projets pédagogiques innovants avec les projets Wikimédia et qui ont besoin d'être valorisés
• La nouvelle édition du MOOC sur une année entière qui permettra de sensibiliser et former des communautés de potentiels apprenants.
• Des formations de formateurs, principalement envers les professeurs-documentalistes qui sont nos meilleurs relais en établissements
• Consolider le réseau actuellement constitué d'enseignants, professeurs-documentalistes... enclins à travailler avec Wikipédia sous une forme davantage structurée et identifiée (ambassadeurs, référents numérique Education Nationale...).
• Renouvellement de l'agrément du Ministère de l'Education Nationale (courant 2019)
• Un plan de formation pour les bénévoles et animer régulièrement des sessions sous forme de vidéoconférences (les actions de l'association, les possibilités de financement d'un projet, la mise en place d'un partenariat avec un acteur culturel, l'évaluation d'une action...).

Communication et événementiel (Sarah)

Depuis le début de l’année, la priorité a été de restaurer la communication entre les membres de l’association, les bénévoles non-membres, les salariés et le Conseil d’administration. Malgré un budget nul pour mettre en place les différents événements ou campagnes de communication, de nombreuses actions ont tout de même pu voir le jour grâce aux bénévoles et aux membres des groupes thématiques Wiki Loves Earth, Wiki Loves Monuments et Promotion & Communication

Ce qui a été réalisé

• Prise en main de l’organisation des concours WLM et WLE dont Mathieu était responsable auparavant
• Mise en place d’un communiqué sur le site de l’association post crise et assemblée générale extraordinaire de septembre
• Création des maquettes graphiques pour l’interface web et mobile de Lingua Libre
• Travail sur l’optimisation et l’accessibilité du site internet de l’association (participation à des journées de travail dédiées à ces sujets)
• Refonte de la page de don sur le site de l’association
• Mise en place du travail de documentation de l’organisation du concours Wiki Loves Monuments avec l’aide précieuse d’Anne-LaureM, Jogd75 et de VIGNERON
• Rédaction d’articles de blog
• Diffusion et promotion des actions de l’association sur les réseaux sociaux via les différents compte que l’association gère.
• Prise de contact avec les homologues des chapitres européen chargés de la communication pour mettre en place une communication globale à l’échelle européenne, en particulier pour les sujets de plaidoyer
• Prise de contact avec des partenaires pour accueillir des événements organisés par l’association (notamment l’UNESCO et le musée de Cluny)
• Créations graphiques pour tout types de communications en ligne et papier (affiches événementielles, visuels pour les réseaux sociaux, infographies pour les rapports au FDC, etc)
• Mise en place du concours photographiques Wiki Loves Earth
• Travail en étroite collaboration avec Xavier sur les différents communiqué de presse (mises en forme des mailings via CiviCRM et Mailchimp)
• Mise en place d’un travail de réflexion sur la stratégie de communication de l’association
• Travail graphique pour le concours photo « Photographiez les Outre-mers »

Ce que nous souhaitons faire les 6 prochains mois

• Mise en place d’un partenariat récurent avec des organismes comme l’UNESCO ou la Cité de l’Architecture et du Patrimoine pour financer et/ou promouvoir le concours Wiki loves Monuments
• Mise en place d’un partenariat récurent avec des organismes comme la WWF, l’UICN (Union internationale pour la conservation de la nature) et la FNH (Fondation pour la Nature et l’Homme) pour financer et/ou promouvoir le concours Wiki loves Earth
• Mise en place d’une exposition itinérante des photos issues des concours supportés et organisés par l’association
• Promouvoir les actions de l’association auprès du grand public et des communautés de contributeurs
• Rédaction et adoption d’une charte éditoriale afin de s’accorder sur les pratiques à respecter dans le cadre des différentes communication de l’association
• Mise à jour de la charte graphique de l’association
• Rédaction des procédures d’organisation et de mises en places d’événements récurrents types concours, campagnes de communication, assemblées, etc.
• Harmonisation et évolution des pages vitrines de l’association (sur Meta, Wikipédia et pour les sites internet www.wikipedia.fr et www.wikimedia.fr)

Administration système et réseaux (Sylvain)

L'infrastructure web de l'association est en pleine refonte. Après la migration (et refonte complète) du site internet, de plusieurs mini-sites événementiels et du gestionnaire de bugs l'an dernier, nous continuons sur cette lancée.

Côté soutien à Wikidata, nous avons expérimenté avec un nouveau format de « Datathon » centré sur l'alignement avec des bases de données tierces.

Ce qui a été réalisé

• Mise en conformité RGPD
• Migration et mise à jour du CRM (il reste à réaliser le développement des modules externes spécifiques à Wikimédia France)
• Organisation de deux datathons (Thésaurus Pactols à Aix-en-Provence et Archives nationales à Paris)
• Organisation de la 3e édition de Wikidata pour la science
• Organisation d'un pré-hackathon à Montpellier
• Participation au FOSDEM, au Hackathon Wikimedia international, à l'atelier « Femmes de sciences à l'Université de Montpellier) et à la journée Wiki⋅data⋅gouv

Ce que nous souhaitons faire les 6 prochains mois

• Migration de LDAP, de Piwik, de Sympa et des quelques mini-sites qui restent sur les serveurs Claranet.
• « Dégooglisation » de l'association (migration de notre hébergement email + cloud)
• Un ou deux datathons supplémentaires
• Organisation d'une édition des Rencontres Wikimédia centrée sur Wikidata et l'open data.

Levée de fonds (Amélie)

Environ 40% du budget de l'association repose sur la collecte de dons organisée chaque année. En février le poste de chargé de collecte de fonds a été ouvert afin qu'une personne se consacre pleinement à la collecte et à la diversification des ressources de l'association. L'association mobilise naturellement un certain nombre de donateurs mais pour parvenir à maintenir le budget de l'association, une sensibilisation en direction de plus gros donateurs et du grand public est nécessaire. Une meilleure connaissance de l'association et du travail des contributeurs permettra une meilleur moblisation.

Ce qui a été réalisé

• Analyse de la levée de fonds précédente et parallèle avec la levée de fonds actuelle, étude des tendances des dons
• Création d'un questionnaire à destination des donateurs afin d'apprendre à mieux les connaitre
• Prospection de plus d'une centaines d'entreprises sur des sujets divers : mécénat, sponsor de projets ...
• Réponse à une dizaine d'appels à projets publics ou de fondations : une part n'a pas été concluante, le reste délibère à la rentrée.
• Réanimation de la liste @levée de fonds. Les bénévoles intéressés par le sujet sont invités à prendre part aux discussions.
• Dialogue avec les équipes de fundraising de la fondation Wikimédia afin de se coordonner sur nos outils de levée de fonds.
• Participation à divers rencontres professionnelles de l'Association Française de Fundraisers ou assimilés, afin de faire connaitre l'association et alimenter une veille sur les nouvelles législations et techniques dans le domaine de la levée de fonds.
• Rédaction et adoption d'une charte de mécénat et financement de l'association afin de s'accorder sur les bonnes pratiques à adopter dans le cadre du développement des ressources de l'association [1]
• Rédaction de nouvelles procédures internes applicables à la levée de fonds dans le cadre de la démarche IDEAS.

[1] Wikimédia France/Groupes de travail/Groupes thématiques/Levée de fonds/Charte du mécénat et des financements

Ce que nous souhaitons faire les 6 prochains mois

• Conclure un partenariat avec une grande entreprise pour la mise en place du micro don sur salaire
• Organiser un événement de lancement de levée de fonds
• Recueillir d'avantage d'informations sur nos donateurs afin de mieux les connaître
• Développer un discours plus grand public à destinations des donateurs
• Faire appel aux subventions publiques
• Enclencher une levée collecte de dons à la fin de l'année avec le soutien pro bono d'une agence de communication

Comptabilité (Jonathan)

Au début de l'année 2018 avec l'appui du CA nous avons pris la décision de revoir entièrement la stratégie des axes pour la demande FDC ce qui de faites a engendré des modifications sur tous notre système actuel de contrôle de gestion.

La décision a donc été de revoir le système interne de déterminations des coûts (plan analytique). Le CA a également fait le choix de plus de transparence au niveau financier, ce qui a notamment donnée une nouvelle procédure de dépense sur méta, pas mal d'autres idées sont en réflexion pour communiquer de manière plus régulière sur l'avancement des dépenses de l'association.

Ce qui a été réalisé

• Suite au changement de direction, l'équipe salariée et le board ont eu la volonté de revoir toute la politique de budgétisation. Un travail a été entrepris dans ce sens avec la refonte du plan comptable analytique.

Ce que nous souhaitons faire les 6 prochains mois

• Un suivi budgétaire encore plus poussé avec un budget et un suivi projet par projet

• Mise en place d'un nouveau système de demande de dépense (notes de frais, demande d'achat) partiellement dématérialisé sur Meta.

• Mettre en place les documents financiers demandé dans le cadre de la labellisation IDEAS (compte emploi ressource non conforme à leurs attentes)
• L'association souhaite mieux valoriser dans son budget les heures bénévoles, locations de salle à titre gracieux, mécénat de compétences...

Ressources humaines (Cindy)

Après une année 2017 compliquée à bien des égards, les changements impulsés en partie par le nouveau CA mais aussi par notre partenaire IDEAS ont conduit à la refonte de nombreuses procédures internes. Une charte du télétravail a également été élaborée afin de permettre aux salariés de travailler une journée par semaine à leur domicile. De plus, la réorganisation de l'équipe salarié a conduit à de nombreux changements dans les fiches de postes depuis le mois de Janvier.

Ce qui a été réalisé

• Mise en place définitive du compte épargne tempsl
• Création du charte du télétravail
• Renouvellement ou création de procédures internes
• Avenants aux contrats des salariés et des fiches missions
• Renouvellement agrément service civique
• Passage en revue de l'ensemble des critères de labellisation IDEAS.

Ce que nous souhaitons faire les 6 prochains mois

• Entretien annuel des salariés courant janvier, avec une première approche en septembre sur les objectifs à mener pour chacun
• Un plan de formation avec une vue sur 2 ou 3 ans pour l'ensemble des salariés
• Recherche d'un nouveau local (salariés et contributeurs) avec un coût moins élevé que notre loyer actuel

Création du rapport bi-annuel de l'équipe salarié de WMFr

Introduction Janvier-Juin 2018 (Rémy)

En janvier 2018, l'association est entré dans une phase de reconstruction après une année 2017 difficile tant pour la communauté que pour l'équipe salariée. Beaucoup d'efforts ont été entrepris par le Conseil d'administration et l'équipe pour réparer, réorganiser et avancer vers une plus grande transparence des activités de l'association. Tout d'abord, une petite newsletter hebdomadaire, une semaine chez les wikis, a été mise en place afin de tenir informé plus régulièrement les membres de l'association des actions menées. L'agenda développé par 0x010C a été mis sur la page Meta de Wikimedia France pour mieux coordonner les activités. Un nouvel espace contributeur a également vu le jour dans les locaux de Wikimedia France afin d'y accueillir tous les wikimédiens et wikimédiennes qui souhaiteraient organiser un atelier de contribution ou partager un moment convivial.

Nous savons qu'il n'est pas toujours facile de se représenter concrètement l'ensemble du travail fourni par l'équipe salariée, c'est pourquoi il nous a semblé important de faire ce petit rapport d'étape à six mois qui vous permettra d'avoir une vue d'ensemble des actions menées entre janvier et juin 2018. Nous avons aussi fait le choix d'individualiser les sections afin notamment de donner aussi la parole à des salariés très importants dans l'organisation mais qui, de part leur fonction, n'ont pas l'opportunité d'être directement en relations avec des membres de notre association.

Cependant, la majorité des projets qui sont cités ci-dessous, sont le fruit d'une étroite collaboration entre un ou plusieurs membres de l'équipe salariée et des bénévoles. C'est pourquoi, l'équipe salarié souhaitait aussi profiter de cet instant pour remercier chaleureusement tous celles et ceux qui donnent de leur temps pour faire vivre notre association.

Nous vous souhaitons un bel été et restons à votre disposition pour soutenir le libre partage de la connaissance sur les projets Wikimedia.

Amitiés wikimédiennes,

L'équipe salariée de Wikimédia France

Coordination opérationnelle (Rémy)

Depuis janvier, la priorité a été restauré des relations de travail cordiales avec la Wikimedia Foundation notamment en vue des deux rapports que Wikimedia France devaient remettre dans le cadre du processus FDC. Tout d'abord le Halfyear puis la demande FDC. Ces échanges ont permis de pointer différents challenges à surmonter pour le chapitre. Vous pouvez les retrouver dans le document produit par les équipes de la Wikimedia Foundation en mai dernier. Différents chantiers ont donc été ouverts pendant cette période (organisation de l'équipe salarié, refonte du plan stratégique, impact social de nos actions...) Malgré cela, de nombreuses actions ont pu être menées grâce à nos partenaires et à l'ensemble des bénévoles. Le projet Lingua Libre a notamment atteint son stade de développement le plus abouti grâce à l'équipe de wikimédiens et wikimédiennes (Nicolas Vion, Lyokoï, Yug, Unuaiga, Pamputt, Elfix) qui le porte depuis plus de deux ans et surtout grâce au travail formidable mené par 0x010C depuis 6 mois. Tout cela promet de belles perspectives pour les prochains mois.

Ce qui a été réalisé

• Gestion du processus FDC avec la rédaction du Halfyear (janvier 2018) puis de la demande FDC 2018/2019 (avril 2018)
• Rassurer les partenaires de Wikimedia France comme le Ministère de la Culture, Organisation internationale de la francophonie notamment en vue de la prochaine Wikiconvention francophone.
• Approfondissement de la collaboration initiée l'hiver dernier avec Qwant qui avait relayé la campagne de levée de fonds de Wikimedia France. Ce partenariat a donné lieu à la mise en place d'un lien vers les vidéos du Wikimooc dans les résultats de recherche de Qwant. Des discussions sont en cours pouyr une participation financière de Qwant à l'organisation de la Wikiconvention francophone.
• Suite au European GLAM meeting organisé à Paris en février 2017, de nouvelles coopérations ont vu le jour entre l'UNESCO et Wikimedia France (Wiki4women, travail autour de la documentation de l'UNESCO, soutien à WLM...)
• Lancement d'une initiative conjointe avec le Ministère de l'Outre-mer et l'Agence française du développement à destination des territoires ultra-marins. Un concours intitulé "Photographiez les Outre-mer" se déroulera du 1er au 31 août sur le modèle de WLM et WLE
• Poursuite du partenariat avec Signes de Sens en vue du développement d'un outil d'accompagnement à la lecture sur les projets Wikimedia pour les personnes sourdes ou malentendantes. (Lien vers la page projet)
• Reprise de la collaboration entre Wikimédia France et les autres structures du mouvement Wikimedia. Cela passe par une intensification des échanges avec les autres affiliés du mouvement Wikimedia et par une participation à la Wikimedia Conférence de Berlin.
• Renforcement des actions envers la communauté francophone et notamment en vue d'une meilleure collaboration entre les affiliés membres de Wikifranca. Des activités de contributions ont été soutenues au Congo, au Bénin et au Cameroun pendant le mois de contribution francophone 2018
• Organisation d'une journée professionnelle entre les équipes de Wikimédia Suisse et Wikimédia France.
• Organisation de la Wikiconvention francophone 2018 :Choix du lieu, prise de rendez-vous avec la ville hôte, soutien à l'équipe d'organisation (boursiers OIF), hébergement et restauration.
• Participation aux discussions autour de la Stratégie 2030 du mouvement Wikimedia
• Lancement du groupe de travail stratégie qui oeuvre pour la réalisation d'un nouverau plan stratégique pour l'association.

Ce que nous souhaitons faire les 6 prochains mois

• Parvenir à la réalisation d'un nouveau plan stratégique pour 2019-2022
• Interroger les indicateurs de l'association et travailler sur l'impact de nos actions
• Mettre en place une coordination efficace entre les affiliés francophones notamment par une stratégie commune.

Partenariats et GLAM (Xavier)

La redéfinition des responsabilités au sein de l'équipe salariée a eu comme conséquence directe de permettre un travail en profondeur sur les partenariats. L'arrivée d'Alexis en service civique nous a notamment aidé à nous pencher rapidement sur la mise en place d'un projet GLAM, une véritable [Wikimédia France/Groupes de travail/Groupes thématiques/GLAM/Stratégie|stratégie] de partenariat dont le point de départ fut l'élaboration d'un [Wikimédia France/Groupes de travail/Groupes thématiques/GLAM/Bilans|bilan] quantitatif et qualitatif de nos actions. C'est d'ailleurs ce bilan qui a confirmé l'importance de revoir notre approche des collaborations dont la plupart se faisaient au fil de l'eau, et de leur offrir un cadre mieux défini, tenant compte de nos spécificités et celles de nos partenaires, tout en restant en adéquation avec la stratégie du mouvement. Nous avons parallèlement poursuivi nos efforts de soutien, de mise en place et de communication autour des partenariats dans le cadre de l'exercice 2017-2018.

Ce qui a été réalisé

• Elaboration d'un bilan des actions GLAM.
• Elaboration d'une stratégie pour le projet GLAM.
• Travail sur l'argumentaire, l'approche et la communication auprès des partenaires.
• Prise de contacts avec des acteurs culturels pour libérer des contenus.
• Réception des demandes émanant des institutions elles-mêmes ou des bénévoles souhaitant travailler avec ces dernières.
• Mise en place de partenariats, exemples : Latmos, Centre national d'études spatiales, Théatre national de l'Opéra Comique, Bibliothèque interuniversitaire de la Sorbonne, Ville de Grenoble.
• Suivi des partenariats en cours (ex:Archives Nationales, PBA Lille (Plans reliefs), Ville de Toulouse/Musée St Raymond) ou nécessitant une réorganisation.

Ce que nous souhaitons faire les 6 prochains mois

• Favoriser l'autonomie des partenaires : mise en place d'un.e Wikipédien.ne en résidence, favoriser les formations en interne et faire intégrer la contribution aux projets dans les fiches de poste.
• Consolider le réseau GLAM via nos partenaires ambassadeurs (en vue d'organiser une rencontre avec nos différents partenaires GLAM courant 2019).
• Perfectionner les argumentaires au fil des contacts et travailler les supports de communication.
• Mettre l'accent sur les échanges avec les autres chapters ou organisations GLAM.
• Mettre en place ou améliorer un outils d'analyse permettant une réelle qualité de suivi dans le cadre des partenariats.
• Approfondir les liens avec les partenaires et impliquer d'autres agents pour soutenir le porteur de projets.

Éducation et Formation (Mathieu)

Les années précédentes plusieurs initiatives ont été mises en place avec les acteurs du monde éducatifs permettant à l'association de gagner en crédibilité. Le Wikiconcours lycéen en est un exemple parfait. Nous allons poursuivre ce travail ces six prochains mois notamment en accentuant la formation auprès des professeurs-documentalistes. L'association continuera à s'investir auprès de ces acteurs et elle aura un rôle important à jour notamment avec la popularité de thématiques comme l'éducation au numérique ou la lutte contre les "fake news".

Ce qui a été réalisé

• Rencontre avec plusieurs acteurs pour échanger sur les missions et potentiels projets pouvant être menés dans les mois qui viennent notamment la Ligue de l'enseignement, le collectif Inversons la Classe et l'Agence bibliographique de l'enseignement supérieur (qui a accepté de relayer l'opération 1Lib1Réf).
• Réponse et/ou animation de modules diplômants (UE) dans le supérieur avec les universités Paris Descartes, Paris Sorbonne, Nord de Lille.
• Demandes d'autorisation de filmer en classe envoyées à plusieurs académies en France (les temps de traitement peuvent-être assez longs) afin de développer le kit pédagogique en y incluant des interviews vidéo. L'une des solutions envisagées est de profiter du salon Educatec pour réaliser ces interviews si les demandes n'aboutissent pas.
• Organisation d'une soirée de remise des prix avec le CLEMI dans le cadre du Wikiconcours lycéen au Centre Pompidou. Il nous reste d'ailleurs des mugs, donc n'hésitez pas à passer dans les locaux, on pourra vous en donner !
• Animation de formations aux usages de Wikipédia en classe à Reims, Lille, Besançon, Paris, Arras, Brunoy et Créteil. Principalement avec Réseau Canopé, le CLEMI et dans le cadre de stages de bassin académique organisés par des professeurs-documentalistes
• Participation à des journées d'études et salons sur le numérique éducatif : journées des communs à Lille, journée sur les fake news à Marly-le-Roi, inauguration du 110bis (Ministère de l'éducation nationale)...
• Préparation d'une nouvelle session du WikiMOOC hébergé sur France Université Numérique (lancé le 17/09/2018).
• Contacts téléphoniques avec toutes les académies pour inscrire aux plans académiques de formation des sessions sur les usages de Wikipédia en classe (une commission se réunit par an avec souvent un retour 1 an voire 2 ans plus tard)

Ce que nous souhaitons faire les 6 prochains mois

• Un déploiement du Wikiconcours lycéen avec le CLEMI pour inclure davantage d'établissements participants et qui vont au bout du concours
• Des interviews vidéos de porteurs de projets pédagogiques qui viendront alimenter le kit pédagogique (hébergé pour l'instant sur Wikipédia mais qui pourra prendre la forme d'un mini-site avec les vidéos mises en avant).
• Continuer à solliciter les écoles de futurs enseignants (ESPE ex IUFM) pour inscrire des formations et plus généralement les centres en formation initiale
• Continuer à participer à des groupes de travail notamment avec la Direction du Numérique Educatif en lien avec les ressources pédagogiques libres
• Continuer à soutenir les projets pédagogiques d'enseignants qui mène de véritables projets pédagogiques innovants avec les projets Wikimédia et qui ont besoin d'être valorisés
• La nouvelle édition du MOOC sur une année entière qui permettra de sensibiliser et former des communautés de potentiels apprenants.
• Des formations de formateurs, principalement envers les professeurs-documentalistes qui sont nos meilleurs relais en établissements
• Consolider le réseau actuellement constitué d'enseignants, professeurs-documentalistes... enclins à travailler avec Wikipédia sous une forme davantage structurée et identifiée (ambassadeurs, référents numérique Education Nationale...).
• Renouvellement de l'agrément du Ministère de l'Education Nationale (courant 2019)
• Un plan de formation pour les bénévoles et animer régulièrement des sessions sous forme de vidéoconférences (les actions de l'association, les possibilités de financement d'un projet, la mise en place d'un partenariat avec un acteur culturel, l'évaluation d'une action...).

Communication et événementiel (Sarah)

Depuis le début de l’année, la priorité a été de restaurer la communication entre les membres de l’association, les bénévoles non-membres, les salariés et le Conseil d’administration. Malgré un budget nul pour mettre en place les différents événements ou campagnes de communication, de nombreuses actions ont tout de même pu voir le jour grâce aux bénévoles et aux membres des groupes thématiques Wiki Loves Earth, Wiki Loves Monuments et Promotion & Communication

Ce qui a été réalisé

• Prise en main de l’organisation des concours WLM et WLE dont Mathieu était responsable auparavant
• Mise en place d’un communiqué sur le site de l’association post crise et assemblée générale extraordinaire de septembre
• Création des maquettes graphiques pour l’interface web et mobile de Lingua Libre
• Travail sur l’optimisation et l’accessibilité du site internet de l’association (participation à des journées de travail dédiées à ces sujets)
• Refonte de la page de don sur le site de l’association
• Mise en place du travail de documentation de l’organisation du concours Wiki Loves Monuments avec l’aide précieuse d’Anne-LaureM, Jogd75 et de VIGNERON
• Rédaction d’articles de blog
• Diffusion et promotion des actions de l’association sur les réseaux sociaux via les différents compte que l’association gère.
• Prise de contact avec les homologues des chapitres européen chargés de la communication pour mettre en place une communication globale à l’échelle européenne, en particulier pour les sujets de plaidoyer
• Prise de contact avec des partenaires pour accueillir des événements organisés par l’association (notamment l’UNESCO et le musée de Cluny)
• Créations graphiques pour tout types de communications en ligne et papier (affiches événementielles, visuels pour les réseaux sociaux, infographies pour les rapports au FDC, etc)
• Mise en place du concours photographiques Wiki Loves Earth
• Travail en étroite collaboration avec Xavier sur les différents communiqué de presse (mises en forme des mailings via CiviCRM et Mailchimp)
• Mise en place d’un travail de réflexion sur la stratégie de communication de l’association
• Travail graphique pour le concours photo « Photographiez les Outre-mers »

Ce que nous souhaitons faire les 6 prochains mois

• Mise en place d’un partenariat récurent avec des organismes comme l’UNESCO ou la Cité de l’Architecture et du Patrimoine pour financer et/ou promouvoir le concours Wiki loves Monuments
• Mise en place d’un partenariat récurent avec des organismes comme la WWF, l’UICN (Union internationale pour la conservation de la nature) et la FNH (Fondation pour la Nature et l’Homme) pour financer et/ou promouvoir le concours Wiki loves Earth
• Mise en place d’une exposition itinérante des photos issues des concours supportés et organisés par l’association
• Promouvoir les actions de l’association auprès du grand public et des communautés de contributeurs
• Rédaction et adoption d’une charte éditoriale afin de s’accorder sur les pratiques à respecter dans le cadre des différentes communication de l’association
• Mise à jour de la charte graphique de l’association
• Rédaction des procédures d’organisation et de mises en places d’événements récurrents types concours, campagnes de communication, assemblées, etc.
• Harmonisation et évolution des pages vitrines de l’association (sur Meta, Wikipédia et pour les sites internet www.wikipedia.fr et www.wikimedia.fr)

Administration système et réseaux (Sylvain)

L'infrastructure web de l'association est en pleine refonte. Après la migration (et refonte complète) du site internet, de plusieurs mini-sites événementiels et du gestionnaire de bugs l'an dernier, nous continuons sur cette lancée.

Côté soutien à Wikidata, nous avons expérimenté avec un nouveau format de « Datathon » centré sur l'alignement avec des bases de données tierces.

Ce qui a été réalisé

• Mise en conformité RGPD
• Migration et mise à jour du CRM (il reste à réaliser le développement des modules externes spécifiques à Wikimédia France)
• Organisation de deux datathons (Thésaurus Pactols à Aix-en-Provence et Archives nationales à Paris)
• Organisation de la 3e édition de Wikidata pour la science
• Organisation d'un pré-hackathon à Montpellier
• Participation au FOSDEM, au Hackathon Wikimedia international, à l'atelier « Femmes de sciences à l'Université de Montpellier) et à la journée Wiki⋅data⋅gouv

Ce que nous souhaitons faire les 6 prochains mois

• Migration de LDAP, de Piwik, de Sympa et des quelques mini-sites qui restent sur les serveurs Claranet.
• « Dégooglisation » de l'association (migration de notre hébergement email + cloud)
• Un ou deux datathons supplémentaires
• Organisation d'une édition des Rencontres Wikimédia centrée sur Wikidata et l'open data.

Levée de fonds (Amélie)

Environ 40% du budget de l'association repose sur la collecte de dons organisée chaque année. En février le poste de chargé de collecte de fonds a été ouvert afin qu'une personne se consacre pleinement à la collecte et à la diversification des ressources de l'association. L'association mobilise naturellement un certain nombre de donateurs mais pour parvenir à maintenir le budget de l'association, une sensibilisation en direction de plus gros donateurs et du grand public est nécessaire. Une meilleure connaissance de l'association et du travail des contributeurs permettra une meilleur moblisation.

Ce qui a été réalisé

• Analyse de la levée de fonds précédente et parallèle avec la levée de fonds actuelle, étude des tendances des dons
• Création d'un questionnaire à destination des donateurs afin d'apprendre à mieux les connaitre
• Prospection de plus d'une centaines d'entreprises sur des sujets divers : mécénat, sponsor de projets ...
• Réponse à une dizaine d'appels à projets publics ou de fondations : une part n'a pas été concluante, le reste délibère à la rentrée.
• Réanimation de la liste @levée de fonds. Les bénévoles intéressés par le sujet sont invités à prendre part aux discussions.
• Dialogue avec les équipes de fundraising de la fondation Wikimédia afin de se coordonner sur nos outils de levée de fonds.
• Participation à divers rencontres professionnelles de l'Association Française de Fundraisers ou assimilés, afin de faire connaitre l'association et alimenter une veille sur les nouvelles législations et techniques dans le domaine de la levée de fonds.
• Rédaction et adoption d'une charte de mécénat et financement de l'association afin de s'accorder sur les bonnes pratiques à adopter dans le cadre du développement des ressources de l'association [1]
• Rédaction de nouvelles procédures internes applicables à la levée de fonds dans le cadre de la démarche IDEAS.

[1] Wikimédia France/Groupes de travail/Groupes thématiques/Levée de fonds/Charte du mécénat et des financements

Ce que nous souhaitons faire les 6 prochains mois

• Conclure un partenariat avec une grande entreprise pour la mise en place du micro don sur salaire
• Organiser un événement de lancement de levée de fonds
• Recueillir d'avantage d'informations sur nos donateurs afin de mieux les connaître
• Développer un discours plus grand public à destinations des donateurs
• Faire appel aux subventions publiques
• Enclencher une levée collecte de dons à la fin de l'année avec le soutien pro bono d'une agence de communication

Comptabilité (Jonathan)

Au début de l'année 2018 avec l'appui du CA nous avons pris la décision de revoir entièrement la stratégie des axes pour la demande FDC ce qui de faites a engendré des modifications sur tous notre système actuel de contrôle de gestion.

La décision a donc été de revoir le système interne de déterminations des coûts (plan analytique). Le CA a également fait le choix de plus de transparence au niveau financier, ce qui a notamment donnée une nouvelle procédure de dépense sur méta, pas mal d'autres idées sont en réflexion pour communiquer de manière plus régulière sur l'avancement des dépenses de l'association.

Ce qui a été réalisé

• Suite au changement de direction, l'équipe salariée et le board ont eu la volonté de revoir toute la politique de budgétisation. Un travail a été entrepris dans ce sens avec la refonte du plan comptable analytique.

Ce que nous souhaitons faire les 6 prochains mois

• Un suivi budgétaire encore plus poussé avec un budget et un suivi projet par projet

• Mise en place d'un nouveau système de demande de dépense (notes de frais, demande d'achat) partiellement dématérialisé sur Meta.

• Mettre en place les documents financiers demandé dans le cadre de la labellisation IDEAS (compte emploi ressource non conforme à leurs attentes)
• L'association souhaite mieux valoriser dans son budget les heures bénévoles, locations de salle à titre gracieux, mécénat de compétences...

Ressources humaines (Cindy)

Après une année 2017 compliquée à bien des égards, les changements impulsés en partie par le nouveau CA mais aussi par notre partenaire IDEAS ont conduit à la refonte de nombreuses procédures internes. Une charte du télétravail a également été élaborée afin de permettre aux salariés de travailler une journée par semaine à leur domicile. De plus, la réorganisation de l'équipe salarié a conduit à de nombreux changements dans les fiches de postes depuis le mois de Janvier.

Ce qui a été réalisé

• Mise en place définitive du compte épargne tempsl
• Création du charte du télétravail
• Renouvellement ou création de procédures internes
• Avenants aux contrats des salariés et des fiches missions
• Renouvellement agrément service civique
• Passage en revue de l'ensemble des critères de labellisation IDEAS.

Ce que nous souhaitons faire les 6 prochains mois

• Entretien annuel des salariés courant janvier, avec une première approche en septembre sur les objectifs à mener pour chacun
• Un plan de formation avec une vue sur 2 ou 3 ans pour l'ensemble des salariés
• Recherche d'un nouveau local (salariés et contributeurs) avec un coût moins élevé que notre loyer actuel