Wikimédia France/Assemblée générale/décembre 2017/Comité de gestion des conflits d’intérêts

Réunion du 2 décembre 2017

Une première réunion pour discuter d’un futur comité de gestion des conflits d’intérêts dont la création est souhaitée par les membres (suite au vote de l’AG du 9 septembre 2017) a eu lieu le 2 décembre 2017.

Tmorlier, Sammyday, Hatonjan, NickK et Pamputt, puis Nattes à chat et Wikinade ont participé à cette réunion (les deux dernières personnes sont arrivées au cours de la réunion).

Après avoir listé de manière non exhaustive des hypothèses de conflits d'intérêts possibles ou passés, les personnes participant à l'atelier ont tenté de construire un socle minimal de ce que pourrait être une bonne politique de gestion des conflits d'intérêts au sein de l'association. Ce socle minimal a été élaboré sur la base du consensus. Une attention particulière a été portée à l'équilibre entre l'objectif de lutte contre les conflits d'intérêts et celui de respect de la vie privée et du pseudonymat.

Préambule

Il est tout à fait normal que les membres, les élu-e-s et les salarié-e-s aient des intérêts divers, autres que ceux défendus par l'association. Il se peut néanmoins que ces intérêts entrent, dans certaines situations, en conflit. Lorsque cela se produit, cela peut représenter un danger pour l'association.

Il faut donc bien faire la différence entre les intérêts d'une personne et les situations où ces intérêts peuvent entrer en conflit avec ceux de l'association. Ces situations sont par définition très difficiles à prévoir et donc à lister.

Pour tenter de limiter les risques de voir apparaître des situations où un conflit entre des intérêts personnels et ceux de l'association pourrait nuire à la bonne gouvernance de l'association, une palette de mesures est généralement mise en place :

• la publicité des intérêts ;
• le déport (non-participation à la prise de décision) ;
• le retrait (non-participation à la délibération ou à l'activité) ;
• l'incompatibilité (non-possibilité d'accéder à un poste ou démission automatique des fonctions) ;
• un organisme indépendant en charge de prévenir les conflits d'intérêt doté de pouvoir de sanction.

La méthodologie retenue est donc de connaître les intérêts de chaque personne sujette à ces conflits, pour pouvoir les désamorcer avant qu’ils ne surviennent. Cette déclaration devra être mise à jour, à l’initiative de la personne concernée, dès qu’un nouvel intérêt sera en train d’émerger. Le fait de remplir la déclaration (et de la mettre régulièrement à jour si besoin est) doit inciter toutes les personnes qui devront le faire à réfléchir à la notion d'intérêt et de conflit d'intérêts, et à s'approprier le processus déclaratif, en amont même d'un quelconque problème.

Déclaration d'intérêts

Par souci d'efficacité de la réunion, les participants sont tombés d'accord qu'il était trop tôt pour établir un bon format de déclaration d'intérêts. En revanche, les formulaires établis par la Commission européenne, la Haute Autorité pour la transparence de la vie publique, Transparency International, Regards Citoyens ou Contexte.com pourraient fournir des exemples intéressants.

Les discussions ont abouti à un consensus sur les éléments suivants :

Des déclarations d'intérêts devraient être remplies par :

• les membres du CA ;
• les membres du conseil scientifique ;
• les candidat-e-s au CA ;
• les salarié-e-s ;
• les membres du futur comité de gestion des conflits d’intérêts.

Ces déclarations devraient être mises à jour au fil de l'eau par les publics visés afin que la question de la lutte contre les conflits d'intérêts devienne l'objet d'une attention personnelle.

Les groupes suivants ont également été évoqués sans qu'il ait été possible de trouver un consensus quant à leur intégration ou non dans les dispositifs décrits ci-après (candidat à un poste salarié, membre du comité scientifique, référents locaux). La discussion sur ces groupes est donc reportée ultérieurement.

Publicité des déclarations d’intérêts

Les déclarations des membres du comité de gestion des conflits d’intérêts sont connues de tous les membres de Wikimédia France.

Les déclarations des membres du CA sont accessibles aux membres, après que le Comité de gestion des conflits d'intérêts a éventuellement retiré les informations compromettant la vie privée. Au minimum, elles sont connues de manière exhaustive de chaque membre du CA, et de chaque membre du comité.

Les déclarations des salariés de l’association sont connues de chaque membre du CA et de chaque membre du comité. Au minimum pour les salariés dirigeants, les déclarations sont accessibles aux membres de Wikimedia France après que le Comité a éventuellement retiré les informations compromettant la vie privée des déclarants.

Les déclarations des candidats au Conseil d'administration sont connues de chaque membre du comité. Les candidats seront invités par le Comité à rendre public certains éléments de leur déclaration avant le scrutin.

Les discussions lors de l'atelier n'ont pas non plus permis d'obtenir de consensus quant à l'accès des déclarations aux non-membres de l'association ou au partage des déclarations des salariés auprès des autres salariés.

Rôle du comité

Les présents n'ont pas abouti à un consensus sur la constitution du comité même si il serait préférable qu'il soit constitué uniquement membres de Wikimédia France non-membres du Conseil d'administration.

Ses missions seraient :

• la création d’un formulaire dans lequel chaque personne appartenant à un groupe identifié ci-dessus devrait déclarer ses intérêts et mise à jour de celui-ci en fonction des besoins (les réponses de chaque personne à ce formulaire seraient connues uniquement des membres du comité ; et seuls les intérêts des membres de ce comité seraient connus de tous les membres de Wikimédia France, sans filtre, comme décrit précédemment) ;
• l'application de filtres doctrinaux (validés par les membres de l'association lors de la création du comité) avant la publication d’informations relatives aux autres groupes (membre du CA, candidat au CA, salarié de l’association, …) à d’autres personnes extérieures au comité ; les relations personnelles, l'employeur, etc. pourraient ne pas être rendus publics (les filtres préciseront chaque intérêt non publiable, et non les intérêts publiables) ;
• de rendre accessible auprès des membres les déclarations qui doivent leur être accessibles ;
• de conseiller les candidats au CA lors de déclaration de leurs intérêts : avant chaque élection aux CA, chaque candidat remplit une déclaration de ses intérêts. Le conseil se réunit pour étudier les déclarations de chaque candidat et peut conseiller à un candidat de divulguer aux membres de l'association tel ou tel intérêt. Le candidat est alors libre de suivre l’avis du comité. Ce dernier rendra uniquement public, avant la fin de la campagne à l'élection du CA, le fait que le candidat ait suivi totalement, partiellement ou pas du tout les conseils du comité. Les intérêts concernés par les conseils ne seront pas dévoilés par le comité ;
• d'établir si une des personnes devant se plier aux obligations de déclaration d'intérêt a omis sciemment de déclarer des intérêts et proposer une sanction le cas échéant.

Sanctions

La discussion n’en est qu’à ses débuts sur ce point.

Le comité doit pouvoir reconnaître le droit à l’erreur. Si un intérêt a oublié d’être mentionné par une personne, celle-ci est invité à le faire. Une déclaration d’intérêts est jugée insincère si une personne soumise à la déclaration d’intérêts a volontairement omis de renseigner un intérêt.

Le comité est en mesure de sanctionner directement une personne si elle est membre de l'association. Pour un-e salarié-e de l’association, le comité fournit un avis à l’employeur, indiquant la nature de la faute et sa gravité.

Du coup, lorsque la commission est saisie d'un cas d'omission intentionnelle des informations à déclarer :

• pour un-e salarié-e, la commission donne un avis à l'employeur sur l’existence ou non d'une faute déontologique et sur la gravité de cette dernière ;
• pour un-e membre du CA, la commission donne un avis ; et en cas d'omission intentionnelle avérée, l'administrateur/trice est suspendu(e) de ses fonctions jusqu'à la prochaine AG qui entérine ou non la perte des fonctions ;
• pour un-e membre de la commission, l'analyse n'a pas totalement aboutie mais on se dirigerait vers la gestion suivante : la commission se réunit sans la présence du/de la membre incriminé-e et donne un avis. En cas d'omission intentionnelle avérée, le/la membre est suspendu-e de ses fonctions jusqu'à la prochaine AG ; puis lors de cette AG, et quel que soit l'avis rendu par la commission (suspension ou non), les membres votent à propos de la perte des fonctions du/de la membre de la commission.

Les avis du comité (demandes de mise à jour des déclarations et sanctions) sont accessibles au moins aux membres et aux salarié-e-s.

Les discussions n'ont pas permis d'obtenir un consensus sur le fait que la sanction prononcée par l'AG pouvait aller jusqu'à la perte du statut de membre.

Il n'a pas été discuté des sanctions possibles pour non-respect des règles de lutte contre les conflits d'intérêts (non-déclaration, non-déport, incompatibilité, ...)

Déport

Les discussions ont permis l'établissement d'un consensus sur le fait que l'association devait établir des règles de déport applicables pour tous les membres.

Il n'a pas été discuté, faute de temps, d'éventuelles règles d'incompatibilité.

Alertes et saisines

Les discussions ont permis l'établissement d'un consensus sur le fait que le comité devait pouvoir enjoindre les personnes soumises aux obligations de déclarations de mettre à jour leurs déclaration de sa propre initiative ou suite à une alerte lancée par un-e membre ou un-e salarié-e.

De même, le comité pourrait s'auto-saisir pour une procédure d'omission intentionnelle.

Faute de temps, il n'y a pas eu de consensus sur les mécanismes de saisie du comité pour procédure d’omission par des membres ou des salarié-e-s. Une piste possible pour éviter les saisies trop systématiques serait de donner ce droit une fois le mécanisme d'alerte lancé.

L'AG doit pouvoir être saisie par ses membres d'un cas de non-respect des obligations liées à la lutte contre les conflits d'intérêts, afin notamment d'offrir un garde-fou contre d'éventuels dysfonctionnements du comité de lutte contre les conflits d'intérêts.

Réunion du 11 novembre 2018

Ont participé à cette réunion Nattes à chat, Wikinade, Tmorlier, NickK et Pamputt et TCY.

Lors de la réunion du 11 novembre, les membres participants ont convenu de réaliser un premier pas pratique à proposer au CA pour un retour qui permettra d'affiner la déclaration. L'idée est de proposer au CA de remplir cette déclaration pour chaque membre du CA.

Il est conseillé de les rendre publiques sur Meta (en noindex). S'il y a des objections de faire un retour au groupe pour discussion.

Proposition de déclaration d'intérêts pour les membres du CA

Modèle de déclaration

Déclaration d'intérêts des membres du CA

Nous publions ici les déclarations d’intérêts de chaque membre du CA

• Activités non rémunérées actuelles (associative enregistrée ou de fait, militante, ...) :
• Activités non rémunérées passées (< 5 ans) :
• Activités rémunérées (professionnelles, salariées, ...) :
• Activités rémunérées passées (< 5 ans) :
• Participations financières (part significative du capital personnel ou plus de 5% de la société) :
• Liens familiaux (ascendant, descendant, conjoint, partenaire lié par un pacte civil de solidarité, relation de couple stable et avérée, ...) ayant une activité professionnelle ou militante susceptible de créer une situation de conflit d'intérêts :
• Autres liens d'intérêts :

Je m'engage à mettre à jour cette déclaration en cas d'évolution de mes activités, participations, liens familiaux ou intérêts directs ou indirects.

Exemples de déclarations

Voici les déclarations qui ont permis de rédiger le modèle de déclaration :

• Médiapart
• Contexte.com
• Regards Citoyens
• HATVP

Extrait (copié-collé) du PV de la réunion CA du 26 janvier 2019

Rappel préalable d'une préconisation des auditeurs : pas de liste détaillée de conflits d'intérêts se voulant exhaustive, rester plutôt sur de grandes catégories.

Le formulaire proposé n'emporte pas la complète adhésion du Conseil d'administration, qui opte pour suivre la structure d'ensemble de la proposition du groupe de travail mais en l'amendant à la marge.

Texte proposé par le groupe de travail

Nous publions ici les déclarations d’intérêts de chaque membre du CA

Activités non rémunérées actuelles (associative enregistrée ou de fait, militante, ...) :

Activités non rémunérées passées (< 5 ans) :

Activités rémunérées (professionnelles, salariées, ...) :

Activités rémunérées passées (< 5 ans) :

Participations financières (part significative du capital personnel ou plus de 5% de la société) ;

Liens familiaux (ascendant, descendant, conjoint, partenaire lié par un pacte civil de solidarité, relation de couple stable et avérée, ...) ayant une activité professionnelle ou militante susceptible de créer une situation de conflit d'intérêts :

Autres liens d'intérêts :

Je m'engage à mettre à jour cette déclaration en cas d'évolution de mes activités, participations, liens familiaux ou intérêts directs ou indirects.

Texte avec amendements du CA

Nous publions ici [=sur Meta] les déclarations d’intérêts de chaque membre du CA :

activités non rémunérées actuelles avec mandat représentatif ou porte-parolat d'une autre structure ;

activités non rémunérées passées avec mandat représentatif ou porte-parolat d'une autre structure (< 3 ans) ;

activités rémunérées actuelles (professionnelles, salariées,...) ;

activités rémunérées passées (< 3 ans) ;

participations financières (part significative du capital personnel ou plus de 5% de la société) ;

liens personnels (ascendant, descendant, relation de couple stable et avérée, ...) avec une/des personnes ayant une activité professionnelle ou militante susceptible de créer une situation de conflit d'intérêts ;

autres liens d'intérêts.

Le déclarant s'engage à mettre à jour cette déclaration en cas d'évolution de ses activités, participations, liens personnels, etc.

Vote

Pour : Willie, Roger, Benoît, Lucas, Pascal, Pierre-Yves, Nadine, Pierre-Antoine, Hélène (par procuration), Julien

Contre : Marin

Abstention :

Ce texte est la position du Conseil d'administration qui le mettra à l'ordre du jour de la prochaine Assemblée générale de cloture des comptes.

Notification au groupe de travail

À Tmorlier, Sammyday, Hatonjan, NickK et Pamputt, Nattes à chat, TCY et Wikinade : je viens d'ajouter la section ci-dessus (en vert, pour signaler son caractère non modifiable, parce que c'est un extrait de PV). Bonne soirée, --Nadine Le Lirzin (talk) 22:18, 30 January 2019 (UTC)

Réunion téléphonique du 27 septembre 2019

Ont participé à cette réunion NickK, Pamputt, TCY, Tmorlier et Wikinade.

Prise de notes : https://etherpad.wikimedia.org/p/G3SrIpbha0c_JJPTFsTP

Wikinade indique que le Conseil d'Administration (CA) a rempli des déclarations d'intérêts mais pas sur le modèle de celle proposée par le comité (voir ci-dessus) car le modèle proposé a fait l'objet d'oppositions très fortes notamment sur la question des associations de fait. La peur est de subir des préjugés sur les activités des associations de fait, notamment lors de la présentation de sa candidature au CA. Une incompréhension vient sans doute du fait que les déclarations ont été remplies en ayant à l'esprit qu'elle serait publique. Alors ce n'était sans doute pas l'objet du formulaire.

Afin de pouvoir saisir les réticences/critiques de certains membres du CA, les participants à la réunion souhaiteraient pouvoir recueillir directement l'avis d'un administrateur ou deux. Cette prise de contact peut se faire de manière individuelle (un administrateur s'entretient uniquement avec une personne qui était présente lors de la réunion téléphonique). L'idée n'est pas d'obtenir des informations personnelles sur l'administrateur ou l'administratrice mais de comprendre pourquoi il ou elle ne souhaite pas révéler ces informations.

Il faut donc sans doute que si le comité voit le jour, il faudrait que les déclarations non destinée dans l'intégralité à la publication. Il serait plus possible d'arbitrer des informations publiques ou non.

Il a été noté qu'il n'est pas aisé d'étendre la déclaration d'intérêts aux salariés de l'association étant donné que le code du travail protège fortement la vie privée dont les opinions politiques, syndicales et religieuses (liste non exhaustive).

En vue de la prochaine Assemblée générale, il faut :

• faire officialiser l'existence du Comité de gestion des conflits d'intérêts (ce point doit donc être inscrit à l'ordre du jour). Celui-ci pourra inclure (suivant l'avancement des discussions de notre groupe) la création du comité, ses modalités de nomination des membres et un autre point à l'ordre du jour pour nommer ses membres.
• les éventuels futurs membres du comité doivent remplir une déclaration d'intérêts sur le modèle que l'on avait élaboré ensemble en vue de l'AG. Si certains ont des doutes, on peut d'abord se faire passer nos déclarations par courriel avant de les rendre publique pour pouvoir en discuter. Il semble indispensable que les déclarations des membres du comité soient publiques

Concernant les déclarations des membres du comité :

-cela présente un intérêt pour l'exemplarité : peut être utile

-les risques sont très limités de risque de conflit notamment si les membres du comité ne peuvent pas se faire valoir de leur statut de membre du comité

• avoir une vision plus fine des réticences ressenties par les membres du CA qui ont eu des problème à remplir le modèle proposé par le pré-comité
• éclaircir le process de prise de décision pour la création de gestion
• éviter de proposer en AG une décision qui n'apportera rien de plus que les décisions précédentes qui ne sont pas applicables mais plutôt prévoir une délégation au comité le gestion des conflits d'intérêts pour édicter des règles en la matière en lien avec le CA notamment sur la question de la non-publicité de certaines informations.
• prévoir une présentation des travaux du groupe en amont de l'AG afin que les membres non présents puissent se faire une meilleure idée de la question : (DEADLINE fin octobre)

Il faut également prévoir une réunion de rédaction d'un document à destination des membres en vue de l'AG.

Pour la suite, si le comité de gestion des conflits d'intérêts est validé par l'Assemblée générale, il faudra que le comité se penche sur la politique de gestions des conflits d'intérêts actuellement en vigueur.

Concernant le cas de Lucas Lévêque, les membres du comité lui conseillent de démissionner. Au vu de ses investissements dans le projet Vikidia et du risque très limité d’émergence d'un conflit d'intérêt concernant ce projet, il semblerait opportun que le CA lui délègue la gestion opérationnelle de ce partenariat au moins jusqu'à la prochaine AG.

Réunion physique du 17 novembre 2019

Lien vers l'Etherpad : https://etherpad.wikimedia.org/p/FRCOMITE1711